| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | U | V | W | X | Y | Z | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | REKAP KETIDAKSESUAIAN AUDIT MUTU INTERNAL 2018 | |||||||||||||||||||
2 | ||||||||||||||||||||
3 | No. | Departemen/Area | Tanggal Audit | Nomor CAR | Auditee | Auditor/Tim Auditor | Deskripsi ketidaksesuaian | Status | Kriteria/Persyaratan | Analisa Penyebab Ketidaksesuaian | Immadiate Correction Action (ICA) | Target Selesai | Permanent Corrective Actions (PCA) | Tanggal Implementasi | ||||||
4 | 1 | Rektor | 15-Mar-18 | 01/REK/III-18 | Ir. Firmansyah, Y.A., M.BA, M.Sc | Yulmaini, Abdi Darmawan | Belum membuat analisa isu-isu internal dan eksternal untuk menunjang visi, misi sehingga tidak sesuai dengan SMM | Major | 4.1, 4.2 | Belum membuat analisa isu-isu internal dan eksternal yang relevansi dengan visi, misi | Perlu dilakukan Pengukuran secara kuantitatif dan follow up dari rapat manajemen dan laporan dibawah jajaran sebagai acuan penetapan isu-isu agar konteks organisasi menjadi lebih baik | Membuat analisa isu-isu internal dan eksternal, serta melakukan pengukuran | ||||||||
5 | 2 | Rektor | 15-Mar-18 | 02/REK/III-18 | Ir. Firmansyah, Y.A., M.BA, M.Sc | Yulmaini, Abdi Darmawan | Belum menetapkan ruang lingkup pihak-pihak terkait dan persyaratannya sehingga tidak sesuai dengan SMM | Major | 4.3 | Belum memiliki ruang lingkup SMM dalam organisasi dan menetapkan pihak-pihak terkait dan persyaratannya | Top manajemen harus melakukan rekapitulasi / ringkasan dari jajaran satu level di bawahnya (wr1, wr2, dan wr3) sebagai dasar penetapan ruang lingkup SMM | Membuat ringkasan /rekapitulasi ruang lingkup dari wr1, wr2, dan wr3 dan terdokumentasi | ||||||||
6 | 3 | Rektor | 15-Mar-18 | 03/REK/III-18 | Ir. Firmansyah, Y.A., M.BA, M.Sc | Yulmaini, Abdi Darmawan | Auditee kurang menetapkan dan menganalisa resiko dan peluang | Major | 4.1, 4.2, 6.1.1 | Auditee belum melakukan analisa resiko dan peluang dimana organisasi harus mempertimbangkan isu-isu sebagai landasan merencanakan dan melaksanakan SMM | Membuat analisa resiko dan peluang | Organisasi wajib melaksanakan analisa resiko dan peluang serta mengukur pencapaiannya | ||||||||
7 | 4 | Rektor | 15-Mar-18 | 04/REK/III-18 | Ir. Firmansyah, Y.A., M.BA, M.Sc | Yulmaini, Abdi Darmawan | Tidak melakukan pemantauan karyawan terhadap kebijakan mutu, kontribusi terhadap efektifitas SMM | Minor | 7.1.4, 7.1.5 | Belum membuat dan melakukan pemantauan hasil dari kebijakan mutu dan kontribusi yang diberikan terhadap keefektifitas SMM | Melaksanakan pemantauan dan monitoring keefektifitas dari kebijakan mutu untuk memastikan keefektifitasnya SMM | Membuat hasil pemantauan dan monitoring dengan dibuktikan bentuk dokumentasi dari hasil pemantauan dan monitoring | ||||||||
8 | 5 | Rektor | 15-Mar-18 | 05/REK/III-18 | Ir. Firmansyah, Y.A., M.BA, M.Sc | Yulmaini, Abdi Darmawan | belum melakukan improvment kebijakan mutu dan sasaran mutu | Major | 10.1 | Auditee belum improvment terkait dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang sebelumnya dimiliki dan telah mencapai 98% pencapaianya | Menetapkan dan mengesahkan kebijakan mutu dan sasaran mutu | Melakukan analisa dari isu-isu internal, eksternal, dan melakukan evaluasi pencapaian institusi | ||||||||
9 | 6 | WR I | 8-Mar-18 | 01/WR1/III-20018 | Dr. RZ. Abdul Aziz, ST,M.T | DEDI PUTRA, HALIMAH YUNUS | Bukti kebijakan mutu terkait pemahaman kepada karyawan tidak ditemukan karena tidak ada penyebaran kusioner. Pemahaman lebih cendrung kepencapaian KPI Masing2 unit | Minor | 5.2.2 | Awareness belum dilakukan secara berkesinambungan baik oleh QAC maupun SDM dan penyusunan serta penyebaran quisioner masih sporadis | Akan meminta unit terkait (QAC dab SDM) untuk melakukan awareness mutu secara continue dan menyusun serta menyebarkan quisioner | 20 Maret 2018 | Akan disusun SOP untuk kegiatan tersebut di unit terkait | 02 April 2018 | ||||||
10 | 7 | Dekan Ilkom | 9-Mar-18 | 01/Dekan Ilkom/III-2018 | Sriyanto | Aswin Anik Irawati | Sasaran Mutu fakultas telah ditetapkan, dan diturunkan pada jurusan dibawah fakultas Ilkom. Laporan capaian sasaran mutu belum diotorisasi MR, Capain sasaran mutu 9 dari 18. Tidak dilengkapi dengan dokumen FM-C1.04.12 pengukuran sasaran mutu secara keseluruhan | Minor | 6.2.1 | Pengukuran dan pemantauan sasaran mutu belum dilakukan secara keseluruhan dan pencapaian tidak terdokumen (FM-C1.04.12) | Pengukuran dan pemantauan sasaran mutu dilakukan secara keseluruhan dan terdokumen dengan baik | 31 Maret 2018 | Pengukuran dan pemantauan sasaran mutu dilakukan secara keseluruhan dan terdokumen dengan baik | |||||||
11 | 8 | Dekan FEB | 9-Mar-18 | 01/Dekan FEB/III-2018 | Anuar Sanusi | Nurjoko Halimah | Bukti telah ditetapkan sasaran mutu pada semua tingkatan dan fungsi, Beberapa sasaran mutu belum dilakukan pengendalian. | Minor | 8.1.d | |||||||||||
12 | 9 | LPMI/QAC | 16-Mar-18 | 01/QAC/III-2018 | Nursiyanto | Nurjoko, Andre Winata | Mekanisme pengendalian catatan mutu dilakukan melalui proses pendampingan, perubahan dan validasi dari seiap dokumen, namun pada dokumen log pembuatan & perubahan dokumen mutu tidak dituliskan no. form pada kolom rujukan detil perubahan (No. form) sehingga mekanisme pengendalian caatan mutu belum terkendali dengan baik. | Minor | 7.5.2 | Pemahaman atau keseragaman persepsi atas isian kolom yang diminta | akan diberikan informasi apakah baru atau hasil perubahan | 09 April 2018 | akan diberikan informasi rujukan perubahan | |||||||
13 | 10 | BAAK | 7-Mar-18 | 01/BAAK/III-2018 | Neni Purwati | Ronny Nazar M.Rafik Halimah Yunus | Auditee telah membuat analisa Resiko dan pada setiap semesternya, namun masih terdapat informasi yang belum dinyatakan oleh pihak auditee dalam laporan tersebut | Minor | 6.1. | Auditee tidak memahami cara pengisian form analisa resiko (tiap semesternya) | Melengkapi berkas analisa resiko terisi | 02 April 2018 | Pembuatan form analisa resiko dilaksanakan rutin tiap semester | 02 April 2018 | ||||||
