1er Seguimiento PA AC+Mapa riesgo 2017
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ABCDEHIMSTUVWXYZAAABACAD
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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
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MATRIZ DE MONITOREO, REVISIÓN Y SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS 2017
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CONVENCIONES
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VERDE: Actividades cumplidasAMARILLO: Actividades con algunos avances, con fechas de ejecución vencidas y metas sin cumplir.ROJO: Actividades con tiempos vencidos de ejecución sin ningún reporte de actividades.ROSA: Casillas que tienen comentarios y que deben ser revisadas y ajustadas según lo programado.
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OBJETIVO DEL SEGUIMIENTO: Presentar informe consolidado correspondiente a los avances y actividades planteadas en el Mapa de Riesgo de Corrupción a corte 30 de abril de 2017, como instrumento de tipo preventivo para analizar, valorar, tratar, comunicar, monitorear, revisar y realizar seguimiento a los riesgos de corrupción a través de la incorporación del impacto en la valoración del riesgo de corrupción.
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PRIMER SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 2017DILIGENCIA: Líder del procesoDILIGENCIA: PlaneaciónDILIGENCIA: Control Interno
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1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGOMONITOREO corte 30 de abrilSEGUIMIENTO corte 30 de abril
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Proceso /
Objetivo
Área AdministrativaÁrea FacultadRiesgo
Descripción
CausaConsecuenciaCONTROLES3. ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROLFechaAcción o acciones realizadasEvidenciaResponsable% de cumplimientoObservacionesEstado de la Actividad% de avanceObservación
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Periodo de EjecuciónAccionesRegistro
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1
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Objetivo: Orientar y definir la gestión institucional organizadamente y en prospectiva en actividades necesarias para la formulación de los elementos de direccionamiento estratégico, con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos.
PlaneaciónN/A
Inadecuada aplicación de recursos de inversión en desarrollo de funciones institucionales
Desconocimiento de los procedimientos por directivos que toman decisiones sobre la ejecución de recursos.

1. Incumplimiento de las metas planeadas
2. Detrimento patrimonial
3. Investigaciones y sanciones.
-Aprobación del proyecto (Ficha BPUNI) por la autoridad competente.
-Elaboración y aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones.
-Procedimiento PD-DIE-01 "Banco de Proyectos de Inversión"
Semestral1) Actualizar el procedimiento BPUNI..1) Registro en el SIG.marzo 17/171) Se tiene proyecto de Resolución Rectoral autorizando el ajuste del procedimiento del Banco y el procedimiento ajustado, el flujograma actualizado.
Los Documentos están en revisión final para presentar a rectoría.
1) Proyecto de Resolucón
Procedimiento ajustado y flujograma actualizado.
Alba Benjumea
Javier Criollo
0%
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2) Realizar un Plan de capacitación en proyectos 2) Listados de asistencia2) Se presentó solicitud de modificación motivada a la segunda acción.2) Correo electrónico de solicitud de modificaciónAlba BenjumeaSe recibió solicitud de modificación
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3) Divulgar en Página Web, el procedimiento y flujograma BPUNI 3) Registro publicacion Web.
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2PlaneaciónN/AAprobación de proyectos de inversión que no apuntan hacia objetivos estratégicos1. Desconocimiento del PAI.
2. Desactualización de procedimientos BPUNI para canalizar la inversión institucional.
3. Inasistencia a capacitaciones en proyectos por parte del personal académico-administrativo
1. Incumplimiento de objetivos institucionales.
2. Utilización ineficiente de los recursos de inversión.
3. Dificultad para alcanzar las metas institucionales
-Acuerdo Sup 004/13 Semestral1) Socializar y apropiar el PAI, desde WEB y correos institucionales.1) Registro publicación web
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-Procedimiento Banco de proyectos de inversión PD-DIE-01Semestral2) Actualizar el procedimiento BPUNI2) Registro en el SIGmarzo 17/172) Se tiene proyecto de Resolución Rectoral autorizando el ajuste del procedimiento del Banco y el procedimiento ajustado, el flujograma actualizado.
Los Documentos están en revisión final para presentar a rectoría.
2) Proyecto de Resolucón
Procedimiento ajustado y flujograma actualizado.
Alba Benjumea
Javier Criollo
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noviembre 303) Capacitar anualmente en proyectos de inversión3) Control asistencia a talleres
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3PlaneaciónN/ABajo nivel de ejecución financiera de los proyectos frente al monto aprobado.1. Falta de control del supervisor y de la unidad proponente del proyecto.
2. Baja gestión del gestor responsable del proyecto.
1. Ineficiente gestión financiera.
2. Desaprovechamiento de recursos
3. Desatención de verdaderas necesidades académicas y administrativas
No existenTrimestral según cronograma proyecto1) Suscribir actas de inicio, avance y finalización de proyectos por gestor y supervisor del proyecto.
2) Socilitar informes de cierre del proyecto sobre el logro de objetivos y obtención de productos y resultados
1) Actas suscritas por las partes
2) Solicitud de informes
mayo 03/17Se presentó solicitud de modificación motivada a las actividades.Correo electrónico de solicitud de modificaciónAlba Benjumea
Se recibió solicitud de modificaciónActividad sin avance0,00%Hasta no ser avalada la solicitud de modificacion la actividad seguira sin avance
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4PlaneaciónN/AFormulación de planes estatégicos incoherentes con la realidad institucional1. Toma de decisiones sin tener en cuenta directrices institucionales.
2. Inadecuada metodología para la formulación de planes.
3. Desconocimiento sobre formulación y evaluación de planes
4. Falta de monitoreo y valuació a los planes
1. Direccionamiento institucional fuera del contexto actual.
2. Dificultad para el logro de los objetivos institucionales.
3. Desperdicio de recursos por aplicación a objetivos equivocados.
Procedimientos:
PD-DIE-02
PD-DIE-08
SemestralAplicar el procedimiento para formular planesCorreos dirigidos a la Alta Dirección
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5COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Objetivo: Optimizar la comunicación interna y externa, vertical y horizontal de la Universidad de los Llanos, fijando los lineamientos y promoviendo acciones que incidan de manera activa en el fortalecimiento de procesos de identidad, gobernabilidad y convivencia.
Secretaría GeneralN/AFalsificación de Diplomas expedidos en nombre de la Universidad de los Llanos Falta de normas que regulen el proceso de impresión de diplomas de graduación 1. Sanciones administrativas, disciplinarias y penales.
