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HERRAMIENTA DIAGNÓSTICA Y HOJA DE RUTA DE ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y ADMINISTRATIVOS DE LAS ESCUELAS DE MÚSICA PROTOTIPO DE COLOMBIA 2025
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Esta herramienta está diseñada para que directivos, docentes y equipos de trabajo evalúen el estado actual de los aspectos organizativos y administrativos de su escuela de música. Se recomienda realizar la evaluación de manera participativa, completando las tablas por dimensión. Al finalizar, se puede analizar el nivel de consolidación institucional e identificar áreas prioritarias de mejora. Los indicadores propuestos son una guía sin embargo la herramienta sugiere que las Escuelas propongan indicadores adicionales para cada criterio según sus características particulares.
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ESCALA DE VALORACIÓN:
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Nivel Descripción
1 No existe o está en etapa inicial
2 En desarrollo, con debilidades
3 Implementado con ajustes menores
4 Implementado y consolidado
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ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
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CRITERIO / SUBCOMPONENTEINDICADORVALORACIÓN (1-4)MEDIO DE VERIFICACIÓN (Anexar documento o enlace para su revisión) OBSERVACIONESRESPONSABLE
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Existencia de un organigrama funcional1. La escuela dispone de un organigrama impreso o digital actualizado.
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2. El organigrama incluye todos los cargos administrativos y académicos vigentes.
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3. El organigrama es conocido por al menos el 80% del equipo docente.
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4. El documento fue revisado o validado en el último año.
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5. El organigrama se encuentra disponible en un lugar visible o de fácil acceso.
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Asignación clara de funciones y roles6. Cada cargo tiene un perfil de funciones documentado.
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7. Existe un manual de funciones institucional aprobado
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8. Los responsables conocen y aceptan sus funciones asignadas
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9. Las funciones están alineadas con el Plan de Acción institucional
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10. Se revisan y actualizan las funciones por lo menos una vez al año
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Procedimientos internos documentados11. Se dispone de al menos tres procedimientos operativos escritos.
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12. Los procedimientos incluyen responsables, pasos y tiempos estimados
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13. Los documentos están disponibles para todo el equipo
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14. Se capacita al personal en los procedimientos clave
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15. Se realiza seguimiento a la aplicación de los procedimientos
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Coordinación entre áreas (académica, administrativa, cultural)16. Existen reuniones interáreas programadas con actas registradas.
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17. Se comparten metas y acciones entre las áreas de trabajo.
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18. Se designan enlaces o responsables por cada área.
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19. Las actividades culturales cuentan con apoyo administrativo y pedagógico.
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20. Hay mecanismos para resolver conflictos o duplicidad de funciones.
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Registro institucional actualizado (Inventarios, minutas, etc.)
21. Se cuenta con una base de datos actualizada de estudiantes y docentes.
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22. Se archivan de manera organizada los documentos legales e institucionales.
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23. Los registros se actualizan al menos una vez por semestre.
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24. Existe respaldo digital de la documentación relevante.
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25. Se han realizado auditorías internas o revisiones en el último año.
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Delegación y rotación de responsabilidades26. Se delegan tareas específicas a miembros distintos del equipo
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27. Existen relevos en funciones clave para evitar sobrecarga.
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28. Se documenta la entrega y recepción de funciones.
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29. Hay criterios definidos para la rotación de roles administrativos.
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30. Se promueve la participación rotativa en comités internos.
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Integración con entidades aliadas (alcaldía, cultura, empresa privada etc.)31. Se han firmado o pactado convenios con al menos una entidad externa en el último año.
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32. Existen canales oficiales de comunicación con la alcaldía u otras entidades.
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33. La escuela participa en eventos convocados por instituciones aliadas.
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34. Se realiza seguimiento a compromisos interinstitucionales.
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35. Hay representación de la escuela en espacios culturales locales o regionales.
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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
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CRITERIO / SUBCOMPONENTEINDICADORVALORACIÓN (1-4)MEDIO DE VERIFICACIÓN (Anexar documento o enlace para su revisión) OBSERVACIONESRESPONSABLE
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Existencia de un Plan de Acción actualizado36. La escuela cuenta con un Plan de Acción vigente correspondiente al año en curso.
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37. El Plan de Acción está firmado o aprobado por el equipo directivo.
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38. El documento incluye cronograma, metas, responsables y recursos.
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39. El Plan se encuentra publicado o socializado con la comunidad educativa.
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40. Se actualiza o revisa el Plan de Acción al menos una vez al año.
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Coherencia entre objetivos, actividades y recursos41. Los objetivos estratégicos tienen actividades específicas asociadas.
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42. Las actividades propuestas cuentan con recursos financieros, humanos o logísticos identificados.
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43. Se evalúa la relación entre metas logradas y recursos utilizados.
