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Nombre de la Entidad:UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL TRÓPICO AMERICANO UNITRÓPICO
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Periodo Evaluado:1 DE ENERO A 30 DE JUNIO DE 2023
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Estado del sistema de Control Interno de la entidad87%
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Conclusión general sobre la evaluación del Sistema de Control Interno
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¿Están todos los componentes operando juntos y de manera integrada? (Si / en proceso / No) (Justifique su respuesta):En procesoLos cinco (5) componentes operan parcialmente teniendo en cuenta las observaciones que por cada uno se han evidenciado, tanto en el diseño (existencia) , como en la ejecución y efectividad (funcionamiento). Las actividades implementadas en la estructura de control y en los componentes que conforman el Sistema de Control Interno operan de manera integrada bajo las directrices estandarizadas y lineamientos dados por la Alta Dirección y las directrices impartidas y definidas desde el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Como también teniendo en cuenta aspectos generales sobre la Medición del Desempeño Institucional, ejercicio mediante el cual se busca medir anualmente la gestión y desempeño de la universidad, bajo los criterios y estructura del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, por medio del formulario único de Reporte de Avances de la Gestión FURAG.
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¿Es efectivo el sistema de control interno para los objetivos evaluados? (Si/No) (Justifique su respuesta):SiEl Sistema de Control Interno opera y es efectivo, aunque se han observado algunas debilidades y aspectos por mejorar que permite identificar oportunamente posibles desviaciones, materialización de riesgos, debilidades en los controles teniendo en cuenta la estructura de control bajo el esquema de las tres líneas de defensa, en tanto si una línea de defensa no las ha identificado probablemente serán identificadas desde los roles de otra línea de defensa. Sin embargo, como se puede observar en en el análisis de fortalezas y debilidades es necesario que se revise y complemente la estructura de control en la cual se definan y aclaren las funciones y deberes, roles y responsabilidades, así como los insumos que se verificarán, periodicidad y comunicación o reporte de resultados (canales de reporte).
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La entidad cuenta dentro de su Sistema de Control Interno, con una institucionalidad (Líneas de defensa) que le permita la toma de decisiones frente al control (Si/No) (Justifique su respuesta):SiLa universidad tiene definido el esquema de líneas de defensa, la cual opera en razón a las actividades de monitoreo y reporte general de las matrices de riesgos, sin embargo, es necesario que se defina la estructura de control general en la cual se incorporen insumos, acciones de controles (que no necesariamente estén identificadas en las matrices de riesgos), instancias de evaluación y monitoreo y los resultados que generará la aplicación de las acciones de control, incluyendo en esta estructura los roles y responsabilidades que deben desarrollarse en todos los procesos.
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Componente¿se esta cumpliendo los requerimientos ?Nivel de Cumplimiento componente Estado actual: Explicacion de las Debilidades y/o Fortalezas encontradas en cada componente
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AMBIENTE DE CONTROLSi92%FORTALEZAS: La política de integridad, se encuentra para aprobación por parte del Consejo Superior. Se cuenta con el Plan de Desarrollo para la vigencia 2021 - 2024, aprobado por el Consejo Superior Universitario, mediante Acuerdo CS No. 004 del 22 de diciembre de 2021. Desde cada vicerrectoría se realiza seguimiento y evaluación de la estructura del control, generando escenarios de interacción con los funcionarios públicos para dar a conocer los lineamientos institucionales y asegurar las condiciones mínimas para el ejercicio del control. La Universidad cuenta con el Mapa de Procesos formulado y se encuentra para aprobación por parte de la Alta Dirección, El Contrato de Consultoría No. 072 de 2022, que realizó asesoría para la construcción de los Procesos y Procedimientos de la institución se encuentra liquidado. Cada año se realiza la Rendición de Cuentas de la vigencia anterior, para este periodo del informe se llevó a cabo la correspondiente a la vigencia 2022 el día 2 de mayo de 2023. Se evidenció la presentación oportuna de los Informes de Gestión. DEBILIDADES: Se observa desconocimiento y en algunos casos falta de estructuración y detalle de los roles y responsabilidades de la estructura de control basada en las líneas de defensa. Debido a que la universidad cuenta con pocos profesionales con experiencia en el sector público, la gran mayoría su experiencia es en el sector privado, se observa desconocimiento y en algunos casos falta de estructuración y detalle de los roles y responsabilidades de la estructura de control basada en las líneas de defensa.