14 | 11 | BAAK | 7-Mar-18 | 02/BAAK/III-2018 | Neni Purwati | Ronny Nazar M.Rafik Halimah Yunus | Auditee telah membuat Rencana tindakan untuk mencapai sasaran mutu, namun Rencana yang dibuat hanya untuk mencapai 1 sasaran mutu dari beberapa sasaran mutu yang akan dicapai | Minor | 6.2.2 | Auditee tidak memahami cara pengisian form rencana tindakan untuk mencapai sasaran mutu | Akan dilengkapi berkas Rencana Tindakan Untuk Mencapai Sasaran Mutu | 02 April 2018 | Pembuatan Rencana Tindakan untuk Mencapai Sasaran Mutu secara rutin setiap semester sesuai ketentuan | 02 April 2018 | ||||||
15 | 12 | BAAK | 7-Mar-18 | 03/BAAK/III-2018 | Neni Purwati | Ronny Nazar M.Rafik Halimah Yunus | SOP No 2.PM-S1.02.02 yaitu Prosedur Monitoring Sarana Dan Prasarana Perkuliahan, tidak direkam dengan menggunakan form yang telah ditentukan yaitu Form 4.FM.S1.02.02 | Minor | 7.1.3 | Para dosen yang diminta untuk mengisi form tersebut, keberatan untuk mengisinya. Untuk itu pihak BAAK menyediakan satu buku untuk mencatat complain atas failitas belajar mengajar | tetap menggunakan form keluhan tersebut tesebut atau form keluhan dari dosen oleh BAAK | 02 April 2018 | Memonitor & mengendalikan penggunaan form perbaikan | 02 April 2018 | ||||||
16 | 13 | Jurusan TI | 13-Mar-18 | 01/Prodi TI/III-2018 | Yuni Arkhiansyah | Aswin, M. Sadat Pulungan, Abdi Darmawan | Isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang telah diidentifikasi dan dikendalikan oleh Prodi TI sesuai proses yang ada di TI untuk semester genap TA. 1617. Sedangkan semester ganjil TA. 1718 belum dilakukan ARP | Minor | 4.1, 4.2, 6.1 | Prodi TI belum melakukan belum analisis isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang pada semester ganjil TA. 2017/2018 | Melakukan identifikasi dan pengendalian terkait isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang, sesuai dengan proses-proses yang ada di Prodi TI pada semester ganjil TA. 2017/2018 | 29 Maret 2018 | Melakukan identifikasi dan pengendalian terkait isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang, sesuai dengan proses-proses yang ada di Prodi TI dan hasil ARP terdokumentasi dengan baik sesuai dengan dokumen 4.FM-A1.02.03 | |||||||
17 | 14 | Jurusan TI | 13-Mar-18 | 02/Prodi TI/III-2018 | Yuni Arkhiansyah | Aswin, M. Sadat Pulungan, Abdi Darmawan | Sasaran mutu pada Prodi TI sudah ditetapkan, tetapi rencana tindakan untuk mencapai sasaran mutu belum ditetapkan | Major | 6.2.2 | Prodi TI tidak menetapkan perencanaan untuk mencapai sasaran mutu | Prodi TI akan menetapkan perencanaan untuk mencapai sasaran mutu sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan | 29 Maret 2018 | Prodi TI akan menetapkan perencanaan untuk mencapai sasaran mutu sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan dan hasil Rencana Manajemen Mutu terdokumentasi dengan baik sesuai dengan dokumen 4.FM-C1.04.13 | |||||||
18 | 15 | Jurusan TI | 13-Mar-18 | 03/Prodi TI/III-2018 | Yuni Arkhiansyah | Aswin, M. Sadat Pulungan, Abdi Darmawan | Pemantauan dan Pengukuran sasaran mutu pada Prodi TI untuk semester genap 1617 dan ganjil Ta 1718 tidak dilakukan | Major | 9.1.1 | Prodi TI tidak melakukan pemantauan dan pengukuran sasaran mutu | Melakukan pemantauan dan pengukuran sasaran mutu untuk semester genap TA.1617 dan Ganjil 1718. Laporan KPI disesuaikan dengan dokumen FM-C1.04.12 | 29 Maret 2018 | Melakukan pemantauan dan pengukuran sasaran mutu setiap semester. Laporan pengukuran (KPI) disesuaikan dengan dokumen FM-C1.04.12 | |||||||
19 | 16 | Jurusan TI | 13-Mar-18 | 04/Prodi TI/III-2018 | Yuni Arkhiansyah | Aswin, M. Sadat Pulungan, Abdi Darmawan | Pengendalian catatan mutu dilakukan dengan penggunakan matrik rekaman mutu. Tetapi peletakan dokumen mutu tidak sesuai dengan matrik rekaman mutu | Minor | 7.5.3 | Catatan mutu/dokumen pada prodi TI tidak diletakan sesuai dengan matrik. | Catatan mutu/dokumen diletakkan sesuai dengan matrik rekaman mutu | 29 Maret 2018 | Catatan mutu/dokumen diletakkan sesuai dengan matrik rekaman mutu | |||||||
20 | 17 | Jurusan TI | 13-Mar-18 | 05/Prodi TI/III-2018 | Yuni Arkhiansyah | Aswin, M. Sadat Pulungan, Abdi Darmawan | Pemutakhiran silabi SAP dan Bahan Ajar sudah dilakukan. Tetapi masih ada bahan ajar yang tidak ditemukan yaitu : Komunikasi data dan jaringan. | Minor | 8.3 | Ditemukan bahan ajar yang tidak ada yaitu komunikasi data dan jaringan | Melengkapi bahan semua bahan ajar sesuai dengan kurikulum prodi TI | 29 Maret 2018 | Melengkapi bahan semua bahan ajar sesuai dengan kurikulum prodi TI | |||||||
21 | 18 | Jurusan TI | 13-Mar-18 | 06/Prodi TI/III-2018 | Yuni Arkhiansyah | Aswin, M. Sadat Pulungan, Abdi Darmawan | Pelaksanaan evaluasi akhir kelulusan pada prodi TI tidak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan yaitu pada proses penerimaan pengajuan proposal. | Minor | 8.3 | Penerimaan pengajuan proposal yang dilakukan langsung kepada KBK, seharusnya prodi menerima proposal skripsi dari BAAK | Evaluasi Akhir Kelulusan Mahasiswa dilaksanakan sesuai dengan prosedur | 29 Maret 2018 | Evaluasi Akhir Kelulusan Mahasiswa dilaksanakan sesuai dengan prosedur | |||||||
22 | 19 | Jurusan TI | 13-Mar-18 | 07/Prodi TI/III-2018 | Yuni Arkhiansyah | Aswin, M. Sadat Pulungan, Abdi Darmawan | Proses plotting sudah dilaksanakan, tapi dokumen ploting semester ganjil 1718 tidak ditemukan | Minor | 8.1.e | Plotting mengajar semester ganjil TA. 2017/2018 tidak terdokumentasi | Mendokumentasikan plotting mengajar semester ganjil TA. 2017/2018 | 29 Maret 2018 | Mendokumentasikan hasil plotting mengajar setiap semester | |||||||
23 | 20 | Jurusan SI | 15-Mar-18 | 01/JUR_SI/III-2018 | Nurjoko | M. Sadat Pulungan, Dedi Putra, Yuni Arkhiansyah | Pemantauan dan pengukuran sasaran mutu sudah terdokumentasi dengan baik tetapi tidak tergambar dengan analisis resiko dan peluang yang dibuat. | Minor | 9.1 | Data dan informasi untuk melakukan pengukuran, analisa dan evaluasi belum lengkap | akan melengkapi data dan informasi untuk melakukan pengukuran dan analisa | 29 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||
24 | 21 | Jurusan SI | 15-Mar-18 | 02/JUR_SI/III-2018 | Nurjoko | M. Sadat Pulungan, Dedi Putra, Yuni Arkhiansyah | Semua pengendalian tidak terukur di analisis resiko dan peluang yang dibuat oleh jurusan. | Minor | 8.1 | Belum dilakukan analisa secara mendalam dari dampak dan resiko | akan dilakukan analisa yang lebih baik terhadap dampak dan resiko | 29 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||
