ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
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Cantidad HallazgosFecha de la auditoríaNo hallazgoVigenciaDescripcion HallazgoAcción Correctiva Fecha Suscripción Plan de Mejoramiento Fecha Límite de SeguimientoResponsableauditorEstado abierto/ cerrado Fecha de Seguimiento
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39/8/202012020No se evidencia avances significativos en las acciones implementadas establecidas en la matriz seguimientos al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con relación al componente RACIONALIZACION DE TRAMITESIdentificar los trámites, otros procedimientos administrativos y procesos que tiene la empresa, faciltar el acceso a los servicios que brinda la empresa. Clasificar según la importancia los trámites, procedimientos y procesos de mayor impacto a racionalizar. Realizar mejoras en costos, tiempos, pasos, procesos, procedimientos. Incluir uso de medios tecnológicos para su realización, permitiendo con esto simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, acercando al ciudadanoa los servicios que presta la empresa, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia en sus procedimientos. Ajustar el procedimiento SUIT 21/9/202030/12/2020Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónAngelica Leon PulgarinCerrado 09/09/202121/09/2020: Se suscribe plan de mejoramiento. 22/12/2020: Los trámites se encuentran identificados, se evidenció que se tienen clasificados los trámites según la importancia de racionalizar.Tambien se evidenció que con el fin de mejorar la calidad del servicio la oficina asesora de Planeación a la fecha tiene los tramites en linea y algunos se encuentran cargados en la plataforma del SUIT. El procedimiento SUIT se encuentra en proceso de actualización; por lo anterior al faltar tramites por cargar en la plataforma y actualizar el procedimiento el plan continua abierto para la vigencia 2021. 08/02/2021: Reunión racionalización de tramites (requisitos para trámites, formulario único de solicitud de trámites, alimentación datos de operación SUIT, interoperabilidad, actualizar y mejorar procedimiento de trámite de cambio de tarifa a hogares comunitarios y sustitutos., se tiene como evidencia acta de fecha del 8 de febrero del 2021. 26/04/2021: Reunión para revisar el estado de los trámites y la plataforma SUIT, esta pendiente por validar un trámite se tiene como evidencia el acta de fecha 26 de abril del 2021. 09/09/2021: Con respecto al plan de mejoramiento interno suscrito frente al tema de Racionalización de Trámites se pudo evidenciar que todos los trámites se encuentran identificados, se tienen clasificados según la importancia a racionalizar, del mismo modo se constató que el procedimiento SUIT se le realizaron los ajustes pertinentes de acuerdo a lo requerido dentro del proceso para posteriormente solicitar actualización en el software Kawak; así mismo se evidencio que en la página del SUIT a nivel departamental; Emcartago E.S.P se encuentra en un porcentaje de avance del 100%, por tal motivo se cierra el plan de mejoramiento dado que se dio cumplimiento a la acción correctiva.
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123/4/202112021Se evidencio que en el mes de Diciembre de 2020, Enero de 2021 se incumplió con el Reglamento Interno de Trabajo, Resolución 20202000006105 de fecha 28 de octubre de 2020 con relación a los Artículo 22. literal b y Articulo 27 literal c. (procedimiento de pago y aprobación de las horas extras).Hacer reuniones con los subgerentes, jefes y el Gerente para definir las responsabilidades con relación a la aprobación de pago y firma del Acto Administrativo de horas extras.23/4/202130/6/2021Subgerente Administrativo y Talento HumanoLuz Adriana OcampoCerrado 31/05/202131/05/2021: Se evidenció una gestión del riesgo efectuado por la Subgerencia Administrativa y de Talento Humano, proporcionando un aseguramiento razonable con respectoal logro de los objetivos institucionales; por lo tanto, los controles están siendo efectivos y se aplicó la acción correctiva, ya se encuentran aprobadas las horas extras mediante acto administrativo con los controles para su revisión y aprobación quedando cerrado el plan de mejoramiento.
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26/2/202112021Se evidenció que la caracterización del proceso se encuentra desactualizada.Realizar la revisión y/o actualización de la caracterización del proceso, para contribuir a la mejora continua de Emcartago E.S.P17/6/202130/8/2021Jefe Oficina Atención a UsariosDiana Marcela Grajales HernándezCerrado 30/08/202117/06/2021: Se suscribe Plan de Mejoramiento.20/08/2021: Se hace seguimiento para conocer el avance del plan de mejoramiento, sin embargo se evidencia que no se ha presentado un avance significativo.30/08/2021: Se evidenció en el software KAWAK que la caracterización del proceso Atención a Usuarios fue actualizada el día 30 de agosto del 2021, por lo tanto se cierra el plan de mejoramiento.
