FR-CI-01-PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO V6 2021 (29-09-2022).xlsx

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1			PROCESO: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO						CODIGO
2			PROCESO: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO						FR-CI-01
3			FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO						FECHA DE EMISIÓN
4									4	5	2021
5									VERSIÓN 06
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7	Proceso Auditado:		Gestión de la Educación
8	Lider de proceso:		Marceliano Guerrero Alvarado
9	Tipo de Plan de Mejoramiento:		Por Proceso			Fecha de suscripción:		30 de septiembre de 2022
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11	Ítem	Acción de mejora /Hallazgo	Riesgo Identificado	Causas raiz	Acción correctiva a implementar	Indicador	Fecha Ejecucion de la Acción	Responsable	Estado
12	OM-01-01	El proceso ha identificado las cuestiones internas y externas y se encuentran documentadas, sin embargo, se debe ajustar la matriz DOFA en algunos aspectos, tener en cuenta las variables legales, dirección estratégica, procesos, tecnología, conocimiento, financieros, infraestructura y consolidar una sola matriz.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanción del ente de control debido a un alto nivel de insatisfacción de la comunidad educativa	La matriz DOFA existente no contempló todos los aspectos tanto internos como externos que inciden en la prestación del servicio educativo actualmente	Actualizar la matriz DOFA del proceso de Gestión de la Educación incluyendo aspectos del entorno interno y externo que afectan el desarrollo de la gestión institucional actualmente.	Matriz DOFA del proceso de Gestión de la Educación actualizada	31 de octubre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
13	OM-02-01	El proceso dispone de la matriz de partes interesadas, grupos de interés internos y externo, y los requisitos legales y reglamentarios aplicables, se recomienda la inclusión de otras partes interesadas que pueda afectar los resultados del SGC	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanción del ente de control debido a un alto nivel de insatisfacción de la comunidad educativa	La matriz de partes interesadas no contempló a todos los actores que impactan los factores prioritarios para la prestación del servicio educativo	Actualizar la matriz de partes interesadas del proceso de Gestión de la Educación con los demás actores que actualmente tienen impacto e incidencia en la gestión de la Secretaría.	Matriz de partes interesadas del proceso de Gestión de la Educación actualizada	31 de octubre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
14	OM-03-01	Si bien, se cuenta con la caracterización del proceso documentada con la secuencia e interacción de las actividades, el documento no ha sido unificado con actividades de los subprocesos, e implementación del nuevo formato aprobado.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanción del ente de control debido a un alto nivel de insatisfacción de la comunidad educativa	La caracterización del proceso de Gestión de la Educación se encuentra dispersa en cada subproceso y en formatos que no corresponden al adoptado por la entidad	Actualizar al formato correspondiente la caracterización del proceso de Gestión de la Educación, unificando las actividades claves de éxito de los distintos Macroprocesos (Subprocesos) que componen el proceso ya mencionado.	Caracterización del proceso de Gestión de la Educación debidamente actualizado	31 de octubre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
15	OM-04-01	Conforme al informe emitido por el SAC con corte al 30 de junio de 2022, y una vez evidenciado las alertas emitidas por el sistema respecto a las PQRSDF y el seguimiento constante de la profesional a cargo de este proceso, se observaron 23 peticiones respondidas extemporáneas; se recomienda desde el comité directivo ajustar los controles respecto a los resultados que han sido reiterativos.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanciones o procesos disciplinarios del ente regulador debido a que no se da respuesta oportuna a los derechos de petición que ingresan a la Secretaría	Desconocimiento de la normatividad frente a la atención de las PQRSDF	Capacitar al personal en temas relacionados con el Código Contencioso Administrativo y manejo del SAC	Informe ejecutivo con temas, listados de asistencia, contenido de la presentación.	31 de diciembre de 2022	Lidera Administrativa y financiera / Técnico SAC Implementan funcionarios competentes de atender el requerimiento
16	OM-04-02	Conforme al informe emitido por el SAC con corte al 30 de junio de 2022, y una vez evidenciado las alertas emitidas por el sistema respecto a las PQRSDF y el seguimiento constante de la profesional a cargo de este proceso, se observaron 23 peticiones respondidas extemporáneas; se recomienda desde el comité directivo ajustar los controles respecto a los resultados que han sido reiterativos.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanciones o procesos disciplinarios del ente regulador debido a que no se da respuesta oportuna a los derechos de petición que ingresan a la Secretaría	No se cuenta con una cultura del autocontrol en los procesos	Emitir comunicaciones y/ alertas de seguimiento a los funcionarios responsables de atender las PQRSDF que se atendieron de manera extemporánea	Comunicaciones relacionadas con el autocontrol y reiteracion de atención oportuna a los requerimientos asignados	31 de diciembre de 2022	Lidera Administrativa y financiera / Técnico SAC