25 | 22 | Jurusan SI | 15-Mar-18 | 03/JUR_SI/III-2018 | Nurjoko | M. Sadat Pulungan, Dedi Putra, Yuni Arkhiansyah | Pada 2.PM-D2.01.01 Prosedur Penyusunan Soal PMB terjadi bahwa tidak ada followup dari dekan terkait usulan dari penyusunan soal PMB. Dimana dekan tidak mengeluarkan SK panitia penyusunan soal. Akibatnya prosedur lainnya tidak berjalan. Perlu Pengajian Ulang SOP. | Minor | 8.3.3 | Prosedur ini baru dilakukan peninjauan dan perubahan dan akan dilaksanakan pada bulan Juli 2018 | akan mengusulkan SK tim task-force penyusunan soal PMB ke dekan | 29 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||
26 | 23 | Jurusan SI | 15-Mar-18 | 04/JUR_SI/III-2018 | Nurjoko | M. Sadat Pulungan, Dedi Putra, Yuni Arkhiansyah | SK Pedoman Pengkuran IKD tidak ada. Surat Internal Memo terkait pentuan pedoman dari WR I tidak ada FM yang terkendali. Serta IM ke SDM tidak ditemukan, hanya menggunakan Form saja. Tidak bisa membuktikan notulensi yang membahas IKD terkait pedoman yang ditetapkan oleh WR 1. | Minor | 9.3.1 | Pengiriman laporan IKD di KUSDM dan WR1 dilakukan melalui email | akan dibuatkan IM dan ekpedisi pengiriman IKD ke SDM dan WR1 | 29 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||
27 | 24 | Jurusan SI | 15-Mar-18 | 05/JUR_SI/III-2018 | Nurjoko | M. Sadat Pulungan, Dedi Putra, Yuni Arkhiansyah | Pada 2.PM-D2.12.12 Prosedur Kerja Praktek-Apprentice diketahi bahwa Draf perusahaan dari KUIK tidak ditemukan hanya ada surat perusahaan secara personal yang diteruskan ke jurusan. SK penempatan mahasiswa aprentice tidak ditemukan hanya ada surat tugas saja, sehingga tidak tercontrol dengan baik. | Minor | 7.5.3 | Jurusan tidak memperoleh daftar perusahaan dari kUIK yang akan digunakan untuk menentukan penempatan mahasiswa magang ……. | akan meminta daftar perusahaan yang menerima kegiatan apprentice ke KUIK dan meminta surat ijin penempatan dari BAAK | 29 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||
28 | 25 | Jurusan SI | 15-Mar-18 | 06/JUR_SI/III-2018 | Nurjoko | M. Sadat Pulungan, Dedi Putra, Yuni Arkhiansyah | SK penatapan tim Task Force perencanaan dan pengembangan Kurikulum tidak ditemukan. Laporan penyusunan Kurikulum ada untuk tahun 2016. Laporan Terkait sosisalisasi pengembangan kurikulum ada tapi tidak menyebar kesemua angkatan. | Major | 7.5.3 | SK tim taskforce penyusunan kurikulum ada namun tidak dilampirkan pada buku laporan dan buku kurikulum | akan melampirkan SK tim penyusunan/peninjauan kurikulum | 29 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||
29 | 26 | Jurusan SI | 15-Mar-18 | 07/JUR_SI/III-2018 | Nurjoko | M. Sadat Pulungan, Dedi Putra, Yuni Arkhiansyah | Pada 2.PM-P2.03.03 Prosedur Perencanaan Dan Pengembangan Peraturan Akademik terlihat bahwa perlu adanya Evaluasi terkait dengan pembentukan SK task force ke rektor mengenai pembuatan pedoman akademik perlu di lihat ulang karena selama ini pedoman akademik tidak ada yang membuat secara tim, hanya ada SK rektor terkait dengan pedoman akademik. (SOP perlu di tinjau Ulang) | Minor | 7.5.3 | SOP ini sudah diajukan untuk ditinjau ulang namu belum ditindaklanjuti oleh QAC | akan mengajukan peninjauan kembali SOP | 29 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||
30 | 27 | Jurusan SK | 14-Mar-18 | 01/JUR_SK/III-2018 | Zaidir Jamal | Fitria, Niken P Betty M | Proses penyusunan soal PMB pada SOP 2.PM-D2.01.01 Prosedur Penyusunan Soal PMB, tidak dijalankan sesuai prosedur karena proses perubahan soal dilakukan tapi tanpa ada tim serta tidak ada SK untuk tim pembuatan soal PMB. | Minor | 7.5.3 | Kurangnya koordinasi | Melaksanakan sesuai dengan SOP serta berkordinasi | 30 maret 2018 | Meninjau dan berkoordinasi sebelum pelaksanaan kegiatan pada TA 2018/2019 | 02 April 2018 | ||||||
31 | 28 | Jurusan MA | 14-Mar-18 | 01/JUR_MA/III-2018 | Aswin | Yulmaini Nurjoko Yuni Arkhiansyah | Ditemukan Penggunaan Form D2.02.01 pada Prosedur Pengkonversian Matakuliah tidak sesuai dengan standar | Minor | 7.5.2 | Form konversi tidak menggunakan versi terbaru | Penyesuaian dengan menggunakan form konversi yang baru (Rev 01) | 30 maret 2018 | Menggunakan form baru pada saat proses konversi | |||||||
32 | 29 | Jurusan AK | 12-Mar-18 | 01/JUR_AK/III-2018 | Anik Irawati | Fitria Andri Winata Halimah | Isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang telah diidentifikasi pada dokumen analisis resiko dan peluang namun pada kolom pengendalian dan rencana tindakan masih kosong sehingga pengendalian belum efektif dilakukan. Selain itu pada dokumen analisis resiko dan peluang juga belum dituliskan periode analisis dan pengesahan dari pimpinan | Minor | 4.1, 4.2, 6.1 | Ketidakpahaman dan perbedaan persepsi | Kolom pengendalian dan rencana tindakan pada analisis resiko dan peluang harus di isi dan buat juga periode analisisnya dan harus disahkan oleh pimpinan | 20 Maret 2018 | Pelatihan | 02 April 2018 | ||||||
33 | 30 | Jurusan AK | 12-Mar-18 | 02/JUR_AK/III-2018 | Anik Irawati | Fitria Andri Winata Halimah | Proses perencanaan dan pengembangan peraturan akademik belum dilakukan sama sekali dan sebaiknya harus melibatkan Top manajemen (Dekan, WR, Rektor) atau SOP ini dikembalikan pada fakultas dan universitas bukan pada tingkatan jurusan/prodi. | Minor | 7.5.3 | Kesalahan penempatan SOP | SOP dikembalikan ke Fakultas | 20 Maret 2018 | Koordinasi | 02 April 2018 | ||||||
34 | 31 | PRODI MTI | 12-Mar-18 | 01/Prodi MTI/III-2018 | Abdi Darmawan | Aswin M. Sadat Pulungan Betty Magdalena | Analisis sudah dilakukan, tetapi analisis berdasarkan program kerja, bukan berdasarkan proses bisnis yang ada di Prodi MTI. | Minor | 4.1, 4.2, 6.1 | Isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang yang diindetifikasi didasarkan pada program kerja bukan pada proses Sistem Manajemen Mutu/proses pada Prodi MTI | Identifikasi Isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang disesuaikan dengan Sistem Manajemen Mutu/proses pada Prodi MTI | 01 April 2018 | Identifikasi isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang disesuaikan dengan Sistem Manajemen Mutu/proses pada Prodi MTI | |||||||