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320/05/2112021Se evidenció que la caracterización del proceso se encuentra desactualizada.Realizar la revisión y/o actualización de la caracterización del proceso, para contribuir a la mejora continua de Emcartago E.S.P
17/6/202130/8/2021Jefe Oficina CarteraDiana Marcela Grajales HernándezCerrado 23/08/202117/06/2021: Se suscribe Plan de Mejoramiento. 23/08/2021: Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento evidenciando en la plataforma Kawak que la caracterización del proceso gestión cartera se encuentra actualizada desde el día 8 de julio del 2021; por lo tanto se cierra el plan de mejoramiento.
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420/05/2112021Se evidenció que la caracterización del proceso y los procedimientos se encuentran desactualizados.Realizar la revisión y/o actualización de la caracterización del proceso y de los procedimientos, para contribuir con la mejora continua de Emcartago E.S.P.17/6/202124/9/2021Jefe Oficina Comercial Luz Adriana OcampoCerrado 29/06/202217/06/2021: Se suscribe Plan de Mejoramiento.
23/08/2021: Se realizó seguimiento al plan de mejoramiento evidenciando que la caracterización aún se encuentra desactualizada, por otro lado el líder del proceso indica que a los procedimientos del proceso se le realizaron los ajustes pertinenentes, sin embargo está pendiente enviarlos a la Oficina Asesora de Calidad para su posterior actualización; por tal motivo se hará nuevamente seguimiento para conocer su avance.
27/09/2021: Se evidenció que no se ha realizado la actualización de la caracterización ni tampoco de los procedimientos, a lo que el auditado refirio que se encontraba con muchos temas laborales ( compass, vie) con los cuales se tenia un cronograma establecido.
29/11/2021:Se realiza seguimiento evidenciando procedimientos actualizados con fecha del 28 de septiembre de 2021,; excepto el procedimiento Medición de la satisfacción en la prestación del servicio, dado que dicho procedimiento se va a tercerizar con el fin de abordar otros tipos de prodcutos tales como: Nivel de satisfacción, servicio usuario, cliente oculto, diagnóstico, imágen corporativa y responsabilidad social. Cabe indicar que al momento del seguimiento la caracterización del proceso aún se encuentra desactualizada por lo cual el plan se deja abierto y se hará seguimiento en la vigencia 2022.
14/06/2022: De acuerdo a lo evidenciado en la auditoria interna se pudo identificar que la caracterizacion del proceso y los procedimientos del area comercial se encuentran Actualizados, en lo referente al procedimiento Medición y Satisfacción del servicio, este no ha sido tercerizado a la fecha, dando de esta manera cumplimiento a lo contenido dentro el procedimiento. Por lo anterior el dia 29 de Junio se cierra plan de mejoramiento dando cumplimiento a la acción correctiva.
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55/11/202112021Se evidenció que la caracterización del proceso se encuentra desactualizada.Realizar la revisión y/o actualización de la caracterización del proceso, para contribuir con la mejora continua de Emcartago E.S.P.18/6/202130/8/2021Subgerente Técnico y Operativo Diana Marcela Grajales HernándezCerrado 22/09/202118/06/2021: Se suscribe Plan de Mejoramiento. 23/08/2021: Se realizó seguimiento evidenciando que la caracterización del proceso aún se encuentra desactualizada. 22/09/2021: Se recibio acta por parte de la Oficina Asesora de Calidad y Medio Ambiente el día 16 de Septiembre del 2021, por medio del cual manifiestan que la caracterización de gestión técnica se elimina, ya que las actividades que realizá no da para implementar una caracterización dentro del proceso, por lo tanto se cierra el plan de mejoramiento.
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619/05/2112021A pesar de que en algunas actividades de los procedimientos se involucran otras oficinas, en la realidad no se evidencia trazabilidad y seguimiento por los diferentes líderes de los
procesos en busca del cumplimiento de los objetivos institucionales.
