7. Plantilla para descarga_ Instrumento de Monitoreo, Evaluación y Control.xlsx

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1	Instrumento N°7: Instrumento de Monitoreo, Evaluación y Control (IMEC)
2	Movimiento local:
3	Responsable del diligenciamiento:
4	Fecha de diligenciamiento:
5	Este instrumento tiene como propósito evaluar el estado del movimiento local, identificando fortalezas y oportunidades de mejora en aspectos clave de su funcionamiento. Su aplicación permite tener un diagnóstico integral del movimiento, identificar alertas o riesgos y definir acciones de acompañamiento, fortalecimiento y, en caso de requerirse, intervención. ¿Cómo se diligencia el instrumento? Este es un ejercicio de diagnóstico basado en evidencia verificable. Estas son las indicaciones: 1. Revisae el indicador. 2. Identificar y cargar los medios de verificación disponibles. Es necesario contar con al menos una evidencia que respalde la calificación. Se pueden usar otros soportes distintos a los sugeridos, siempre que sean verificables. No es necesario adjuntar todos los documentos, pero sí tenerlos disponibles. 3. Asignar una calificación marcando UNA "x" sobre la casilla correspondiente, según los siguientes criterios: 4. Incluir observaciones si es necesario. Se puede utilizar esta columna para explicar la calificación asignada, aclarar situaciones particulares o indicar avances en proceso o limitaciones. 5. La Federación Colombiana de ACJ-YMCA revisa y valida los medios de verificación. Con base en el análisis de la información, construye un diagnóstico del estado del movimiento local, y determina el nivel de acompañamiento requerido (acompañamiento, fortalecimiento, intervención). 6. A partir de esto, se construye de manera conjunta (movimiento - Federación) un Plan de Trabajo, acorde con las necesidades y capacidades del movimiento.
6	Misión: Evalúa el nivel de apropiación, coherencia y vivencia de los fundamentos YMCA (Base de París, Desafío XXI, Declaración de Tozanso) dentro del movimiento local. Incluye tanto su formalización institucional como su integración en los procesos internos, programas y cultura organizacional. Esta categoría permite determinar si el movimiento actúa de manera consistente con su propósito y principios.
7	#	Indicadores	Medios de Verificación	1	2	3	P	Observaciones
8	1	Incorpora en sus estatutos o documentos institucionales oficiales los fundamentos del movimiento (Base de París y Desafío XXI) y garantiza coherencia institucional en su aplicación.	-Estatutos vigentes -Plan estratégico u otro documento institucional oficial que explicite los fundamentos del movimiento
9	2	Cuenta con evidencia documentada de la aceptación de la Base de París por parte de socios básicos y voluntarios.	-Actas de vinculación de socios básicos. -Formatos firmados de compromiso o adhesión -Registros de inducción donde conste la aceptación.
10	3	Los programas y actividades se diseñan y ejecutan en coherencia con la misión institucional y con fuentes de financiación alineadas a sus principios.	-Fichas o descripciones de proyectos. -Convenios, contratos o acuerdos con financiadores. -Informes de ejecución de programas.
11	4	Implementa acciones sistemáticas para promover la vivencia de la misión, con un responsable o equipo designado y evidencia de actividades realizadas.	-Plan, cronograma o registro de actividades relacionadas con misión. -Evidencia de actividades (talleres, encuentros, espacios formativos). -Listas de asistencia o registros de participación.
12	Subtotal
13	Programas y servicios: Evalúa la capacidad de la ACJ-YMCA local para diseñar, implementar y mejorar programas coherentes con su misión, con especial énfasis en el trabajo con jóvenes. Considera la existencia de una oferta programática activa, su nivel básico de estructuración y la incorporación de mecanismos de evaluación. Esta categoría permite valorar si el movimiento traduce su propósito en acciones concretas, pertinentes y en mejora continua.
14	Indicadores		Medios de Verificación	1	2	3	P	Observaciones
15	5	Ejecuta al menos un programa o servicio activo durante el periodo evaluado, con evidencia de su desarrollo.	-Informe de gestión. -Registro de ejecución (cronogramas, actas, listados de asistencia). -Evidencia de actividades (fotografías, piezas de convocatoria, reportes).
16	6	Los programas y servicios priorizan el trabajo con jóvenes, en coherencia con la identidad del movimiento.	-Portafolio de programas -Caracterización de beneficiarios (edad, tipo de población) -Informe de gestión.