35 | 32 | PRODI MTI | 12-Mar-18 | 02/Prodi MTI/III-2018 | Abdi Darmawan | Aswin M. Sadat Pulungan Betty Magdalena | Rencana tindakan mencapai sasaran mutu sudah dibuat dalam Rencana Manajemen Mutu, tetapi ada sasaran mutu yang belum dibuat rencana tindakkannya | Minor | 6.2.2 | Sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh prodi MTI belum secara keseluruhan dibuatkan Rencana tindakan pencapaian sasaran mutu (Rencana Manajemen Mutu) | Rencana tidakan pencapaian sasaran mutu akan dibuat sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan | 01 April 2018 | Rencana tidakan pencapaian sasaran mutu akan dibuat sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan | |||||||
36 | 33 | PRODI MTI | 12-Mar-18 | 03/Prodi MTI/III-2018 | Abdi Darmawan | Aswin M. Sadat Pulungan Betty Magdalena | Pemantauan dan pengukuran sasaran mutu telah dibuat dalam laporan KPI genap TA. 1617 dan ganjil TA. 1718 (tetapi laporan pengukuran sasaran mutu (KPI) tidak dilengkapi dengan dokumen FM-C1.04.12) | Minor | 9.1.1 | Pengukuran sasaran mutu (KPI) tidak dilengkapi dengan dokumen laporan FM-C1.04.12 | Melengkapi dokumen pengukuran sasaran mutu (KPI) | 01 April 2018 | Setiap melakukan pengukuran sasaran mutu (KPI) akan dilengkapi dengan dokumen laporan FM-C1.04.12 | |||||||
37 | 34 | PRODI MTI | 12-Mar-18 | 04/Prodi MTI/III-2018 | Abdi Darmawan | Aswin M. Sadat Pulungan Betty Magdalena | Tes masuk penerimaan mahasiswa pasca MTI sudah dilakukan, tetapi belum dibuat rekapitulasi hasil tes | Minor | 5.3.b | Hasil tes penerimaan mahasiswa Prodi MTI, tidak dibuatkan rekapitulasi/laporan hasil tes | Membuat rekapitulasi hasil tes penerimaan mahasiswa prodi MTI | 01 April 2018 | Rekapitulasi hasil tes penerimaan mahasiswa Prodi MTI akan dibuat setiap selesai pelaksanaan tes | |||||||
38 | 35 | PRODI MTI | 12-Mar-18 | 05/Prodi MTI/III-2018 | Abdi Darmawan | Aswin M. Sadat Pulungan Betty Magdalena | Prodi MTI hanya memiliki silabus. Tidak ada GBPP, SAP dan bahan ajar, serta tidak ada pemutakhiran GBPP, SAP dan Bahan Ajar | Major | 6.3 | Prodi MTI tidak memiliki bahan ajar lengkap | Melengkapi seluruh bahan ajar sesuai dengan kurikulum prodi MTI | 01 April 2018 | Melengkapi seluruh bahan ajar sesuai dengan kurikulum prodi MTI | |||||||
39 | 36 | PRODI MTI | 12-Mar-18 | 06/Prodi MTI/III-2018 | Abdi Darmawan | Aswin M. Sadat Pulungan Betty Magdalena | Pamantauan SAP dan GBPP sudah dilakukan, tetapi tidak dibuatkan laporan, sehingga akan sulit untuk dievaluasi | Minor | 5.3.b | Hasil pemantauan SAP dan GBPP, tidak dibuatkan laporan | Membuat laporan hasil pemantauan SAP dan GBPP | 01 April 2018 | Membuat laporan hasil pemantauan SAP dan GBPP | |||||||
40 | 37 | PRODI MTI | 12-Mar-18 | 07/Prodi MTI/III-2018 | Abdi Darmawan | Aswin M. Sadat Pulungan Betty Magdalena | Pengecekan soal baru dilaksanakan sebatas format, pengecekan isi soal belum dilakukan dan tidak ada dokumen laporan hasil pengecekan. | Minor | 8.3, 5.3.b | Pengecekan isi soal ujian semester belum dilakukan | Melakukan pengecekan isi soal ujian semester sebelum ujian dilaksanakan | 01 April 2018 | Melakukan pengecekan isi soal ujian semester sebelum ujian dilaksanakan | |||||||
41 | 38 | PRODI MTI | 12-Mar-18 | 08/Prodi MTI/III-2018 | Abdi Darmawan | Aswin M. Sadat Pulungan Betty Magdalena | Proses Evaluasi Kinerja Dosen prodi MTI telah dilakukan denganp Penyebaran kuisioner kepada mahasiswa , tetapi hasil penyebaran kuisoner tidak dibuatkan laporan | Minor | 5.3.b | Prodi MTI tidak melakukan pengukuran indek kinerja dosen karena beberapa komponen penilaian belum dibuatkan rekapitulasi hasilnya | Melakukan evaluasi kinerja dosen dengan mengukur indek kinerja dosen | 01 April 2018 | Melakukan evaluasi kinerja dosen dengan mengukur indek kinerja dosen | |||||||
42 | 39 | PRODI MTI | 12-Mar-18 | 09/Prodi MTI/III-2018 | Abdi Darmawan | Aswin M. Sadat Pulungan Betty Magdalena | Selama satu tahun ( genap 16 17 dan ganjil 1718) Prodi MTI belum melakukan peninjauan kurikulum, peninjauan akan dilakukan pada semester genap 1718. Peninjuan terakhir tahun 2015, tetapi dokumen kurikulm belum dibuat berdasarkan standar KKNI dan tidak disahkan | Minor | 7.5.2c | Dalam proses penyusunan kurikulum tahun 2015, prodi MTI belum sepenuhnya memahami konsep kurikulum KKNI | Melakukan tinjau ulang kurikulum sesuai proses yang ditetapkan dengan mengacu pada standar KKNI. Dokumen hasil disahkan oleh pimpinan terkait | 01 April 2018 | Melakukan tinjau ulang kurikulum sesuai proses yang ditetapkan dengan mengacu pada standar KKNI. Dokumen hasil disahkan oleh pimpinan terkait | |||||||
43 | 40 | PRODI MM | 13-Mar-18 | 01/Prodi MM/III-2018 | Andri Winata | Ronny N Fitria Nurjoko | Isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang telah diidentifikasi pada dokumen analisis resiko dan peluang namun pada kolom pengendalian dan rencana tindakan masih kosong sehingga pengendalian belum efektif dilakukan. selain itu pada dokumen analisis resiko dan peluang juga belum dituliskan periode analisis. | Minor | 6.1.2 | Ketidakpahaman dan perbedaan persepsi | Kolom pengendalian dan rencana tindakan pada analisis resiko dan peluang harus di isi dan buat juga periode analisisnya | 20 Maret 2018 | Pelatihan | 02 April 2018 | ||||||
44 | 41 | PRODI MM | 13-Mar-18 | 02/Prodi MM/III-2018 | Andri Winata | Ronny N Fitria Nurjoko | Pemantauan dan pengukuran sasaran mutu telah dilakukan namun belum menggunakan metode pengukuran yang ada pada Rencana Mutu Manajemen dan KPI | Minor | 9.1.1 | 20 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||||
45 | 42 | PRODI MM | 13-Mar-18 | 03/Prodi MM/III-2018 | Andri Winata | Ronny N Fitria Nurjoko | Pemutakhiran Silabi-Sap-Dan Bahan Ajar belum dilakukan | Major | 8.5.6 | 20 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||||
46 | 43 | PRODI MM | 13-Mar-18 | 04/Prodi MM/III-2018 | Andri Winata | Ronny N Fitria Nurjoko | Pemantauan Pelaksanaan SAP & GBPP Pasca Sarjana tidak dilakukan | Major | 8.5.1 | 20 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||||
