ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZAA
1
Podem seguir exemplos da DGI publicados no site do Escritório de Processos:
https://dgi.ufv.br/riscos-desempenho/
2
Neste vídeo! - Orientações para preenchimento!
3
4
COLETA DE DADOS - RISCOS INERENTES E INDICADORES DA GESTÃO DE RISCOSANÁLISE E AVALIAÇÃO DOS RISCOS:
RISCOS INERENTES
5
6
Processo:PRJ001 - Consulta à Procuradoria Jurídica (PRJ)Objetivo EstratégicoObjetivo PDI ?
Exemplo: PDI21 - Aprimorar Gestão Administrativa, Financeira e Econômica
7
8
9
Código do Risco:Fatores de Risco:
(Descreva as dificuldades ou fatores que caso ocorram causarão impactos ao processo ou a UFV):		Fator de Risco relacionado a(o) Processo / Pessoas / Tecnologia:Fraqueza (Interna) ou
Ameaça (Externa):		Possíveis Soluções
(Ações propostas):		Indicadores
(Como calcular?)		Situação Atual
/ Linha de Base
(De onde partimos?)		Situação Futura
/ Após implantar a solução
(Onde queremos chegar?)		Evento de Risco:
(qual é o evento que caso aconteça trará impactos?)
(ator responsável + verbo de ação + complemento)
Ex.: "Coordenador instruir de forma incorreta"		Causa/Fonte:Efeitos / Consequências / Impacto:Tipologia do Risco:ANÁLISE:AVALIAÇÃO:
10
Probabilidade de Ocorrência:PImpacto (Consequência):IRisco Inerente
(P * I):		Nível de Risco:Resposta ao Risco:
11
1O processo não foi devidamente instruído por ausência de documentos. Devido ao solicitante não ter acesso ou não ler a 'Ordem de Serviço Conjunta nº 01/2019' e não ter acesso ou não verificar o 'fluxograma do processo mapeado' na base de conhecimento SEI ou site do Escritório de Processos - DGI. ProcessoFraqueza (Interna)Melhor divulgação da Ordem de Serviço Conjunta nº 01/2019. Para isto, a PRJ deveria divulgar que existe uma base de conhecimento detalhada no SEI e no site do Escritório de Processos - DGI - para que o solicitante possa entender o processo. E na atividade 1 - Abrir Processo no SEI - poderia-se adicionar no POP que o solicitante deveria além de ler a 'ordem de serviço conjunta' assitir a um vídeo tutorial que explicasse como ele deve preencher o formulário e quais documentos devem estar presentes no processo SEI.

Deveria-se alterar a atividade "abrir processo SEI" adicionando este vídeo tutorial.		Ex.: Tempo total de tramitação do processo15 dias10 dias
Solicitante instruir processo de forma incorreta (faltar documentos)


Falta de orientação dos envolvidos (membros da comunidade acadêmica, especialmente os docentes).		Gera atraso no processo. A análise do processo será atrasada. OperacionalBaixa2Pequeno24Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
12
13
14
15
2Solicitante não tem competência para solicitar manifestação da PF/UFV conforme o art. 3º da Ordem de Serviço Conjunta nº 01/2019. Apenas "Reitoria, Secretaria de Órgãos Colegiados, Pró-Reitorias, Diretorias e Chefias de Departamentos/Institutos" podem solicitar analise juridica.PessoasFraqueza (Interna)Melhor divulgação da Ordem de Serviço Conjunta nº 01/2019, melhor divulgação do fluxo do processo PRJ001 e seria interessante criar vídeo tutorial para facilitar.

Poderia ter algum vídeo explicando que existem outros órgãos competentes para responder a determinadas solicitações. Deixar isto o mais explicito possível em diversos canais de comunicação (Site da UFV, Campanhas etc.).

Poderia ter algum vídeo/resposta padrão que a PRJ não atua como consultor jurídico particular. A atribuição da PRJ é orientar os gestores da UFV acerca de dúvidas jurídicas de interesse institucional (A PRJ não atende interesses particulares). Deixar isto o mais explicito possível em diversos canais de comunicação (Site da UFV, Campanhas etc.).

A PRJ poderia ter um portal WEB junto ao portal UFV, como é o caso da DGI, Ouvidoria, etc. Falta um site da PRJ com grande visibilidade no portal UFV. A PRJ esta vinculada a AGU. O portal deveria ser criado no portal UFV ou portal AGU?		Quantidade de solicitações que não tem competência / anoMuitasPoucasSolicitante não ser competente para solicitar a manifestação da PF/UFVFalta de orientação dos envolvidos (membros da comunidade acadêmica, especialmente os docentes). Desperdício de tempo e força de trabalho da PRJ. Os agentes da PF/UFV se ocuparão em lidar com processo que deveria ter sido enviado para outro órgão da UFV ou carente de interesse institucional deixando de dedicar a processos que atendem os requisitos para análise pela PF/UFV. . OperacionalMédia3Moderado39Risco AltoReduzir
16
.........
17
18
19
20
Art. 14. (Resolução nº 07/2021/Consu). A UFV adota as seguintes Tipologias dos Riscos:
21
22
I - Imagem ou reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade em relação à capacidade da UFV em cumprir sua missão institucional, interferindo diretamente na imagem do órgão;
23
II - Financeiros ou orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade da UFV de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária e financeira;
24
III - Legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades da UFV; e
25
IV - Operacionais: eventos que podem comprometer as atividades da unidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas, afetando o esforço da gestão quanto à eficácia e eficiência dos processos organizacionais.
26
27
Três pilares de uma organização (tente identificar fatores de risco em cada pilar):
28
29
(i) Pessoas: São os responsáveis por pensar, planejar e executar todas as atividades da organização.
30
(ii) Tecnologia: Infraestrutura de rede local, servidores, estações de trabalho, telefonia, equiapamentos, softewares, bancos de dados, ...
31
(iii) Processos: Qualquer agrupamento de atividades de uma organização que tem por objetivo desenvolver e entregar produtos ou serviços ao cliente (usuário final) interno ou externo.
32
33
- Atividade: é sempre executada por um agente (usuário ou sistema). Atividade sempre consume algum tipo de recurso (ex.: tempo). Toda atividade deve ter um prazo de entrega.
34
35
Obs.: Se a solução de um problema for alterar o processo, então o fator de risco será relacionado ao processo.
Se a solução envolver capacitação de usuários, será relacionado a pessoas.
Se envolver aquisições de TI etc., será tecnologia.
36
37
Fraquezas ou Ameaças:
38
39
(i) Fraquezas:
- Os processos são confiáveis?
- Quais são as falhas que impactam os processos ou a organização?
- Há problemas no produto ou serviço que impactam negativamente a organização?
40
41
(ii) Ameaças:
- O que pode vir a influenciar negativamente o processo ou a organização?
- Há alguma questão pontual, sazonal ou de legislação que não favoreça o processo ou a organização?
- Há outras organizações ou ações políticas que possam prejudicar o processo ou a organização?
42
43
44
Exemplo de Indicadores que Afetam um processso:
45
- Tempo Total de Tramitação do Processo?
46
- Quantidade de Entregas por período de tempo (ano ....)?
47
- Nível de Segurança Jurídica (qualitativo)?
48
- Valor Arrecado por período de tempo (ano, ...)?
49
?
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100