A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AG | |
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1 | E.S.E HOSPITAL CENTRO ORIENTE II NIVEL | ||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | MATRIZ DE PROGRAMACION Y EJECUCION PLAN OPERATIVO ANUAL 2013 | ||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS | ||||||||||||||||||||||||||||||||
4 | OBJETIVO ESTRATEGICO | OBJETIVO ESPECIFICO | META ANUAL | INDICADOR META | FORMULA DE INDICADOR | METAS MENSUALIZADAS | ACTIVIDADES METAS ANUALES | CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES | OBSERVACIONES | RESPONSABLE (Nombre y Cargo) | |||||||||||||||||||||||
5 | SEG | ENE | FEB | MAR | ABR | MAY | JUN | JUL | AGO | SEP | OCT | NOV | DIC | ENE | FEB | MAR | ABR | MAY | JUN | JUL | AGO | SEP | OCT | NOV | DIC | ||||||||
6 | 1. LOGRAR LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL HOSPITAL CENTRO ORIENTE | Garantizar la generacion y recaudo de los ingresos | 1. A 31 de Diciembre de 2013, Mensualmente se radicará el 90% de la facturación total. | Efectividad del proceso de radicación. | No. Eventos Radicados / Total Eventos Facturados | PROY | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | seguimiento a facturación en Estado AP, EV (pendiente de radicación) | x | x | x | x | x | x | x | x | x | x | x | x | Referente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas | |
7 | capacitación a facturadores | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||
8 | Control y seguimiento a entrega de facturas soportadas | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
9 | Control y seguimiento a la radicación por pagador frente a facturación generada. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
10 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
11 | 2. Recaudar el 85% del valor de la facturación mensual. | % Efectividad del recaudo | Total Recaudo Mes/ Total Facturación Mes | PROY. | 85% | 85% | 85% | 85% | 85% | 85% | 85% | 85% | 85% | 85% | 85% | 85% | Cruce contable del 100% de la cartera con EPS-S, Entes Territoriales, Contributivo, Aseguradoras, Regimenes Especiales y otros pagadores | X | X | X | X | Referente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas | |||||||||||
12 | Cruce contable del 100% de la cartera con FFDS (PIC, VINCULADOS, DESPLAZADOS, APH, OTROS) | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||
13 | Conciliación del 100% y acuerdos de pago acorde con los cruces contable, proceso encabezado por el grupo directivo | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
14 | Circularización de cartera | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||
15 | Conciliacion del 100% de glosas y recobros por Auditoria Médica de acuerdo a los cruces contables realizados | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||
16 | Gestión de cobro telefonica y via correo electronico | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
17 | Preauditoria a cuentas de 100% de los eventos | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
18 | Entrega oportuna del 100% de los eventos por parte de los Facturadores de acuerdo al cronograma establecido | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
19 | cobro coactivo del 100% de las conciliaciones que se incumplan y cartera | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||
20 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
21 | 3. A 31 de Diciembre del 2013, se habrá recaudado el 80% del presupuesto de ingresos aprobado para la vigencia 2013. | Ejecución Presupuesto de Ingresos | Total Recaudo /Total Presupuesto de Ingresos | PROY. | 6% | 6% | 6% | 6% | 6% | 6% | 6% | 6% | 6% | 6% | 6% | 14% | Cruce contable del 100% de la cartera con EPS-S, Entes Territoriales, Contributivo, Aseguradoras, Regimenes Especiales y otros pagadores | X | X | X | X | Referente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas | |||||||||||
22 | Cruce contable del 100% de la cartera con FFDS (PIC, VINCULADOS, DESPLAZADOS, APH, OTROS) | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
23 | Conciliación del 100% y acuerdos de pago acorde con los cruces contable, proceso encabezado por el grupo directivo | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
24 | Circularización de cartera | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||
25 | Conciliacion del 100% de glosas y recobros por Auditoria Médica de acuerdo a los cruces contables realizados | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||
26 | Gestión de cobro telefonica y via correo electronico | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
27 | Preauditoria a cuentas de 100% de los eventos | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
28 | Entrega oportuna del 100% de los eventos por parte de los Facturadores de acuerdo al cronograma establecido | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Se requiere garantizar que cada punto de atención cuente con los insumos y tecnología necesarios para el desarrollo de la actividad | |||||||||||||||||||
29 | cobro coactivo del 100% de las conciliaciones que se incumplan y cartera | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||
30 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
31 | 4. Durante la vigencia 2013, el proceso de Gestion Financiera habra cumplido de manera oportuna con el cronograma y los términos de rendición de informes Externo e Internos, acorde con el reporte oportuno de las areas involucradas. | Cumplimiento Entrega de Informes | Total Informes presentados / Total de informes Establecidos | PROY | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | Responder oportunamente con los requerimientos internos y externos | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Referente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas | |||
32 | presentación de los informes según la normatividad vigente dentro de las fechas establecidas. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