17	OM-04-03	Conforme al informe emitido por el SAC con corte al 30 de junio de 2022, y una vez evidenciado las alertas emitidas por el sistema respecto a las PQRSDF y el seguimiento constante de la profesional a cargo de este proceso, se observaron 23 peticiones respondidas extemporáneas; se recomienda desde el comité directivo ajustar los controles respecto a los resultados que han sido reiterativos.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanciones o procesos disciplinarios del ente regulador debido a que no se da respuesta oportuna a los derechos de petición que ingresan a la Secretaría	El funcionario competente de atender el requerimiento no realiza seguimiento oportuno de los requerimientos asignados	A través de los comités directivos reiterar a los directores de área la revisión diaria de la plataforma SAC, con el fin de verificar el estado de los requerimientos asignados su equipo de trabajo. Además de socializar el informe mensual del estado de las PQRSD según el SAC.	Actas de comité directivo	31 de diciembre de 2022	Lidera Administrativa y financiera / Técnico SAC Comité Directivo
18	OM-04-04	Conforme al informe emitido por el SAC con corte al 30 de junio de 2022, y una vez evidenciado las alertas emitidas por el sistema respecto a las PQRSDF y el seguimiento constante de la profesional a cargo de este proceso, se observaron 23 peticiones respondidas extemporáneas; se recomienda desde el comité directivo ajustar los controles respecto a los resultados que han sido reiterativos.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanciones o procesos disciplinarios del ente regulador debido a que no se da respuesta oportuna a los derechos de petición que ingresan a la Secretaría	El funcionario competente de atender el requerimiento no realiza seguimiento oportuno de los requerimientos asignados	Enviar alertas a través de correo electrónico y del grupo de whatsapp de la secretaría recordatorio de atención oportuna a las PQRSDF	Correos electrónicos y mensajes de whatsapp	31 de diciembre de 2022	Lidera Administrativa y financiera / Técnico SAC
19	OM-05-01	Se tienen identificado los riesgos y oportunidades en la matriz de riesgos, sin embargo, se recomienda que los riesgos se relacionen con algunas cuestiones externas e internas (matriz DOFA) y las partes interesadas, realizar seguimiento como primera línea de defensa, evaluar la eficacia del control y documentar.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por hallazgos de los entes de control debido a la falta de implementación de controles efectivos sobre las actividades claves de éxito del proceso	El Mapa de Riesgos de Gestión actual no contempló todos los factores claves de éxito de los distintos subprocesos de la Secretaría	Actualizar el Mapa de Riesgos de Gestión del proceso de Gestión de la Educación de acuerdo con la Política de Administración del Riesgo vigente en la entidad	Mapa de Riesgos Actualizado y Aprobado	31 de octubre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
20	OM-05-02	Se tienen identificado los riesgos y oportunidades en la matriz de riesgos, sin embargo, se recomienda que los riesgos se relacionen con algunas cuestiones externas e internas (matriz DOFA) y las partes interesadas, realizar seguimiento como primera línea de defensa, evaluar la eficacia del control y documentar.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por hallazgos de los entes de control debido a la falta de implementación de controles efectivos sobre las actividades claves de éxito del proceso	No existen evidencias sobre la implementación de los controles asociados a los riesgos identificados	Realizar monitoreo de acuerdo con los roles de la Primera Línea de Defensa definidos en la Política de Administración del Riesgo vigente en la entidad.	Informe de seguimiento al Mapa de Riesgos de Gestión	31 de enero de 2023	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
21	OM-06-01	Se evidenció Acta de revisión y actualización de documentos, sin embargo, no se identifica claramente la justificación y la trazabilidad de las acciones tomadas para la actualización de la información, se debe mejorar la redacción y diligenciamiento completo de este documento	Posibilidad de afectación reputacional por toma de decisiones inadecuada debido a la falta de justificación técnica y soportes de trazabilidad de las acciones realizadas	El Acta de mesa de trabajo tomada como muestra de la Auditoría al S.G.C. no contó con argumentos que permitieran evidenciar los cambios y decisiones tomadas respecto al Sistema de Gestión	Realizar mesas de trabajo por Subprocesos para la actualización y armonización del S.G.C del proceso de Gestión de la Educación	Actas de mesas de trabajo por subprocesos	31 de diciembre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
