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EVENT ATTENDEE JOURNEY MAPPING
Online-Veranstaltung / Webinar
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Wichtig: Speichere eine Kopie dieser Datei, um sie verwenden zu können. Hier findest du Beispiel einer “Teilnehmerreise" für eine Online-Veranstaltung oder ein erweitertes Webinar. Um diese Attendee Journey zu verwenden, musst du eine Kopie erstellen (Datei - Kopie erstellen). Auf dieser Registerkarte findest du ein Beispiel dafür, wie eine Attendee Journey aussehen kann. Auf der nächsten Registerkarte findest du eine leere Version, die du für deine eigenen Veranstaltungen verwenden kannst. Der Balken füllt sich mit jedem Feld, das du ausfüllst. Viel Spaß und gutes Mapping! (Dieses Dokument wurde automatisiert aus dem Englischen übersetzt).
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TEILNEHMER-STATUSResearcher*inKontaktiertRegistriertTeilnehmer*inNach der VeranstaltungCommunity MItglied
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RechercheEinladungErinnerungRegistrierungsseiteBestätigungs-E-MailKommunikation vor der VeranstaltungVeranstaltung beitretenVirtueller VeranstaltungsortWorkshop/InhaltAktivierungNetzwerkenAbschlussDankeschön-E-MailUmfrageOn-Demand-InhalteEinladung zur CommunityCommunity Engagement
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BERÜHRUNGSPUNKTEOnline-Recherche, Ziel: Veranstaltungen finden, die den Erwartungen entsprechen (falls zutreffend).E-Mail-Einladung an die Kontaktdatenbank. Erinnerungs-E-Mail für alle Kontakte, die bereits eine Einladung erhalten haben. Klare, einfache und visuell interessante Website mit:
- Anmeldeformular
- Programm
- Referent*innen
- Sponsoren/Partner
Bestätigungs-E-Mail, die gesendet wird, sobald das Anmeldeformular ausgefüllt wurde. E-Mails mit Links zu Umfragen im Vorfeld der Veranstaltung, Frage- und Antwortmöglichkeiten, Videomaterial (z. B. Interviews mit Referenten), herunterladbaren Inhalten (z. B. E-Books), weiteren Informationen zu neuen Referent*innen und relevanten Änderungen im Veranstaltungsprogramm. Der/die Teilnehmende betritt den virtuellen Veranstaltungsort über einen Link in einer E-Mail.Eine intuitive, aber einfach zu bedienende virtuelle Veranstaltungsplattform oder ein Videokonferenztool (z.B. Zoom).Livestream oder Videokonferenzen mit einem oder mehreren Referent*innen.Tools, die die Teilnehmenden dazu einladen, sich aktiv an der Veranstaltung zu beteiligen.Ein virtueller Netzwerkbereich mit Möglichkeiten für Gruppen- und Einzelchats über Videokonferenzen. Abschließende Worte des Gastgebers.E-Mail wird spätestens 24 Stunden nach der Veranstaltung verschickt. Zufriedenheitsumfrage, um die Qualität zukünftiger Veranstaltungen zu verbessern (kann in der Dankesmail enthalten sein). Aufzeichnungen und andere Inhalte (z.B. Präsentationen) von der Veranstaltung (können in die Dankesmail aufgenommen werden). E-Mail-Einladung an die Event-Community (Slack, Discord, etc.) Zugang zu einer Community-Plattform.
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TEILNEHMER
ERWARTUNGEN
Eine regelmäßige, lehrreiche und kostenlose Online-Veranstaltung, die deine Fähigkeiten und Kenntnisse verbessert und wertvolle Inhalte bietet.
Lerne etwas Neues, höre von Influencer*innen und Branchenführer*innen.
Eine personalisierte E-Mail-Einladung, die auffällt (z.B. mit einer fesselnden Betreffzeile und einem Teaser-Text) und alle relevanten Veranstaltungsdaten sowie einen direkten Link zur Anmeldeseite enthält. Klare Hinweise auf die nächsten Schritte, z.B. dass du dich anmelden musst, um einen Platz zu sichern.Eine Erinnerungs-E-Mail, bevor die Veranstaltung ausverkauft ist, mit weiteren Vorteilen, allen relevanten Veranstaltungsdaten und einem Link zur Anmeldeseite. Anmeldung innerhalb von 2 Minuten, übersichtliches Anmeldeformular, alle relevanten Informationen finden.