47 | 44 | PRODI MM | 13-Mar-18 | 05/Prodi MM/III-2018 | Andri Winata | Ronny N Fitria Nurjoko | Evaluasi Kinerja Dosen Pasca Sarjana tidak dilakukan | Major | 8.5.1 | 20 Maret 2018 | 02 April 2018 | |||||||||
48 | 45 | ICT | 5-Mar-18 | 01/ICT/III-2018 | Sulyono, M.TI | DEDI PUTRA ABDI DARMAWAN NIKEN PARAMITASARI | Sasaran mutu terdokumentasi dalam Rencana Manajemen Mutu, namun Auditee masih belum paham terkait sasaran mutu yang dibuat karena belum dilakukan koordinasi terkait pelimpahan tugas tersebut dengan pejabat sebelumnya. Padahal RRM sudah dibuat sehingga turunan dari sasaran mutu tidak terdokumentasi. Laporan pencapaian sasaran mutu tidak terdokumentasi untuk semester ganjil 2017/2018. Perhitungan RRM dan sasaran mutu ada tetapi presentasi perhitungan tidak bisa dibuktikan. | Major | 6.2.1. | Ketidakpahaman auditee terkait dengan turunan sasaran mutu dan RMM yang dibuat th 2017/2018 | Akan melakukan perbaikan RMM dan Analisis Resiko & Peluang yang diturunkan dari sasaran mutu ICT | 29 Maret 2018 | Membuat analisis Resiko dan Peluang terkait panduan pelatihan yang pernah dilakukan | 02 April 2018 | ||||||
49 | 46 | ICT | 5-Mar-18 | 02/ICT/III-2018 | Sulyono, M.TI | DEDI PUTRA ABDI DARMAWAN NIKEN PARAMITASARI | Belum memiliki blueprint grand design terkait dengan pengembangan hadrware maupun software. Untuk 2.PM-S5.01.01 Prosedur Perencanaan Perangkat Lunak dan Jaringan | Major | 6.2.1 | ketidakpahaman terkait kebutuhan blueprint grand design untuk pengembangan hardware & software | akan membuat grand design terkait prosedur ini yang dikontrol oleh Dekan dan Pimpinan | 29 Maret 2018 | Membuat perencanaan program terlebih dahulu sebelum dibuatkan sasaran mutu | 02 April 2018 | ||||||
50 | 47 | ICT | 5-Mar-18 | 03/ICT/III-2018 | Sulyono, M.TI | DEDI PUTRA ABDI DARMAWAN NIKEN PARAMITASARI | Belum memiliki blueprint grand design terkait dengan pengembangan hadrware maupun software. Untuk 2.PM-S5.02.02 Prosedur Pengembangan Laboratorium. | Major | 8.3 | ketidakpahaman terkait perencanaan/grand design dalam pengembangan laboratorium | akan dibuatkan grand design terkait pengembangan laboratorium | 29 Maret 2018 | Membuat perencanaan terlebih dahulu sebelum membuat RMM untuk kegiatan 1 tahun kedepan dengan bimbingan pimpinan dan dekan | 02 April 2018 | ||||||
51 | 48 | ICT | 5-Mar-18 | 04/ICT/III-2018 | Sulyono, M.TI | DEDI PUTRA ABDI DARMAWAN NIKEN PARAMITASARI | Nomor Formulir 4.FM-S5.06.03 tidak ditemukan, yang ada pengggunaan form No. 4FM-S 5.6.28 Perlu perbaiki di SOP, Laporan pemeliharan Infrastruktur jariangan tidak disampaikan ke kabiro ICT hanya disampaikan secara lisan. Form masih menggunakan form lama 4FM-S 5.6.27 tidak ditemukan 4 FM - S5.06.01. form Digunakan 4.FM-S 5.6.27 tidak menggunakan 4.FM - S5.06.02 | Major | 7.5.2 | kurang koordinasi dengan QAC terkait penggunaan form yang tidak digunakan lagi serta pemahaman laporan terkait kinerja tidak tersampaikan ke kabiro (hanya lisan) | Membuat laporan rutin bulanan terkait prosedur permintaan password, serta SOP terkait form yang digunakan | 29 Maret 2018 | akan lebih mengkontrol kembali penggunaan form dan pembuatan laporan ke biro secara tertulis | 02 April 2018 | ||||||
52 | 49 | ICT | 5-Mar-18 | 05/ICT/III-2018 | Sulyono, M.TI | DEDI PUTRA ABDI DARMAWAN NIKEN PARAMITASARI | Laporan KPI terdokumentasi, namun pengukurannya tidak sesuai dengan laporan capaian sasaran mutu dan laporan capaian sasaran mutu (grafik) belum dibuat | Minor | 9.1 | ketidakpahaman terkait pembuatan laporan sasaran mutu yang berupa grafik | Akan dibuatkan laporan sasaran mutu sesuai yang di Acc oleh pimpinan ICT | 29 Maret 2018 | akan lebih memahami terkait pembuatan laporan sasaran mutu ke QAC | 02 April 2018 | ||||||
53 | 50 | LP4M | 6-Mar-18 | 01/LP4M/III-2018 | Suhendro Yusuf | Ronny Nazar Abdi Darmawan Anik Irawati | Auditee sudah mengidentifikasi isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapan serta resiko tetapi belum diotorisasi oleh pimpinan unit (Genap 2016/2017), belum terukur dan belum ada laporan pencapaian belum dibuat. | Minor | 4.1, 4.2, 6.1, 8.1 | Issu tersebut belum diinformasikan kepada pimpinan unit, dan juga belum dilakukan pengukuran atas pencapaian | Akan dilakukan pengukuran pencapaian | |||||||||
54 | 51 | LP4M | 6-Mar-18 | 02/LP4M/III-2018 | Suhendro Yusuf | Ronny Nazar Abdi Darmawan Anik Irawati | Auditee sudah menetapkan rencana tindakan pencapaian sasaran mutu, tetapi pencapaian sasaran mutu tidak sesuai dengan rencana yang telah dibuat . | Minor | 4.4.1, 5.1.1, 5.2.2 | Pencapaian sasaran mutu disesuaikan dengan sasaran mutu yang dibuat | ||||||||||
55 | 52 | PERPUSTAKAAN | 6-Mar-18 | 01/PERPUS/III-2018 | RE Harahap | Muhammad Rafiq, Anik Irawati | Analisis resiko dan peluang, laporan capaian sarmut (softcopy) sudah ada tetapi belum dicetak dan belum divalidasi | Minor | 4.1, 4.2 & 6.1 | Dokumen belum dicetak dan divalidasi | Membuat, mencetak, dan memvalidasi dokumen | 02 April 2018 | Memastikan setiap semester akan selalu membuat dokumen yang diminta. | 02 April 2018 | ||||||
56 | 53 | PERPUSTAKAAN | 6-Mar-18 | 02/PERPUS/III-2018 | RE Harahap | Muhammad Rafiq, Anik Irawati | Auditee tdk dapat menyebutkan dan menunjukkan sarmut secara pasti. Ada indikasi: perbedaan antar sarmut dgn KPI yang cukup jauh. Semestinya Sarmut di operasionalkan ke dlm KPI. Contohnya: salah satu komponen sarmut justru jadi indikator didalam KPI. | Minor | 6.2.1 | Auditee belum memahami sasaran mutu yang ada. | Menyusun Sasaran mutu sesuai dengan ketentuan yang disyaratkan dengan cara berkomunikasi atau konsultasi dengan pihak-pihak terkait (pimpinan atau rekan sejawat). | 02 April 2018 | Berkonsultasi dengan QAC atau rekan sejawat | 02 April 2018 | ||||||
57 | 54 | PERPUSTAKAAN | 6-Mar-18 | 03/PERPUS/III-2018 | RE Harahap | Muhammad Rafiq, Anik Irawati | Ditemukan bahwa Dokumen RMM yang dibuat masih dalam bentuk softcopy dan belum divalidasi. | Minor | 6.2.2 | Auditee belum mencetak RMM | Auditee segera mencetak dan meminta otorisasi | 02 April 2018 | Berkonsultasi dengan QAC atau Pimpinan. | 02 April 2018 | ||||||
