seguimiento_estrategia_racionalizacion_consolidado_septiembre_diciembre_2021.xls

	B	D	E	F	G	I	J	K	N	O	P	Q	R	S	U	V	W	X	Z	AA	AB	AC	AD	AE	AF	AG	AH
1
2
3
4
5
6																Fecha generación : 2022-01-06
7
8		Nombre de la entidad:			UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
9										Orden:		Territorial
10		Sector administrativo:			No Aplica					Orden:		Territorial
11		Sector administrativo:			No Aplica
12										Año vigencia:		2021
13		Departamento:			La Guajira
14
15
16		Municipio:			RIOHACHA
17	Consolidado de las Estrategias de racionalización de trámites implementadas
18
19	DATOS TRÁMITES RACIONALIZADOS						ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN IMPLEMENTADAS							PLAN DE EJECUCIÓN						MONITOREO				SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
20	Tipo		Número	Nombre		Estado	Situación anterior	Mejora implementada	Beneficio al ciudadano y/o entidad		Tipo racionalización		Acciones racionalización	Fecha inicio	Fecha final racionalización		Fecha final Implementación	Responsable	Justificación	Monitoreo Jefe Planeación	Valor ejecutado (%)	Observaciones/Recomendaciones	Justificación	Seguimiento jefe control interno	Observaciones/Recomendaciones
21																								Seguimiento jefe control interno
22	Plantilla Único - Hijo		34816	Inscripción aspirantes a programas de pregrados		Inscrito	La radicación de documentos al momento de ser admitido, se hace de manera presencial dirigiéndose hasta la Universidad para realizar la entrega de los documentos	El admitido deberá enviar los documentos en archivo PDF al correo habilitado por la institución	Ahorro de tiempo y dinero para los estudiantes y desaparición de las largas filas en la Universidad		Tecnologica		Radicación, y/o envío de documentos por medios electrónicos	01/02/2021	31/12/2021		15/10/2021	Admisiones Registro y Control Académico		Si	100			Sí	Respondió	Pregunta	Observación
23																									Sí	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	El área de Admisiones, Registro y Control Académico maneja un formato de plan de trabajo denominado “Plan de Trabajo SUIT_Admisiones”.
24																									Sí	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Los pagos se están realizado también de manera en línea a través del siguiente link: https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1754-pagos-en-linea
25																									Sí	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Los ajustes tanto de la radicación como del pago en línea pueden ser revisados en la página del SUIT. Link en donde se encuentra el documento actualizado: http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=34816#anclaPanel
26																									Sí	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	En la página web de la Universidad de la Guajira hay un banner publicado, vinculado a la oficina de Admisiones y Registro, el link es el siguiente: https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1877-servicios-de-la-oficina-de-admisiones-registro-y-control-academico
27																									Sí	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Pago en línea: En el siguiente link se evidencia la acción realizada para realizar el pago del trámite https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1754-pagos-en-linea
28																									Sí	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	La medición la realizan a través de la medición del servicio.
29																									Sí
30	Plantilla Único - Hijo		34816	Inscripción aspirantes a programas de pregrados		Inscrito	Los estudiantes deben desplazarse hasta la entidad recaudadora a realizar el pago	La Universidad ampliara el recaudo habilitando la opción de pago en línea	Los estudiantes se ahorraran los costos que acarrea el desplazamiento hasta la Entidad recaudadora, desaparecen las filas interminables		Tecnologica		Pago en línea	01/02/2021	31/12/2021		15/10/2021	Vicerrectoría Administrativa y Financiera		Si	100			Sí	Respondió	Pregunta	Observación
31																									Sí	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	El área de Admisiones, Registro y Control Académico maneja un formato de plan de trabajo denominado “Plan de Trabajo SUIT_Admisiones”.
32																									Sí	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Los pagos se están realizado también de manera en línea a través del siguiente link: https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1754-pagos-en-linea
33																									Sí	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Los ajustes tanto de la radicación como del pago en línea pueden ser revisados en la página del SUIT. Link en donde se encuentra el documento actualizado: http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=34816#anclaPanel
34																									Sí	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	En la página web de la Universidad de la Guajira hay un banner publicado, vinculado a la oficina de Admisiones y Registro, el link es el siguiente: https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1877-servicios-de-la-oficina-de-admisiones-registro-y-control-academico
35																									Sí	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Pago en línea: En el siguiente link se evidencia la acción realizada para realizar el pago del trámite https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1754-pagos-en-linea
36																									Sí	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	La medición la realizan a través de la medición del servicio.