Zusammenfassung aller Veranstaltungsdaten und Link zum virtuellen Veranstaltungsort (falls bereits vorhanden).Fesselnde Touchpoints, einfache Möglichkeiten, Fragen an die Referent*innen zu stellen, Inhalte, die das Verständnis für die Themen der Veranstaltung verbessern.Teilnahme an der Veranstaltung mit nur einem Klick.Er/sie findet sich leicht zurecht, ohne Verzögerungen oder Komplikationen.Relevante und wertvolle Vorträge, Workshops, Podiumsdiskussionen, etc. Etwas neues lernen.Tools zur Beantwortung von Umfragen, zum Chatten mit anderen Teilnehmenden und zum Stellen von Fragen während der Veranstaltung. Eine einfach zu bedienende Lösung, um neue Kontakte zu finden, direkt mit den Referent*innen zu sprechen, sich einzubringen und aktiv Folgefragen zu stellen. Erfahren, welche Veranstaltungen anstehen, wie man mit der Community in Kontakt bleiben kannst und wo man die Aufzeichnung der Veranstaltung findet. Kurze Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse, Links zu den Aufzeichnungen und Referent*innen, Informationen über die nächste Veranstaltung. Eine maximal 2-minütige Umfrage mit zielgerichteten Fragen und einer Erklärung, warum diese Fragen gestellt werden. Einfach zu navigierende On-Demand-Seite mit allen relevanten Aufzeichnungen (möglicherweise zum Herunterladen) und Links zu Downloads. Erklärungen dazu, was es bedeutet, der Community beizutreten und welche technischen Voraussetzungen erforderlich sind (z.B. Registrierung oder Download von Software). Erhalte exklusive Community-Inhalte und Einladungen zu weiteren Veranstaltungen, Hilfe, wenn notwendig, Engagement mit Marke und/oder dem Produkt.
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HERAUSFORDERUNGEN- Es werden zu viele ähnliche Veranstaltungen angeboten
- SEO für die Veranstaltung ist mangelhaft
- Der/die Suchende weiß nicht, wonach er/sie sucht
- Die Einladung ist visuell nicht ansprechend
- Der Wert der Veranstaltung ist nicht klar
- Die E-Mail ist nicht mit allen E-Mail-Systemen konform
- Die E-Mail wird als Spam kategorisiert
- Der Text ist zu aufdringlich
- Der Kontakt ist verärgert und meldet sich von jeder weiteren E-Mail-Kommunikation ab (verloren)
- Verwirrende Informationen über die nächsten Schritte (z.B. Anmeldung)
- Das Registrierungsformular ist zu lang
- Die Registrierungsseite ist nicht verfügbar oder funktioniert nicht in allen Browsern
- Zu viel Inhalt auf der Registrierungsseite
- Die Startzeit der Veranstaltung wird nicht in der richtigen Zeitzone angezeigt
- Sicherstellen, dass sich der Text ausreichend von der vorherigen Veranstaltung unterscheidet
- Das Veranstaltungsformat wird nicht kommuniziert (Webinar, Gipfel, etc.)
- Die E-Mail landet im Spam
- Der Titel der E-Mail ist schlecht geschrieben und die Teilnehmenden können sie später nicht finden
- Fehlender "Zum Kalender hinzufügen"-Link, muss manuell hinzugefügt werden
- Keine Zeitzonen definiert
- Zu viel Kommunikation, will sich abmelden
- Die Kommunikation ist nur informativ, aber nicht fesselnd
- Zu viele Berührungspunkte, nicht genug nützliche Informationen
- Verhindern, dass E-Mails im Spam landen
- Teilnehmende haben sich angemeldet, aber es gibt keinen Countdown oder Moderator, der deutlich macht, ob die Veranstaltung bereits begonnen hat
- Das Livestream-Bild funktioniert, der Ton aber nicht
- Schwierigkeiten bei der Verbindung des Mikrofons
- Tools von Drittanbietern sind nicht richtig verbunden
- Tools und Navigation sind unübersichtlich
- Keine technische Unterstützung verfügbar
- Es ist unklar, wohin man gehen muss, um dem Stream beizutreten
- Zu viele Optionen zur Auswahl
- Ansprechende Veranstaltungen, die einen Mehrwert für deine Teilnehmenden bieten
- Die richtige Mischung aus Referenten und Themen finden
- Vielfalt in dein Referent*innen-Programm bringen