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44. Existe una matriz de planeación que relaciona metas, acciones y recursos.
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45. Los proyectos institucionales se diseñan de acuerdo con los objetivos definidos.
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Participación de la comunidad educativa en la planificación
46. Se realizan reuniones participativas para la construcción del Plan de Acción.
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47. Al menos un representante estudiantil o familiar participa en la planificación anual.
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48. Se aplican encuestas o mecanismos de consulta a la comunidad educativa.
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49. Se evidencian aportes de docentes y administrativos en el diseño de metas.
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50. Se documentan actas o registros de participación comunitaria en la planeación.
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Seguimiento y evaluación del plan51. Se cuenta con indicadores de logro definidos por cada meta del Plan.
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52. Se realiza una revisión trimestral o semestral del avance de metas.
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53. Existen informes de seguimiento con análisis de cumplimiento y dificultades.
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54. Se ajustan las actividades en función del seguimiento realizado.
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55. Se socializan los avances con la comunidad educativa.
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Documentos base: misión, visión, metas. 56. La institución cuenta con documentos formales de misión, visión y metas institucionales.
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57. Estos documentos están disponibles en medios impresos y/o digitales.
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58. La misión y visión han sido construidas o validadas colectivamente.
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59. Las metas institucionales están alineadas con los principios del PEM.
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60. Se revisan periódicamente estos documentos para verificar su vigencia y pertinencia.
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Plan de Mejoramiento actualizado con metas a corto, mediano y largo plazo61. El Plan de Mejoramiento institucional ha sido actualizado durante el último año académico.
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62. El documento incluye al menos una meta claramente formulada para cada horizonte temporal: corto (≤1 año), mediano (1–3 años) y largo plazo (≥3 años).
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63. Cada meta cuenta con indicadores, responsables y recursos definidos.
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64. El Plan de Mejoramiento se construyó con participación del equipo docente y administrativo.
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65. Se realiza seguimiento semestral al cumplimiento del plan mediante informes o reuniones institucionales.
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Inclusión de metas a corto, mediano y largo plazo
66. El Plan de Acción incluye metas con horizontes temporales diferenciados.
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67. Las metas a corto plazo tienen un alcance igual o menor a un año.
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68. Las metas a mediano plazo proyectan entre 1 y 3 años.
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69. Las metas a largo plazo están alineadas con la proyección de sostenibilidad de la escuela.
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70. Existe una calendarización diferenciada para metas de distinto alcance.
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Articulación con instituciones educativas, universidades, empresa privada, ongs, etc. 71. La escuela ha suscrito al menos un convenio formal de cooperación con una entidad externa durante el último año.
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72. Se han desarrollado proyectos conjuntos (académicos, artísticos, de proyección social) con instituciones aliadas en el último año.
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73. Se cuenta con un inventario actualizado de aliados estratégicos con los que se mantiene contacto activo.
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74. Al menos un 20% de las actividades académicas, artísticas o formativas incluye participación o apoyo de aliados externos.
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75. La escuela participa periódicamente en mesas interinstitucionales, convocatorias o espacios colaborativos promovidos por universidades, ONGs o entidades privadas.
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Alineación con el PEM y políticas locales (Plan de desarrollo nacional, departamental y municipal) 76. El Plan de Acción menciona o retoma elementos del Proyecto Educativo Musical (PEM).
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77. Las metas institucionales responden a lineamientos de política local o regional.
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78. Se consultan documentos de política pública para el diseño del plan.
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79. Existen referentes normativos claros en el Plan (acuerdos, resoluciones, políticas).
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80. La escuela participa en espacios de articulación con planes municipales o departamentales.
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MANUALES INTERNOS (CONVIVENCIA, FUNCIONAMIENTO, SERVICIOS)
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CRITERIO / SUBCOMPONENTEINDICADORVALORACIÓN (1-4)MEDIO DE VERIFICACIÓN (Anexar documento o enlace para su revisión) OBSERVACIONESRESPONSABLE
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Alineación con el PEM y políticas locales81. El contenido de los manuales hace referencia explícita al Proyecto Educativo Musical (PEM).
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82. Los manuales integran principios o lineamientos de política educativa local o cultural.
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83. Se han revisado y ajustado los manuales tras actualizaciones del PEM o normativas locales
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84. Existen actas o evidencias de revisión institucional de los manuales frente al PEM
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85. Los objetivos de los manuales reflejan coherencia con metas estratégicas institucionales
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Existencia del Manual de Convivencia 86. El manual de convivencia establece normas claras sobre derechos y deberes de estudiantes y docentes.
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87. Se incluye un protocolo específico para procesos de admisión y permanencia.
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88. Las faltas y sanciones están tipificadas y gradualmente definidas.
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89. Existen normas claras sobre el uso de espacios y bienes institucionales.