37																									Sí
38	Plantilla Único - Hijo		72654	Movilidad académica		Inscrito	Los estudiantes,egresados y docentes deben diligenciar de forma física el formulario de movilidad entrante y/o saliente y hacerlo llegar hasta la sede de la Universidad de la Guajira	Se habilitara una plataforma en la pagina web de la Universidad, donde se tramitara de manera virtual	Los usuarios no tendrán que desplazarse hasta las instalaciones de la Universidad, lo que les permitirá ahorro de tiempo y dinero		Tecnologica		Formularios diligenciados en línea	01/02/2021	31/12/2021		15/10/2021	Oficina de relaciones internacionales		Si	100			Sí	Respondió	Pregunta	Observación
39																									Sí	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	El plan de trabajo puede apreciarse en el documento remitido por la dependencia denominado “PLAN DE TRABAJO PARA IMPLEMENTAR LA PROPUESTA DE MEJORA EL TRÁMITE.”
40																									Sí	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Actualmente la movilidad académica se realiza a través de la plataforma de la página web de la Universidad. En la página de la ORI, en el menú se da click en la opción “solicitar y/o evaluar movilidad”, lo cual permitirá realizar la solicitud (llenar el formulario) y adjuntar los documentos concernientes para la misma. Link de la ORI en donde se accede al trámite: https://www.uniguajira.edu.co/relaciones-internacionales-sobre-nosotros
41																									Sí	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Los ajustes tanto de la radicación como el diligenciamiento del formulario pueden ser revisados en la página del SUIT. Link en donde se encuentra el documento actualizado: http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=72654
42																									Sí	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	La socialización de las mejoras se ha realizado y se siguen haciendo semestralmente como lo evidencia las solicitudes realizadas a las diferentes facultades en el documento “INFORME DE SEGUIMIENTO SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES ORI – SUIT 2021” (página 7 a la 12). Link en donde se encuentran los pasos para realizar la movilidad: https://www.uniguajira.edu.co/guia-de-movilidad-academica Link en donde se encuentra la cartilla o manual de usuario del trámite: https://drive.google.com/file
43																									Sí	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Con respecto a la radicación de los documentos estos se hacen a través del registro o solicitud de la movilidad. Estos se pueden evidenciar en la cartilla adjunta en el siguiente link: https://drive.google.com/file/d/1QXgIvi1knXQyD60v50uhtZg-wog4bw7Z/view Los documentos adjuntos llegan al correo movilidad.ori@uniguajira.edu.co
44																									Sí	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	La medición la realizan a través de la medición del servicio.
45																									Sí
46	Plantilla Único - Hijo		72654	Movilidad académica		Inscrito	Los estudiantes,egrsados y docentes debían desplazarse hasta la universidad para realizar el tramite en la sede de la Universidad de la Guajira y presentar de manera presencial la documentación requerida	Se habilitara un correo electrónico con el fin de que los estudiantes envíen el formato de movilidad entrante y /o saliente debidamente diligenciado	los Usuarios No se tendrán que desplazar hasta la sede de la Universidad de la Guajira ha entregar los documentos		Tecnologica		Radicación, y/o envío de documentos por medios electrónicos	01/02/2021	31/12/2021		15/10/2021	Oficina de Relaciones Internacionales		Si	100			Sí	Respondió	Pregunta	Observación
47																									Sí	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	El plan de trabajo puede apreciarse en el documento remitido por la dependencia denominado “PLAN DE TRABAJO PARA IMPLEMENTAR LA PROPUESTA DE MEJORA EL TRÁMITE.”
48																									Sí	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Actualmente la movilidad académica se realiza a través de la plataforma de la página web de la Universidad. En la página de la ORI, en el menú se da click en la opción “solicitar y/o evaluar movilidad”, lo cual permitirá realizar la solicitud (llenar el formulario) y adjuntar los documentos concernientes para la misma. Link de la ORI en donde se accede al trámite: https://www.uniguajira.edu.co/relaciones-internacionales-sobre-nosotros
49																									Sí	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Los ajustes tanto de la radicación como el diligenciamiento del formulario pueden ser revisados en la página del SUIT. Link en donde se encuentra el documento actualizado: http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=72654
50																									Sí	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	La socialización de las mejoras se ha realizado y se siguen haciendo semestralmente como lo evidencia las solicitudes realizadas a las diferentes facultades en el documento “INFORME DE SEGUIMIENTO SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES ORI – SUIT 2021” (página 7 a la 12). Link en donde se encuentran los pasos para realizar la movilidad: https://www.uniguajira.edu.co/guia-de-movilidad-academica Link en donde se encuentra la cartilla o manual de usuario del trámite: https://drive.google.com/file
51																									Sí	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Con respecto a la radicación de los documentos estos se hacen a través del registro o solicitud de la movilidad. Estos se pueden evidenciar en la cartilla adjunta en el siguiente link: https://drive.google.com/file/d/1QXgIvi1knXQyD60v50uhtZg-wog4bw7Z/view Los documentos adjuntos llegan al correo movilidad.ori@uniguajira.edu.co
52																									Sí	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	La medición la realizan a través de la medición del servicio.
53																									Sí
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100