17	7	Cuenta con programas o servicios definidos mediante objetivos, población objetivo, actividades estructuradas y lineamientos básicos de calidad.	-Fichas técnicas de programas -Documentos de diseño o formulación de proyectos -Guías metodológicas o lineamientos internos
18	8	Cuenta con mecanismos de evaluación periódica de sus programas y utiliza los resultados para la toma de decisiones, mejora continua y ajuste de la relación entre calidad, cobertura, costos y capacidad operativa.	-Encuestas de satisfacción o herramientas de evaluación -Informes de evaluación o seguimiento de programas -Ajustes documentados en programas (cambios, mejoras, rediseños)
19	Subtotal
20	Talento Humano: Evalúa la capacidad de la ACJ-YMCA local para gestionar de manera adecuada tanto su personal contratado como su voluntariado. Incluye procesos de vinculación, formación, participación y condiciones laborales básicas que permiten el funcionamiento del movimiento. Esta categoría permite valorar si el movimiento cuenta con las personas, capacidades y condiciones necesarias para sostener su operación y desarrollo.
21	Indicadores		Medios de Verificación	1	2	3	P	Observaciones
22	Staff
23	9	Cuenta con información organizada, actualizada y protegida de su personal contratado.	-Carpeta de personal (física y/o digital) -Base de datos del personal
24	10	Cuenta con una política de selección y contratación de personal que define perfiles y criterios acordes con sus principios y necesidades, incluyendo una sección sobre prevención de conflictos de interés.	-Política o lineamientos de contratación -Manuales de funciones -Formatos o procedimientos de selección
25	11	Cumple con las normas legales en materia laboral, incluyendo contratación formal, pago de nómina, salud y seguridad en el trabajo, seguridad social, parafiscales y cobro de incapacidades.	-Contratos laborales (muestra) -Comprobantes de pago de seguridad social y parafiscales -Soportes de nómina
26	12	Desarrolla procesos de inducción para el personal contratado que incluyen los temas pertinentes para el cargo y la comprensión de la misión y fundamentos del movimiento. .	-Agenda o contenido de inducción -Presentaciones o materiales -Evidencia de realización (actas, reportes)
27	13	Implementa acciones de capacitación para el personal contratado, orientadas al desarrollo de sus funciones y al fortalecimiento institucional.	-Registros o evidencias de capacitaciones (actas, listas, certificados) -Plan o cronograma (si existe) -Materiales utilizados
28	14	Implementa acciones de bienestar laboral, desde el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo (SG-SST), que garantizan condiciones adecuadas para el desempeño y permanencia del personal.	-Documento o plan básico de SG-SST -Evidencia de actividades (pausas activas, jornadas, campañas, etc.) -Registros del COPASST o vigía (si aplica)
29	15	Cuando es posible, promueve espacios de práctica o aprendizaje para jóvenes, mediante la vinculación de practicantes, pasantes u otras modalidades formativas.	-Convenios con instituciones educativas -Registros de practicantes o pasantes -Evidencia de participación (informes, certificaciones, actas)
30	Voluntariado
31	16	Cuenta con información básica organizada, actualizada y protegida de voluntarios y socios.	-Base de datos de voluntarios. -Registro individual (muestra) -Informe semestral presentado a Junta Directiva.
32	17	Desarrolla procesos periódicos de inducción dirigidos a voluntarios nuevos.	-Contenido o agenda de inducción. -Materiales utilizados. -Listas de asistencia. -Evidencia de realización (actas, fotos, reportes).
33	18	Promueve procesos de formación para voluntarios y socios básicos que fortalecen su rol en el movimiento y en los programas.	-Cronograma de formación. -Materiales de formación (presentaciones, guías, contenidos). -Listas de participación. -Evidencia de realización (actas, fotos, reportes).
34	19	Los voluntarios y socios básicos participan activamente en programas y otras actividades del movimiento.	-Registros de actividades o espacios institucionales. -Informes de programas o actividades -Evidencia de participación (fotos, reportes, convocatorias).
35	Subtotal
36	Gobernanza: Evalúa el funcionamiento, la estructura y las reglas que orientan la toma de decisiones en la ACJ-YMCA local. Incluye el rol de la Junta Directiva, el cumplimiento de los estatutos y la aplicación de políticas que garantizan transparencia, control y adecuada distribución de responsabilidades. Esta categoría permite determinar si el movimiento cuenta con una dirección estratégica sólida y mecanismos adecuados de control institucional.
37	Indicadores		Medios de Verificación	1	2	3	P	Observaciones
38	20	Los estatutos están actualizados y alineados con el modelo establecido por la Federación, e incluyen mecanismos para la rotación y límites de permanencia de los miembros de la Junta Directiva.	-Estatutos vigentes.
39	21	Selecciona y forma socios básicos alineados con la misión y principios YMCA, fortaleciendo su rol en la gobernanza. Garantiza que no asumen roles operativos o de co-administración.	-Criterios o lineamientos para selección de socios básicos. -Evidencia de procesos de formación (agendas, materiales, registros). -Actas o registros de vinculación de socios.