2. Detrimento patrimonial.
3. Deterioro de la reputación e imagen institucional
No existenprimer trimestreExpedir acto administrativo que regule la impresión y papel de seguridad de diplomas de la UniversidadResolución RectoralTiempo vencido. NO reportó avanceNo reportó avance0,00%Actividad vencida, responsable secretaria general
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6ComunicacionesN/AProliferación de logotipos y símbolos institucionales desconociendo del manual de identidad visual1. Falta de control en la utilización de símbolos
2. Desconocimiento de normas en uso de símbolos
3. Uso no autorizado de símbolos institucionales en uniformes, afiches y otros medios
4. Uso de símbolos no aprobados en "Manual de Identidad Visual"de la Universidad.
5. Mezcla de logotipo institucional con símbolos , formas y colores no aprobados
1. Pérdida de identidad Institucional
2. Confusión en la identidad visual
3. Falta de coherencia en el manejo de la imagen institucional.
4. Confusión de identidad institucional de forma interna y externa
-Libro registro de símbolos
-Manual de identidad visual
segundo trimeste1) Ajustar y publicar el Manual de indentidad visual Unillanos e incluir:

a) Responsable del seguimiento de la norma
b) Utilización de la marca UNILLANOS en uniformes o prendas
c) Acciones disciplinarias por incumplimiento
d) otras disposiciones de regulación
1) Manual de identidad visual ajustado y publicado
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2) Sensibilizar con capacitaciones, noticias web y correos, el contenido del Manual de identidad visual2) Control asistencia a capacitación
3) Noticia semestral en la web.
4) Correos masivos a la comunidad universitarias
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7ComunicacionesN/AUso indebido de los canales, medios e información institucional para favorecer intereses particulares.
1. Ausencia de plan de medios y de comunicaciones
2. Ausencia de controles
1. Sanciones administrativas y disciplinarias por mal manejo de la información oficial.
2. Mala imagen, desconfianza y falta de credibilidad en la universidad
-Política de Comunicaciones
-Manual de Comunicaciones
Trimestral1) Establecer y publicar el Plan de medios y de comunicaciones que incluya responsables del seguimiento.1) Plan de medios y de comunicaciones establecido,
2) Publicación en página web
2 de mayo de 20171) Plan de Medios (29 de marzo) y Plan de Comunicaciones 2017 (16 de abril) por correo electrónico y en físico publicados.http://unillanos.edu.co/docus/http://sig.unillanos.edu.co/index.php/documentos-sig/file/1181-plan-de-medios-2017

http://unillanos.edu.co/docus/http://sig.unillanos.edu.co/index.php/documentos-sig/file/1182-plan-de-comunicaciones-2017
Amparo Montoya100%Ejecutada dentro del plazo100,00%Actividad cumplida
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Trimestral2) Socialización a la comunidad universitaria3) 2 noticias en la web semestral y correos masivos comunicando el plan de medios 3 de mayo de 20172) Estamos en el proceso de emitir las noticas para la página web y boletín interno institucional.Tiempo vencido y sin ejecutar acciones. Lo indicado son intensionesActividad sin avance0Actividad vencida, responsable comunicaciones
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8ComunicacionesN/AUtilización de la marca y los símbolos institucionales con fines comerciales u otros intereses personales 1. Ausencia de un plan de medios y de comunicaciones
2. Faltad de controles
3. Uso indebido de los símbolos institucionales
4. Ausencia de valores éticos
1. Deterioro de la imagen institucional
2.detrimento patrimonial
-Registro de la marca Unillanos
-Libro de registro de símbolos institucional
-Normas de uso de los símbolos institucional
Trimestral1) Establecer y publicar el Plan de medios y de comunicaciones que incluya responsables del seguimiento.1) Plan de medios publicado2 de mayo de 20171) Los Planes de Comunicaciones y Medios ya fueron actualizados a 2017 y publicados en la página web institucional por parte de la Oficina del SIG. http://unillanos.edu.co/docus/http://sig.unillanos.edu.co/index.php/documentos-sig/file/1181-plan-de-medios-2017

http://unillanos.edu.co/docus/http://sig.unillanos.edu.co/index.php/documentos-sig/file/1182-plan-de-comunicaciones-2017
Amparo Montoya100%Ejecutada100,00%Actividad cumplida
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Trimestral2) Sensibilizar a la comunidad sobre el buen uso de los recursos públicos y valores éticos2) Control asistencia a sensibilizaciones2) Las sensibilizaciones iniciarán en la segunda quincena de mayo a través de boletines internos y redes sociales institucionales ya que estamos adelantando tareas del Plan de Mejoramiento de la Oficina de Comunicaciones.Tiempo vencido y sin ejecutar acciones. Lo indicado son intensionesActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Comunicaciones
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9GESTIÓN DE LA CALIDAD
Objetivo: Determinar el estado y desempeño del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad a su vez que se determina las acciones necesarias para el aseguramiento del ciclo de mejora continua.
Coordinación SIGN/APerder la certificación del Sistema de Gestión de Calidad SGC, otorgada por ICONTEC.1. Falta de compromiso del personal con SGC
2. Inadecuada rotación de personal en los procesos
3. Incumplimiento de Planes de Mejoramiento
4. Incumplimiento en transición SGC a NTC ISO 9001:2015
1. Deterioro de la imagen institucional
2. Pérdida de confianza en la Universidad
3. Retroceso en la gestión por procesos
4. Sanciones por parte de ICONTEC.
-Apoyo al cumplimiento del Plan de Mejoramiento Institucional.
-Asesoría en revisión, ajuste, elaboración e implementación de herramientas de mejora SGC
-Revisión del SGC por la Alta Dirección.
Trimestral1) Realizar con líderes de proceso, el seguimiento y control del plan de mejoramiento ICONTEC1) Actas de reunión y asistenciaTiempo vencido. NO reportó avanceActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Coordinacion del SIG
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Trimestral2) Asesorar desde Of. Coordinadora SIG en implementación y mejora SIG2) Actas de reunión y listas de asistencia en correos electrónicos.Tiempo vencido. NO reportó avanceActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Coordinacion del SIG
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Trimestral3) Recolectar información, revisar por la alta dirección y recomendar mejoras3) Información para revisión por la dirección.Tiempo vencido. NO reportó avanceActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Coordinacion del SIG
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10Coordinación SIGN/AImposición de sanciones de carácter ambiental a la Universidad.1. Deficiente gestión ambiental
2. Falta de compromiso del personal
3. Desconocimiento de la normatividad ambiental
4. Insuficiente asignación de recursos para la gestión ambiental de la Universidad.
1. Sanciones económicas o administrativas
2. Suspensión del aprovechamiento de los recursos naturales
3.Deterioro de la imagen institucional
4. Limitación para certificación y acreditación ide programas e institucional
-Seguimiento de matriz legal ambiental y matriz de impactos ambientales.
