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1 |  | SCIENCE SOCIETY BUDGET | |||||||||||||||||||||||||||
2 | SPRING 2023 | ||||||||||||||||||||||||||||
3 | |||||||||||||||||||||||||||||
4 | Revenue | BUDGET | ACTUALS | DIFFERENCE | Breakdown By Portfolio - Budget | Breakdown By Portfolio - Actuals | |||||||||||||||||||||||
5 | Student Fees | $ 11,250.00 | $ 13,485.00 | -$ 2,235.00 | Team | Total | Percentage | Team | Total | Percentage | |||||||||||||||||||
6 | CnD & Retail | $ - | $ - | Misc | $ 915.00 | 10.00% | Misc | $ 1,612.53 | 11.28% | ||||||||||||||||||||
7 | Admin & Finance | $ 1,765.00 | 18.00% | Admin & Finance | $ 2,760.96 | 19.31% | |||||||||||||||||||||||
8 | Social Events | Academic | $ 200.00 | 2.00% | Academic | $ 164.48 | 1.15% | ||||||||||||||||||||||
9 | SciChella | $ 2,420.00 | $ 1,264.30 | $ 1,155.70 | Ticket Prices for SciChella - Actual Prices in SciChella Sheet | Advocacy | $ 370.00 | 4.00% | Advocacy | $ - | 0.00% | ||||||||||||||||||
10 | Social Event #2 | $ - | Equity | $ 70.00 | 1.00% | Equity | $ - | 0.00% | |||||||||||||||||||||
11 | Social Event #3 | $ - | Social | $ 5,214.00 | 54.00% | Social | $ 6,605.54 | 46.19% | |||||||||||||||||||||
12 | Marketting | $ 200.00 | 2.00% | Marketting | $ 83.99 | 0.59% | |||||||||||||||||||||||
13 | Total Revenue | $ 13,670.00 | $ 14,749.30 | -$ 1,079.30 | Retail & CnD | $ 397.50 | 4.00% | Retail & CnD | $ 2,496.87 | 17.46% | |||||||||||||||||||
14 | Dark Matter | $ 440.00 | 5.00% | Dark Matter | $ 576.40 | 4.03% | |||||||||||||||||||||||
15 | Expenses | TOTALS | $ 9,571.50 | 100.00% | TOTALS | $ 14,300.77 | 100.00% | ||||||||||||||||||||||
16 | |||||||||||||||||||||||||||||
17 | Miscellaneous Expenses | ||||||||||||||||||||||||||||
18 | 6260 | Coordinator Appreciation | $ 375.00 | $ 165.00 | $ 210.00 | $15 gift card for 25 coordinators or equivalent in gifts | Previous Term Comparison - Budget | Previous Term Comparison - Actuals | |||||||||||||||||||||
19 | Peer Mentor Appreciation | $ - | $ - | $ - | No Peer Mentor Appreciation this term | TERM | Expenses | Revenues | TERM | Expenses | Revenues | ||||||||||||||||||
20 | 6660 | Bank Charges | $ 300.00 | $ - | $ 300.00 | Charges from CIBC to maintain account | Winter 2023 | $ 103,859.00 | $ 74,400.00 | Winter 2023 | $ 75,519.19 | $ 61,930.77 | |||||||||||||||||
21 | 6610 | Utilities & Maintenence | $ 200.00 | $ 415.63 | $ (215.63) | Heating, Hydro, Electricity, Gmail Storage Expansion, Building Maintenence | Spring 2023 | $ 13,846.54 | $ 13,670.00 | Spring 2023 | $ 19,323.86 | $ 14,749.30 | |||||||||||||||||
22 | 6640 | Telephone Charges | $ - | $ - | $ - | No Telephone | |||||||||||||||||||||||
23 | 6650 | Postage | $ 40.00 | $ 33.17 | $ 6.83 | Postage Stamps | |||||||||||||||||||||||
24 | 6660 | Debit Terminals | $ - | $ - | $ - | Percentage Allocation - Budget | Percentage Allocation - Actuals | ||||||||||||||||||||||
25 | 6150 | Discretionary Funding | $ - | $ 110.00 | $ (110.00) | ESS Support - Covering ticket cost of all Science Student Food Truck Tickets | Team | Total | Percentage | Team | Total | Percentage | |||||||||||||||||
26 | W23 Expenses | $ - | $ 888.73 | $ (888.73) | W23 gift cards that did not get processed | Misc | $ 1,777.10 | 13.00% | Misc | $ 1,612.53 | 8.34% | ||||||||||||||||||
27 | Admin & Finance | $ 2,364.91 | 17.30% | Admin & Finance | $ 2,760.96 | 14.29% | |||||||||||||||||||||||
28 | Admin & Finance | Academic | $ 211.89 | 1.55% | Academic | $ 164.48 | 0.85% | ||||||||||||||||||||||