33 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
34 | 5. Durante la vigencia 2013, el area de tesoreria garantizará el giro del 95% mensual de impuestos, tasas, proveedores y contratistas de bienes y servicios del Hospital de manera oportuna, acorde con las formas de pago convenidas y estipuladas. | Oportunidad de Pagos | Total de Obligaciones Pagadas / Total de Obligaciones Causadas | PROY | 95% | Girar de conformidad la programción y proyección de acuerdo con el flujo de caja aprobado y autorizado por la Gerente y las cuentas se encuentren con el lleno de los requisitos segín cláusula contractuales | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Tesorería | ||||||||||||||
35 | Proyección y programación de las cuentas por pagar mediante el flujo de caja | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
36 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
37 | 6. Durante la vigencia 2013, el area financiera depurara, conciliara y reclasificara el 100% de los recursos que han ingresado a la entidad. | Eficacia conciliación de partidas | Número de partidas conciliadas / Total de Partidas Reportadas | PROY | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | Establecer comunicación telefonica, escrita y via correo electronico con los diferentes pagadores , con el objeto de identificar cada uno de los pagos | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Referente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas | |||
38 | Cruce contable con cada Pagador para identificar pagos | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
39 | Consulta semanal en la pagina WEB de cada pagador de los giros realizados a l Hospital. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
40 | Ingresar al sistema en el modulo de caja y bancos y registrando los valores de las consignaciones (recaudo de efectivo, cheques recaudados por cartera y/o recursos físicos, abonos realizados en las cuentas del hospital identificados por cartera, notas crédito, notas debito, por conceptos de gastos bancarios y gastos financieros). | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
41 | Confrontar el saldo de libro de caja con el saldo de caja del boletín diario | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
42 | Verificar los ingresos que no han sido identificados por Cartera | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
43 | Confrontar el saldo del boletín diario con el saldo del libro de bancos del sistema, libro de caja (Excel) | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
44 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
45 | 7. A 31 de Diciembre de 2013 se habrá disminuido la glosa definitiva de la entidad en un 20% con relación a la de la vigencia 2012, por todo concepto. | Disminución porcentual glosa definitiva | Valor Glosa Definitiva periodo anterior- Valor glosa definitiva periodo actual / Valor Glosa Definitiva periodo anterior | PROY. | 5% | 5% | 5% | 5% | Preauditoria a cuentas de 100% de los eventos | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Referente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas | |||||||||||
46 | Control a autorizaciones y envio de evoluciones mediante central de autorizaciones | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
47 | Retroalimentación a personal asistencial y facturadores sobre los motivos de glosa | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
48 | Analisis bimestral de glosas en el Comité de glosas | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||
49 | capacitacion a facturadores sobre normatividad vigente | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||
50 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
51 | 8. A 31 de Diciembre de 2013 se habrá depurado y determinado la responsabilidad del 40 % del total de la glosa de vigencias anteriores. | % glosa depurada y conciliada | Total de la Glosa Conciliada y Depurada en Comité de Glosas/ Total Glosa Vigencias Anteiores | PROY. | 20% | 20% | Analisis de registros contables | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Referente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas | |||||||||||||
52 | Busqueda de soportes idoneos | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
53 | analisis de información recopilada | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
54 | elaboracion de informe y entrega a comité de glosas | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||
55 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
56 | 9. A 31 de diciembre de 2013, se realizará análisis y se presentarán informes de carácter trimestral del las areas de servicios del hospital, dentro de lo 30 días siguientes al periodo de estudio, de acuerdo al centro de costos acorde con la normatividad establecida por el Distrito para las ESE. | % cumplimiento entrega de informes de costos | Numero de informes de costos realizados/Total de Informes de Costos Programados | PROY. | 33% | 33% | 33% | Seguimiento a las areas de servicios o centros de costos de los centros de atención y ámbitos de la entidad. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Diego Fabian Espitia Gomez - Contador y Shakespeare Cardozo - Prof. De Costos | ||||||||||||
57 | Analizar los reportes de produccion o venta de servicios de cada area de servicio o centro de costo emitido por el referente de facturacion y/o informe que genera el sistema de informacion de la entidad. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
58 | Elaborar y entregar el Informe de centro de costos mas rentables financieramente de cada uno de los puntos de atención y ámbitos de la entidad, de forma trimestral | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
