Planificación Institucional de Voluntarios 2015
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ABCDEFGHIJ
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IMPORTANTE -->TODAS LAS CELDAS QUE TENGAN EL CONTORNO ROJO Y PONTILLADO (COMO LA DE ESTA CELDA) SON FORMULAS QUE HACEN CALCULOS AUTOMATICOS. OJO PARA NO MODIFICAR.
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OBJETIVOORGANIZACIÓN
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Esta herramienta tiene como objetivo ayudar a las oficinas de cada pais en sus planificaciones de voluntariado para el año de 2015, facilitando la identificación de los distintos perfiles que necesitamos así como los tiempos en los cuales necesitamos hacer las captaciones. Esta planilla sirve para cada sede del país. La Oficina Nacional tendría que tener un especifico para ella y una Nacional que consolide de las otras regiones.Esta planilla está dividida en 3 hojas, donde se especifica el tipo de voluntario con los cual vamos a planificar:
a) Voluntariado Massivo
b) Voluntariado Fijo de Oficina
c) Voluntariado Fijo de Comunidades
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a) Voluntariado Masivo
Acá se planifica la necesidad de voluntarios, en sus distintos roles, para las actividades que realizamos de manera puntual. Como Colecta, Construcciones, Proyectos Comunitarios, ECO, Encuestamientos Masivos, otros.
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b) Voluntariado Oficina
Acá planificamos la necesidad de voluntarios que trabajan directamente en la oficina de acuerdo con cada area de trabajo que tenemos. De FyV, AFF, COMM, HS, DyA, etc.
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c) Voluntariado ComunidadesAcá planificamos la necesidad de voluntarios que trabajan directamente vinculados en una comunidad especifica o una zona. Trabajando en determinados programas o como parte de las mesas de trabajo/equipos de comunidad.
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RESPONSABLES
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DS y GGGarantizar que todas las áreas, comunidades y actividades tengan sus planificaciones de voluntariado.
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Director de FyVResponsable que esta planilla sea llenada de la manera adecuada y por todos que tienen responsabilidades. Llenar de su propia área y de las actividades masivas.
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Directores de AreasLlevantar la información necesaria para el llenamiento de esta planilla, cumplindo con tiempo y forma. Principalmente de las hojas Vol. Oficina y Comunidades. Llenar la planilla donde le corresponde.
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CoordinadoresDiagnosticar en sus equipos: Número Actual y Voluntarios que Salen. Meta de voluntarios tiene que ser definida en conjunto con los Directores respectivos.
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CONCEPTOS IMPORTANTES
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En la hoja Vol. MASIVOSEn las hojas de Vol. OFICINA y Vol. COMUNIDADES
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NombreDescripciónNombreDescripción
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ActividadLa actividad que vamos desarrollarSub-área de HS y DyASon las coordinaciones/sub-áreas que no estan asignados a una comunidad específica/equipo de comunidad. Sino que tienen roles de coordinaciones de programas a nivel mas amplio, coordinan acciones que son transversales a todas las comunidades. EJ: Equipo de Reconocimiento y Apertura, Coordinador Nacional de Programas de Educación, etc.
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FechaFecha de inicio de la actividadMEs la META, número ideal que la area necesita al final del periodo de la planificación.
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#UUnidades de trabajo a ser desarrollada con el público de JÓVENES UNIVERSITARIOSAEs el número ACTUAL de voluntarios que hay en la area.
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#SUnidades de trabajo a ser desarrollada con el público de SECUNDARIOSSEs el numero de voluntarios que planifican SALIR en el año que si planifica. Ej: Analizamos preguntando a los voluntarios de esta determinada área/comunidad que 8 no van seguir en la área/comunidad y salen en algun periodo del año de 2015. El número entonces debe ser 8 en este concepto. ESTE ES UN NUMERO QUE ES NECESARIO LEVANTAR SIEMPRE A FINALES DE AÑO PARA IDENTIFICAR LA ROTACION. PUEDE SER HECHO A TRAVÉS DE ENCUETAS O CONVERSAS CON CADA UNO DE LOS VOLUNTARIOS.
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#CUnidades de trabajo a ser desarrollada con el público de CORPORATIVOSFEs el número que les FALTA y que es el esfuerzo que va tener que hacer en captación de personas. Ya que considera la rotación de las personas, el numero actual de personas y el numero ideal que queremos lograr. (Este numero si llena automaticamente por una formula)
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Unidades de TrabajoNúmero de unidades de trabajo a serán realizadas en determinada actividad. En una Construcción seria Nº de Viviendas de Emergencia
Encuestamiento -> Nº de Encuestas
Colecta -> Nº de Puntos
Proy. Com -> Relativo a cada proyecto
Fecha Necesaria de Entrada de Vol. (META) Aca se debe poner la meta de voluntarios por trimestre. Esta es la parte donde se tiene que pensar cuándo va ser necesario la entrada de estos voluntarios en cada área/comunidad. En este sentido el numero del 4T siempre tiene que ser igual al número de la meta total que llenaron en las columnas anteriores. La suma de estos números te ayuda a definir cuándo es lo mejor momento apra hacer campañas de captación, universitarias y etc.
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Staff Alto, Intermediario, Inicial
Estos conceptos fueron utilizados para ayudar en la homogenización de los roles, de manera que ayuden a planificar en este momento de manera general la necesidad de staff. Sabemos que muchas de estas definiciones se dan solamente cuando ya tenemos mas detalles de la actividad, que probablmente no vamos a tener en el momento de llenar esta planilla. Así que proponemos que cada país pueda hacer la homogenización que mas les conviene en esta hoja y que sea de mayor ayuda en el momento de la ejecucción de sus actividades. Cada actividad presentan roles distintos, por eso es importante que si monte estas categoria y homogenización para que si entienda la necesidad de los roles a captar. Ej. Un Jefe de Cuadrilla podría ser homgenizado también con un Jefe de Punto en Colecta.VOL. SECTORVoluntarios que trabajan en una equipo de comunidad pero que trabaja directamente junto con el coordinador de esta comunidad, no están necesariamente vinculado a ningun programa específico con lo cual el TECHO está trabajando en esta comunidad. Generalmente este voluntario es responsable de un determinado sector de esta misma comunidad.
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V. ComSon la cantidad de voluntarios desde las comunidades que queremos movilizar para esta actividad. Sea de la misma comunidad, familia o vecino de otra comunidad que esta trabajando en esta actividad.
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