29 | Board of Directors | $ 300.00 | $ 345.06 | $ (45.06) | Costs inccured by BOD meetings (biweekly pizza and food for meetings) | Advocacy | $ 355.42 | 2.60% | Advocacy | $ - | 0.00% | ||||||||||||||||||
30 | Office Supplies | $ 20.00 | $ - | $ 20.00 | Office Supplies | Equity | $ 68.35 | 0.50% | Equity | $ - | 0.00% | ||||||||||||||||||
31 | External Funding | $ 1,000.00 | $ 2,370.90 | $ (1,370.90) | Funding for External Clubs not under the SciSoc umbrella | Social | $ 683.50 | 5.00% | Social | $ 638.17 | 3.30% | ||||||||||||||||||
32 | Aviation Society Funding | $ 200.00 | $ - | $ 200.00 | $4.00 from each Aviation student that paid their SciSoc Fee | Marketting | $ 211.89 | 1.55% | Marketting | $ 83.99 | 0.43% | ||||||||||||||||||
33 | Psych Society Funding | $ 200.00 | $ - | $ 200.00 | $4.00 from each B.Sc Psych student that paid their SciSoc Fee | Retail & CnD | $ 410.10 | 3.00% | Retail & CnD | $ 2,496.87 | 12.92% | ||||||||||||||||||
34 | Survery | $ 45.00 | $ 45.00 | $ - | Student Experience Survey giveaway winners and Indigenous speaker gift | Dark Matter | $ 478.45 | 3.50% | Dark Matter | $ 576.40 | 2.98% | ||||||||||||||||||
35 | SciChella | $ 1,913.80 | 14.00% | SciChella | $ 5,967.37 | 30.88% | |||||||||||||||||||||||
36 | 6205 | Academic Events | Dept. Clubs | $ 5,194.60 | 38.00% | Dept. Clubs | $ 5,023.09 | 25.99% | |||||||||||||||||||||
37 | Student Prof Round Table | $ 80.00 | $ 57.82 | $ 22.18 | Discussion between students and professors to foster learning - 3x $10 gift cards - Croissants, cookies, drinks | TOTALS | $ 13,670.00 | 100.00% | TOTALS | $ 19,323.86 | 100.00% | ||||||||||||||||||
38 | Game Night | $ 35.00 | $ 29.60 | $ 5.40 | Jeopardy game night for students to relax - Food for students (Croissants, cookies, drinks) | ||||||||||||||||||||||||
39 | LinkedIn Head Shots | $ 50.00 | $ 50.00 | $ - | Opportunity for students to have professional headshots taken, $50 to hire a photographer, or give a $50 to the student photographer | ||||||||||||||||||||||||
40 | Review Session | $ 35.00 | $ 27.06 | $ 7.94 | Reviewing course material near examinations (e.g. BIOL 239) - Food, croissants, cookies, drinks | ||||||||||||||||||||||||
41 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
42 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
43 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
44 | |||||||||||||||||||||||||||||
45 | 6200 | Advocacy Events | |||||||||||||||||||||||||||
46 | Advocacy Jeopardy | $ 350.00 | $ - | $ 350.00 | July 31 Jeopardy Night - questions centred around mental health, advocacy and equity related topics | ||||||||||||||||||||||||
47 | Therapy Animals | $ 20.00 | $ - | $ 20.00 | Therapy animals to help students unwind, 2 red cross therapy animals that will be present in the school for students to pet and destress with, funding as honorariums for owners | ||||||||||||||||||||||||
48 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
49 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
50 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
51 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
52 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
53 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
54 | |||||||||||||||||||||||||||||
55 | 6200 | Equity Events | |||||||||||||||||||||||||||
56 | Stars X Indigenous | $ - | $ - | $ - | Indigenous leader to teach about the stars and their meanings (ask phys about using observatory) | ||||||||||||||||||||||||
