ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
DEPUTI BIDANG INFRASTRUKTUR RISET DAN INOVASI
DIREKTORAT PENGELOLAAN LABORATORIUM, FASILITAS RISET, DAN KAWASAN SAINS DAN TEKNOLOGI
FORMULIR KETIDAKSESUAIAN AUDIT INTERNAL
2
3
Nama Laboratorium :Stasiun Observasi Antariksa dan Atmosfer - AgamJumlah Ketidaksesuaian Kategori 1* :-
4
Tanggal Pelaksanaan Audit Internal :16 Maret 2023Jumlah Ketidaksesuaian Kategori 2* :12
5
Koordinator Laboratorium :Dr. Ednofri, S.T., M.Cs. Jumlah Ketidaksesuaian Kategori Observasi* :4
6
Standar Acuan* :SNI ISO 9001 : 2015 Sistem Manajemen MutuRingkasan Temuan* :Implementasi sistem manajemen SNI ISO 9001 : 2015 telah dilakukan namun masih belum efektif karena masih terdapat inkonsistensi penerapan sistem serta banyaknya bukti yang belum terdokumentasi, dikarenakan kurangnya informasi dan sosialisasi terkait sistem manajemen mutu di stasiun AGAM oleh DIRI
7
Catatan: *diisi oleh Kepala Auditor
8
9
NoUraian KetidaksesuaianKlausul dan Kategori KetidaksesuaianNama Auditor dan AuditeeTindakan PerbaikanTanggal Tindakan PerbaikanLink Bukti Dokumen TindaklanjutVerifikasi Auditor
10
Status
(Memenuhi / Tidak Memenuhi)		Keterangan
11
1Belum terdapat PIC mutu dan manajer dalam menunjang kegiatan layanan di stasiun sesuai dengan SK Struktur Organisasi pelaksana sistem manajemen laboratorium No. B-2190/II.6/HK.01.00/7/2022 Klausul Ketidaksesuaian:
4.1		Auditor:
Masripah		Analisis Penyebab: Belum mendapatkan informasi bahwa PIC Mutu dan Manajer dibutuhkan di Stasiun Observasi Agam
16 Maret 2023Pengajuan dan SK
12
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Menunjuk dan mengajukan PIC Mutu dan Manajer untuk dibuatkan di dalam SK
13
Lingkup Audit : Sistem Manajemen2EdnofriTindakan Korektif: Membangun dan memperlancar komunikasi antar unit
14
2Stasiun belum memiliki SOP pemberian izin penempatan alat, penggunaan alat, penggunaan SDM Klausul Ketidaksesuaian:
7.5		Auditor:
Masripah		Analisis Penyebab: Kurangnya informasi yang diterima
dan belum lengkapnya identifikasi kebutuhan SOP		5 Juni 2023SOP pemberian izin penempatan alat, penggunaan alat, dan penggunaan SDM
15
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Membuat SOP pemberian izin penempatan alat, penggunaan alat, penggunaan SDM
16
Lingkup Audit : Sistem Manajemen2EdnofriTindakan Korektif: Membangun dan memperlancar komunikasi antar unit dan melakukan identifikasi kebutuhan SOP secara berkala
17
3Belum ada pengesahan dari output layanan permintaan data stasiun ke pelanggan dan belum ada bukti data tersebut telah diterima oleh pelangganKlausul Ketidaksesuaian:
8.6		Auditor:
Masripah		Analisis Penyebab: Keterbatasan informasi mengenai kewajiban alur layanan permintaan data
31 Maret 2023Form pengesahan dari output layanan ke pelanggan dan Form bukti penerimaan layanan oleh pelanggan
18
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Membuat form pengesahan dari output layanan ke pelanggan dan form bukti penerimaan oleh pelanggan
19
Lingkup Audit : Sistem Manajemen2EdnofriTindakan Korektif: Memperbaiki komunikasi agar informasi diperoleh dengan lebih lengkap
20
4Identifikasi risiko yang disusun pada tahun 2019 belum ditentukan tindakan untuk mengatasi risiko Klausul Ketidaksesuaian:
6.1		Auditor:
Masripah		Analisis Penyebab: Identifikasi risiko tidak dilakukan secara berkala
31 Maret 2023Dokumen identifikasi risiko 2023
21
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Memperbaharui dan melengkapi dokumen identifikasi risiko tahun 2023
22
Lingkup Audit : Sistem Manajemen2Fahmi RahmatiaTindakan Korektif: Melakukan identifikasi risiko secara berkala
23
5Belum tersedia jadwal kalibrasi alat ukur dan Daftar peralatan belum menampilkan status kalibrasi Klausul Ketidaksesuaian:
7.1.5		Auditor:
Gita Puspita		Analisis Penyebab: Tidak mendokumentasikan kebutuhan kalibrasi alat ukur dan status kalibrasi
