Мебельный магазин реестр задач для ассистента

	A	B	C	D	E
1
2	Задачи, которые можно делегировать ассистенту для руководителя мебельного магазина
3	Задача	Частота выполнения	Дедлайн	Категория	Время выполнения (минуты)
4
5	Потенциальные бизнес задачи
6	Организация встреч с поставщиками мебели	Еженедельно (при поступлениях/переговорах)	1 день	операционная	20
7	Ведение базы подрядчиков (монтажники, курьеры)	По необходимости (при изменениях)	В день запроса	административная	20
8	Создание каталогов мебели в PDF для клиентов	Ежемесячно (при новых коллекциях)	До 25 числа каждого месяца	административная	120
9	Составление чек-листов для продавцов-консультантов мебельного магазина	По мере необходимости	В день запроса	административная	90
10	Обновление сайта мебельного магазина (новинки, акции)	По мере необходимости	В течение дня	операционная	40
11	Сбор подтверждающих документов (чеки, акты, счета) для отчётности мебельного магазина	По необходимости	В день запроса	финансы	30
12	Помощь с первичной документацией (подготовка договоров по шаблонам)	По мере необходимости	1 день	административная	30
13	Координация встреч команды (запись, напоминания, составление повестки)	Еженедельно	за 1 день до встречи	операционная	45
14	Ведение календаря встреч руководителя мебельного магазина	Каждый день	В течение дня	операционные	20
15	Поиск конкурсов, грантов, стипендий и подача заявок в сфере мебельного бизнеса	Раз в месяц	До 25 числа каждого месяца	развитие/маркетинг	120
16	Поиск партнёров и потенциальных спонсоров: подбор сотрудничеств с дизайнерами интерьеров, строительными компаниями и ЖК для размещения мебели квартирах под сдачу	Раз в месяц	Каждый первый понедельник месяца	коммуникация	40
17	Мониторинг конкурентов в мебельной сфере: цены, УТП и пр.	Раз в месяц	До 15 числа месяца	аналитика	60
18	Анализ заказов: популярные позиции мебели и тренды	Раз в месяц	25-е число месяца	аналитика	90
19	Поиск новых поставщиков для товаров – подбор производителей мебели и комплектующих (фурнитура, обивочные ткани), а также поставщиков аксессуаров для интерьеров	Раз в месяц	20-е число месяца	закупки	90
20	Отслеживание сроков поставок мебели и уведомлений	Раз в неделю	Среда	логистика	45
21	Ведение соцсетей: составление контент-плана с акцентом на мебель, публикация постов о трендах интерьеров, сторис с демонстрацией поступлений в магазин	Еженедельно	Каждую пятницу	маркетинг	90
22	Составление и рассылка информационных писем – подготовка рассылки клиентам с новинками мебели, информацией о поступлении, акционных предложениях	При необходимости	В день запроса	административная	30
23	Мониторинг мебельных выставок и мероприятий	Раз в месяц	10-е число месяца	маркетинговая	60
24	Помощь в размещении рекламы – публикация баннеров и объявлений о скидках на мебель в местных онлайн-порталах, городских афишах и сообществах «ремонт/интерьер»	Раз в месяц	До 5 числа	маркетинг	60
25	Создание презентации (по популярным позициям мебели)	Раз в полгода	До конца квартала	маркетинг/PR	120
26	Помощь в проведении опросов – организация онлайн-опросов клиентов о предпочтениях в мебели (цвета, материалы, форматы: модульные системы, трансформеры)	Раз в месяц	До 10 числа месяца	операционные	60
27	Сбор отзывов от клиентов после покупки мебели и публикация на сайте	Раз в неделю	Пятница	маркетинг	60
28	Контроль наличия актуальных сертификатов – проверка сертификатов соответствия и гарантийных документов на мебель и своевременное обновление их базы	Раз в месяц	1-е число месяца	операционные	30
29	Согласование макетов с дизайнером – утверждение макетов рекламных баннеров и каталогов мебели (визуалы диванов, кухонных зон, спален)	Раз в неделю	Четверг	креатив	30
30	Контроль статусов доставки ключевых заказов – отслеживание перемещения заказов с крупными кухонными гарнитурами, шкафами и мягкой мебелью	Каждый день	До 14:00	административная	45
31	Ведение архива фото и видеоконтента – систематизация фотографий новых коллекций мебели, видео с установок у клиентов для дальнейшего использования в рекламе и соцсетях	Раз в неделю	Пятница	маркетинг	60
32	Подбор подарков клиентам к праздникам – организация закупки фирменных сувениров (например, интерьерные аксессуары, подушки, сертификаты на мебельную фурнитуру) для вручения постоянным клиентам и VIP-заказчикам	Раз в квартал	За 2 недели до события	PR	60
33	Сбор и систематизация идей от команды – фиксация предложений сотрудников магазина (например, новые акции, идеи оформления торгового зала, улучшение сервиса доставки мебели)	Раз в месяц	Последний четверг месяца	операционные	45
34	Подготовка предложений для потенциальных партнёров: создание презентаций и офферов для строительных компаний, дизайнеров интерьеров и пр.	Раз в месяц	20-е число	партнёрства	90
35	Поддержка календаря дней рождения и поздравлений сотрудников магазина	Раз в месяц	1-е число месяца	административная	30
36	Заказ офисных материалов	Раз в месяц	25-е число месяца	операционные	40
37	Контроль за состоянием и чистотой шоурумов/магазинов мебели	Раз в неделю	Каждый вторник	операционная	45
38	Организация аренды офисных помещений под новый магазин мебели	Раз в год	По необходимости	операционная	120
39	Потенциальные личные задачи
40	Создать персональный Google-календарь с привязкой к задачам, событиям и поездкам	разово	в течение 3 дней	организационная	20
