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1 | NIH Cap calculation for full time person with 12 month appointment | |||||||||||||||||||||||||

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3 | This Excel template shows an example and provides a calculation program for determining the amount that | |||||||||||||||||||||||||

4 | can be charged to an NIH project under the cap. The examples uses a cap of $125,000. The actual | |||||||||||||||||||||||||

5 | applicable NIH cap and actual applicable data for the individual should be input in the appropriate gray box | |||||||||||||||||||||||||

6 | below. Check grant/contract award and RPH 3.8 for applicable salary cap. For further information see | |||||||||||||||||||||||||

7 | Research Policy Handbook Chapter 3.8 (http://www.stanford.edu/dept/DoR/rph/3-8.html) and | |||||||||||||||||||||||||

8 | Salary Caps Resource page (http://www.stanford.edu/dept/DoR/Resources/salcap.html) | |||||||||||||||||||||||||

9 | The amount over the cap is charged to Expenditure Type 51190 (Unallowed Salary Over Cap). | |||||||||||||||||||||||||

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11 | Example of Calculating the amount chargeable to NIH project if salary is over agency cap: | |||||||||||||||||||||||||

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13 | Facts: | Example 1 | ||||||||||||||||||||||||

14 | GFY98 PHS salary cap | $125,000 | ||||||||||||||||||||||||

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16 | SU base salary | $150,000 | ||||||||||||||||||||||||

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18 | NIH project direct-charged effort % FTE | 10% | ||||||||||||||||||||||||

19 | NIH project cost shared effort % FTE | 10% | ||||||||||||||||||||||||

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21 | Capped salary charge calculation: | |||||||||||||||||||||||||

22 | Annualized salary chargeable to NIH account | $12,500.00 | ||||||||||||||||||||||||

23 | Annualized salary chargeable to cost share account | $12,500.00 | ||||||||||||||||||||||||

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25 | Salary chargeable to NIH account per pay period | $520.83 | ||||||||||||||||||||||||

26 | Salary chargeable to cost share account per pay period | $520.83 | ||||||||||||||||||||||||

27 | Salary over the cap for direct plus cost shared effort | |||||||||||||||||||||||||

28 | (Charge to nonsponsored PTA, Unallowed Exp Type 51190) | $208.33 | ||||||||||||||||||||||||

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30 | Template for calculation (See notes below): | |||||||||||||||||||||||||

31 | Use results ONLY if line 36 exceeds line 34, meaning SU salary rate exceeds cap | |||||||||||||||||||||||||

32 | Enter data below: | |||||||||||||||||||||||||

33 | Employee name: | Fill in shaded box- | ||||||||||||||||||||||||

34 | NIH salary cap (XXX,XXX) | formulas will calculate | ||||||||||||||||||||||||

35 | based on this data. | |||||||||||||||||||||||||

36 | Stanford base salary (XXX,XXX) | |||||||||||||||||||||||||

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38 | Person's % FTE direct charged to project with salary cap (XX%) | |||||||||||||||||||||||||

39 | Person's committed cost sharing % FTE on project with cap (XX%) | Percentage to | ||||||||||||||||||||||||

40 | enter in LD | |||||||||||||||||||||||||

41 | Amount per pay period direct charged to capped project | $0.00 | #DIV/0! | |||||||||||||||||||||||

42 | Amount per pay period cost shared on capped project | $0.00 | #DIV/0! | |||||||||||||||||||||||

43 | Amount per pay period over the cap for direct plus cost shared effort | |||||||||||||||||||||||||

44 | (Charge to nonsponsored PTA, Unallowed Exp Type 51190) | $0.00 | #DIV/0! | |||||||||||||||||||||||

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46 | Total % should = sum of % effort proposed on grant and cost shared | #DIV/0! | ||||||||||||||||||||||||

47 | (may need to check | |||||||||||||||||||||||||

48 | rounding of %'s) | |||||||||||||||||||||||||

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50 | Note 1: Sabbatical leave is not pay for work, hence is not in %FTE and should not be included in above calculations. | |||||||||||||||||||||||||

51 | ||||||||||||||||||||||||||

52 | Note 2: In order to properly reflect the cost of effort in the F&A (indirect) cost calculations when a salary is | |||||||||||||||||||||||||

53 | capped, the salary above the cap must be identified in the accounting system. This is accomplished in the Labor Distribution. If you must make a journal entry to correct an error in application of the cap use the "unallowed salary over cap" expenditure type - 51190. | |||||||||||||||||||||||||

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55 | Note 3: Use NIH_sal_cap_multi_accounts template to calculate percentages for many account lines and awards at once. | |||||||||||||||||||||||||

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