Recrutement des bénévoles pour le congrès ACPAU 2012
Du 16 au 19 juin 2012, l’Université Concordia aura le plaisir d’accueillir à Montréal le 69e congrès annuel de l’Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU).
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À propos de l’ACPAU
Fondée en 1937, l’Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU) est un organisme professionnel à but non lucratif qui représente les cadres supérieurs de 107 universités et collèges affiliés ainsi que de 36 collèges communautaires au Canada. Les membres de l’ACPAU sont des dirigeants et gestionnaires qui se trouvent à la tête de secteurs fonctionnels tels que : services financiers, ressources humaines, gestion des placements, vérification interne, gestion des installations, approvisionnement et gestion du risque.

L’ACPAU s’est donnée comme mission de promouvoir et de soutenir le professionnalisme en gestion et le leadership efficace dans l’administration des universités et collèges du Canada et, ce faisant, d’aider les établissements qu’elle sert à atteindre leurs objectifs.

Pour obtenir plus d’information au sujet de l’ACPAU, de ses membres et des services qu’elle offre, visitez le site www.acpau.ca.

Congrès annuel de l’ACPAU
Chaque année, l’ACPAU organise un congrès annuel, dont l’hôte est l’une des universités membres. Le lieu du congrès alterne entre les quatre régions officielles de l’Association : l’Atlantique, l’Ontario, le Québec et l’Ouest. Le congrès attire plus de 500 hauts dirigeants des universités canadiennes, de 25 à 50 accompagnateurs et plus de 60 commanditaires. En tout, plus de 600 personnes y participent.