-Verificación de compromisos ante las autoridades ambientales.
-Referencias norma NTC ISO 14001:2015
noviembre 301) Actualizar y cumplir la matriz ambiental1) Matriz legal ambiental y matriz de impactos
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2) Controlar los compromisos con las autoridades2) Actos administrativos de autoridades ambientales
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3) Cumplir los planes del Sistema Gestión Ambiental3) Actas de reunión, listas de asistencia, certificados de disposición final, matriz de diagnóstico SGA, diseño e implementación del Sistema de Gestión Ambiental bajo norma NTC ISO 14001:2015
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11DOCENCIA
Objetivo: Formar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos, capaces de adaptar y generar conocimiento para el desarrollo de la Orinoquia y el país.
Admisiones, Registro y Control AcadémicoN/AAval ante Secretaría General del trámite de grado y otorgamiento de títulos a estudiantes sin cumplir requisitos legales 1. Incumplimiento de funciones
2. Falta de valores éticos.
3. Falta de controles.
1.Incumplimiento de metas . 2. Sanciones.
3.Deterioro de la imagen institucional.
-Lista de chequeo
-Procedimiento PD-DOC-03 trámite de grado
-Verificación documental
Trimestral1) Socializar procedimientos y formatos a funcionarios responsables1) Control asistencia a la socializaciónEnero 27 de 20171. Socialización a los funcionarios de admisiones para la recepción de documentos para grado y los procesos vigentes que intervienen (PD.DOC-03) y lo que se debe diligenciar durante el proceso (FD-DOC-01).1. Acta de reunión No. 001 de 2017 Yajaira Casas Gómez , Jefe de Oficina de admisiones, Registro y Control Académico25Ejecutada parcialmente25,00%Actividad cumplida dentro del tiempo periodico establecido
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Trimestral2) Diseñar y aplicar medidas de control2) Controles aplicadosEnero 27 de 20182. se aplicaron las siguientes medidas de control:
a) Envió de información de requisitos de grado y fecha de recepción de documentos a los correos institucionales de los estudiantes, direcciones de programa, facultades, decanos y centros de investigación.
b) Ubicación de pendón y carteleras (donde se informa los requisitos y fechas de recepción de documentos para grado y fecha de ceremonia en las sitios concurrentes de la Universidad como, Admisiones, Bienestar, PREU, San Antonio, Biblioteca.
c) Publicación en el sitio Web institucional los requisitos y fechas de recepción de documentos para grado y fecha de ceremonia en el Menú
2.correos enviados a los funcionarios, estudiantes y docentes , públicación de carteleras, y página WEB Unillanos. http://www.unillanos.edu.co/index.php/admisiones/tramite-de-grado y http://www.unillanos.edu.co/index.php/admisiones/tramite-de-grado/fechas-de-grado.Los siguientes funconarios de Admisiones : Adriana Gámez Garzón, Martha Lucia Bonelo Trujillo, Adiela Gutierrez García25%Ejecutada parcialmente25,00%Actividad cumplida dentro del tiempo periodico establecido
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12Admisiones, Registro y Control AcadémicoN/APérdida, manipulación o alteraciones de historías académicas1. Incumplimiento de normatividad para organización y archivo de historias académicas.
2. Inexistencia de inventario documental.
3. Desorganización de archivos
1.Pérdida de la memoria de historias académicas de estudiantes
2. Demandas y sanciones
Tabla de retención documentalSemestral1) Actualizar el inventario documental1) Inventario documental actualizadoEnero 27 de 20171. Actualización de los expedientes académicos de los estudiantes iniciando con los graduados y una segunda etapa con los estudiantes vigentes y desertores.1. Formato FO-GDO-04 diligenciados.Ejecutada parcialmente50,00%Actividad cumplida dentro del tiempo periodico establecido
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2) Socializar la normatividad vigente y
3) Capacitar a funcionarios de la oficina
2) Control asistencia a capacitaciónEnero 27 de 20182. Socialización con los funcionarios sobre el formato de inventario documental FO-GDO-04 Falta indicar la evidencia.En proceso50,00%Actividad cumplida dentro del tiempo periodico establecido, no hay reporte de la evidencia
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13Dirección General de CurrículoN/AIncumplimiento de planes de estudio, mallas curriculares y proyectos docentes1. No entregar a primer día de clase del microcurrículo del curso a desarrollar.
2. No establecer condiciones de evaluación en el curso a desarrollar
3. Incumplir los cursos del documento maestro aprobado por CONACES
4. Presentar informes parciales sin la debida revisión y verificación
1. Baja calidad académica e impacto de egresados y de productividad docente
2. Desarticulación entre los programas académicos que no evidencia la posibilidad de flexibilidad curricular exigida por MEN
3. Sanciones disciplinarias por incumplimiento de lo aprobado en MEN,CONACES, CNA
-Plan de accón docente
-Plan de Ejecución
-Plan de evaluación
-Condiciones de calidad de programas académicos, factor 3
-Acuerdos académicos que establecen planes de estudio de programas
Semestral1) Verificar (decanos) el cumplimiento de responsabilidades de los directores de programas (Acuerdo Sup 012/09)1) Informe de decanatura en donde se certifique el cumplimiento de las fucniones de los directores de programa con sus debidos soportes
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Semestral2) Verificar por Consejo de Facultad el plan de acción en coherencia con los cursos aprobados en el plan de estudios según documento maestro2) Actas Consejo de Facultad
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14Vicerrectoría AcadémicaPrograma AcadémicoRealización de prácticas extramuros sin cumplir el propósito de fortalecer la gestión académica 1. No planear las prácticas según planes de estudios
2. No evalauar por parte de Consejos de Facultad las prácticas que se realizan
3. Incumplimiento de directrices para formular y ejecutar las prácticas
4. Falta de compromiso institucional frente a la responsibilidad de liederar las prácticas
5. Falta de control por parte de las facultades
1. Procesos disciplinarios
2. Perdida de recursos Ley 1178/07
3. Bajo nivel académico
4. Mala imagen institucional

-Acuerdo Sup 017/09
-Resolución académica semestral de aprobación prácticas
-BPUNI para realización de las prácticas
-Directrices de vicerrectoría
-PD-DOC-05 Procedimiento de prácticas y visitas extramuros
-FO-DOC-02 formato de solicitud y guía de salidas.