- Die Veranstaltungen an die Interessen deiner Zielgruppe anpassen
- Die Teilnehmenden während der gesamten Veranstaltung bei der Stange halten- Das Netzwerken zum Laufen bringen
- Leere Räume und Langeweile bei den Teilnehmenden
- Die Teilnehmenden fühlen sich unwohl, wenn sie mit Fremden sprechen
- Die Teilnehmenden wollen die LinkedIn-Profile der anderen, mit denen sie gesprochen haben
- Die Zeit reichte nicht aus, um das meiste aus der Networking-Session herauszuholen
- Die Teilnehmenden werden nicht daran erinnert, wo sie die nächste Veranstaltung finden können
- Es bleiben nur wenige Teilnehmende übrig, da viele bereits ausgestiegen sind
- Der Gastgeber vergisst zu erwähnen, wo die Aufzeichnungen gespeichert werden
- Die E-Mail ist zu lang oder es fehlen wichtige Elemente
- Der Ton der E-Mail passt nicht zum Ton der Veranstaltung
- Die Fragen sind nicht relevant oder zu kompliziert
- Die Umfrage ist zu lang
- Niedrige Antwortquote, da kein Anreiz geboten wird
- Aufzeichnungen sind von schlechter Qualität
- Zusätzliches Material ist fehlerhaft oder nicht relevant
- Eine Anmeldung bei einer Drittanbieter-Plattform ist erforderlich
- Der Wert einer Mitgliedschaft in der Community ist nicht klar
- Die Hürde, der Community beizutreten, ist zu hoch
- Die Mitglieder der Community engagiert und aktiviert halten
- Genügend Vorteile für die Community bieten
- Wertvolle Inhalte für die Community schaffen
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MÖGLICHKEITEN- Biete ein Lead-Magnet-Training an, das deinem Publikum hilft, seine Probleme zu lösen.
- Gib deinem potenziellen Publikum kostenlos etwas Wertvolles, um ihnen zu helfen, anstatt deine Veranstaltung in der ersten Phase zu verkaufen.
- Indem du zuerst einen Mehrwert bietest, baust du Vertrauen bei deinem potenziellen Publikum auf und es wird später einfacher sein, deine Veranstaltung zu verkaufen.
- Ein einprägsamer Titel, eine gewagte Aussage, die sofort Interesse weckt.

In dieser Phase ist es wichtig, dass du deine Zielgruppe in irgendeiner Weise identifizierst und Leads sammelst, damit du das Gespräch später fortsetzen kannst.
- Segmentiere Listen, anstatt die gleichen Einladungen an alle deine Zielgruppen zu senden.
- Sieh dir deine Zielgruppe an und segmentiere sie nach Interessen, um gezielte Einladungen zu versenden, die sich auf die Inhalte konzentrieren, von denen du weißt, dass sie sie interessieren könnten.
- Erkenne den Grund, aus dem deine Zielgruppe normalerweise an Veranstaltungen teilnimmt (z. B. Networking, Weiterbildung, Suche nach Technik...), damit du die Botschaft auf die Vorteile für sie konzentrieren kannst.
- Hat dein Publikum bereits in der Vergangenheit an einer deiner Veranstaltungen teilgenommen oder ist es ganz neu bei deinen Veranstaltungen? Neues und wiederkehrendes Publikum sind nicht dasselbe und sollten auch nicht als solches behandelt werden.
- Überlege dir, wie du dein Publikum aufteilen und personalisierte Angebote machen kannst, die sich auf das konzentrieren, was dein Publikum interessiert und was es zum Handeln bewegt.
- Wecke die Aufmerksamkeit, indem du Elemente einbaust, die nicht nur Clickbait sind, sondern auch persönlich klingen
- Gestalte farbenfrohe E-Mails mit relevanten Links und Videoelementen.
- Teile weiter auf und personalisiere die Reise.
- Nutze Daten, um herauszufinden, wie interessiert deine Zielgruppe an deiner Veranstaltung ist, bevor du sie mit Spam-Mails überschüttest und riskierst, dass sie sich abmeldet.
- Richte deine Erinnerungen für verschiedene Interessensstufen ein, z. B. allgemeine Erinnerungen für Personen, die die vorherige E-Mail nicht geöffnet haben, oder für Personen, die sie nur geöffnet, sich aber nicht angemeldet haben.
- Teile einen Link zu On-Demand-Inhalten einer früheren Veranstaltung.

