ABCDEFGHIJKL
1
GroupeEnsemble de tachesTachesPREPARERS-0
JOUR J		POURSUIVRE
2
SemainesS-5S-4S-3S-2S-1S+1S+2S+3
3
PILOTAGEPartenairesChoisir les partenaires
4
Contacter les partenaires et discuter de leur implication
5
Récupérer la liste des données
6
Définir les conditions d'accès et de réutilisation des données
7
Documenter les données
8
PlanificationDéfinir les dates dans le retroplanning
9
Réunion avec l'équipe projet Ministère
10
Choisir la date du hackathon
11
Choisir le lieu du hackathon
12
Décider de la durée, les horaires et les grandes lignes du programme
13
BudgetDéfinir un montant maximal pour le budget du hackathon
14
Compléter et valider le budget du hackathon
15
Publier le budget du dataviz challenge
16
Publier un budget type
17
Définir les modalités de défraiement des participants, des mentors et du jury (si applicable)
18
StratégieDéfinir les objectifs du hackathon
19
Décliner les objectifs en défi
20
Définir les indicateurs de succès du hackathon
21
Valorisation des projetsPrévoir un formulaire d'évaluation des projets
22
Définir les critères de sélection des projets lauréats
23
Choisir les membres du jury (si applicable)
24
Inviter les membres du jury (si applicable)
25
Inviter les mentors
26
Définir les prix et récompenses
27
Définir une stratégie de valorisation et de continuité des projets
28
COMMUNICATIONCommunication webPrévoir une stratégie de communication sur le web et les réseaux sociaux
29
Faire un logo et une charte de communication pour le hackathon
30
Rédiger le descriptif du hackathon
31
Permettre aux participant-e-s de soumettre des idées de projets ou de constituer une équipe
32
Faire une FAQ de l'évènement
33
Produire un site pour annoncer l'évènement et permettre aux participant-e-s de s'inscrire
34
Réseaux sociauxProposer un hashtag pour l'évènement
35
Prévoir une personne en charge de l'animation des réseaux sociaux pendant l'évènement
36
Animer les réseaux sociaux pendant l'évènement
37
Prévoir un badge "no photo" pour les personnes refusant droit à l'image
38
Prévoir un-e photographe pour couvrir l'évènement (si applicable)
39
Imprimer des autorisations de droit à l'image
40
Recrutement des participantsDéfinir les critères de sélection des participant-e-s
41
Valider les 1er inscrits
42
Contacter les formations pertinentes
43
PrintPrévoir des documents de présentation de l'évènement pour les visiteurs
44
Préparer des posters pour décorer le lieu pendant l'évènement
45
VisiteursPrévoir des visites guidées du Dataviz Challenge
46
GoodiesCommander des goodies pour les participant-e-s
47
RelancesEnvoyer un premier rappel aux participant-e-s
48
Envoyer un deuxième rappel aux participant-e-s
49
LOGISTIQUEMatérielInventorier le matériel sur place
50
Acheter le matériel manquant
51
Tester le wifi
52
Commander un routeur puissant (si applicable)
53
Commander du matériel de créativité (post-its, feutres, paperboard…)
54
Préparer un plan de secours (au cas où le matériel plante)
55
Imprimer des badges d'identification des participants, des mentors et du staff
56
Commander le matériel essentiel réseaux (multiprises, rallonges, cables Ethernet, projecteur, ordinateur extra…)
57
RepasChercher un traiteur
58
Commander l'alimentation
59
Acheter les boissons
60
HébergementRéserver l'hébergement pour les participant-e-s (et si applicable leurs accompagnant-e-s)N/A
61
TransportRéserver le transport des mentors (et si applicable des participant-e-s)N/A
62
ParticipantsPréparer et imprimer un guide du participant-e au hackathon
63
Prévoir une grille de sélection des participant·e·s
64
Imprimer la liste des participant-e-s
65
LieuMettre en place les tables, aménager les espaces du lieu
66
Nettoyer les lieux
67
ANIMATIONPartenairesRencontrer/échanger avec les partenaires pour préparer le hackathon
68
Activités pendant le hackathonPrévoir des sessions de formation et d'introduction aux données
69
Animation de l'évènementPrévoir un briefing des organisateurs et mentors
70
Déterminer qui anime l'évènement
71
Déterminer les rôles de chaque intervenant
72
Préparer un déroulé précis du hackathon
73
Définir un code de conduite
74
Prévoir les activités extra-hack (ballade, visite, repas au restaurant, rencontres, théâtre improvisition, perf d'Albertine Meunier…)
75
Outils en lignePréparer un outil de travail collaboratif pour coordonner les équipes (Slack, IRC, Whatsapp, Gitter, groupe FB, forum…)
76
Préparer un outil pour suivre l'avancée des projets et restituer chaque projet
77
POST-EVENEMENTCorrespondancesRemercier les participant-e-s après le hackathon
78
IndicateursEnvoyer un formulaire d'évaluation de l'évènement
79
Evaluer les indicateurs de succès de l'évènement
80
RécapitulatifEcrire et publier un billet récapitulatif de l'évènement
81
RéplicabilitéCollecter les mails et documents type de l'évènement
82
83
Suivi des projetsOrganiser une présentation des projets gagnants avec des décideurs
84
Mettre en place un dispositif d'accompagnement pour les projets lauréats (si applicable)