-Decreto 055 de 2015
Semestral1) Evaluar por Comité de programa y Consejo de Facultad la realización de prácticas y visitas extramuros1) Formatos SIG
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Semestral2) Sensibilizar a docentes y directivos en cumplimiento de responsabilidades de llevar estudiantes para prácticas2) Control asistencia por facultad a sensibilizaciones
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Semestral3) Solicitar un acompañamiento a la ejecución de prácticas3) solicitud semestral de seguimiento aleatorio por parte de control interno
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15Vicerrectoría AcadémicaDecanaturaUtilización del periodo sabático para actividades diferentes a los compromisos adquiridos1. Débil seguimieno a compromisos año sabádico
2. Fal ta compromiso ético del docente
3. No hay verificación de resultados
1. Detrimento patrimonial,
2. Incumplimiento de los propósitos institucionales
3. Afectación de la gestión académicas
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas.
Estatuto docente
Acuerdo Sup 013/00
Semestral1) Definir el procedimiento para determinar el seguimiento y control del plan de actividades del docente1) Procedimiento ajustado
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Semestral2) Sensibilizar a docentes sobre uso de recursos públicos y valores éticos.2) Control asistencia a la sensibilización
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Semestral3) Verificar por parte de los decanos el cumplimiento de los compromisos adquiridos y los resultados entregados3) Certificación de cumplimiento firmado por el decano
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16Vicerrectoría AcadémicaEscuela / Departamento / InstitutoIncumplimiento de las responsabilidades académicas asignadas por el Consejo de FacultadDesatención de la progrmación horaria y responsabilidad docentes fijadas por Consejos de Facultad en Sistema de Asignación de Reponsabilidades Académicas SARA1. Detrimento patrimonial
2. Ineficiencia en la gestión
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas
Plan de acción docente
segundo trimeste1) Establecer el procedimiento de asignación, seguimiento y control de responsabilidades docentes.1) Procedimiento publicado
2) Informes de actividades doc
3) Formato de seguimiento al Plan de Acción individual
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segundo trimeste2) Divulgar el procedimiento4) Correo, Boletín, Noticia web
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segundo trimeste3) Realizar charlas con el personal docente para concienciar sobre el tema.5) Registro de asistencia
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17FacultadesPrograma AcadémicoInicio de clases del estudiante sin formalizar la matrícula 1. Entrega tardía de listas oficiales de estudiantes por parte de Of. Admiisiones
2. Excesivas modificaciones a los calendarios
3. Incumplimiento de las normas por los docentes
1. Demandas y sanciones a la Universidad
2. Detrimento de la imagen institucional
3. Investigaciones disciplinarias y administrativas.
-Acuerdo Sup 004/09, Art 76
-Acuerdo Sup 015/03, Arti 27
-PD-DOc-01 matrícula estudiantes antiguos
-PD-Doc-04 inscripción, selección y matrícula estudiantes nuevos
Semestral1) Cumplir calendarios académicos1) Calendarios académicos
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Semestral2) Sensibilizar a docentes sobre implicaciones por incumplir las normas2) Registro de asistencia abril 301. Reunión geeneral de profesores inicio de clases 1. ComunicadoDirector de Escuela100
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18Vicerrectoría AcadémicaFacultadConvocatorias docentes en cualquier modalidad, sin precisión de requisitosAusencia del procedimiento que regule el proceso
1. Poca credibilidad en las convocatorias
2. Demandas a la Universidad
3. Deterioro en la imagen institucional
Acuerdo Sup 013/14segundo trimesteElaborar el procedimiento para realización de convocator docentesProcedimiento publicado SIG
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19Vicerrectoría AcadémicaEscuela / Departamento / InstitutoAutorizar pagos a docentes sin cumplir horas, contenidos y compromisos acordados1. Poco seguimiento por parte del supervisor
2.Inexistencia de procedimiento
3. Falta de compromiso y valores éticos por docentes y supervisores
1. Detrimento patrimonial
2. Demandas, sanciones
-PD-GTH-06 contratación y pago de catedráticossegundo trimeste1) Elaborar el procedimiento para asignación, seguimiento y control de responsabilidades académicas1) Procedimiento publicado SIG
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segundo trimeste2) Implementar el procedimiento2) Informes de actividades docente y formato de seguimiento al Plan de Acción individual.
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segundo trimeste3) Divulgar el procedimiento3) Correo, Boletín, Noticia web
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segundo trimeste4) Capacitar al personzal docente para concienciar sobre el tema.4) Registro de asistencia
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20INVESTIGACIÓN
Objetivo: AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Objetivo: Fomentar y apoyar las actividades conducentes a la generación y aplicación del conocimiento, a través de investigción científica y desarrollo tecnológico.
Dirección General de InvestigacionesN/A Desvío y uso indebido de recursos de investigación en actividades de beneficio particular1) Desconocimiento de normas legales y ética.
2) Falta de seguimiento y control
3) Desconocimiento en manejo de recursos públicos
1) Detrimento patrimonial
2)Incumplimiento de objetivos y cronogramas
3) Demandas, sanciones
-PD-INV-01 gestión integral de proyectos de investigación
-Acuerdo Sup 026/00
-Código de ética
Semestral1) Divulgar las normas que rigen la investigación en UNILLANOS1) Correos enviados a docentes investigadores
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Semestral2) Sensibilizar a los docentes sobre el buen uso de los recursos públicos y en valores éticos2) Registro de asistencia a jornadas de sensibilización
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21Dirección General de InvestigacionesN/AAprobación de proyectos que no cumplen con las directrices o requisitos de las convocatorias internas1) Desconocimiento de los terminos de referencia
2) Falta de revisión y de controles adecuados
1) Baja calidad de los proyectos
2) Dlilación en obtención de productos de investigación
3)Incumplimiento de indicadores
4) Ineficacia en la ejecución de recursos
5) Investigaciones, sanciones
-Términos de referencia
-Marco normativo
-Listas de chequeo
-Actas de aprobación proyectos
Según apertura convocatoriaOrientar a directores de Centros de Investigación sobre la verificación del cumplimiento de los términos de referencia de las convocatorias1) Lista de chequeo proyecto
2) Actas de reunión
3) Actas de aprobación
13 al 17 de febrero de 2017- Actualización de la lista de chequeo (FO-INV-01, versión 3) y aplicación en cada uno de los proyectos presentados a la convocatoria.
- Reunión del profesional de apoyo de la DGI con los Comités de los cinco Centros de Investigación de las Facultades, para orientar sobre la verificación de cumplimiento de los términos de referencia de las convocatorias.