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EVALUCION DEL RIESGOSi90%FORTALEZAS: La Universidad mediante REC Rectoral No. 100 del 31 de enero de 2023, adoptó la Matriz de riesgo Institucional y el Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Que para este periodo del informe se habia realizado el seguimiento y evaluación al primer cuatrimestre correspondiente a la vigencia 2023. Mediante la Directiva REC No. 004 del 23 de junio de 2023, por medio de la cual se establecen los lineamientos para la organización de las reuniones de la alta dirección llamado Consejo Rectoral de Administración CRA. Los días lunes de cada semana se realizan mesas de trabajo, con el fin de verificar el cumplimiento de las metas y objetivos trazados, buscando siempre el mejoramiento continuo de la universidad. DEBILIDADES: Para el primer semestre 2023, se realizó por parte de la Oficina Asesora de Planeación seguimiento y evaluación a la matriz de riesgos institucional, del primer cuatrimestre 2023. Sin embargo, se evidenció la falta de compromiso de algunos líderes de los procesos, sin olvidar que constituye un escenario de seguimiento de control en la materialización de riesgos, establecer rutas de atención, seguimiento a planes de mejora e intensificar el monitoreo de los riesgos y así evitar hechos de corrupción y falencias administrativas. Siempre se debe entender que el riesgo está asociado a todas las actividades que se desarrollan en la universidad, por lo tanto, la gestión de riesgos no es estática; se integra en el desarrollo de la estrategia, la formulación de los objetivos de la entidad y la implementación de esos objetivos a través de la toma de decisiones en las operaciones en los diferentes niveles de la universidad. Es indispensable que se realice el seguimiento y evaluación de la matriz de riesgos durante toda la vigencia 2023. Se encuentra en ejecución la consultoría para la elaboración del diagnóstico del Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información PETI. Se recomienda para el segundo semestre la implementación y puesta en marcha de dicha estrategia.
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ACTIVIDADES DEL CONTROLSi90%FORTALEZAS:La universidad tiene claro que cada vez que se ejecuta un control se está llevando a cabo una actividad de seguimiento y mejoramiento, donde se verifica que las condiciones establecidas se cumplan, evitando incumplimientos o materializaciones de riesgo. Se ha realizado evaluación independiente al diseño de los controles, que ha permitido obtener oportunidades de mejora para la optimización de las actividades de control que deben ser implementadas, buscando el mejoramiento continuo dentro de la universidad. DEBILIDADES: A pesar de que la universidad mediante Contrato de Consultoría No. 072 de 2022 tenía contemplado el diseño e implementación de mapas de procesos y procedimientos, planes y manuales que conlleven a la mitigación de los riesgos y a obtener el control de los procesos, implementando mecanismos para dar tratamiento a los mismos, no se terminó con dicha labor. Por lo que se recomienda que para el segundo semestre de a la vigencia 2023 se debe socializar cada uno de ellos, articulándolos, estableciendo responsables y apropiación de cada uno de los procesos de la entidad. (autoevaluación concurrente: Línea de defensa y evaluación independiente: Ejercicio de auditoría). No se ha realizado un análisis específico ni generado lineamientos sobre la adecuada segregación de funciones para la ejecución de actividades de control, que permita equilibrar y evaluar adecuadamente los controles definidos, reducir el riesgo de error o de incumplimientos de alto impacto en la gestión.
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INFORMACION Y COMUNICACIÓNSi71%FORTALEZAS: La Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Mercadeo junto con la División de Sistemas de Información y Tecnología a través de las plataformas digitales, dan a conocer los procesos y gestión administrativa que adelanta la universidad, esto, conforme lo establece la Ley de Transparencia. DEBILIDADES: Es importante que se habiliten espacios de autoevaluación de las gestiones adelantadas, socializando con cada uno de los funcionarios la importancia y el deber legal de divulgar en debida forma los procesos que se adelantan. Desde la División de Sistemas de Información y Tecnología prestan apoyo a cada una de las dependencias para el funcionamiento respectivo, aunque los medios con que cuenta la universidad para los sistemas de información son muy rudimentarios y ya cumplieron su ciclo de vida. Para el momento de este informe se encuentra en ejecución la consultoría para la elaboración del diagnóstico del Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información PETI. Se recomienda para el segundo semestre la implementación y puesta en marcha de dicha estrategia.
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ACTIVIDADES DE MONITOREO Si90%FORTALEZAS:A través del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se realiza monitoreo de los procesos que adelanta la universidad, realizando seguimiento al desarrollo de cada una de las auditorías aprobadas por el comité, permitiendo establecer acciones de mejora o tomar decisiones sobre aspectos importantes y necesarios que en estos ejercicios se hayan observado, realizandio las acciones de mejora respectivas. En cada comité se realiza una exposición de la ejecución de las auditorías que se van adelantando y de los planes de mejoramiento en el caso que se suscriban, como también las no conformidades y las oportunidades de mejora, igualmente se realiza un informe de cada una de las auditorías que se van desarrollando. DEBILIDADES: Se debe establecer de manera clara los roles que cada líder de proceso tiene de acuerdo con la línea de defensa que le corresponde, monitoreando y evaluando la gestión institucional a través de la autoevaluación y la evaluación independiente. No se realiza por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión seguimiento y monitoreo a los Planes de Mejoramiento suscritos con entes externos de control debido a que la Oficina no tiene conocimiento de primera mano de estos.
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