Vedtaksprotokoll Sagene IF.xlsx
 Share
The version of the browser you are using is no longer supported. Please upgrade to a supported browser.Dismiss

 
View only
 
 
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZAAAB
1
MØTE
SAKSNR.
SAKSNAVNVEDTAK
2
AU- møte 11.04.2018
3
10/18
Klubbhus - mandat og budsjett prosjektleder
Nestleder skal lede arbeidet med innredning og innflyttingen i klubbhuset, alle avdelinger skal involveres i arbeidet. Det innvilges et budsjett på 300.000 kr, innredning og innflytting i de rom/ deler av bygningen som vil generere inntekter skal prioriteres først.
4
11/18
Driftsavtale landhockeybane og klubbhus
Sagene IF vil gå i ny dialog med kommunen, med fokus på:
5
Avtalen er både for klubbhuset og landhockeybanen, vi ønsker separate avtaler.
6
Avtalen vil gi oss et inntektsgrunnlag som er for lavt til å dekke driftskostnadene til klubbhuset, og vi ønsker enten et økt driftsbidrag eller at kommunen dekker renholdet av hele/ deler av klubbhuset.
7
Vi mener det er en rekke feil og en del utdatert info i utkastet som må rettes opp/ oppdateres.
8
12/18Behovsplan for idrett og friluftslivHøringsutkastet vedtas, med følgende tillegg:
9
Vi ønsker lokaler for mindre idretter i den gule bygningen på Heidenreich- tomta.
10
Vi ønsker flerbrukshall tilpasset mange idretter på Lilleborg- tomta, ikke gymsal.
11
Vi ser for oss at idrett prioriteres på Voldsløkka og kultur prioriteres på Lilleborg- tomta.
12
Det skal komme fram at vi både har og ønsker å ha en aktiv rolle i drift av anlegg i bydelen, men at vi opplever oppfølgingen fra BYM som mangelfull og samarbeidet som utfordrende.
13
13/18Evaluering vintersesong driftDriftsavdelingen får skryt for stor arbeidsinnsats, samt svært god drift av kunstisbanen allerede første sesong. Dette har medvirket sterkt til at den nye banen har blitt en stor suksess både for bydelen befolkning og for vår bandyavdeling.
14
Følgende tiltak skal gjennomføres før neste vintersesong:
15
Driftsrutiner skal etableres og iverksettes.
16
HMS- arbeidet skal prioriteres høyere, spesielt ifm prepping av banen.
17
Driftsavdelingen skal avlastes ved at det inngås en tilkallingsavtale med Skjolden for Bjølsen kunstgress, og ved at kunstisbanen i helgene i størst mulig grad dekkes av frivillige.
18
Kompetansen på maskinkjøring og snøbrøyting skal økes i klubben (drift og frivillige), slik at flere blir i stand til å løse disse oppgavene på best mulig måte.
19
14/18Organisering av styrearbeidetFølgende arbeidsfordeling for styret vedtas:
20
Arbeidsutvalget skal følge opp strategi (Hilde), ansatte (Einar), økonomi (Axel) og HMS (Inger).
21
Avdelingenes representanter skal følge opp sine avdelinger med særlig fokus på punktene i sjekklisten og ansatte trenere på kontrakt.
22
Det skal legges til rette for at styrets medlemmer skal få økt eierskap til styrearbeidet ved at:
23
Styremedlemmene (alle) skal involveres/ ansvarlig gjøres i arbeidet med og forberedelser av saker på sine områder.
24
Potten for styrehonorar skal brukes slik at styremedlemmene får anledning til å bruke noen timer på å fordype seg på sine områder/ saker.
25
Avdelingenes representanter skal følges opp tett og individuelt av styreleder mellom styremøtene.
26
15/18Program styreseminarArbeidsutvalget hadde følgende innspill til programmet:
27
Det skal gjøres en forventningsavklaring mellom styret og avdelingene og til de ulike rollene.
28
Arbeidsutvalgene, med sine styrerepresentanter, skal få tid til å jobbe med sjekklisten.
29
Strategien skal presenteres og diskuteres, her er rekruttering det viktigste temaet.
30
Det er ønske om at vi presenterer info om Oslo Sommertid, om det er noe nytt.
31
AU- møte 22.05.2018
32
16/18Evaluering styreseminaretArbeidsutvalget hadde følgende evalueringspunkter:
33
· Bra deltakelse, engasjement og gjennomføring.