58 | 55 | PERPUSTAKAAN | 6-Mar-18 | 04/PERPUS/III-2018 | RE Harahap | Muhammad Rafiq, Anik Irawati | Ditemukan bahwa Dokumen KPI yang dibuat masih dalam bentuk softcopy dan belum divalidasi. | Minor | 9.1.1 | Auditee belum mencetak bukti laporan capaian KPI | Auditee segera mencetak dan meminta otorisasi | 02 April 2018 | Berkonsultasi dengan QAC atau Pimpinan | 02 April 2018 | ||||||
59 | 56 | PERPUSTAKAAN | 6-Mar-18 | 05/PERPUS/III-2018 | RE Harahap | Muhammad Rafiq, Anik Irawati | Ditemukan bahwa Dokumen Laporan pengadaan/pembelian tdk dibuat secara spesifik. Tidak ada dokumen surat pemberitahuan ttg pengadaan buku baru ke pengusul. | Minor | 7.5 | Kurangnya koordinasi antar bagian yang terkait Prosedur Pengadaan-Pembelian Buku (Koleksi) | Auditee segera melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait | 02 April 2018 | Meninjau kembali efektifitas prosedur pelaporan Pengadaan-Pembelian Buku (Koleksi) | 02 April 2018 | ||||||
60 | 57 | PUSAT PELATIHAN | 7-Mar-18 | 01/P.PLTHN/III-2018 | Rionaldi Ali | Andri Winata Betty Magdalena | Analisa Resiko dan Peluang belum dilakukan mengikuti form yang sudah ditentukan oleh karena itu isu-isu internal, eksternal, pihak terkait, harapannya dan resiko dan peluang serta tindakan untuk mengaasinya tidak teridentifikasi dan tidak dapat dikendalikan dengan baik | Major | 4.1, 4.2, 6.1 | Auditee Belum memahami organisasi dan konteks organisasi, kebutuhan dan harapan pihak terkait dengan baik dan form analisis resiko dan peluang sesuai ISO 2015 | Pahami organisasi dan konteks organisasi, kebutuhan dan harapan pihak terkait dengan baik dan form analisis resiko dan peluang sesuai ISO 2015 dan buat analisis resiko dan peluang sesuai ISO 2015 | 02 April 2018 | Ikut pelatihan ISO 2015 | |||||||
61 | 58 | PUSAT PELATIHAN | 7-Mar-18 | 02/P.PLTHN/III-2018 | Rionaldi Ali | Andri Winata Betty Magdalena | Auditee telah membuat sasaran mutu yang terangkum di Rencana Manajemen Mutu namun perencanaan untuk mencapai sasaran mutunya belum teridentifikasi dengan baik dan berbeda dengan laporan KPI nya. | Minor | 6.2.1 | Pemahaman, Perbedaan penafsiran dan pergantian jabatan yang kurang smooth. | Identifikasi perencanaan untuk mencapai sasaran mutu (rencana tindakan) | 02 April 2018 | Mengikuti pelatihan dan berkoordinasi dengan pejabat sebelumnya | |||||||
62 | 59 | PUSAT PELATIHAN | 7-Mar-18 | 03/P.PLTHN/III-2018 | Rionaldi Ali | Andri Winata Betty Magdalena | Auditee telah membuat sasaran mutu, namun dalam prosesnya Auditee belum memahami sasaran mutu dan proses kegiatan secara keseluruhan sehingga Sasaran mutu dan rencana tindakan yang sudah dibuat tidak sesuai dengan laporan capaian yang tertuang dalam KPI. | Major | 6.2.2 | Pemahaman, Perbedaan penafsiran dan pergantian jabatan yang kurang smooth. | Buat laporan KPI mengikuti sasaran mutu yang ada | 02 April 2018 | Pelatihan, dan koordinasi | |||||||
63 | 60 | PUSAT PELATIHAN | 7-Mar-18 | 04/P.PLTHN/III-2018 | Rionaldi Ali | Andri Winata Betty Magdalena | Sasaran mutu sudah dibuat namun tidak sesuai dengan laporan capaian yang tertuang dalam KPI sehingga belum ada analisis dan evaluasi dari setiap kegiatan yang diadakan selain itu juga tidak ada laporan capaian dari KPI semester ganjil TA 2017/2018 | Major | 9.1.1 | Auditee tidak memahami cara mengukur capaian untuk kegiatan yang telah dilakukan berdasarkan periode rencana kegiatan kerja | Buat analisis dan evaluasi dari setiap kegiatan yang diadakan selain itu juga tidak ada laporan capaian dari KPI semester ganjil TA 2017/2018 | 02 April 2018 | Pelatihan dan koordinasi | |||||||
64 | 61 | PUSAT PELATIHAN | 7-Mar-18 | 05/P.PLTHN/III-2018 | Rionaldi Ali | Andri Winata Betty Magdalena | Preses pelaksanaan uji kompetensi serifikasi UPT Pelatihan belum sesuai dengan prosedur 2PM.D5.02.02 Prosedur Pelaksanaan Uji Kompetensi Sertifikasi UPT Pelatihan, seperti pada form feedback untuk memonitoring pemateri pelatihan yang tidak digunakan sehingga kualitas pelatihan tidak dapat dievaluasi. | Minor | 7.5.3 | Ketidakpahaman dengan SOP yang ada | Lakukan memonitoring pemateri pelatihan menggunakan form feedback | 02 April 2018 | Pelatihan dan koordinasi dan pahami SOP yang ada dengan baik | |||||||
65 | 62 | PUSAT BAHASA | 5-Mar-18 | 01/P.BHS/III-2018 | M. Dwiyan | Ronny Nazar Niken P | Auditee belum membuat analisa resiko dan peluang TA 2017-2018 yang akan dijadikan acuan dam membuat Sasaran Mutu | Major | 4.1, 4.2, 6.1 | Auditee belum membuat analisa resiko dan peluang TA 2017-2018 yang akan dijadikan acuan dam membuat Sasaran Mutu | Auditee tidak mengetahui bahwa perlu adanya dokumen Analisa Resiko dan Peluang untuk tiap tahun ajaran. | 30 Maret 2018 | Membuat Analisa Resiko dan Peluang untuk TA 2017/2018 | 30 Maret 2018 | ||||||
66 | 63 | PUSAT BAHASA | 5-Mar-18 | 02/P.BHS/III-2018 | M. Dwiyan | Ronny Nazar Niken P | Auditee belum membuat sasaran mutu TA 2017-2018 | Major | 6.2.1 | Auditee tidak mengetahui bahwa perlu adanya dokumen Sasaran Mutu untuk tiap tahun ajaran | Membuat Sasaran Mutu untuk TA 2017/2018 | 30 Maret 2018 | Mencari tahu , mempelajari dan membuat semua dokumen mutu yang dibutuhkan oleh unit terkait. | 30 Maret 2018 | ||||||
67 | 64 | WR II | 8-Mar-18 | 01/WR 2/III-2018 | Ronny Nazar Niken P | Yulmaini, Yuni Arkhiansyah | Ditemukan belum membuat analisa isu-isu internal dan eksternal untuk menunjang visi, misi sehingga tidak sesuai dengan SMM dan belum terlihat pencapaian rencana kerja | Minor | 4.1, 4.2, 6.1 | Belum membuat analisa isu-isu internal dan eksternal yang relevansi dengan visi, misi | Top manajemen harus melakukan rekapitulasi/ringkasan dari jajaran satu level dibawahnya (Unit jajaran WR2) sehingga sesuai dengan proses bisnis yang ada di top manajemen (WR2) | Membuat rekapitulasi/ringkasan ruang lingkup dari Keuangan, Mall, dan SDM dan terdokumentasi | ||||||||
68 | 65 | WR II | 8-Mar-18 | 02/WR 2/III-2018 | Ronny Nazar Niken P | Yulmaini, Yuni Arkhiansyah | Ditemukan belum menetapkan ruang lingkup pihak-pihak terkait dan persyaratannya sehingga tidak sesuai dengan SMM | Minor | 4.3 | Belum memiliki ruang lingkup SMM dalam organisasi dan menetapkan pihak-pihak terkait dan persyaratannya. | Top manajemen harus melakukan rekapitulasi/ringkasan dari jajaran satu level dibawahnya (Unit jajaran WR2) sehingga sesuai dengan proses bisnis yang ada di top manajemen (wr2) | Membuat rekapitulasi/ringkasan ruang lingkup dari Keuangan, Mall, dan SDM dan terdokumentasi | ||||||||