Listas de asistencia a las reuniones y actas de los comitésJeferson Andrey Valderrama Diaz100Actividad en ejecuciónEjecutada100,00%Actividad cumplida
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22Dirección General de InvestigacionesN/APlagio de investigacionesInaplicabilidad de normas éticas 1) Investigaciones y sanciones
2) Deterioro de la imagen institucional
-Acuerdo Sup 014/14
-Evaluación académica
-Código de ética
Semestral1) Incluir la verificación por parte de los evaluadores de este item
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Semestral2) Sensibilizar a docentes sobre consecuencias legales y jurídicas 1) Formato de evaluación modificado
2) Registro asistencias a capacitaciones
- Se modificó el formato de evaluación de los informes finales (FO-INV-11 versión 2)
- Se ha orientado a los docentes respecto a la ejecución de los recursos asignados a los proyectos de investigación.
Formato FO-INV-11 modificadoJeferson Andrey Valderrama Diaz50Falta indicar la fechaEjecutada parcialmente50,00%Actividad cumplida dentro del tiempo periodico establecido, no hay reporte de la fecha
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23PROYECCIÓN SOCIAL
Objetivo: Generar vínculos de interacción entre la Universidad y su entorno social, mediante el estudio permanente de sus problemas, la difusión y transferencia del conocimiento producido por la docencia e investigación.
Dirección General de Proyección SocialN/AMalversación de dineros utilizados para convenios Falta de seguimiento y control en utilización de dineros de convenios1) Incumplimiento del objeto del convenio
2) Demandas y sanciones
3) Mala imagen institucional
-Actas de supervisión convenios
-Informe de avances
-Matriz de seguimiento físico y financiero
Semestral1) Monitorear convenios desde Dirección Gral Proyección Social.1) Matriz evaluada
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Semestral2) Presentar informes a Consejo Inst de Proyección Social2) Actas de Consejo
61
Semestral3) Denunciar anomalías3) Informes
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24Dirección General de Proyección SocialN/AIncumplimiento de las responsabilidades asignadas para proyección social,
1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se realiza evaluación en Consejos de Facultad a productos de proyectos de proyección social
3) Desfase de los Planes de acción docente
4) Utilización de los proyectos de proyección social como pretexto para descarga académica
5) Distracción en proyectos sin impacto.
6) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social
1) Detrimento patrimonial
2) Bajos resultados de proyección social
3) Bajo nivel de indicadores de impacto en proyección social.
-PD-PSO-02
-PD-PSO-06
-PD-PSO-11
-Términos Ref Convocatorias
-Informe de actividades
-Presentación de proyectos
Semestral1) Publicar convocatoria anual y términos de referencia1) Convocatoria con términos de referencia26 de enero de 2017


15 de febrero se 2017
23 de marzo de 2017
19 de abril de 2017
4: En la reunión con coordinadores de proyectos y directores de centros se les expuso de manera detallada como se debe solicitar los recursos, y el manejo eficiente de las horas de destinación a los mismos

En cada Consejo Institucional de Proyeccion Social se sensibiliza y se les recomienda dar cumplimiento sus funciones
Listado de asistencia

Acta 1,2,3 de Consejo de la dirección General de Proyección Social

DGPS10%
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Semestral2) Informar sobre ejecución de proyectos de proyección social2) Informes de ejecución proyectos de proyección social
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Semestral3) Socializar la convocatoria y formatos 3) Control asistencia a socialización, sensibilización y capacitación
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Semestral4) Sensibilizar a directores de Centros Proyección Social y docentes en el cumplimiento de funciones3) Control asistencia a socialización, sensibilización y capacitación
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Semestral5) Capacitar sobre uso de recursos públicos y comportamientos éticos3) Control asistencia a socialización, sensibilización y capacitación
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25BIENESTAR INSTITUCIONAL
Objetivo: Ejecutar acciones que contribuyan al desarrollo humano, mediante la formación integral, el mejoramiento de la calidad de vida y la complementación en la construcción de comunidad, con el propósito de aportar en el cumplimiento de la misión institucional.
Bienestar UniversitarioN/AAsignación indebida de descuentos socioeconómicos a estudiantes 1) Incumplimiento del procedimiento de asignación de descuentos socioeconómicos
2) Ineficacia de controles, falta de verificación de la información.
3) Inexactitud o falsedad en la información para recibir incentivos
4) Malas prácticas estudiantiles por falta de valores éticos y falta de ética de algunos funcionarios responsables de realizar la verificación
3) No aplicación de las medidas sancionatorias según reglamento
1) Detrimento de los recursos
2) Perjuicio a estudiantes que necesitan el descuento y no son beneficiados
3) Investigaciones, denuncias, sanciones
Procedimiento
Visitas domiciarias aleatorias
Semestral1. Realizar verificación telefónica o a través de correos institucionales de la información suministrada por el estudiante para a quellos estudiantes a los que no se les realice visita domiciliaria.1) Registro de llamadas telefónicas y de correos de verificación
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Semestral2. Realizar sensibilizaciones y socializaciones con la población estudiantil, sobre: 2.1) el adecuado acceso a los recursos de descuento socioeconómico. 2.2) sanciones que acarrean estas malas prácticas. 2.3) sobre temas de valores y comportamientos éticos.2) Capacitaciones de sensibilización por lo menos al 90% de los estudiantes que reciben descuento socioeconómico.
3) Sensibilización a través de correos masivos, noticias y boletines dirigidas al 100% de los estudiantes.
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Semestral3. Sensibilizar a través de capacitaciones a los funcionarios que tienen actividades relacionadas con el riesgo, en temas de valores, comportamientos éticos y sobre las responsabilidades de los servidores públicos y contratistas.4) Registro de asistencia a capacitación de servidores públicos, contratistas y personal de apoyo
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26Bienestar UniversitarioN/APérdida de confidencialidad de las HV e historias clínicas de usuarios de los diferentes programas de BI1) Inadecuada custodia de la información
2) Violación del secreto profesional
1) Pérdida de credibilidad del proceso
2) Deserción de estudiantes que siente violada su información personal
Restricción en el acceso a la informaciónTrimestralCapacitar al personal que manipula y custodia las HV e Historías clínicas en el manejo y reserva de la información.Registro de asistencia a capacitaciónTiempo vencido. NO reportó avanceActividad sin avance0,00%Actividad vencida, responsable Bienestar Universitario
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27GESTIÓN JURÍDICA
Objetivo: Asesorar, orientar, asistir y resguardar los intereses de la Universidad, en asuntos jurídico-administrativos, internos y externos, velando por la defensa de los intereses comunes, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
JurídicaN/ACelebración indebida de contratos de prestación de servicios de menor cuantía1. Violación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades por parte del contratista
2. Incumplimiento de requisitos legales para la formalización del contrato .
1) Sanciones disciplinarias, fiscales y penales.-PD-JUR-02 vinculación por prestación de servicios.