40	22	Los voluntarios y socios básicos participan activamente en comités asesores u otros espacios de apoyo a la gestión del movimiento.	-Actas de comités o espacios de trabajo -Listas de asistencia -Evidencia de funcionamiento (informes, reportes, actividades)
41	23	La Junta Directiva se reúne periódicamente con el quórum establecido, y sus reuniones quedan registradas en actas debidamente documentadas y actualizadas en el libro oficial.	-Libro de actas de Junta Directiva -Actas recientes (muestra)
42	24	Cuenta con mecanismos o políticas que previenen y regulan conflictos de interés en la conformación y funcionamiento de la Junta Directiva.	-Política o lineamientos sobre conflictos de interés -Estatutos o reglamentos internos -Actas donde se evidencie aplicación (si aplica)
43	25	Los miembros de la Junta Directiva cumplen con los perfiles y funciones establecidos en los estatutos.	-Listado de miembros de Junta -Hojas de vida o perfiles básicos
44	26	La Asamblea ordinaria de socios se realiza conforme a los tiempos y condiciones establecidos en la ley y los estatutos.	-Convocatoria -Listado de asistentes -Acta de Asamblea ordinaria
45	27	Las reuniones de Junta Directiva abordan de manera sistemática temas clave para el seguimiento institucional: reflexión espiritual, aprobación de actas, revisión de estados financieros, seguimiento al plan operativo e informes de gestión.	-Actas de Junta Directiva (muestra) -Orden del día o agendas
46	28	Participa en espacios del movimiento a nivel local, nacional o internacional a través de representantes y/o voceros, quienes asumen y cumplen las responsabilidades conforme a los lineamientos institucionales.	-Convocatorias o invitaciones a espacios del movimiento -Actas o registros de participación -Designación de representantes (acta, correo, rol asignado) -Evidencia de participación (reportes, retroalimentación)
47	Subtotal
48	Gestión Administrativa y Control Interno: Evalúa la capacidad de la ACJ-YMCA local para planificar, organizar y controlar su operación mediante procesos administrativos básicos. Incluye la planeación institucional, el seguimiento a la gestión, el control interno y el cumplimiento de requisitos administrativos. Esta categoría permite valorar si el movimiento cuenta con estructuras y prácticas que aseguren un funcionamiento ordenado, transparente y sostenible.
49	Indicadores		Medios de Verificación	1	2	3	P	Observaciones
50	29	Cuenta con un plan estratégico (de 3-5 años) y un plan operativo anual aprobados por la Junta Directiva	-Plan estratégico vigente -Plan operativo anual -Acta de Junta Directiva donde se aprueben
51	30	El Revisor Fiscal y el Contador cumplen sus funciones de manera independiente, conforme a lo establecido en la ley.	-Contratos o designaciones. -Certificaciones o tarjetas profesionales. -Declaración o evidencia de no conflicto de interés (si existe).
52	31	Identifica y gestiona sus riesgos operativos mediante herramientas como una matriz de riesgos y la implementación de medidas de mitigación, incluyendo pólizas de seguro u otras acciones acordes a su contexto.	-Matriz de riesgos (aunque sea básica). -Documento o listado de riesgos identificados. -Evidencia de medidas de mitigación: Pólizas, protocolos, acciones implementadas.
53	32	Mantiene vigente su calificación en el régimen tributario especial y cumple con los requisitos y obligaciones fiscales correspondientes.	-Certificado de permanencia en el régimen tributario especial. -Soporte de actualización ante DIAN. -Evidencia de cumplimiento (declaraciones, reportes – muestra).
54	33	Implementa acciones de auditoría y control interno sobre los procesos de manejo de recursos financieros, compras y contratación.	-Procedimientos o políticas de control. -Informes de auditoría (interna o externa). -Evidencia de revisiones o controles (actas, reportes).
55	34	Cumple con el envío de reportes semestrales a la Federación en los tiempos establecidos.	-Correos de envío. -Reportes enviados. -Confirmación de recepción.
56	35	Realiza seguimiento periódico al cumplimiento del plan estratégico y operativo, e implementa acciones de mejora.	-Informes de seguimiento. -Actas de Junta o reuniones donde se revisen planes. -Evidencia de ajustes o acciones de mejora.
57	36	Organiza y conserva sus archivos institucionales conforme a lineamientos básicos de gestión documental, incluyendo medidas de seguridad, respaldo de la información y protección de datos personales.	-Estructura de archivo con controles de acceso (físicas o digitales). -Evidencia de respaldo (copias de seguridad). -Política de tratamiento de datos personales.
58	37	Elabora informes anuales de gestión que permiten la conservación de la memoria institucional.	-Informes anuales de gestión. -Evidencia de socialización (actas, presentaciones).