69 | 66 | WR II | 8-Mar-18 | 03/WR 2/III-2018 | Ronny Nazar Niken P | Yulmaini, Yuni Arkhiansyah | Ditemukan belum menetapkan ruang lingkup SMM sesuai isu-isu internal dan eksternal serta peryaratan pihak terkait | Minor | 4.4 | Belum memiliki ruang lingkup SMM dalam organisasi dan menetapkan pihak-pihak terkait dan persyaratannya | Top manajemen harus melakukan rekapitulasi/ringkasan dari jajaran satu level dibawahnya (Unit jajaran WR2) sehingga sesuai dengan proses bisnis yang ada di top manajemen (wr2) | Membuat rekapitulasi/ringkasan ruang lingkup dari Keuangan, Mall, dan SDM dan terdokumentasi | ||||||||
70 | 67 | WR II | 8-Mar-18 | 04/WR 2/III-2018 | Ronny Nazar Niken P | Yulmaini, Yuni Arkhiansyah | Tidak ada bukti top manajemen telah menetapkan struktur organisasi dan job description | Minor | 5.3 | Rapat dilakukan tidak terjadwal | ||||||||||
71 | 68 | WR II | 8-Mar-18 | 05/WR 2/III-2018 | Ronny Nazar Niken P | Yulmaini, Yuni Arkhiansyah | Ditemukan belum melakukan analisa resiko dan peluang | Minor | 6.1.1 | Belum memiliki analisa resiko dan peluang khusus untuk WR 2 | Top manajemen harus melakukan rekapitulasi/ringkasan dari jajaran satu level dibawahnya (Unit jajaran WR2) sehingga sesuai dengan proses bisnis yang ada di top manajemen (wr2) | Membuat rekapitulasi/ringkasan ruang lingkup dari Keuangan, Mall, dan SDM dan terdokumentasi | ||||||||
72 | 69 | WR II | 8-Mar-18 | 06/WR 2/III-2018 | Ronny Nazar Niken P | Yulmaini, Yuni Arkhiansyah | Ditemukan Proses Analisa, Validasi, Pengesahan oleh wakil rektor tidak sesuai Prosedur | Minor | 8.1 | Tinjau ulang SOP | ||||||||||
73 | 70 | WR II | 8-Mar-18 | 07/WR 2/III-2018 | Ronny Nazar Niken P | Yulmaini, Yuni Arkhiansyah | Ditemukan Proses Perubahan, Penetapan Keputusan/Kebijakan Eksternal oleh Wakil Rektor tidak sesuai Prosedur | Minor | 8.1 | Tinjau ulang SOP | ||||||||||
74 | 71 | WR II | 8-Mar-18 | 08/WR 2/III-2018 | Ronny Nazar Niken P | Yulmaini, Yuni Arkhiansyah | Ditemukan Proses Perubahan, Penetapan Keputusan/Kebijakan Internal oleh Wakil Rektor tidak sesuai Prosedur | Minor | 8.1 | Tinjau ulang SOP | ||||||||||
75 | 72 | KEUANGAN | 5-Mar-18 | 01/KEUANGAN/III-2018 | M. Sadat Pulungan | Aswin, Yulmaini | Sasaran mutu telah ditetapkan, tetapi tidak ada dalam program kerja (tidak ada program kerja) | Minor | 6.2.2 | Bagian keuangan tidak membuat program kerja tahunan | Membuat program kerja yang sesuai dengan rencana tindakan manajemen mutu | 29 Maret 2018 | Membuat program kerja yang sesuai dengan rencana tindakan manajemen mutu | |||||||
76 | 73 | KEUANGAN | 5-Mar-18 | 02/KEUANGAN/III-2018 | M. Sadat Pulungan | Aswin, Yulmaini | Pengukuran sasaran mutu sudah dilakukan, tetapi tidak sesuai dengan program kerja (Biro Keuangan tidak membuat program kerja) | Minor | 9.1.1 | Bagian keuangan tidak membuat program kerja tahunan | Membuat program kerja yang sesuai dengan sasaran mutu (KPI) | 29 Maret 2018 | Membuat program kerja yang sesuai dengan sasaran mutu (KPI) | |||||||
77 | 74 | SDM | 8-Mar-18 | 01/SDM/III-2018 | M. Rafiq | Nurjoko Andre Winata | Pemantauan dan pengukuran sasaran mutu telah dilakukakan namun dalam penghitungannya masih ada beberapa hal kesalahan yang ditemukan dalam laporan KPI dan masih belum terdokumentasi dengan baik. | Minor | 9.1.1 | Pemahaman auditee belum dalam | Memperbaiki perhitungan dalam laporan KPI | 02 April 2018 | Koordinasi dan konsultasi dengan pihak terkait atau pelatihan | 02 April 2018 | ||||||
78 | 75 | WR III | 8-Mar-18 | 01/WR_III/III-2018 | Muprihan Thaib, S.Sos., MM | M. Sadat Pulungan Anik Irawati | Struktur organisasi dan job description sudah ada, namun yang dituanakan dalam struktur tersebut hanya WR III dan job descriptionnya, sebaiknya dalam membuat struktur organisasi dan job description harus mencakup semua unit yang ada di jajaran WR III. | Minor | 5.3 | Struktur organisasi dan job description sudah ada, namun yang di tuangkan dalam struktur tersebut hanya WR III dan job descriptionnya, sebaiknya dalam membuat struktur organisasi dan job description harus mencakup semua unit yang ada di jajaran WR III | Kekurang pahaman audite tentang ruang lingkup audit pada bagiannya, karena baru pertama kali dilaksanakan audit internal | 29 Maret 2018 | Membuat struktur organisasi dan job description yang mencakup semua unit yang ada di bawah jajaran WR III | |||||||
79 | 76 | KMH | 05 Maret 2108 | 01/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang terkait proses-proses pada bagian KMH&P belum dilakukan identifikasi dan dikendalikan | Major | 4.1, 4.2, 6.1 | Unit KMH&P tidak dapat menunjukkan dokumen 4.FM-A1.02.03 terkait analisis resiko dan peluang pada saat audit internal dilakukan | Melakukan identifikasi dan pengendalian terkait isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang, sesuai dengan proses-proses yang ada Biro.KMH&P | Melakukan identifikasi dan pengendalian terkait isu-isu internal, eksternal, pihak terkait dan harapannya serta resiko dan peluang, sesuai dengan proses-proses yang ada di Biro.KMH&P dan hasil ARP terdokumentasi dengan baik sesuai dengan dokumen 4.FM-A1.02.03 | ||||||||
80 | 77 | KMH | 05 Maret 2108 | 02/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Sasaran mutu KMH&P sudah ditetapkan, tetapi rencana tindakan untuk mencapai sasaran mutu belum ditetapkan (tidak ada dokumen FM-C1.04.13 Rencana Manajemen Mutu) | Major | 6.2.2 | KMH&P tidak menetapkan perencanaan untuk mencapai sasaran mutu | KMH&P harus menetapkan perencanaan untuk mencapai sasaran mutu sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan | KMH&P harus menetapkan perencanaan untuk mencapai sasaran mutu sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan dan hasil Rencana Manajemen Mutu terdokumentasi dengan baik sesuai dengan dokumen 4.FM-C1.04.13 | ||||||||