Konzentriere dich auf die Personen, die deine E-Mails öffnen und mit ihnen interagieren, sich aber nicht anmelden, denn sie sind eindeutig an der Veranstaltung interessiert, aber du hast sie noch nicht ausreichend überzeugt, sich zu beteiligen.
- Halte es kurz und einfach, aber schön und visuell ansprechend
- Frage im Anmeldeformular nur nach den nötigsten Informationen.
- Besorge die bestmöglichen Bilder für deine Redner*innen und achte darauf, dass die Biografie das Thema der Veranstaltung widerspiegelt.
- Sorge dafür, dass die Tagesordnung relevant und wertvoll klingt. Beschreibe die Vorteile der Teilnahme an jeder Sitzung.
- Zeige Links zu den sozialen Profilen der Redner
- Teile diese Veranstaltung mit deinen Kollegen".
- Verwende verschiedene CTAs (Join Event, Join Community, etc.)
- Die Bestätigungsmail ist eine der wichtigsten E-Mails, die dein Publikum öffnet. Wenn du als Nicht-Spam gekennzeichnet bist, kommt die Kommunikation über zukünftige Veranstaltungen sicher an.
- Wenn du ein unerwartetes Geschenk oder einen Bonus einfügst, wie z. B. einen kostenlosen Download von Inhalten, steigert das die Vorfreude und Spannung.
- Achte darauf, dass die Bestätigungsmail bereits einen Link zur virtuellen Platform enthält, damit sich die Teilnehmer*innen dort umsehen und entsprechend vorbereiten können.
- Gib deinen Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre eigene Reise mit deiner Veranstaltung zu gestalten.
- Füge eine Q&A-Option hinzu, um den Referent*innen vor der Veranstaltung Fragen zu stellen.
- Frag sie, wie oft sie kontaktiert werden möchten. Das kannst du z.B. in der Bestätigungsmail tun.

Dein Publikum möchte Teil deiner Veranstaltung sein, es möchte berücksichtigt werden und vor allem möchte es eine einzigartige und personalisierte Reise. Erlaube ihnen, dies mit allem, was du tust, zu definieren. Lass dein Publikum seine eigene Reise definieren und seinen eigenen Weg wählen.
- Integriere die Daten deiner Teilnehmenden in deine virtuelle Event-Plattform, um den Beitrittsprozess zu erleichtern.
- Biete einen technischen Support-Chat an, falls sich jemand verirrt oder nicht weiß, wie er weitermachen soll.
- Spiele ein Einführungsvideo ab, wenn die Veranstaltung beginnt.
- Spiele leise Hintergrundmusik ab, um deine Veranstaltung lebendiger zu machen, während alle warten.
- Wähle das Platzhalterbild mit Bedacht, denn es ist das Erste, was deine Teilnehmenden sehen.
- Mache die wichtigsten Informationen über die Veranstaltung gut sichtbar (z. B. Referent*innen, Tagesordnung usw.)
- Fasse dich bei der Eröffnung kurz und bündig. Ein kurzer Überblick darüber, warum alle hier sind, eine Vorschau auf die Tagesordnung und wer zu erwarten ist (Referent*innen, Gäste).
- Führe vor einer Online-Veranstaltung einen Probelauf durch, egal wie groß oder klein die Veranstaltung ist.
- Stelle eine Ressource zur Verfügung, die die üblichen technischen Probleme abdeckt, die auftreten können (unterstützte Browser, Kamera-/Mikrofonprobleme, Verbindungsprobleme, usw.)
- Wenn es sich um eine "neue" Plattform handelt, biete eine Einweisung an.
- Achte darauf, dass du die Referent*innen vor der Veranstaltung über mögliche Audio- und Videoprobleme informierst.
- Überprüfe vor der Veranstaltung, ob der Ton richtig ist.
- Verwende eine kabelgebundene Verbindung, um einen stabileren Internetzugang zu haben.
- Mach einen Probelauf mit dem/der Referent*in und zögere nicht, ihm/ihr Tipps für die Präsentation zu geben.
- Beginne mit etwas Wertvollem! Das ist keine 10-minütige Vorstellungsrunde. Alle Infos zu den Referent*innen sind online verfügbar.
- Teile die Arbeit vor Ort zwischen den Teammitgliedern auf. Stelle sicher, dass du eine/n Moderator*in hast, der Leute stumm schaltet, wenn sie den Vortrag unterbrechen oder Lärm im Hintergrund verursachen.