34
· Oppgavene og arbeidet i AUene fungerte bra, men bør følges opp fremover.
35
· Maten var god og viktig når en kommer rett fra jobb og skal holde på i 4 timer.
36
· Dato og tid var bra, bedre med ukedag enn med helg.
37
17/18KlubbhusVi er nå i forhandlinger med BYM vedr driftsavtale for klubbhuset, og AU har følgende innspill:
38
· Vi ønsker en avklaring på hvordan BYM tenker at området rundt klubbhuset generelt, og de 3 trappene som utgjør de eneste ankomstene til klubbhuset spesielt, skal driftes på vinteren.
39
· Vi ønsker ikke at kommunen leier ut klubbhuset til Oslo sommertid, dette ønsker vi i så fall å gjøre selv.
40
· Vi ønsker at kommunen skal ta på seg mest mulig av renholdet, alternativt at vi får et driftstilskudd som dekker denne kostnaden.
41
· Vi er avhengig av å kunne leie ut møterom og festlokaler for å gå rundt økonomisk, og vil ha muligheten til dette inn i avtalen.
42
· Vi skal legge fram regnskaps/ budsjettall som viser hvordan den driftsavtalen vi har fått framlagt gjør at vi ikke vil klare å drifte klubbhuset på en forsvarlig økonomisk måte.
43
Vi vil ha som mål å åpne klubbhuset for vanlig drift til skolestart 2018/2019.
44
Vi skal gå videre med Fretex ang avtale om levering av mat og muligheter for arbeidstrening.
45
Vi skal søke diverse fond/ stiftelser ila høsten om midler til utemøblering rundt klubbhuset. Axel skal lage en plan for hvordan vi vil ha det, og søknaden skal lages ut fra denne.
46
18/18
Bjølsenhallen - Rammer for oppussing av kiosken
Det er behov for oppussing av kiosken og av fellesområdene i Bjølsenhallen:
47
· Det vedtas en ramme på kr. 100.000,- for oppussing av kiosken og den skal være ferdig til oppstart av innebandysesongen 2018/2019. Den skal inkluderes i det samme betalingssystem og i de samme leverandøravtalene som klubbhuset.
48
Det skal søkes penger til oppussing av fellesområder fra diverse fond og stiftelser ut over høsten 2018. Det skal utarbeides en plan for hvordan en vil at de skal bli og denne skal være utgangspunkt for søknaden.
49
19/18Sagene IF innebandy - Hvordan bistå?Styrets arbeidsutvalg ønsker at det skal etableres et eget utvalg for junior avdelingen i innebandy, som har et mandat og et budsjett vedtatt av arbeidsutvalget i innebandy.
50
Einar og Axel tar kontakt med arbeidsutvalget i innebandy for å få dette på plass så raskt som mulig.
51
Daglig leder skal lage forslag til mandat.
52
20/18Nye personvernregler (GDPR)Det skal utarbeides et forslag til prosess og dokument som skal legges fram for vedtak på styremøte 12. juni.
53
Det skal ikke gjøres vanskelig og kan ligne på vår HMS- prosess.
54
21/18Nye idretter - Vedta prosessFølgende prosess vedtas:
55
1. Styrets medlemmer som velger å fokusere på rekruttering (arbeidsgruppa) får i oppgave å vurdere idretter som har søkt og legge fram en anbefaling til styret.
56
2. Arbeidsgruppa skal vurdere de idrettene som har søkt etter følgende:
57
· Hvorfor skal vi tilby idretten?
58
· Finnes det et eksisterende tilbud vi ikke ønsker å konkurrere med?
59
· Hva er det vi kan tilby som er bedre enn eksisterende tilbud?
60
· Hvordan passer idretten inn i vår filosofi og strategi?
61
· Hva slags anleggsbehov har idretten (sommer og vinter) og har Sagene IF kapasitet til å dekke dette?
62
· Har idrettene de økonomiske rammene som er nødvendig, dvs klarer de å sette opp et realistisk budsjett som går i balanse?
63
· Er idrettene i stand til å drive sin egen avdeling på en god og selvstendig måte, dvs klarer de å krysse av på punktene i sjekklisten for avdelingene?
64
· Gjennomført testperiode (antall deltakere, effektiv organisering, arbeidsutvalg på plass…).
65
3. Fremdriftsplan:
66
· Styremøte 12. juni 2018: Sette ned arbeidsgruppe
67
· Styremøte 28. august 2018: Arbeidsgruppa legger fram forslag til hvilke idretter vi skal gå videre med og gjennomføre testperioden med.