22	OM-07-01	Fortalecer la memoria institucional, se recomienda al proceso de talento humano implementar acciones de control y seguimiento para la retención del conocimiento en funcionarios y colaboradores (OPS) teniendo en cuenta que la falta de información genera traumatismos y retrasos en los procesos	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanción y procesos disciplinarios del ente de control debido a la ausencia de controles implementados ante la ejecución de los recursos públicos apropiados para el personal contratado por prestación de servicios.	En algunos casos, los documentos previos no especifican los productos y/o evidencias que permitan a los supervisores constatar el cumplimeinto de las obligaciones contractuales, lo que permite partir de subjetividades que terminan con la fuga de conocimiento o información de la entidad.	Emitir directrices desde la Dirección Legal y Jurídica de la Secretaría de Educación Departamental, en la cual se comunique: a) Que quienes elaboran estudios previos del personal por prestación de servicios deberán especificar los productos o evidencias que se relacionarán a cada actividad contemplada como parte de las obligaciones del contratista, así como la necesidad de que una copia de esta sea entregada en la Dirección a la cual presta el apoyo respectivo; b) Que los supervisores del personal por prestación de servicios, emitan certificación de cumplimiento de obligaciones una vez se verifique que lo anterior fue cumplido a cabalidad; c) Que las certificaciones de cumplimiento cuenten con la aprobación del Director de Área previo a la firma del supervisor del contrato	Comunicado Interno remitido a quienes corresponda	31 de diciembre de 2022	Dirección Jurídica y Legal
23	OM-08-01	Adicionalmente, se sugiere realizar la inducción en el puesto de trabajo de los funcionarios cuando se presenten novedades y al personal vinculado por orden de prestación de servicios.	Posibilidad de afectación reputacional por la toma de decisiones por fuera del marco institucional de la entidad debido al desconocimiento de los preceptos organizacionales.	El procedimiento de "Inducción de Personal" vigente no contempla los formatos aprobados en el SGC del proceso de Talento Humano de la gobernación de Arauca	Actualizar e implementar procedimiento de "Inducción de Personal" y armonizar de acuerdo con los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad (Proceso de Talento Humano).	Procedimiento actualizado y formato de inducción de personal	31 de diciembre de 2022	Lidera Gestión del Talento humano
24	OM-09-01	Actualización y articulación de la información de la secretaría de educación conforme al sistema de gestión de calidad de la Gobernación, actualización de los procedimientos, registros, instructivos y demás información documentada	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanción o falta disciplinaria del ente de control externo debido a las desviaciones evidenciadas como parte del control fiscal realizado por dichas entidades	Solamente se han mantenido actualizados los documentos del Sistema de Gestión asociados a los Macroprocesos (Procesos) certificados en calidad, dejando sin revisión los demás Macroprocesos (Subprocesos)	Actualizar y depurar los documentos del Sistema de Gestión del proceso de Gestión de la Educación de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos (PR-GC-01).	Documentos del SGC aprobados	31 de octubre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
25	OM-10-01	No se dispone de un espacio para el almacenamiento y preservación de las historias laborales, se recomienda gestionar el almacenamiento y conservación de la información documentada y la digitalización para que esté protegido y bajo confidencialidad, disponible e idónea cuando se necesite.	Posibilidad de afectación reputacional por sanción o falta disciplinaria impuesta por el ente de control externo debido a deficiencias en la gestión documental de la Secretaría de Educación Departamental.	Las historias laborales del personal activo e inactivo de la SED, se encuentra en otras instalaciones diferentes a donde funciona la SED, el cual no cumple con los estándares mínimos para la conservación y almacenamiento de archivos; de igual manera no se cuenta con los recursos físicos, humanos y tecnológicos para realizar la digitalización de las historias laborales.	Gestionar ante Secretaria General y desarrollo institucional la asignación de un espacio físico para el archivo de historias laborales de la SED, así como la asignación de recursos financieros para el suministro del material requerido para iniciar proceso de digitalización de hojas de vida.	Nota interna dirigida a Secretaría General y Desarrollo Institucional	31 de diciembre de 2022	Lidera Gestión del Talento humano
26	OM-11-01	Se recomienda al secretario continuar con la gestión de recursos y agilización de los proyectos para cumplir con la ejecución y las metas proyectadas en el plan de acción de inversiones, para la vigencia 2022 son 26 programadas y 05 desfinanciadas.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanción del ente de control debido a la interrupción injustificada del servicio educativo en el Departamento de Arauca	Los proyectos de inversión en ocasiones se ven retrasados debido a la gran tramitología y la multiplicidad de funciones que son competencia de la Secretaría de Educación Departamental.	Emitir y comunicar un informe dirigido a la Gobernadora para la asignación de recursos para el cumplimiento de las metas del sector educativo que se encuentran desfinanciadas.	Informe comunicado	31 de octubre de 2022	Lidera Despacho del Secretario, Administrativa Financiera y Planeamiento Educativo (Gerentes de Proyectos)