-FO-JUR-19 lista de chequeo para ingreso de contratistas
Trimestral1) Verificar selectivamente la informacion suministrada por el contratista en las páginas web de los órganos de control.Validación de la información reposada en la hoja de vida suministrada por contratista en páginas Web de las entidades que expiden las certificaciones.Tiempo vencido. NO reportó avanceActividad sin avance0,00%Actividad vencida, responsable Juridica
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Trimestral2) Validar las HV en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público y corroborar el cumplimiento de los aportes al sistema de seguridad social del contratista Validación de la información reposada en la hoja de vida suministrada por contratista en páginas Web de las entidades que expiden las certificaciones.Tiempo vencido. NO reportó avanceActividad sin avance0,00%Actividad vencida, responsable Juridica
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28JurídicaN/ALa no atención de las oportunidades procesales en el marco de la defensa juridica frente a la respuesta que demanda las acciones de tutuela, derecho de petición y las acciones judiciales - admnistrativas en contra de la Universidad de los Llanos1) Falta de gestión oportuna de los responsables del proceso
2) Desconocimiento de la normativa viegente
3) Intereses particulres para favorecer a terceros
1) Sanciones disciplinarias, fiscales, administrtativas y penales.
2) Procesos judiciales
3) Perdidad de recursos por parte de la Administración

- Sistema de justicia 21 de la rama judicial (verirficar cumplimiento términos procesales.)
- Experiencia del personal a quien corresponde las actividades de la defensa juridica de la Universidad
Semestral1) Capacitar al personal y verificar el conocimiento de los contratista y funcionarios que atienden los procesos
2) Verificar competencia y pericia del personal de planta, contratista y personal de apoyo sobre el manejo de estos temas.
3) Realizar seguimiento a las acciones establecidas en el mandato del daño antijurídico
- Acudir a EKOGUI para que periodicamente nos brinde capacitación en defensa juridica
-confrontar la informacion que reposa en la pagina web de la rama judicila justicia veintiuno con la informacion que entrega el asesor externo de la Universidad y dejar evidencias
-Estudios de oportunidad y convencia para verificar la experiencia del personal requerido.
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29GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Objetivo: Gestionar con eficiencia y eficacia los servicios administrativos, de forma tal que permita a la administración el cumplimiento de su misión.
Oficina de PersonalN/AProvisión de cargos sin el cumplimiento de requisitos, perfiles, competencias laborales 1) Inaplicabilidad de reglamentos y normas sobre perfiles y requisitos de cargos
2) Prácticas clientelistas
1) Afectación de la reputación y buen nombre de la Universidad
2) Deficiente gestión académico-administrativa
3) Demandas y procesos disciplinarios
-Manual de funciones y competencias
-Manual de procesos y procedimientos.
Permanentemente cada vez que se requiera1) Actualizar Manual de Funciones
2) Certificar el cumplimiento de requisitos, perfiles y competencias para la provisión de cargos según normas
3) Cumplir los procesos y procedimientos de provisión de cargos.
Comunicación dirigida al nominador, indicando si el candidato a ocupar el cargo, cumple o no con las competencias y se ajusta al perfil del cargo. 1. El manual de funciones y competencias laborales, se actualizó en el mes de diciembre de 2016, mediante Resolución Rectoral 3714 de 2016. 2. Se realizó certificación que verifica el cumplimiento de los requisitos exigidos por el manual de fuciones y competencias laborales de la universidad, a la persona que se vinculó en el cargo de libre nombramiento y remoción como jefe de almacen; y a la persona que se vinculó como Jefe de Biblioteca.
3. En atención a que no se han realizado provision de cargos de la planta administrativa de la universidad, no se tienen registros de esto.
oficio dirijido al rector (jefe de almacen cumple con los requisitos)Roselia Borrero, Tecnico Administrativo - Jaime Pardo , Jefe de Personal100%Ejecutada100,00%Actividad cumplida
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30Oficina de PersonalN/AVinculación de docentes o administrativos sin cumplir requisitos1. No revisión de antecedentes disciplinarios.
2. Perfil no adecuado a la linea académica o requisito convocado o perfil requerido.
1. Detrimento patrimonial de la Institucion
2. Demandas, sanciones
-PD-GTH-01 selección y vinculación en planta adtiva provisional
-PD-GTH-07 vinculación catedráticos de pregrado
-PD-GHT-09 vinculación y pago catedráticos postgrado
-Estatuto docente y administrivo.
Permanentemente cada vez que se requiera1) Verificar lista de chequeo de ingreso1) Lista de chequeo1. Para el primer trimestre de la actual vigencia, solo se realizaron las vinculaciónes a los cargos de libre nombramiento y remoción del Jefe de Almacén y Biblioteca, la cual aportó los documentos requeridos por la lista de chequeo de ingreso y que fue verificada por la Oficina de Personal, como tambien se realizo la debida revision de acuerdo a la lista de chequeo a los profesores de catedra.1. Se verifico la lista de chequeo. Roselia Borrero, Tecnico Administrativo - Jaime Pardo , Jefe de Personal100%Es una actividad con evaluación de cumplimiento cuatrimestralEjecutada100,00%Actividad ejecutada, no hay reporte de fecha
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2) Verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos, perfiles y competencias para provisión de cargos señalados en Manual de Funciones y Competencias Laborales y según convocatoria docente2) Comunicación dirigida al nominador, indicando si el candidato a ocupar el cargo, cumple o no con las competencias requeridas y se ajusta al perfil del cargo.2. Se realizó certificación que verifica el cumplimiento de los requisitos exigidos por el manual de funciones y competencias laborales de la universidad, a las personas vinculadas en los cargos de libre nombramiento y remoción.2. Comunicación dirigida al rector informando cumplimiento requisitos .Roselia Borrero, Tecnico Administrativo - Jaime Pardo , Jefe de Personal100%Es una actividad con evaluación de cumplimiento cuatrimestralEjecutada100,00%Actividad ejecutada, no hay reporte de fecha
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31Oficina de PersonalN/AInadecuado pago de nómina y de seguridad social 1) Errores de liquidación en nómina
2) Pago de seguridad social a personas no vinculadas a la entidad
3) Pagos de horas extras a personal sin derecho o no laboradas
1) Detrimento patrimonial
2) Demandas, sanciones
-PD-GTH-03 liquidación de nómina, prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales
-PD-GTH-24 realización y pago de trabajos suplementarios
Mensual1) Verificar cada una de las novedades que afectan la nómina mensual1) Firma del Jefe de Personal1. Se realiza por parte del Jefe de la Oficina de personal la verificación de las novedades de nómina reflejadas en la liquidación de la misma para su correspondiente firma. documentos con la rsespectiva firmaLorena Leguizamo, Responsable Nomina y Jaime Pardo, Jefe Personal70%Falta fecha.