Le congrès ACPAU 2012 accueillera un conférencier principal réputé et des conférenciers de renom pour les plénières; il proposera aussi un grand nombre de séances parallèles et différentes activités sociales qui seront empreintes de l’hospitalité légendaire de la ville de Montréal.
Pourquoi s’inscrire comme bénévole au congrès de l’ACPAU?
Le succès du congrès dépend grandement de la présence et de la participation des bénévoles de l’établissement hôte. Ces bénévoles agissent comme des ambassadeurs de l’université hôte et facilitent la participation des congressistes. Les bénévoles s’assurent aussi de bonifier l’expérience des congressistes, un point qui est souvent relevé dans les évaluations que nous recevons. Vous pouvez choisir d’offrir votre aide à une grande variété d’activités liées au congrès, dont le tournoi de golf, le tournoi de fléchettes, la surveillance des salles, le transport, etc. Toute aide sera la bienvenue! Le présent formulaire d’inscription contient plus de détails sur les différentes possibilités de bénévolat. Choisissez celle qui vous convient le mieux!
Je désire m’inscrire comme bénévole!
Les renseignements saisis dans ce formulaire ne seront communiqués à aucun tiers et ne seront utilisés que dans le cadre des activités de bénévolat liées au congrès ACPAU 2012.
Prénom *
Nom *
Département *
Titre *
Courriel *
Numéro de téléphone *
Nom de votre superviseur *
Numéro de téléphone de votre superviseur *
Quelle taille de t-shirt portez-vous? *
Les personnes qui seront choisies comme bénévoles se verront remettre un t-shirt qu'elles devront porter durant leurs quarts de bénévolat au congrès de l'ACPAU. Ainsi, les congressistes seront en mesure de reconnaître facilement les personnes qui peuvent les aider et les diriger durant le congrès. Vous devrez porter ce t-shirt ainsi que des vêtements et des chaussures propres et confortables durant tous vos quarts de bénévolat.
INSCRIPTION (Hilton Montréal Bonaventure)
Avec l’aide des employés de l’ACPAU affectés à l’inscription, les bénévoles remettront un porte-nom et un sac aux congressistes, offriront de l’information générale concernant le congrès et la ville de Montréal, dirigeront les congressistes vers les salles appropriées et effectueront d’autres tâches de ce type.
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REMPLISSAGE DES SACS DES CONGRESSISTES (Hilton Montréal Bonaventure)
Sous la supervision du personnel de l’ACPAU affecté à l’inscription, les bénévoles prépareront les porte-noms et placeront la documentation et le matériel liés au congrès dans les sacs des congressistes.
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TRANSPORT (Lieux variés – à confirmer par courriel un mois avant le congrès)
Sous la supervision de la personne responsable des transports, les bénévoles accueilleront les congressistes au moment où ceux ci prendront place à bord des navettes; de plus, ils s’assureront que les navettes sont à l’heure, dirigeront les congressistes vers les bons véhicules, communiqueront l’horaire des navettes aux congressistes, aviseront le responsable de tout retard ou de toute difficulté concernant le service et feront le dernier appel d’embarquement. Remarque : il se pourrait que l’on vous demande de travailler à l’extérieur pour accueillir les congressistes et diriger ceux-ci. Nous vous invitons donc à choisir vos vêtements en fonction de la météo.
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SURVEILLANCE DES SALLES (Hilton Montréal Bonaventure)
Sous la supervision du personnel de l’ACPAU, il faudra s’assurer que les panneaux à l’extérieur des salles des séances parallèles sont bien placés et changés au besoin, communiquer tout problème technique au personnel de l’ACPAU, accueillir les conférenciers et les aider au besoin, et guider les congressistes vers les salles appropriées.
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DÉGUSTATION DE VINS (Centre des Congrès des Jésuites de Loyola), Université Concordia)
Sous la supervision de la personne responsable de la dégustation de vins, il faudra aider au montage et au démontage des installations de la dégustation de vins, accueillir les participants à leur arrivée et les diriger vers la table d’inscription, offrir des indications quant à l’emplacement des salles de bain et des points d’embarquement des navettes, et répondre aux questions d’ordre général.
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TOURNOI DE FLÉCHETTES (Gymnase du complexe sportif et récréatif du campus Loyola, Université Concordia)
Sous la supervision de la personne responsable du tournoi de fléchettes, il faudra aider au montage et au démontage des installations du tournoi de fléchettes, accueillir les participants à leur arrivée et les diriger vers la table d’inscription, offrir des indications quant à l’emplacement des salles de bain et des points d’embarquement des navettes, et répondre aux questions d’ordre général.
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TOURNOI DE GOLF (Point de rencontre au Hilton Montréal Bonaventure – le tournoi se déroulera à Mirabel. Le transport et les repas sont compris)
Sous la supervision de la personne responsable du tournoi de golf, il faudra accueillir les congressistes à l’hôtel et les diriger vers les navettes en direction de Mirabel, procéder à l’inscription des participants pendant le transport en direction du terrain, diriger les participants sur le terrain, et participer à la logistique du tournoi et à la remise des prix. REMARQUE : Les bénévoles affectés au tournoi de golf devront se présenter au Hilton Montréal Bonaventure à 5 h 15 du matin afin de se rendre avec les congressistes à Mirabel. Les navettes seront de retour à l’hôtel vers 16 h. Les bénévoles ne pourront pas jouer au golf durant le tournoi.
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RÉCEPTION D’ACCUEIL (La Mise au Jeu, Centre Bell)
Sous la supervision de la personne responsable de la réception d’accueil, il faudra accueillir les participants, fournir des indications quant à l’emplacement du restaurant et des salles de bain, et répondre aux questions d’ordre général.
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SOIRÉE D’ADIEU (Scena, Quai Jacques-Cartier, Vieux-Port de Montréal)
Sous la supervision de la personne responsable de la soirée d’adieu, il faudra accueillir les participants, offrir des indications quant à l’emplacement des salles de bain et des points d’embarquement des navettes, et répondre aux questions d’ordre général.
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Tous les postes de bénévoles nécessitent d’excellentes aptitudes en communication. Être bilingue (anglais et français) constitue aussi un atout.
Veuillez choisir la réponse qui décrit le mieux vos compétences linguistiques.
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Merci de vous être inscrit(e) comme bénévole au congrès ACPAU 2012!
Une séance d’information pour les bénévoles aura lieu le jeudi 14 juin de 14 h à 16 h à l’Université Concordia. Vous y rencontrerez votre coordonnateur ou votre responsable et recevrez les renseignements les plus à jour concernant les tâches qui vous seront assignées. Un courriel renfermant plus de détails sur la séance d’information sera envoyé en mai aux bénévoles inscrits.

Nous ferons de notre mieux pour satisfaire vos préférences concernant l’horaire de vos quarts, mais il se pourrait que nous ne puissions pas donner suite à l’ensemble de celles-ci. Vous recevrez en mai un courriel contenant l’horaire de vos quarts.
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