ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZAAABACADAEAFAG
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E.S.E HOSPITAL CENTRO ORIENTE II NIVEL
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MATRIZ DE PROGRAMACION Y EJECUCION PLAN OPERATIVO ANUAL 2013
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PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
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OBJETIVO ESTRATEGICOOBJETIVO ESPECIFICO META ANUALINDICADOR METAFORMULA DE INDICADORMETAS MENSUALIZADASACTIVIDADES METAS ANUALESCRONOGRAMA DE ACTIVIDADESOBSERVACIONESRESPONSABLE (Nombre y Cargo)
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SEGENEFEBMARABRMAYJUNJULAGOSEPOCTNOVDICENEFEBMARABRMAYJUNJULAGOSEPOCTNOVDIC
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1. LOGRAR LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL HOSPITAL CENTRO ORIENTEGarantizar la generacion y recaudo de los ingresos1. A 31 de Diciembre de 2013, Mensualmente se radicará el 90% de la facturación total.Efectividad del proceso de radicación.No. Eventos Radicados / Total Eventos FacturadosPROY90%90%90%90%90%90%90%90%90%90%90%90%seguimiento a facturación en Estado AP, EV (pendiente de radicación)xxxxxxxxxxxxReferente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas
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capacitación a facturadoresXXXX
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Control y seguimiento a entrega de facturas soportadasXXXXXXXXXXXX
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Control y seguimiento a la radicación por pagador frente a facturación generada. XXXXXXXXXXXX
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EJEC
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2. Recaudar el 85% del valor de la facturación mensual.% Efectividad del recaudoTotal Recaudo Mes/ Total Facturación MesPROY.85%85%85%85%85%85%85%85%85%85%85%85%Cruce contable del 100% de la cartera con EPS-S, Entes Territoriales, Contributivo, Aseguradoras, Regimenes Especiales y otros pagadoresXXXXReferente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas
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Cruce contable del 100% de la cartera con FFDS (PIC, VINCULADOS, DESPLAZADOS, APH, OTROS)XXXX
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Conciliación del 100% y acuerdos de pago acorde con los cruces contable, proceso encabezado por el grupo directivoXXXXXXXXXXXX
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Circularización de carteraXXXX
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Conciliacion del 100% de glosas y recobros por Auditoria Médica de acuerdo a los cruces contables realizadosXXXX
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Gestión de cobro telefonica y via correo electronicoXXXXXXXXXXXX
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Preauditoria a cuentas de 100% de los eventosXXXXXXXXXXXX
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Entrega oportuna del 100% de los eventos por parte de los Facturadores de acuerdo al cronograma establecidoXXXXXXXXXXXX
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cobro coactivo del 100% de las conciliaciones que se incumplan y carteraXXXX
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EJEC
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3. A 31 de Diciembre del 2013, se habrá recaudado el 80% del presupuesto de ingresos aprobado para la vigencia 2013.Ejecución Presupuesto de IngresosTotal Recaudo /Total Presupuesto de IngresosPROY.6%6%6%6%6%6%6%6%6%6%6%14%Cruce contable del 100% de la cartera con EPS-S, Entes Territoriales, Contributivo, Aseguradoras, Regimenes Especiales y otros pagadoresXXXXReferente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas
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Cruce contable del 100% de la cartera con FFDS (PIC, VINCULADOS, DESPLAZADOS, APH, OTROS)XXXXXXXXXXXX
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Conciliación del 100% y acuerdos de pago acorde con los cruces contable, proceso encabezado por el grupo directivoXXXXXXXXXXXX
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Circularización de carteraXXXX
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Conciliacion del 100% de glosas y recobros por Auditoria Médica de acuerdo a los cruces contables realizadosXXXX
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Gestión de cobro telefonica y via correo electronicoXXXXXXXXXXXX
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Preauditoria a cuentas de 100% de los eventosXXXXXXXXXXXX
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Entrega oportuna del 100% de los eventos por parte de los Facturadores de acuerdo al cronograma establecidoXXXXXXXXXXXXSe requiere garantizar que cada punto de atención cuente con los insumos y tecnología necesarios para el desarrollo de la actividad
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cobro coactivo del 100% de las conciliaciones que se incumplan y carteraXXXX
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EJEC
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4. Durante la vigencia 2013, el proceso de Gestion Financiera habra cumplido de manera oportuna con el cronograma y los términos de rendición de informes Externo e Internos, acorde con el reporte oportuno de las areas involucradas.Cumplimiento Entrega de InformesTotal Informes presentados / Total de informes EstablecidosPROY100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%Responder oportunamente con los requerimientos internos y externosXXXXXXXXXXXXReferente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas
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presentación de los informes según la normatividad vigente dentro de las fechas establecidas.XXXXXXXXXXXX
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EJEC
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5. Durante la vigencia 2013, el area de tesoreria garantizará el giro del 95% mensual de impuestos, tasas, proveedores y contratistas de bienes y servicios del Hospital de manera oportuna, acorde con las formas de pago convenidas y estipuladas.Oportunidad de PagosTotal de Obligaciones Pagadas / Total de Obligaciones CausadasPROY95%Girar de conformidad la programción y proyección de acuerdo con el flujo de caja aprobado y autorizado por la Gerente y las cuentas se encuentren con el lleno de los requisitos segín cláusula contractualesXXXXXXXXXXXXTesorería
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Proyección y programación de las cuentas por pagar mediante el flujo de cajaXXXXXXXXXXXX
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EJEC
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6. Durante la vigencia 2013, el area financiera depurara, conciliara y reclasificara el 100% de los recursos que han ingresado a la entidad.Eficacia conciliación de partidasNúmero de partidas conciliadas / Total de Partidas ReportadasPROY100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%Establecer comunicación telefonica, escrita y via correo electronico con los diferentes pagadores , con el objeto de identificar cada uno de los pagosXXXXXXXXXXXXReferente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas
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Cruce contable con cada Pagador para identificar pagosXXXXXXXXXXXX
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Consulta semanal en la pagina WEB de cada pagador de los giros realizados a l Hospital.XXXXXXXXXXXX
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Ingresar al sistema en el modulo de caja y bancos y registrando los valores de las consignaciones (recaudo de efectivo, cheques recaudados por cartera y/o recursos físicos, abonos realizados en las cuentas del hospital identificados por cartera, notas crédito, notas debito, por conceptos de gastos bancarios y gastos financieros).XXXXXXXXXXXX
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Confrontar el saldo de libro de caja con el saldo de caja del boletín diarioXXXXXXXXXXXX
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Verificar los ingresos que no han sido identificados por CarteraXXXXXXXXXXXX
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Confrontar el saldo del boletín diario con el saldo del libro de bancos del sistema, libro de caja (Excel)XXXXXXXXXXXX
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EJEC
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7. A 31 de Diciembre de 2013 se habrá disminuido la glosa definitiva de la entidad en un 20% con relación a la de la vigencia 2012, por todo concepto.Disminución porcentual glosa definitivaValor Glosa Definitiva periodo anterior- Valor glosa definitiva periodo actual / Valor Glosa Definitiva periodo anteriorPROY.5%5%5%5%Preauditoria a cuentas de 100% de los eventosXXXXXXXXXXXXReferente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas
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Control a autorizaciones y envio de evoluciones mediante central de autorizacionesXXXXXXXXXXXX
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Retroalimentación a personal asistencial y facturadores sobre los motivos de glosaXXXXXXXXXXXX
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Analisis bimestral de glosas en el Comité de glosasXXXXXX
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capacitacion a facturadores sobre normatividad vigenteXXX
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8. A 31 de Diciembre de 2013 se habrá depurado y determinado la responsabilidad del 40 % del total de la glosa de vigencias anteriores. % glosa depurada y conciliadaTotal de la Glosa Conciliada y Depurada en Comité de Glosas/ Total Glosa Vigencias AnteioresPROY.20%20%Analisis de registros contablesXXXXXXXXXXXXReferente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas
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Busqueda de soportes idoneosXXXXXXXXXXXX
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analisis de información recopiladaXXXXXXXXXXXX
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elaboracion de informe y entrega a comité de glosasXXX
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9. A 31 de diciembre de 2013, se realizará análisis y se presentarán informes de carácter trimestral del las areas de servicios del hospital, dentro de lo 30 días siguientes al periodo de estudio, de acuerdo al centro de costos acorde con la normatividad establecida por el Distrito para las ESE.% cumplimiento entrega de informes de costosNumero de informes de costos realizados/Total de Informes de Costos ProgramadosPROY.33%33%33%Seguimiento a las areas de servicios o centros de costos de los centros de atención y ámbitos de la entidad.XXXXXXXXXXXXDiego Fabian Espitia Gomez - Contador y Shakespeare Cardozo - Prof. De Costos
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Analizar los reportes de produccion o venta de servicios de cada area de servicio o centro de costo emitido por el referente de facturacion y/o informe que genera el sistema de informacion de la entidad.XXXXXXXXXXXX
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Elaborar y entregar el Informe de centro de costos mas rentables financieramente de cada uno de los puntos de atención y ámbitos de la entidad, de forma trimestralXXXXXXXXXXXX
