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1 | BUDGET 2019 | TICKETS | ||||||||||||||||||||||
2 | Item | Estimated cost per item | Quantity | Total estimated cost (excl. VAT) | Total Estimated cost (with VAT) | Final Total cost (with VAT) | Comments | 2019 Estimations | Quantity | Prices with Platform fee | Prices without Platform fee | Estimated revenue | ||||||||||||
3 | Venue | Total Quantity | ||||||||||||||||||||||
4 | Location (rental costs only) | Excluding catering | ||||||||||||||||||||||
5 | Extra location cost (high tables, staff, mics) | Academics Early Bird | ||||||||||||||||||||||
6 | Projector and screen | Academics Regular | ||||||||||||||||||||||
7 | Posters To display the student posters | Optional | Companies Early Bird | |||||||||||||||||||||
8 | Courier To deliver e.g. posters stands | If needed | Companies Regular | |||||||||||||||||||||
9 | Catering | Start ups Early Bird | ||||||||||||||||||||||
10 | Catering Day 1 | Start ups Regular | ||||||||||||||||||||||
11 | Catering Day 2 | Gig Workers | ||||||||||||||||||||||
12 | Drinks | PhD Students Early Bird | ||||||||||||||||||||||
13 | PhD Students Regular | |||||||||||||||||||||||
14 | Preparations | Students (Bachelor and Master) Early Bird | ||||||||||||||||||||||
15 | Printing | Students (Bachelor and Master) Regular | ||||||||||||||||||||||
16 | Flyers | Policiy makers/Public sector Early Bird | ||||||||||||||||||||||
17 | Banners | Policiy makers/Public sector Regular | ||||||||||||||||||||||
18 | Programs | TOTAL ESTIMATED SALE | ||||||||||||||||||||||
19 | Badges | |||||||||||||||||||||||
20 | Flag | COMMENT ON TICKET ESTIMATION: | RATIO: | Early bird | 30,00% | |||||||||||||||||||
21 | Creative | Regular | 70,00% | |||||||||||||||||||||
22 | Decoration | |||||||||||||||||||||||
23 | Other ideas | Free tickets | Quantity | Type of the ticket | Students(Bachelor & Master) | PhD | Academics | Companies | Startups | Policy makers/Public sector | ||||||||||||||
24 | Event marketing | Keynote speakers | Early bird | |||||||||||||||||||||
25 | Social media marketing | Roundtable speakers | Regular | |||||||||||||||||||||
26 | Website | Sponsor companies | All | |||||||||||||||||||||
27 | Graphic design | Journalists | ||||||||||||||||||||||
28 | Video | Volunteers | ||||||||||||||||||||||
29 | Photographer | Gig workers | ||||||||||||||||||||||
30 | Extras | Total free tickets | ||||||||||||||||||||||
31 | Speaker gifts | |||||||||||||||||||||||
32 | Thank you letters | |||||||||||||||||||||||
33 | Host | |||||||||||||||||||||||
34 | Table stands | For think-like roundtables | ||||||||||||||||||||||
35 | Extra speaker costs | Taxi etc. | ||||||||||||||||||||||
36 | Flowers for the organizing team | |||||||||||||||||||||||
37 | Dinner | |||||||||||||||||||||||
38 | Music | |||||||||||||||||||||||
39 | Catering | |||||||||||||||||||||||
40 | Hotel Rooms | |||||||||||||||||||||||
41 | Speaker 1 | |||||||||||||||||||||||
42 | Speaker 2 | |||||||||||||||||||||||
43 | Speaker 3 | |||||||||||||||||||||||
44 | Speaker 4 | |||||||||||||||||||||||
45 | Staff 1 | |||||||||||||||||||||||
46 | Staff 2 | |||||||||||||||||||||||
47 | Staff 3 | |||||||||||||||||||||||
48 | Staff 4 | |||||||||||||||||||||||
49 | ||||||||||||||||||||||||
50 | Transport & travel expenses | |||||||||||||||||||||||
51 | Transport Speaker 1 | |||||||||||||||||||||||
52 | Transport Speaker 2 | |||||||||||||||||||||||
53 | Transport Speaker 3 | |||||||||||||||||||||||
54 | Transport Speaker 4 | |||||||||||||||||||||||
55 | Organizers | |||||||||||||||||||||||
56 | Staff 1 | |||||||||||||||||||||||
57 | Staff 2 | |||||||||||||||||||||||
58 | Staff 3 | |||||||||||||||||||||||
59 | Unforseen costs | 10% of the total cost | ||||||||||||||||||||||
60 | Total w/o hours | |||||||||||||||||||||||
61 | Total estimated cost 2018 | - € | ||||||||||||||||||||||
62 | TOTAL FINAL COST | € 0 | Need to fill in all final total costs | |||||||||||||||||||||
63 | Cost per participant | 0,00 € | ||||||||||||||||||||||
64 | ||||||||||||||||||||||||
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