59	Subtotal
60	Finanzas: Evalúa la capacidad de la ACJ-YMCA local para gestionar sus recursos de manera sostenible, transparente y responsable. Incluye la generación y diversificación de ingresos, el seguimiento a la gestión financiera y el cumplimiento de obligaciones con terceros. Esta categoría permite determinar si el movimiento cuenta con condiciones financieras que aseguren su estabilidad y continuidad en el tiempo.
61	Indicadores		Medios de Verificación	1	2	3	P	Observaciones
62	38	Cumple oportunamente con los reportes financieros exigidos por donantes, aliados y entidades con las que tiene convenios.	-Informes financieros enviados (muestra). -Correos de envío o radicación.
63	39	Los excedentes, cuando existen, se reinvierten en el objeto social conforme a la normativa vigente.	-Estados financieros. -Actas de Junta o Asamblea donde se apruebe la destinación de excedentes. -Notas o soportes contables.
64	40	Los estados financieros evidencian una gestión financiera orientada a la sostenibilidad, incluyendo control del endeudamiento, cumplimiento de obligaciones y estabilidad o crecimiento del patrimonio.	-Estados financieros (balance y estado de resultados). -Informes financieros o análisis básicos. -Presupuesto vs ejecución (buena práctica).
65	41	Cuenta con fuentes de ingresos diversificadas que contribuyen a su sostenibilidad, incluyendo ingresos propios, además de donaciones o convenios.	-Detalle de ingresos por fuente. -Presupuesto institucional.
66	42	Realiza seguimiento periódico a la gestión financiera a través de la Junta Directiva y la revisoría fiscal.	-Actas de Junta Directiva. -Informes del Revisor Fiscal. -Presentaciones o reportes financieros.
67	Subtotal
68	Comunicación estratégica: Evalúa la capacidad de la ACJ-YMCA local para gestionar la comunicación como una herramienta para el posicionamiento, la articulación interna y el cumplimiento de su misión. Incluye el uso adecuado de la identidad institucional, la existencia de canales activos y la implementación de acciones de comunicación externa. Esta categoría permite valorar si la comunicación contribuye de manera intencional al fortalecimiento del movimiento.
69	Indicadores		Medios de Verificación	1	2	3	P	Observaciones
70	43	Utiliza los símbolos y logotipos oficiales del movimiento de manera consistente en sus comunicaciones, conforme al Manual de Marca institucional.	-Piezas de comunicación (redes sociales, afiches, presentaciones, documentos). -Material institucional reciente.
71	44	Implementa acciones de comunicación externa orientadas a posicionar el movimiento en su entorno y dar a conocer sus programas y resultados.	-Publicaciones en redes sociales o medios digitales. -Piezas de divulgación (campañas, convocatorias, boletines). -Evidencia de difusión de resultados (informes, logros).
72	45	Cuenta con canales de comunicación institucional activos, mediante los cuales informa de manera periódica a sus públicos internos y externos.	-Redes sociales activas -Correo institucional o boletines -Grupos o canales internos (WhatsApp, mailing, plataformas) -Evidencia de uso (publicaciones, envíos, mensajes)
73	Subtotal
74	Articulación y relaciones institucionales: Evalúa la capacidad de la ACJ-YMCA local para establecer y gestionar relaciones de cooperación con actores externos y con el movimiento YMCA. Incluye la participación en redes, el desarrollo de alianzas y la articulación con la Federación y otras ACJ. Esta categoría permite valorar si el movimiento se integra de manera activa, coordinada y responsable en su entorno y en la red institucional.
75	Indicadores		Medios de Verificación	1	2	3	P	Observaciones
76	46	Cumple con los compromisos adquiridos en alianzas, proyectos y partnerships, incluyendo reportes y resultados.	-Informes de proyectos o convenios -Reportes enviados a aliados o donantes -Actas o correos de seguimiento
77	47	La gestión de recursos y relaciones con donantes se realiza de manera coordinada con el movimiento, evitando conflictos con otras ACJ.	-Comunicaciones con la Federación (correos, actas, reportes). -Evidencia de coordinación en propuestas o alianzas.
78	48	Establece y desarrolla alianzas o acuerdos de cooperación con organizaciones para el desarrollo de programas o proyectos.	-Convenios o acuerdos. -Cartas de intención o actas de colaboración -Evidencia de ejecución conjunta (informes, actividades)
79	49	Participa activamente en espacios, iniciativas y procesos del movimiento YMCA a nivel nacional, regional o internacional.	-Convocatorias o invitaciones. -Registros de participación (actas, certificaciones, reportes)
80	50	Mantiene una relación activa de colaboración y comunicación con la Federación y otras ACJ del país.	-Correos o comunicaciones institucionales. -Actas o registros de reuniones Evidencia de acciones conjuntas o apoyo mutuo.
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