Es importante que las diferentes oficinas que lideran cada proceso tengan una comunicación asertiva y compromiso en las actividades que realizan y que son transversales; logrando contribuir de una manera eficiente y eficaz en el proceso para obtener la excelencia en la prestación de los servicios públicos. Lo cual se verá reflejado en la satisfacción del usuario y del servicio. Por lo tanto se debe revisar y/o actualizar los procedimientos que tienen injerencia las tres oficinas y su ejecución.17/6/202127/7/2021Jefe Oficina Normalización Jefe Oficina Comercial Jefe Oficina Cartera, Subgerente Técnico y Operativo.Luz Adriana Ocampo - Diana Marcela Grajales HernándezCerrado 09/08/202117/06/2021: Se suscribe Plan de Mejoramiento.
23/08/2021: Se evidenció que a la fecha del seguimiento no se ha presentado avance significativo con respecto al plan de mejoramiento, sin embargo se constató según acta del 11 de Agosto de 2021 que la Oficina de Normalización y la Oficina de Cartera se reunieron para tratar temas transversales como la validación semanal a predios a intervenir para taponamiento; se hará nuevamente seguimiento para conocer el avance a dicho plan. 26/06/2021: Se recibe acta por medio del cual los lideres responsables del plan se reunen para revisar el procedimiento de matriculas con el fin de articular los procedimientos con el fin de lograr la acción de mejora, lo que se evidencia en el procedimiento Gestión de Matriculas, activación y desactivación de Equipos y SPD, con fecha de actualización el día 13 de agosto del 2021 en el software KAWAK.
06/07/2021: Se evidencia acta en donde realizaron mesa de trabajo para evaluar la metodología de comunicación entre las areas responsables ( Normalización, Comercial, Cartera, Subgerencia Técnica).
09/08/2021: Se evidencia acta en el cual socializan los compromisos del acta del 6 de julio del 2021, para revisar los temas pendientes como son: revisión de cartera de predios con mas de 3 meses de deuda para realizar los taponamientos respectivos (suspensión) se resalta la importancia de destacar que aun no se puede suspender el servicio por directiva presidecial motivo de la pandemia. También se realizó verificación y seguimiento de los predios intervenidos ( actividades de predios que fueron depurados de cartera y concebido el Contrato de Condiciones Uniformes), de igual manera se revisaron los predios para evaluar la micromedición de los casos puntuales residenciales. Por lo expuesto se cierra el plan de mejoramiento el día 9 de agosto del 2021.
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726/07/2112021Se evidenció que la respuesta de algunas PQR’s auditadas supera los 30 días como lo señala el Decreto Legislativo 491 del 28 de Marzo de 2020 Artículo 5.Realizar la revisión de las PQR's vencidas de acuerdo a lo establecido en el Decreto Legislativo 491 del 28 de Marzo de 2020 Artículo 5 y poder brindar una respuesta oportuna al usuario, por lo tanto La Oficina de Control Interno o quien hace sus veces realizara seguimiento por dos (2) meses a las PQR´S.20/08/202129/10/2021Jefe Oficina Atención al CiudadanoDiana Marcela Grajales HernándezCerrado 29/06/202220/08/2021: Se suscribe Plan de Mejoramiento. 03/12/2021: Se hace seguimiento donde se observa un avance significativo dado que se evidenció que algunos expedientes solicitados aleatoriamente se encuentran dentro del tiempo de respuesta que estipula la Ley, sin embargo, dicho plan de mejoramiento queda abierto para la vigencia 2022 con el fin de hacerle seguimiento y determinar nuevamente su grado de avance.
10/06/2022: Al momento de la auditorias se solicito evidencia de algunos expedientes con el fin de conocer el grado de avance en el cumplimiento de la acción correctiva, en donde se pudo verficar que se ha venido dando cumplimiento a la normatividad vigente con respecto a las respuestas de las PQRs en el tiempo establecido, por lo tanto, se cierra dicho plan de mejoramiento el dia 29 de junio de 2022.
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89y10/08/2112021Se hace necesario efectuar la actualización y/o revisión de los procedimientos, garantizando el cumplimiento de la Dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), con relación a la Gestión del Conocimiento y la Innovación; donde es importante preservar el conocimiento tácito a través de la gestión por procesos que permita documentarlos, para luego analizarlos y rediseñarlos de tal manera que se puedan compartir, evaluar, mejorar y difundirLa principal causa se ha presentado por problemas técnicos con el software KAWAK, del mismo modo cúmulo de trabajo.21/09/202116/11/2021Subgerente Financiero, Jefe Oficina Presupuesto y Costos, Jefe Oficina de Tesorería, Jefe Oficina de Contabilidad Adriana Ocampo Hincapié Diana Marcela Grajales H. Cerrado 29/06/202221/08/2021: Se suscribe Plan de Mejoramiento.
