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CUADRO DE MANDOS MENSUAL DE CADUCIDADES
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Impulsa Tu Farmacia · Por MCarmen Sáez
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Anexo II del Protocolo de Control de Caducidades
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Esta herramienta permite medir, mes a mes, la salud del protocolo de control de caducidades de tu farmacia. Cinco indicadores clave, rellenados cada mes al cierre, que se leen juntos en la auditoría semestral para tomar decisiones de mejora sobre el sistema, no sobre productos concretos.
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MODO DE USO
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1. Periodicidad de rellenado
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Los cinco KPIs se rellenan en la pestaña «Cuadro mensual» al cierre de cada mes por la responsable de almacén. Basta con introducir el importe en euros en la celda correspondiente. Los totales semestrales y los porcentajes se calculan solos.
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2. Qué significa cada KPI
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€ en riesgo · Valor a PVP del producto detectado ese mes con caducidad a 6 meses o menos (el listado mensual de detección).
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€ vendidos con prioridad · Valor a PVP del producto del listado de riesgo que se ha conseguido vender antes de caducar gracias a acciones comerciales (recomendación activa, campaña, mensaje a clientas vinculadas).
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€ devueltos · Valor a PVP del producto enviado a devolución ese mes (el que no se ha vendido pero aún cumple las condiciones del proveedor para ser abonado).
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€ abonados · Valor realmente ingresado ese mes en concepto de abono por devoluciones. NO lo esperado: lo cobrado. Puede ir desfasado un mes respecto al € devuelto.
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€ merma final · Valor a PVP del producto caducado sin vender y sin abonar (fuera de condiciones, envase dañado, fuera de plazo). Pérdida pura.
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3. Cómo rellenar el cuadro
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Ir a la pestaña «Cuadro mensual». Introducir el importe en euros (sin símbolo, solo el número) en la celda correspondiente al mes y al KPI. Las celdas amarillas son de entrada; las rosas son cálculos automáticos. No tocar las celdas de cálculo.
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4. Lectura semestral
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A los seis meses (enero-junio o julio-diciembre), ir a la pestaña «Lectura semestral». Ahí están las cinco preguntas de diagnóstico con los ratios ya calculados. Sirven para contestar, en la auditoría semestral, si el sistema está funcionando o dónde se está rompiendo.
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5. Qué hacer con las conclusiones
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Tras leer los números del semestre, se escriben tres conclusiones: qué funciona bien y se mantiene, qué no se cumple y requiere acción concreta en los próximos seis meses, y qué KPI será el indicador de mejora prioritario. Estas conclusiones van al Anexo III · Checklist de Auditoría Semestral.
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6. Sobre los umbrales
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Los umbrales de alerta (merma superior al 10% del € en riesgo, por ejemplo) son orientativos. Cada farmacia, tras dos o tres semestres de datos propios, establece su propia línea base y trabaja sobre ella. El primer año es de aprendizaje, no de comparación externa.
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AVISO LEGAL Y CONDICIONES DE USO
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Este cuadro de mandos forma parte del material formativo del Programa Impulsa Tu Farmacia, diseñado por MCarmen Sáez, y se entrega a las farmacéuticas titulares participantes como herramienta de trabajo para su equipo y su farmacia.
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Carácter orientativo
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El contenido recoge buenas prácticas, procedimientos y herramientas de gestión basados en más de 25 años de experiencia en oficina de farmacia. Cada farmacia presenta particularidades propias (volumen, equipo, programa de gestión, ubicación, normativa autonómica) que requieren adaptar el uso del cuadro a su contexto concreto. La titular es responsable última de esa adaptación y de su correcta aplicación.
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Responsabilidad profesional
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El uso de este cuadro no sustituye el asesoramiento legal, fiscal, contable, laboral ni colegial que cada titular debe obtener de sus propios profesionales. Los criterios de contabilización de diferencias de stock o de devoluciones deben consultarse con la asesoría fiscal de la farmacia, así como cualquier aspecto relativo a la normativa sanitaria aplicable.
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Propiedad intelectual
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Todos los contenidos de este documento (estructura, indicadores, metodología y fórmulas) son propiedad intelectual de MCarmen Sáez · Impulsa Tu Farmacia. Queda prohibida su reproducción total o parcial, su distribución, su cesión a terceros, su uso comercial y su inclusión en otras formaciones o materiales sin autorización expresa y por escrito de la autora.
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Uso autorizado
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Se autoriza su uso interno en la farmacia destinataria: cumplimentación por el equipo, conservación como registro de la gestión y aplicación en la operativa diaria y en la auditoría semestral del protocolo.
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Impulsa Tu Farmacia · Por MCarmen Sáez · Impulsatufarmacia.com
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