15 Mei 2023Dokumen jadwal kalibrasi alat dan daftar peralatan yang menampilkan status kalibrasiBukti sudah diperiksa dan hasilnya Memenuhi
24
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee:Tindakan Koreksi: Menyusun jadwal kalibrasi alat ukur dan menampilkan status kalibrasi di daftar peralatan
25
Lingkup Audit : Teknis2Ridho Pratama Tindakan Korektif: Mendokumentasikan kebutuhan kalibrasi alat ukur dan status kalibrasi secara berkala
26
6Ditemukan bahwa peralatan dengan status kalibrasi expired, diantaranya EPAM 5000 portable, gas monitoringKlausul Ketidaksesuaian:
7.1.5		Auditor:
Gita Puspita		Analisis Penyebab: Tidak ada respon dari bagian terkait setelah diajukan permohonan kalibrasi
8 Juni 2023Dokumen permohonan kalibrasiBukti sudah diperiksa dan hasilnya Memenuhi
27
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee:Tindakan Koreksi: Mengajukan kembali permohonan kalibrasi EPAM 5000 dan gas monitoring
28
Lingkup Audit : Teknis2Ridho Pratama Tindakan Korektif: Melakukan koordinasi dan follow up secara berkala
29
7Ditemukan bahwa peralatan dengan status rusak (butuh perbaikan) diantaranya AWS, rain gauge, santanu, gas monitoringKlausul Ketidaksesuaian:
7.1.5		Auditor:
Gita Puspita		Analisis Penyebab: Belum mengajukan permohonan perbaikan dan/atau penggantian peralatan rusak
8 Juni 2023Dokumen permohonan perbaikanMemenuhi
30
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee:Tindakan Koreksi: Mengajukan permohonan perbaikan dan/atau penggantian peralatan rusak
31
Lingkup Audit : Teknis2Ridho Pratama Tindakan Korektif: Mendokumentasikan status peralatan dan kebutuhan perbaikan peralatan secara berkala
32
8Belum tersedia program pelatihan dan bukti kompetensi pengoperasian alat non BMNKlausul Ketidaksesuaian:
7.1.2		Auditor:
Gita Puspita		Analisis Penyebab: Belum terdokumentasikan program pelatihan dan bukti kompetensi pengoperasian alat non BMN3 April 2023Dokumen program pelatihan dan bukti kompetensi pengoperasian alat non BMNBukti sudah diperiksa dan hasilnya Memenuhi
33
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Menyusun program pelatihan dan bukti kompetensi pengoperasian alat non BMN
34
Lingkup Audit : Sistem Manajemen2EdnofriTindakan Korektif: Mengidentifikasi program pelatihan alat non BMN secara berkala
35
9Belum tersedia data SDM dan kompetensi personilKlausul Ketidaksesuaian:
7.1.2		Auditor:
Gita Puspita		Analisis Penyebab: Belum diperbaharuinya data SDM dan kompetensi personil. Update hanya ada di simpeg masing-masing.
27 Maret 2023Kompilasi CV SDM yang memuat data dan kompetensi
36
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Membuat, memperbaharui dan mengumpulkan data SDM dan kompetensi personil
37
Lingkup Audit : Sistem Manajemen2EdnofriTindakan Korektif: Memperbaharui data SDM dan kompetensi personil secara berkala
38
10CV personil belum tertuang dalam formulir BRINKlausul Ketidaksesuaian:
7.1.2		Auditor:
Gita Puspita		Analisis Penyebab: Formulir CV yang digunakan masih berasal dari instansi lama
27 Maret 2023CV personil sesuai format BRINBukti sudah diperiksa dan hasilnya Memenuhi
39
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Memperbaharui CV personil sesuai dengan formulir BRIN
40
Lingkup Audit : Sistem ManajemenObservasiEdnofriTindakan Korektif: Memeriksa format dan melakukan update data CV saat terjadi perubahan
41
11SOP belum sesuai dengan format BRIN (masih menggunakan entitas lama)Klausul Ketidaksesuaian:
7.1.2		Auditor:
Gita Puspita		Analisis Penyebab: Format SOP yang digunakan masih berasal dari instansi lama
5 Juni 2023SOP sesuai format BRIN (SOP yg kurang : 3 layanan (poin 2) dan 2 SOP peralatan)
42
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Memperbaharui SOP sesuai dengan format BRIN
43
Lingkup Audit : Sistem Manajemen2EdnofriTindakan Korektif: Memeriksa format SOP ketika terjadi suatu perubahan dalam struktur, tugas dan fungsi Stasiun Observasi Agam