29/11/2021: Se hace seguimiento al plan de mejoramiento y se evidencia que aún no se ha dado cumplimiento a la acción correctiva, por tal motivo dicho plan queda abierto para hacerle seguimiento en la vigencia 2022.
6/04/2022: Se hizo seguimiento el día 6 de Abril de 2022 por parte de la Oficina de Control Interno en donde se evidenció que se le está dando cumplimiento a la acción correctiva, dado que se observó la trazabilidad en donde solicitan el carque de dichos procedimientos en el programa de gestión, sin embargo queda abierto dado que aún no se evidencian los procedimientos actualizados en su totalidad en el software Kawak, ya que este requerimiento se hizo el día 30 de Marzo y se cuenta con 15 días hábiles para su ejecución, para lo cual se hará nuevamente seguimiento en el mes de Mayo y de esta manera verificar nuevamnete la información
29/06/2022: Se realizó seguimiento, donde se constató que los procedimientos se encuentran actualizados con fecha 7 de abril de 2022, dando con esto cumplimiento a la acción correctiva por lo tanto se cierra plan de mejoramiento.
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923/11/202112021Con relación al Plan Estratégico aprobado en el año 2020 mediante Resolución No 20201100005155 del 3 de agosto del 2020 se constató que para el cuatrienio 2020-2023, se evidencian deficiencias en su formulación y la falta de articulación con los demás instrumentos de planeación regulatorios y legales definidos por la CRA y la Superservicios.Se hace necesario aprobar el nuevo Plan Estratégico y ajustarlo a la realidad y necesidades de la empresa.29/12/202129/3/2022Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónDiana Marcela Grajales HernándezAbierto29/12/2021:Se suscribre Plan de Mejoramiento.
28/03/2022: Se hizo seguimiento al cumplimiento de la acción correctiva con respecto al plan de mejoramiento suscrito, en donde se evidenció que se tiene proyectado en conjunto con el BIC-COMPASS el plan estrategico para 10 años, el cual esta en espera de aprobación por parte de la Asamblea y la Junta Directiva.
29/06/2022: Se realiza seguimiento evidenciando que el nuevo Plan Estrategico con alcance al 2030 se encuentra ajustado pero aun no ha sido aprobado por la Junta Directiva de EMCARTAGO
13/12/2022: Si bien es cierto durante la vigencia 2021 se construyó en conjunto con el Banco Interamericano de Desarrollo BID en el marco del programa COMPASS el nuevo Plan Estratégico proyectado a 10 años, socializado a la junta directiva el 25 de noviembre de 2021, donde la junta le hizo unas observaciones. Durante la vigencia 2022 se ha venido realizando los ajustes pertinentes. Se espera que para la vigencia 2023 se presente ante la junta directiva el proyecto final del nuevo plan estratégico.
14/04/2022: A la fecha la Emcartago se encuentra en la gestión de consecución de cotizaciones de diferentes empresas; para asi escoger la firma que realizará el acompañamiento en los ajustes del plan estratégico.
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227/04/202312023Se evidenció que el procedimiento Gestión Facturación se encuentra desactualizado, ya que continuan mencionando al aplicativo SITAC como encargado de algunos procesos de facturación.Actualizar los siguientes procedimientos:
* Gestión y Coordinación de Lectura
* Gestión Facturación
* Gestión de Matrículas; Activación y Desactivacion de Equipos y SPD
* Notas Crédito y Débito
* Procedimiento de Actualizacion de Tarifas SPD
*Procedimiento de Conciliación de Subsidios y Contribuciones		15/05/202315/11/2023Jefe Oficina ComercialSilvia Lorena Mosquera RamírezAbiertoSeguimiento Para Junio 2023
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227/04/202322023Se evidenció error en el momento de generar la facturación de los ciclos 1, 2 y 3 del mes de abril de 2023. La inconsistencia obedeció a la No facturación del componente de Aseo en la estructura de la Factura.Realizar lista de chequeo, donde se revise:
* Arquitectura de la factura
* Liquidación de todos los componenetes de servicio
* Liquidación de todos los SPD inclusive los de convenio (Aseo - Cartagueña) + Liquidaciond e Miscelaneas o Terceros (Rayco -- Equipos y Herramientas)
* Crear Alerta en Syspotec en facturación masiva		15/05/202315/11/2023Oficina ComercialSilvia Lorena Mosquera RamírezAbiertoSeguimiento Para Junio 2023
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