Actividad que debe ser evaluada por mes
Ejecutada parcialmente33,00%Actividad cumplida dentro del tiempo periodo establecido, no hay reporte de la fecha
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Mensual2) Verificar en el nuevo módulo de nómina que se cuente con las liquidaciones de parafiscales2) Acta de conformidad del módulo de nómina 2. A través del nuevo módulo se constato que se encuentra la opción de "Autoliquidación de Aportes" el cual solo liquida las seguridad social y parafiscales de los funcionarios a los cuales se les giró algún pago de nómina. Lorena Leguizamo, Responsable Nomina y Jaime Pardo, Jefe PersonalFalta fecha y evidenciaEjecutada parcialmente33,00%Actividad cumplida dentro del tiempo periodico establecido, no hay reporte de la fecha y evidencia
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Mensual3) Cumplir procedimiento PD-GTH-24
3) Formato control de horario
3. Se realizará la solicitud de los formatos de control de horario para las dependecias que sus funcionarios reporten trabajo suplementario.Es una intensiónActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Oficina de personal
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32Comité de Evaluación y Promoción DocenteN/AInadecuado escalafonamiento docente1) Incumplimiento de normas
2) Falta de precisión en aspectos normativos
3) Favorecimiento
1) Equivocadas interpretaciones por vacíos que generan problemas de aplicación
2) Demandas, denuncias, sanciones
3) Detrimento patrimonial por pagos indebidos
Acuerdo Sup 002/04primer trimestre1.Ajustar Acuerdo Sup 002/04
2. Verificar y cumplir los procedimientos y normas existentes
1) Acuerdo Superior 002/04 ajustada
2) Procedimiento revisado y ajustado
Presentó solicitud de modificación de acciones asociadas al control debidamente motivadaActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Comite de evaluacion y promoción
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33Asuntos DocenteN/A Manipulacion en el ingreso de puntaje salarial y de bonificaciones. 1) Favorecimiento a terceros
2) Falta de precaución en la digitación
3) Falta de verificación o adecuados seguimientos
Detrimento patrimonial Audiitoria al SistemaTrimestral1) Comparar sistema SIIF y resoluciones
2) Revisar nómina, comparar diferencias
3) Rrevisar los actos administrativos
4) Pagar solo lo que esté soportado
1) Evidencia del seguimientoSe solicitá modificación de las actividades y del registro, en razón a que estas tareas de mitigación no se ajustan a las necesidades reales de la oficina.
Se recibió solicitud de modificación debidamente motivadaActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Asuntos docente
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34GESTIÓN FINANCIERA
Objetivo: Administrar de manera eficiente y eficaz los recursos financieros de la Universidad garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la comunidad y los entes de control.
ContabilidadN/AManipulación de la información contable en beneficio de terceros1) Incumplimiento a los procesos y procedimientos
2) No se ejerce autocontrol en las actividades
3) No se realizan auditorías internas de control
Sanciones por variación de la información reportada
-PD-FIN-02 elaboración de estados financieros
- Saldos mensuales dependencias que presentan informes a contabilidad.
mensual1. Revisar boletín diario de tesorería1) Boletín revisado05-05-2017La intitucion a partir del 1 de enero del presente año inicio con la implementacion de un nuevo sistema de informacion, que va a garantizar la fiabilidad de la información, y el aseguramiento de la misma. A 31 de Marzo se ha venido revizando los diferentes registros del sistema con los soportes fisicos, pero a raiz del proceso de implementacion se ha dificultado la elaboracion de los informes por parte de las dependencias y a su vez su revision. En primera medida porque esta implemetacion no fue paralela con el anterior sistema de información y porque Almacen se encuentra en una fase posterior.N/ACONTABILIDAD, TESORERIA Y ALMACEN0Actividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Contabilidad
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mensual2) Revisar informe de almacén2) Conciliación saldos almacénActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Contabilidad
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35PresupuestoN/AManipulación de la información financiera presupuestal para beneficio de terceros1) Falta de control y seguimiento al uso de claves
2) Falta de control y seguridad en el sistema SICOF
3) Incumplimiento del procedimiento de presupuesto
4) Falta de autocontrol en las oficinas
5) Falta de auditorias internas de control y seguimiento
1) Variación en informes y auxiliares por rubros y centros de costos errados
2) Sanciones
-PD-FIN-01 presupuesto
-Revisión Ingresos y gastos RP y PGN
-Cronograma de informes
- Claves según módulo de uso
1) Según novedad1) Solicitar a Sistemas desactivar clave según novedad1) Solicitud mediante correo30-03-2017En la implementación del Sistema de Información Contable y Financiera -SICOF-, se ha evidenciado que existen controles y uso de claves para que la información no se modifique. Jhoan Alexander Novoa Mosquera30%
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mensual2) Verificar en módulo de presupuesto los controles y seguridad.2) Acta de conformidad o soliicitud de ajuste en caso de requerirlo.31-03-20172 .- La universidad de los Llanos, de acuerdo a la Ley, debe rendir informes mensuales a los diferentes entes, por tal razón los controles se hacen de la misma forma. Reportes de los auxiliares. Cronograma.Jhoan Alexander Novoa MosqueraLa acción reportada no atiende a la acción y al registro propuestoActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable presupuesto
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tercer trimestre3) Revisar y actualizar el procedimiento PD-FIN-013) Procedimiento actualizado01-04-20173.- El nuevo sistema de información , no permite cambiar, modificar o borrar lo que ya se haya aprobado. Jhoan Alexander Novoa MosqueraLa acción reportada no atiende a la acción y al registro propuesto
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tercer trimestre4) Socializar el procedimiento con las oficinas que interviernen en el mismo4) Correos a las unidades académico administrativas02-04-2017 4 .- Se han establecido políticas internas para el manejo de recepción. políticas internasJhoan Alexander Novoa MosqueraLa acción reportada no atiende a la acción y al registro propuesto
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36TesoreríaN/APérdida de títulos valores por ingreso de personal no autorizado1) Ingreso violentando chapas
2) Atraco en horario de atención a público
3) Traspapelación de título valor
1) Pérdida de recursos
2) Sanciones
3) Gastos administrativos
-Custodia en caja de seguridad
-Consignación en carro de valores
-Acceso restringido a Of. Tesorería
-Manejo diario de caja y bancos
-Sello de páguese a primer beneficiario
-Protectógrafo sello húmedo
primer trimestre1) Controlar ingreso de personal ajeno a la dependencia.1) Información al público de atención únicamente por ventanilla.Tiempo vencido. NO reportó avanceActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Tesoreria
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primer trimestre2) Solicitar los elementos mínimos para generar seguridad a la oficina2) Correo a la Vicerrectoría de Recursos sobre requerimientos mínimos de seguridadTiempo vencido. NO reportó avanceActividad sin avance0,00%Actividad vencida responsable Tesoreria
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37TesoreríaN/AInadecuada gestión de tesorería 1) Jineteo de fondos en beneficio propio
2) Inversiones en entidades que no ofrecen seguridad favoreciendo los intereses de terceros
3) Cobro de dádivas por trámite de cuentas
4) Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales y retardar el pago de obligaciones legalmente contraídas
1) Detrimento patrimonial
2) Sanciones y multas de entes de control
3) Afectación de la imagen
-Informe caja y bancos
-Conciliación bancaria
-No represamiento de cuentas
Semestral1) Sensibilizar en manejo de recursos públicos al personal de la oficina1) Registro asistencia a la sensibilización
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Semestral2) Solicitar por lo menos 1 auditoría en el plan de auditorias2) Correos
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38GESTIÓN DE INTERNACIONALIZACION
Objetivo: Incorporar la dimensión internacional e intercultural del conocimiento en los espacios universitarios mediante la movilidad para la formación de la comunidad universitaria, establecimiento-seguimiento a convenios, redes y alianzas interinstitucionales de cooperación, diseño-ejecución de proyectos colaborativos en investigación y desarrollo, participación en sociedades del conocimiento y la institucionalización de la internacionalización en Unillanos.