44
12Belum ada PP tarif utk mengakomodir layanan periset (perlu dibuat usulan PP Tarif ke DIRI dengan dilampirkan referensi misalnya tarif dari BMKG untuk bisa mengakomodir Layanan pengambilan data melalui ELSA)Klausul Ketidaksesuaian:
7.1.1		Auditor:
Masripah		Analisis Penyebab: Perbedaan status Stasiun Observasi Agam sebelumnya dengan yang saat ini
8 Juni 2023Referensi PP tarif dan ajuan PP tarif peralatan
45
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Mengumpulkan referensi PP tarif yang sesuai dengan layanan, selanjutnya membuat usulan PP tarif untuk mengakomodir layanan periset
46
Lingkup Audit : Sistem ManajemenObservasiEdnofriTindakan Korektif: Melakukan koordinasi dengan unit terkait
47
13Terdapat data yang belum tertuang dalam daftar peralatan yaitu PANDORA @211 dari korea selatanKlausul Ketidaksesuaian:
7.1.5		Auditor:
Gita Puspita		Analisis Penyebab: Peralatan PANDORA @211 baru diinstall pada akhir tahun 2022
3 April 2023Daftar peralatan terbaru (memuat PANDORA @211)Bukti sudah diperiksa dan hasilnya Memenuhi
48
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee:Tindakan Koreksi: Menambahkan PANDORA @211 dalam daftar peralatan
49
Lingkup Audit : Teknis2Ridho Pratama Tindakan Korektif: Meng-update daftar peralatan secara berkala
50
14SOP yang berada dekat alat tidak ada identifikasi apakah termutakhir atau tidak (tanpa identifikasi dan tanpa pengesahan)Klausul Ketidaksesuaian:
7.5		Auditor:
Masripah		Analisis Penyebab: Yang berada di dekat peralatan, sebelumnya hanya alur operasional, bukan SOP lengkap
7 Juni 2023Foto
51
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Meletakkan SOP peralatan yang telah dimutakhirkan di dekat peralatan masing-masing
52
Lingkup Audit : Sistem ManajemenObservasiEdnofriTindakan Korektif: Memeriksa kelengkapan peralatan termasuk SOP dekat peralatan secara berkala
53
15- Logbook harian pengoperasian peralatan belum dilengkapi persyaratan keberterimaan dalam setiap parameter sebagai acuan dalam personil pemantau
- Belum konsistensi pengisian logbook harian pengoperasian peralatan terkait waktu (tanggal, bulan, tahun) 		Klausul Ketidaksesuaian:
7.5		Auditor:
Masripah		Analisis Penyebab: Tidak menuliskan dan menampilkan persyaratan keberterimaan dalam setiap parameter di logbook karena asumsi seluruh operator sudah mengetahui sebelumnya
8 Juni 2023Foto logbook dan standar pengisian logbook
54
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Membuat persyaratan keberterimaan setiap parameter di logbook dan menampilkannya di halaman depan logbook.
Membuatkan standar pengisian logbook dan memeriksa dengan benar secara berkala
55
Lingkup Audit : TeknisObservasiEdnofriTindakan Korektif: Mensosialisasikan standar pengisian logbook kepada seluruh operator dan mengevaluasi secara berkala
62
16Stasiun belum menerima informasi / sosialisasi terkait persyaratan sistem manajemenKlausul Ketidaksesuaian:
4.2, 7.4		Auditor:
Masripah		Analisis Penyebab: Disebabkan status unit yang baru setelah penggabungan LPNK menjadi BRIN, maka belum terbangun komunikasi dan koordinasi yang jelas dan baik
Dokumen ajuan permohonan sosialisasi terkait persyaratan sistem manajemen
63
Kategori Ketidaksesuaian:
Auditee: Tindakan Koreksi: Mengajukan permohoan sosialisasi terkait persyaratan sistem manajemen
64
Lingkup Audit : Sistem Manajemen2EdnofriTindakan Korektif: Memperjelas status dan melakukan komunikasi serta koordinasi dengan baik antar unit terkait
68
69
Pengesahan
70
Ketidaksesuaian Audit Internal / Verifikasi Ketidaksesuaian Telah Selesai *Tangerang Selatan, 16 Maret 2023
71
72
Lead AuditorKoordinator Stasiun Observasi Antariksa dan Atmosfer - AgamPIC Mutu
73
Masripah, M.SiDr. Ednofri, S.T., M.CsFahmi Rahmatia, S.Si
74
75
TTETTEParaf
76
77
78
*) Coret salah satu
79
80
F - BRIN - 06
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109