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Realizar reclasificaciones en los registros equivocados de la facturacion referente a la produccion o venta de servicios, de areas de servicios o centros de costo, justificando el valor a reclasificar y el objeto de la reclasificacion.XXXXXXXXXXXX
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10. Al 31 de Diciembre del 2013, se habrá disminuido el deficit operacional en un 25%, con relacion a la vigencia 2012Equilibrio OperacionalTotal de Ingresos Operacionales / Total de Gastos y Costos OperacionalesPROY.25%Realizar seguimientos y Controles de los registros del gasto y costo de acuerdo al ingreso real por venta de servicios.XXXXXXXXXXXXDiego Fabian Espitia Gomez - Contador y Shakespeare Cardozo - Prof. De Costos
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Realizar mensualmente las conciliaciones contables con las diferentes areas administrativas y financieras, para tener razonabilidad en la informacion registrada y reflejar adecuadamente el Estado de Resultados del Hospital.XXXXXXXXXXXX
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Presentar oportunamente el Estado Contable de Actividad y resultados, a la administracion del Hospital al cierre contable de cada trimestre, para analizar el deficit o utilidad operacional presentado.XXXXXXXXXXXX
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11. A 31 de Diciembre de 2013 se habrá contestado el 90% de las glosas recibidas de todos los pagadores, en los terminos de la normatividad vigente% respuesta oportuna glosaValor de Glosa Contestada oportunamente / Valor de la Glosa Parcial Recibida PROY.90%90%90%90%90%90%90%90%90%90%90%90%Registro del 100% de la glosa recibida en el sistema de informaciónXXXXXXXXXXXXSe cumplira el 100% de la respuesta de glosa teniendo en cuenta el corte de la EPSReferente de Facturación, cartera y Cuentas Medicas
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Contestación oportuna según la normatividad vigenteXXXXXXXXXXXX
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2. IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDADAsegurar el desarrollo del modelo metodológico integral de los sistemas de calidad del hospital12. A 30 de junio tener actualizado el mapa de riesgos del procesoMapa de riesgos actualizadoRiesgos del proceso identificados y con plan de manejo / Riesgos del proceso identificadosPROY 50%100%Realizar el levantamiento de riesgos con acompañamiento de la oficina de planeación.XXSubgerente Administrativo y Lideres de Procesos.
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Elaborar el plan de manejo de los riesgos X
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Hacer seguimiento al plan XXXXXXX
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13. A 31 de diciembre de 2013, se habrá dado cumplimiento al 100% del plan de mejora establecido de los Estandares de Acreditación Priorizados del Area Financiera.% acciones de mejora realizadasNúmero de Acciones de Mejoras Realizadas / Total de Acciones de MejoraPROY.100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%Revisar aplicación de estandares de Acreditación Resolución 1043 de 2006XXXXXXXXXXXXSubgerente Administrativo y Lideres de Procesos.
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Verificar la existencia de Planes de Mejora desde CalidadXXXXXXXXXXXX
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Implantar Acciones de MejoraXXXXXXXXXXXX
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mantener cumplimiento estandares de Acreditación.XXXXXXXXXXXX
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14. Duarente el 2013, se actualizaran el 100% de las tablas de de retención docuemnteal del proceso de gestión finanaciera que deban ser actualizados% levantamiento tablasNúmero de Tablas Aplicadas / Total de Tablas Levantadas para el área financieraPROY.100%Sensibilizar al 100% del personal en el uso de las tablas de Retención DocumentalSubgerente Administrativo y Lideres de Procesos.
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Capacitar al 100% del personal en tablas de Retención DocumentalXXXXXXXXXXXX
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Ajustar e implantar las tablas de retención documentalXXXXXXXXXXXX
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15. Durante el 2013, se actualizaran el 100 % de los procedimientos e instructivos del proceso de gestión financiera que deban ser actualizados.% actualización procedimientosTotal de Procedimientos Actualizados / Total de Procedimientos ExistentesPROY.25%50%75%100%Realizar caracterización de procedimientosXSubgerente Administrativo y Lideres de Procesos.
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Ajustar o levantar los procedimientos XXXXXX
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Implementar procedimientosXXXXXXX
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4. IMPLEMENTAR UN PROCESO INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y MEMORIA INSTITUCIONALDesarrollar el modelo metodologico de gestion y transferencia del conocimiento16. Mantener actualizada la información del proceso en el sistema de repositorio de información via webCumplimiento de cronograma de reporte de información al respositorio No. De documentos producidos en el mes/ No. De documentos actualizados en el repositorio PROY 100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%100%Incorporar gradualmente la informaciòn del repositorio en la herramienta seleccionadaXXXXXXXXXXXXSubgerente Administrativo y Lideres de Procesos.
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