57 | Pride/BIPOC Event | $ - | $ - | $ - | Hold a Pride and BIPOC event to help spread awareness about inclusivity and representation Details not worked out yet - still need to hire coord team | ||||||||||||||||||||||||
58 | Discretionary | $ 70.00 | $ - | $ 70.00 | Funding for the Equity team to use at their discretion | ||||||||||||||||||||||||
59 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
60 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
61 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
62 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
63 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
64 | |||||||||||||||||||||||||||||
65 | 6200 | Social Events | |||||||||||||||||||||||||||
66 | Picnic Event | $ 346.00 | $ 334.13 | $ 11.87 | A meet and greet event! 30 - 40 people expected to attend A picnic at waterloo park, SciSoc will provide subway sandwiches, water and snacks | ||||||||||||||||||||||||
67 | EOT Social Event | $ 340.00 | $ 259.04 | $ 80.96 | End of Term Social - Games on Tap | ||||||||||||||||||||||||
68 | Discretionary | $ 62.00 | $ 45.00 | $ 17.00 | Discretionary Funding | ||||||||||||||||||||||||
69 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
70 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
71 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
72 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
73 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
74 | |||||||||||||||||||||||||||||
75 | 6200 | Social Media & Marketting | |||||||||||||||||||||||||||
76 | Giveaways | $ 40.00 | $ - | $ 40.00 | 2x $10 BOT Gift card giveaways 2 x $10 EOT Gift card giveaways A giveaway for students active on our socials | ||||||||||||||||||||||||
77 | Printing & Supplies | $ 20.00 | $ - | $ 20.00 | Poster Printing costs | ||||||||||||||||||||||||
78 | Canva Subscription | $ 140.00 | $ - | $ 140.00 | 4 months of Canva | ||||||||||||||||||||||||
79 | Flickr Subscription | $ - | $ 83.99 | $ (83.99) | Annual renewal of flickr subscription to keep scisoc photos in a database | ||||||||||||||||||||||||
80 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
81 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
82 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
83 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
84 | |||||||||||||||||||||||||||||
85 | 6200 | Retail & CnD | |||||||||||||||||||||||||||
86 | Rennovations | $ 100.00 | $ 2,258.87 | $ (2,158.87) | Money set aside to aid in renovations of the CnD this term | ||||||||||||||||||||||||
87 | Retail Items | $ 100.00 | $ 238.00 | $ (138.00) | Baden Coffee Outstanding Invoice | ||||||||||||||||||||||||
88 | Discretionary Fund | $ 197.50 | $ - | $ 197.50 | Discretionary Funding | ||||||||||||||||||||||||
89 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
90 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
91 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
92 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
93 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
94 | |||||||||||||||||||||||||||||
95 | 6200 | Dark Matter | |||||||||||||||||||||||||||
96 | Printing | $ 400.00 | $ 576.40 | $ (176.40) | Costs to print 3x editions of Dark Matter | ||||||||||||||||||||||||
97 | Writing Sessions | $ 40.00 | $ - | $ 40.00 | Snacks and incentives to give people for writing in Dark Matter | ||||||||||||||||||||||||
98 | Adobe Subscription | $ - | $ - | $ - | |||||||||||||||||||||||||
99 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||
100 | $ - | ||||||||||||||||||||||||||||