59 | Realizar reclasificaciones en los registros equivocados de la facturacion referente a la produccion o venta de servicios, de areas de servicios o centros de costo, justificando el valor a reclasificar y el objeto de la reclasificacion. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
60 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
61 | 10. Al 31 de Diciembre del 2013, se habrá disminuido el deficit operacional en un 25%, con relacion a la vigencia 2012 | Equilibrio Operacional | Total de Ingresos Operacionales / Total de Gastos y Costos Operacionales | PROY. | 25% | Realizar seguimientos y Controles de los registros del gasto y costo de acuerdo al ingreso real por venta de servicios. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Diego Fabian Espitia Gomez - Contador y Shakespeare Cardozo - Prof. De Costos | ||||||||||||||
62 | Realizar mensualmente las conciliaciones contables con las diferentes areas administrativas y financieras, para tener razonabilidad en la informacion registrada y reflejar adecuadamente el Estado de Resultados del Hospital. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
63 | Presentar oportunamente el Estado Contable de Actividad y resultados, a la administracion del Hospital al cierre contable de cada trimestre, para analizar el deficit o utilidad operacional presentado. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
64 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
65 | 11. A 31 de Diciembre de 2013 se habrá contestado el 90% de las glosas recibidas de todos los pagadores, en los terminos de la normatividad vigente | % respuesta oportuna glosa | Valor de Glosa Contestada oportunamente / Valor de la Glosa Parcial Recibida | PROY. | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | Registro del 100% de la glosa recibida en el sistema de información | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Se cumplira el 100% de la respuesta de glosa teniendo en cuenta el corte de la EPS | Referente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas | ||
66 | Contestación oportuna según la normatividad vigente | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
67 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
68 | 2. IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD | Asegurar el desarrollo del modelo metodológico integral de los sistemas de calidad del hospital | 12. A 30 de junio tener actualizado el mapa de riesgos del proceso | Mapa de riesgos actualizado | Riesgos del proceso identificados y con plan de manejo / Riesgos del proceso identificados | PROY | 50% | 100% | Realizar el levantamiento de riesgos con acompañamiento de la oficina de planeación. | X | X | Subgerente Administrativo y Lideres de Procesos. | |||||||||||||||||||||
69 | Elaborar el plan de manejo de los riesgos | X | |||||||||||||||||||||||||||||||
70 | Hacer seguimiento al plan | X | X | X | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||
71 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
72 | 13. A 31 de diciembre de 2013, se habrá dado cumplimiento al 100% del plan de mejora establecido de los Estandares de Acreditación Priorizados del Area Financiera. | % acciones de mejora realizadas | Número de Acciones de Mejoras Realizadas / Total de Acciones de Mejora | PROY. | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | Revisar aplicación de estandares de Acreditación Resolución 1043 de 2006 | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Subgerente Administrativo y Lideres de Procesos. | |||
73 | Verificar la existencia de Planes de Mejora desde Calidad | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
74 | Implantar Acciones de Mejora | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
75 | mantener cumplimiento estandares de Acreditación. | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
76 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
77 | 14. Duarente el 2013, se actualizaran el 100% de las tablas de de retención docuemnteal del proceso de gestión finanaciera que deban ser actualizados | % levantamiento tablas | Número de Tablas Aplicadas / Total de Tablas Levantadas para el área financiera | PROY. | 100% | Sensibilizar al 100% del personal en el uso de las tablas de Retención Documental | Subgerente Administrativo y Lideres de Procesos. | ||||||||||||||||||||||||||
78 | Capacitar al 100% del personal en tablas de Retención Documental | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
79 | Ajustar e implantar las tablas de retención documental | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||
80 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
81 | 15. Durante el 2013, se actualizaran el 100 % de los procedimientos e instructivos del proceso de gestión financiera que deban ser actualizados. | % actualización procedimientos | Total de Procedimientos Actualizados / Total de Procedimientos Existentes | PROY. | 25% | 50% | 75% | 100% | Realizar caracterización de procedimientos | X | Subgerente Administrativo y Lideres de Procesos. | ||||||||||||||||||||||
82 | Ajustar o levantar los procedimientos | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||
83 | Implementar procedimientos | X | X | X | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||
84 | EJEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
85 | 4. IMPLEMENTAR UN PROCESO INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y MEMORIA INSTITUCIONAL | Desarrollar el modelo metodologico de gestion y transferencia del conocimiento | 16. Mantener actualizada la información del proceso en el sistema de repositorio de información via web | Cumplimiento de cronograma de reporte de información al respositorio | No. De documentos producidos en el mes/ No. De documentos actualizados en el repositorio | PROY | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | Incorporar gradualmente la informaciòn del repositorio en la herramienta seleccionada | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | Subgerente Administrativo y Lideres de Procesos. | |
86 | EJEC |