41	Запись к врачу	по необходимости	до 17:00	операционная	20
42	Найти ближайшие свободные даты и организовать запись на уходовые процедуры (маникюр, косметолог и др.)	по необходимости	до конца недели	операционная	20
43	Провести сортировку электронной почты по фильтрам, разнести письма по тематическим папкам	раз в месяц	до 10 числа каждого месяца	административная	40
44	Настроить автоматические фильтры в почте для разделения личных, рабочих и сервисных писем	разово	в течение 3 дней	административная	30
45	Найти и записать в ближайший шиномонтажный сервис в подходящее время/на техобслуживание и напомнить о визите	2 раза в год	по сезону	операционная	30
46	Создать напоминания о ТО автомобиля и сезонной замене шин	раз в полгода	до даты ТО/замене шин	организационная	5
47	Систематизировать все логины и пароли от личных кабинетов на налоговых/госуслугах	разово	в течение 5 дней	административная	20
48	Организовать доставку воды и бытовых товаров на регулярной основе с учетом адреса и предпочтений	еженедельно	по понедельникам	операционная	25
49	Поддерживать график уборки: проверка напоминаний, согласование клининга	еженедельно	по пятницам	операционная	20
50	Сформировать список всех личных документов, зафиксировать сроки действия и настроить напоминания о продлении	раз в полгода	до конца месяца	административная	40
51	Оформить подписку на приложение по запросу (медитации, музыка, книги и т.д.)	по необходимости	в течение 2 дней	операционная	15
52	Контролировать подписки: проверка списаний, уведомления о продлении, при необходимости — отмена	ежемесячно	до 7 числа	административная	20
53	Настроить напоминания о приеме витаминов или других препаратов	разово	в течение 1 дня	организационная	10
54	Найти и заказать подарки для близких по конкретному случаю или дате	по необходимости	за 5 дней до события	операционная	30
55	Подобрать и вызвать по необходимости мастеров (сантехник, электрик и др.), согласовать время и адрес	по необходимости	в течение 1–2 дней	операционная	35
56	Сделать сравнительный обзор цен на нужную технику в проверенных магазинах	по необходимости	в течение 3 рабочих дней	административная	40
57	Вести календарь дней рождения и напоминать за 3–5 дней до события	раз в месяц	в первую неделю месяца	организационная	30
58	Составить маршруты, подобрать авиабилеты, жильё и трансферы	по необходимости	не позднее чем за 7 дней до поездки	операционная	60
59	Организовать праздничную доставку: торт, цветы, шары, декор (по чек-листу мероприятия)	по необходимости	за 2 дня до события	операционная	40
60	Контролировать оплату коммунальных, мобильных и интернет-услуг — настроить напоминания	ежемесячно	до 10 числа месяца	административная	15
61	Подобрать полезные мобильные приложения по тематике (финансы, здоровье, организация)	по запросу	в течение 2 дней	аналитическая	20
62	Предложить подборку книг по нужной теме или под настроение	раз в месяц	до середины месяца	аналитическая	25
63	Найти и сохранить ссылки на полезный и вдохновляющий видеоконтент (YouTube и др.)	раз в неделю	до пятницы	аналитическая	20
64	Сформировать предложения по идеям для досуга на выходные (природа, городские активности, арт)	еженедельно	до четверга	аналитическая	40
65	Зарегистрировать в нужных сервисах (госуслуги, бонусные программы, сервисы доставки)	по необходимости	в течение 2 дней	техническая	20
66	Организовать бронирование столиков в ресторанах с учётом предпочтений	по запросу	не позднее чем за день	операционная	15
67	Подобрать фитнес-клубы поблизости, сравнить условия и предложения	раз в полгода	в течение недели	аналитическая	30
68	Найти онлайн или офлайн-курсы по хобби (спорт, финансы, готовка, творчество)	раз в квартал	до 15 числа квартала	аналитическая	30
69	Найти и предложить билеты на интересующие мероприятия: концерт, театр, стендап	по запросу	в течение 2 дней	операционная	20
70	Создать табличку расходов на личные цели, отслеживать траты раз в месяц	ежемесячно	до 5 числа месяца	финансовая	30
71	Подобрать варианты страхования жизни и здоровья	раз в год	в течение месяца	финансовая	45
72	Следить за акциями любимых брендов и магазинов	раз в неделю	каждую пятницу	аналитическая	20
73	Заказ расходников (пылесосные пакеты, лампочки и пр.)	раз в месяц	до 10 числа месяца	операционная	15
74	Ведение семейного архива (сканы документов, фото, важные файлы)	раз в месяц	до конца месяца	административная	40
75	Планирование отпуска (сроки, билеты, маршруты)	по необходимости	не позднее чем за 7 дней до начала	организационная	60
76	Сбор информации о благотворительных мероприятиях и ярмарках (СПб активно поддерживает такие проекты)	раз в месяц	до конца месяца	аналитическая	40
77	Подбор аренды квартир, офисов, залов для конференций.	по необходимости	в течение 5 рабочих дней	операционная	45
78	Генерация идей для публичных выступлений — составить список горячих тем для конференций и интервью.	раз в квартал	до конца квартала	аналитическая	40
79	Просмотр обучающих курсов, оформление конспекта в сжатом виде для руководителя.	раз в месяц	по согласованию	аналитическая	60
80	Ведение реестра всех покупок (еды, одежды, косметики, посуды, бытовой техники).	ежемесячно	до 5 числа месяца	финансовая	30
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100