68
· Testperiode gjennomføres ila høsten 2018.
69
· Første styremøte 2019: Arbeidsgruppa legger fram forslag til hvilke idretter styret skal anbefale for opptak på årsmøtet 2019.
70
22/18
Sportslig plan - diskusjon av disposisjon
Arbeidsutvalget hadde følgende innspill:
71
Under kompetanse: Alle trenere bør vite om vår sportsplan.
72
23/18Agenda styremøte 12. juniFølgende saker skal med:
73
· Organisering av styrearbeid (utsatt sak 17/18)
74
· Nye idretter (oppfølging sak 22/18)
75
· Nye regler for personvern GDPR (Oppfølging av sak 21/18)
76
· Vedta driftsavtale for klubbhus.
77
· Vedta kontrakt med Oslo sommertid.
78
· Forslag til plan for åpningsarrangement klubbhus.
79
24/18Oslo idrettskrets sitt ting 11. juniHilde Johnsrud og Henning Strøm er våre folk i ISU- Sagene sine delegasjon på Tinget.
80
Einar skal halle dem inn til et møte for å diskutere hva Sagene IF skal mene i de ulike sakene.
81
Styremøte 12.06.2018
82
8/18Organisering av styrearbeidetFølgende fordeling vedtas:
83
§ Anlegg: Håkon (tennis)
84
§ Organisasjonsutvikling: Miriam (fotball), Remi (innebandy), Bitten (rugby)
85
§ Rekruttering: Didrik (bandy), Konstantin (landhockey), Davide (bryting).
86
9/18Opptak av nye idretter
Quidditch, Cricket og dans skal vurderes for opptak fram mot årsmøtet 2019. Styremedlemmene som har ansvar for strategiområdet rekruttering skal gjennomføre vurderingen i tråd med vedtatt prosess og kriterier. Daglig leder skal bidra med nødvendig bakgrunns info, og kalle inn til første møte
87
10/18KlubbhusVi skal orientere Oslo Idrettskrets om situasjonen/ status klubbhuset når det gjelder forsinket driftsavtale samt feil og mangler.
88
Daglig leder skal utarbeide et utkast til driftsbudsjett for klubbhuset til første styremøte over sommeren. Det er et mål at driften skal gå med overskudd som kan fordeles til avdelingene i tråd med vår driftsmodell. Det skal legges opp til en prismodell for utleie der følgende stikkord er sentrale: Det skal være mest mulig aktivitet i alle rom, Sagene IFs medlemmer skal få rabatt, det skal differensiere på kurante/ ukurante tider, førstemann til mølla gjelder.
89
Klubbhuset skal åpne for vanlig drift til skolestart 2018/2019.
90
Klubbhusets åpningstider blir følgende: Man – fre kl. 16- 22.30, lø 9- 18 og søn 9- 16.
91
Åpningsfest for klubbhuset blir 25. august kl. 12- 16, og kjøres som en åpen dag i tråd
92
11/18KioskdriftMålet for driften av kiosken er å gå i størst mulig overskudd.
93
Innebandy skal drive kiosken i Bjølsenhallen og får også overskuddet/ underskuddet herfra. I klubbhuset fordeles overskudd/ underskudd på avdelingene i tråd med driftsmodell for anlegg. Denne modellen skal kunne justeres etter erfaringer underveis.
94
Kioskene skal være åpne alle dager, fra en time etter åpning av anlegget til en time før stenging av anlegget.
95
Vi skal lease kasseapparat med skanner til begge kioskene.
96
Kioskene skal i hovedsak ha en sunn profil, men vi skal ikke utelukke enkelte kioskvarer som er svært populære. Vi skal gå videre med Fretex som leverandør av fersk mat, men ikke inngå noe eksklusiv avtale.
97
Styret er positive til å ha mennesker på arbeidstrening i kiosken på dagtid, så fremt vi klarer å gjennomføre dette på en god måte i tråd med ordningens hensikt/ mål.
98
Det skal legges opp til resirkulering der det er mulig.
99
12/18Oslo SommertidForslaget til kontrakt med Oslo sommertid vedtas med følgende endringer; Panteordningen skal legges inn.
100
Sagene IF stiller seg positive til at Oslo kommune leier ut klubbhuset til Oslo sommertid under forutsetning av at vi får bestemme hvilke deler av klubbhuset som leies ut og at leieinntekter tilfaller oss.
Loading...
Main menu