- Achte darauf, dass du dich an den Zeitplan hältst. Bittet eine/n Referent*in um eine Probe und haltet eine Uhr vor euch, um die Zeit zu messen.
- Habt immer einen "Plan B": Wenn es sich um eine Veranstaltung mit nur einem Redner handelt, stellt sicher, dass ihr ein Backup-Tool habt, mit dem ihr den/die Referent*in verbinden könnt, oder besorgt euch im Voraus seine Folien, um sie dem Publikum zu zeigen, während der Redner nur den Ton an hat.
- Richte im Voraus einen "Backstage-Chat" mit dem Redner ein, damit du dich während der Veranstaltung über Zeitplan, Fragen usw. austauschen kannst.
- Unterscheide zwischen kuratiertem und spontanem Engagement
- Beginne mit kuratiertem Engagement und versuche, die Nadel zu spontanem Engagement zu bewegen.
- Gamification wird das Engagement erhöhen
- Richte einen Slack-Kanal ein, damit sich die Teilnehmenden während der Veranstaltung vernetzen können.
- Gib den Teilnehmenden eine Anleitung, wie sie sich beim Networking verhalten sollen: z.B. einige Ideen und Tipps, worüber sie diskutieren sollten.
- Achte darauf, dass niemand allein im Raum ist, oder schicke eines deiner Teammitglieder zu den Teilnehmenden.
- Gib den Teilnehmenden genügend Zeit zum Reden, 1 Minute pro Person ist nicht genug.
- Ermutige die Teilnehmenden dazu, ihre LinkedIn-Profile während der Veranstaltung zu teilen.
Führe die nächsten Berührungspunkte ein:
- Wo findest du den Inhalt?
- Was wirst du als Nächstes hören?
- Wo können wir das Gespräch fortsetzen?
- Lass jemanden aus deinem Team die Sitzung als Backup aufzeichnen. Falls etwas mit der Aufzeichnung nicht stimmt, hast du eine weitere Option.
- Vergewissere dich, dass alle Links anklickbar sind und dass der Zugriff auf die Aufzeichnung möglich ist.
- Frage dich: Ist die Umfrage für dich oder für deine Zielgruppe?
- Welchen Nutzen hat deine Zielgruppe von der Teilnahme an der Umfrage?
- Sei transparent mit den Ergebnissen, um den Fortschritt zu zeigen.
- Gestalte das Feedback-Formular kurz und mache nicht alle Fragen zur Pflicht.
- Richte logische Sprünge im Formular ein (wenn du z.B. Typeform verwendest).
- Bereite ein Geschenk (einen Rabatt, eine herunterladbare Checkliste usw.) für das Ausfüllen des Feedbackformulars vor.
- Verbreite die Inhalte aktiv auf verschiedenen Kanälen.
- Mache die Inhalte leicht zugänglich
- Reiche die Veranstaltungsinhalte mit relevanten zusätzlichen Daten/Inhalten an, die es deinen Teilnehmenden ermöglichen, tiefer in das Thema der Veranstaltung einzutauchen.
- Melde dich von Zeit zu Zeit und vergewissere dich, dass sie ein oder zwei Dinge, die sie auf deiner Veranstaltung gelernt haben, auch umsetzen können. Wenn sie das nicht können, frag sie, warum nicht?
- Die Community sollte an dieser Stelle keine Überraschung sein, sondern gleich zu Beginn der Journey erwähnt werden.
- Bewirb die Community schon vor der Einladung, damit sie schon begeistert sind, wenn die Einladung in ihrem Posteingang landet.
- Die meisten Menschen werden einer Community nicht gleich beitreten, wenn sie zum ersten Mal davon hören, es sei denn, sie sind aktiv auf der Suche nach einer Community. Deshalb solltest du dafür sorgen, dass deine Referent*innen bei deiner Veranstaltung in ihren Vorträgen über die Community sprechen, die Teilnehmenden im Chat während der Veranstaltung dazu bringen, sie zu erwähnen, und dein Publikum dazu bringen, die Einladung zu wollen.
- Lass deine Zielgruppe die Community mitgestalten; verstehe, was sie wirklich von der Teilnahme an der Community haben möchte.
- Frag dich, in welchem Format deine Zielgruppe die Community-Inhalte konsumieren möchte und wie oft sie sich beteiligen muss, um einen Nutzen daraus zu ziehen.
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