81 | 78 | KMH | 05 Maret 2108 | 03/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Pemantauan dan pengukuran sasaran mutu pada biro Kemahasiswaan dan Pemasaran untuk semester genap 1617 dan Ganjil 1718 tidak dilakukan. | Major | 9.1.1 | KMH&P tidak melakukan pemantauan dan pengukuran sasaran mutu | Melakukan pemantaun dan pengukuran sasaran mutu untuk semester genap TA. 1617 dan Ganjil TA 1718. Laporan KPI disesuaikan dengan dokumen FM-C1.04.12 | Melakukan pemantaun dan pengukuran sasraan mutu setiap semester. Laporan pengukuran (KPI) disesuaikan dengan dokumen FM-C1.04.12 | ||||||||
82 | 79 | KMH | 05 Maret 2108 | 04/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Prosedur perencananan admission telah dilaksanakan, tetapi tidak ada ketentuan penerimaan tenaga pelayanan pemasaran. Hasil kegiatan briefing yand dilakukan tidak dilengkapi dengan notulen. | Minor | 5.3.b | Kegiatan briefing terkait perencanaan admission yang dilakukan oleh KMH&P tidak didokumentasikan | Membuat dokumentasi/notulen hasil brefing yang dilakukan | Setiap melakukan kegiatan brefing mengenai perencanaan admisssion, hasil kegiatan didokumentasikan | ||||||||
83 | 80 | KMH | 05 Maret 2108 | 05/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Kegiatan admission sudah dilaksanakan, tetapi laporan hasil pelaksanaan kegiatan belum ada | Minor | 5.3.b | Biro KMH&P, tidak membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan admission | Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan admission | Setiap melakukan kegiatan admisssion, Biro KMH&P akan membuat laporan hasil kegiatan | ||||||||
84 | 81 | KMH | 05 Maret 2108 | 06/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Kegiatan marketing telah dilaksanakan, tetapi Laporan hasil pelaksanaan kegiatan marketing tidak ada | Minor | 5.3.b | Biro KMH&P, tidak membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan marketing | Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan marketing | Setiap melakukan kegiatan marketing, Biro KMH&P akan membuat laporan hasil kegiatan | ||||||||
85 | 82 | KMH | 05 Maret 2108 | 07/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Kegiatan pengaduan-keluhan dan bimbingan konseling telah dilaksanakan sesuai prosedur. Tetapi hasil kegiatan konseling tidak tertuang dalam laporan bulanan | Minor | 7.5.2 | Laporan kegiatan bulanan yang dibuat oleh KMH&P tidak memuat hasil pelaksanaan kegiatan pengaduan-keluhan dan bimbingan koseling. | Menambahkan hasil kegiatan pengaduan-keluhan dan bimbingan konseling pada laporan bulanan yang dibuat. | Pada saat pembuatan laporan kegiatan, hasil pengaduan-keluhan dan bimbingan koseling dimuat dalam laporan | ||||||||
86 | 83 | KMH | 05 Maret 2108 | 08/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Konsultasi alumni sudah dilengkapi dengan buku tamu , tetapi laporan hasil tidak dilaksanakan. Kejadian tersebut sudah 2 kali menjadi temuan | Major | 5.3.b, 7.5.2 | Hasil konsultasi alumni pada KMH&P, tidak dibuatkan laporan. | Membuat laporan hasil konsultasi alumni | Laporan konsultasi alumni dibuat secara berkala | ||||||||
87 | 84 | KMH | 05 Maret 2108 | 09/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Prosedur telah dilaksanakan dengan baik, tetapi laporan hasil terkait kerjasama dan informasi lowongan kerja belum dilaksanakan | Minor | 5.3.b | Hasil kerjasama dan informasi lowongan kerja tidak dibuatkan laporan. | Membuat laporan hasil kerjasama dan informasi lowongan kerja | Laporan hasil kerjasama dan informasi lowongan kerja dibuat secara berkala | ||||||||
88 | 85 | KMH | 05 Maret 2108 | 10/KMH&P/III-2018 | Dedi Putra | Aswin M. Rafiq Halimah Yunus | Ada proses yang tidak sesuai dengan prosedur yang dapat menyebabkan tergangunya proses diunit lain, yaitu hasil konversi diberikan langsung ke mahasiswaan, seharusnya disampaikan ke prodi (Pelaksanaan tidak sesuai dengan prosedur). Form ceklist kelengkapan konversi tidak ada | Minor | 8.1.e | Pelaksanaan penerimaan mahasiswa konversi tidak sepenuhnya dilakukan berdasarkan prosedur yang dibuat, dan adanya dokumen terkait yang tidak digunakan | Pelaksanaan penerimaan mahasiswa konversi dilakukan berdasarkan prosedur yang seharusnya. | Pelaksanaan penerimaan mahasiswa konversi dilakukan berdasarkan prosedur yang seharusnya dan dengan menggunakan dokumen terkait | ||||||||
89 | 86 | KUIK | 06 Maret 2108 | 01/KUIK/III-2018 | LUKMAN HAKIM | M. Sadat, Pulungan, Niken P. | Dokumen analisis resiko dan peluang, tidak bisa di konfirmasi atau belum di buat. | Minor | 6.1.1 | Kekurang pahaman Audite terhadap Analisis Resiko dan Peluang | Membuat Analisis Resiko dan pada peluang yang sesuai dengan format yang telah di tentukan (Form No: 4.FM-A1.02.01 ) | 31 Maret 2018 | Membuat Analisis Resiko dan pada peluang | 31 Maret 2018 | ||||||
90 | 87 | KUIK | 06 Maret 2108 | 02/KUIK/III-2018 | LUKMAN HAKIM | M. Sadat, Pulungan, Niken P. | Dokumen Rencana Manajemen Mutu tidak bisa di konfirmasi atau belum di buat | Minor | 4.4.1., 6.2.1 | Kekurang pahaman Audite terhadap Rencana Manajemen Mutu (RMM) | Membuat Rencana Manajemen Mutu (RMM) yang sesuai dengan format yang telah di tentukan ( Form No: 4.FM-A1.02.03 ) | 31 Maret 2018 | Membuat Rencana Manajemen Mutu (RMM) | 02 April 2018 | ||||||
91 | 88 | KUIK | 06 Maret 2108 | 03/KUIK/III-2018 | LUKMAN HAKIM | M. Sadat, Pulungan, Niken P. | Rencana tindakan untuk mencapai sasaran mutu tidak dapat di konfirmasi saat pelaksanaan audit | Minor | 6.2.2 | Audite belum memahami bagai mana membuat analisis resiko dan peluang, yang berkaitan dengan pencapaian sasaran mutu | Membuat analisis resiko dan peluang, selanjutnya dituangkan dalam program kerja untuk mencapai sasaran mutu yang akan di capai | 31 Maret 2018 | Membuat analisis resiko dan peluang dan sasaran mutu | 02 April 2018 | ||||||
92 | 89 | KUIK | 06 Maret 2108 | 04/KUIK/III-2018 | LUKMAN HAKIM | M. Sadat, Pulungan, Niken P. | Catatan mekanisme pengendalian mutu belum dilaksanakan dengan baik | Minor | 7.5.3 | Audite belum memahami SOP yang ada di unitnya | Membuat catatan mekanisme pegendalian mutu | 31 Maret 2018 | catatan mekanisme pegendalian mutu harus di tempelkan pada tempat tertentu untuk mempermudah pencarian dokumen | 02 April 2018 | ||||||
93 | ||||||||||||||||||||
94 | ||||||||||||||||||||
95 | ||||||||||||||||||||
96 | ||||||||||||||||||||
97 | ||||||||||||||||||||
98 | ||||||||||||||||||||
99 | ||||||||||||||||||||
100 | ||||||||||||||||||||