27	OM-12-01	Se evidenció la matriz de requisitos legales y reglamentarios, no obstante, se recomienda la revisión, unificación en una sola matriz y aplicación del nuevo formato aprobado.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanciones del ente de control debido a la toma de decisiones por fuera del marco normativo permitido	La matriz de requisitos legales se encuentra dispersa por cada Macroproceso (Subproceso) del proceso de Gestión de la Educación	Armonizar la matriz de requisitos legales del proceso de Gestión de la Educación de acuerdo con el formato aprobado por el proceso de Gestión del Riesgo y la Mejora Continua	Matriz de requisitos legales del proceso actualizada	31 de octubre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
28	OM-13-01	Se recomienda al señor secretario emitir a los funcionarios designados como supervisores, el cumplimiento del manual de supervisión e interventoría y de las investigaciones generadas por los entes de control cuando no se cumple con los requisitos de los productos y servicios.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por sanción del ente de control debido a falencias u omisiones en la realización de la labor de supervisión a los contratos suscritos por la entidad y supervisados por la SEDA.	El desconocimiento de los preceptos normativos, tanto externos como internos, ocasiona conductas asociadas a faltas graves derivadas de falencias en la gestión de los recursos públicos ejecutados mediante los procesos contractuales.	Emitir desde el Despacho de la Secretaría de Educación un comunicado interno reiterando las obligaciones de los supervisores al momento de ejercer su labor, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, el Manual de Supervisión vigente en la entidad. Asimismo, dicho comunicado resaltará los aspectos relacionados con posibles sanciones (tanto internas como externas) por el no acatamiento de dichas obligaciones en materia contractual.	Comunicado interno remitido a quienes corresponda	31 de diciembre de 2022	Lidera Gestión Jurídica
29	OM-14-01	El proceso creo un micrositio para mejorar el desempeño del proceso y la eficacia del SGC, sin embargo, no está documentado, se recomienda hacer visible las mejoras orientadas a mejorar la prestación del servicio, corregir, prevenir, o reducir efectos no deseados, aumentar la satisfacción.	Posibilidad de afectación reputacional por no evidenciar las mejoras implementadas y adoptadas por el proceso de Gestión de la Educación en beneficio de la Comunidad Educativa debido a la falta de documentación de los procesos de mejora continua emprendidos por la Secretaría líder de sector	Ausencia de un mecanismo de registro de las buenas prácticas adelantadas en el proceso	Crear un Manual de Buenas Prácticas de la Secretaría de Educación Departamental de Arauca, en el cual se incluya el Micrositio de Gestión de la Educación como una estrategia de trabajo colaborativo. Publicar en los medios que corresponda.	Manual de Buenas Prácticas elaborado	31 de diciembre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo
30	NC-01-01	El proceso no identificó ni documentó salidas No conformes, se recomienda identificar las causas que las generaron, estableciendo las acciones de mejoramiento a implementar (acciones correctivas) documentar en los formatos aprobados.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por parte del ente de control debido a la reincidencia en faltas que obstaculizan la prestación del servicio educativo	No se han apropiado al interior de la Secretaría los procedimientos y formatos que conducen a la identificación de las Salidas No Conformes dentro del proceso	Identificar las Salidas No Conformes del proceso de Gestión de la Educación desde su Registro (FR-GC-09) hasta la Solicitud de la Acción Correctiva (FR-GC-05).	Salidas No Conforme Registradas y con tratamiento definido	31 de octubre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
31	NC-02-01	Analizar y Determinar las no conformidades presentadas en el proceso, e implementar la acción correctiva e identificación de la causa raíz, utilizando el formato FR-GC- 05. Solicitud de acción correctiva. Recuerde que el tratamiento a las NC y AC se realiza por: pqr, salidas no conformes, indicadores de gestión, retroalimentación con las partes interesadas, actualización de riesgos, auditorías internas o externas, desempeño del proceso, análisis de datos entre otros.	Posibilidad de afectación económica y reputacional por parte del ente de control debido a la reincidencia en faltas que obstaculizan la prestación del servicio educativo	No se han apropiado al interior de la Secretaría los procedimientos y formatos que conducen a la identificación de las Salidas No Conformes dentro del proceso	Identificar las Salidas No Conformes del proceso de Gestión de la Educación desde su Registro (FR-GC-09) hasta la Solicitud de la Acción Correctiva (FR-GC-05).	Salidas No Conforme Registradas y con tratamiento definido	31 de octubre de 2022	Lidera Planeamiento Educativo Implementan Todos los subprocesos de la SEDA
32		Marceliano Guerrero Alvarado				Secretario de Educación (E)
33		LIDER DEL PROCESO				CARGO
34		REVISÓ CONTROL INTERNO:				APROBÓ CONTROL INTERNO
35		NOMBRE				NOMBRE:
36		CARGO:				CARGO:
37		FECHA.				FECHA:
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39	Seguimiento realizado por.:				Cargo:			Fecha del seguimiento:
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