InternacionalizaciónN/ADesviación de recursos OIRI para proyectos de movilidad, redes, convenios de Unillanos1) Incumplimiento de funciones y de responsabilidades
2) Falta de estudios previos
3) Insuficiente vigilancia y auditoria
1) Sacrificio del beneficio común por un beneficio particular.
2) Desaprovechamiento de recursos para beneficio de la comunidad universitaria.
Procedimientos y formatos SIG (Ficha contraparte del exterior)SemestralRealizar seguimiento (grupo técnico de OIRI) sobre orientación y supervisión del buen uso de los recursos.Actas
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39InternacionalizaciónN/APoca demanada de servicios OIRI por parte de estudiantes y docentes 1) Desinterés de la comunidad universitaria por becas y servicios de internacionalizacion. 2) Falta de motivación y promoción por parte de las facultades y programas académicos. 3)Disminución de recursos destinados al apoyo y gestión de internacionalización. 1) Desaprovechamiento de los servicios de internacionalización.
2) Incumplimiento de las proyecciones e indicadores acreditación de programas.
3) Bajavisibilidad de los programas a nivel nacional e internacional.
-Publicación y socialización de servicios de internacionalización mediante Portal Web, correo institucional, redes sociales, jornadas informativas, atención personalizada y memorandos de divulgaciónnoviembre 301) Solicitar espacio en los comités y consejos para ampliar la socialización y sensibilización de los servicios de internacionalización. Actas,
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noviembre 302) Socializar, promocionar, motivar a estudiantes y profesoreslistas de asistencias,
Estrategias se socialización (memorandos, correos electrónicos, noticias, etc)
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40InternacionalizaciónN/AIncumplimiento de requisitos en convocatorias de terceras instituciones o de universidades externas, programas de movilidad y becas internacionales1) Desconocimiento de los procedimientos establecidos para la movilidad
2) Atencion tardía por parte de Comité de Programa, Consejo de Fcultad, Dirección de Currículo para la emision de avales de movilidad.
3) Admisiones, invitaciones y carta de acpetación que no llegan a tiempo por parte de las instituciones contrapartes externas
1) Pérdida de becas y demás oportunidades 2) Mala imagen ante la cumunidad academica e instituciones externas 3) Disminución de indicadores de los programas para la acreditación. -Mensajes (telefonía, e-mail, portal, redes , memorandos) sobre vencimiento de fechas y requisitos.
-Gestión ante dependencias intervinientes, comités, consejos, programas, facultades solicitando información
noviembre 301) Socializar procedimientos a programas y facultades sobre movilidadListas de asistencias, memorandos, correos electrónicos
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noviembre 302) Establecer calendarios de recepción de documentos anticipados que permitan espacios para la solución de imprevistos. fichas de convocatorias.
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41GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Objetivo: Administrar de forma eficaz y eficiente los recursos para realizar los procesos misionales de la Universidad.
AlmacénN/AManipulación de inventarios para encubrir la ausencia o emersión de bienes o la suplantación de los mismos. 1) Omisión de principios, objetivos y fines de almacén e Inventarios
2) Falta de controles internos en la oficina
1) Sanciones
2) Detrimento patrimonial
1. Procedimiento de Inventario PD-GBS-08.

2. Formato Acta de Toma Fisica de Invetario FO-GBS-57.
SemestralCapacitar al personal de Almacén e Inventarios en temas sobre el buen uso de los bienes públicos y en ética y valores1) Boletín interno semestral
2) Control de asistencia
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42AlmacénN/AHurto, apropiación, uso indebido y aplicación diferente de los bienes institucionales1) Incumplimiento de lineamientos y funciones propias del Almacén e Inventarios
2) Insuficientes e inadecuados controles los bienes de la Universidad.
3) Falta de valores éticos en la comunidad universitaria
1) Detrimento patrimonial
2) Denuncias, sanciones
3) Mala imgagen institucional
-PD-GBS-08 acta de toma de inventario
-FO-GBS-57
1) Semestral1) Socializar procedimiento PD-GBS-08 y las implicaciones legales por no cumplimiento1) correos y noticia
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primer trimestre2)Gestionar ante la Vice Recursos - Servicios Generales, las medidas para el ingreso y salida de los activos de la Universidad.2) Comunicación03 de mayo del 20172) Se solicita ante la Vice Rectoria de Recursos Universitarios y las Directrices, un mayor control sobre la entrada y salida de los activos de la Universidad para disminuir el riesgo de perdida de los activos.Correo electrónicoMayerly Salazar Rodriguez100Ejecutada100,00%Actividad cumplida
100
segundo trimeste3) Gestionar la compra y utilización de lectores para realización de inventarios3) Cotizaciones
101
Semestral4) Sensibilizar a servidores públicos, contratistas y colaboradores en temas relacionados con el buen manejo de los recursos públicos y en valores éticos4) Control de asistencia
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Primer seguimiento Mapa Riesgos
Primer seguimiento al PA AC
formato controles de riesgos
Copia de Lista
Instruc SIRECI F39
Infor mínima responsables