�Como abrir processo de COMPRA no SEI/UFPR – PREGÃO ELETRÔNICO�Setor de Ciências da Saúde

Chefe da unidade: Daniel Lenzi Reyes Romero

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Última atualização (Dez/2025):�

Daniel Lenzi Reyes Romero - SD/UCEO

Andreia Alessandra dos Santos - SD/UCEO

Laíz Keiko Kawahara - SD/UCEO

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1. SEI: Iniciar processo

Abertura do processo no SEI

�2) Escolha o tipo: Orçamento e Finanças: Pagamento a Pessoa Jurídica

ATENÇÃO!

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• Deverão ser abertos processos separados para Pregões diferentes e para fornecedores diferentes.
• Valor mínimo de R$100,00 por processo de compra no Setor de Ciências da Saúde.
• Caso tenham dois itens de um mesmo pregão de mesmo fornecedor, entre em contato com a UCEO pelo teams ou e-mail para verificar o sub-elemento de despesa.
• SEMPRE consulte o saldo, restrição e reserva do item na planilha online dos Pregões Vigentes: Coordenadoria de Licitações e Contratações – CLIC (ufpr.br) (observe no próximo slide).�

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Ao verificar o item na planilha do pregão selecionado, verifique:

Reserva: quando a quantidade está reservada para determinada unidade.

O que fazer caso tenha reserva: solicitar autorização de utilização de saldo para a unidade via despacho, no próprio processo

Saldo disponível: verifique se a quantidade disponível atende à quantidade solicitada

O que fazer se não houver saldo: não é possível realizar a compra por pregão; tente via carona ou dispensa.

Restrição: trata-se da restrição do fornecedor, que pode ter alguma irregularidade.

O que fazer se houver restrição: não é possível comprar via pregão; abrir um PARF

Obs: Nesse exemplo, o saldo disponível é todo reservado para a AGTIC; ao solicitar autorização de utilização de saldo, deve-se especificar o pregão, item e quantidade.

Cota para ME/EPP

Pode ocorrer de o item apresentar cota para ME (Microempresa); neste caso, deve-se dar preferência para utilizar o saldo da cota correspondente.

Neste exemplo, ao verificar o item 3, a cota correspondente é o item 40; portanto, ao fazer a solicitação, deve-se colocar o item 40.

3) Inserir:

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Em especificação:�PE XX/202X (Vig. XX/XX/XXXX) - Compra de Material de Consumo ou Permanente - Departamento de [NOME DA UNIDADE] - Nome do fornecedor - Valor��Em interessados: NOME DO FORNECEDOR���

4) Selecionar: Incluir documento > Licitação: Autorização para empenho

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Dica: para exibir todos os tipos de documentos, clique em

5) Clicar no ícone Editar conteúdo: para habilitar a edição

6) Preencher o documento: conforme informações da lista de Pregões vigentes na UFPR (Pregões vigentes UFPR) Todos os campos devem ser preenchidos

O documento deverá ser assinado pelo chefe/suplente da unidade demandante

Atenção para os textos mais abaixo, no próprio formulário:

Ao responsável pelo recebimento dos (bens/ materiais/serviços), caberá observar:

· Não é possível realizar empenhos após o encerramento de vigência da ata de registro de Preços.

· Não é permitido solicitar entregas parciais de um mesmo empenho.

· Após o empenho emitido o fornecedor deverá receber a ordem de fornecimento em até 02 dias úteis.

· Em caso de desistência da compra ou cancelamento de empenho, o presente processo deverá retornar à PROAD/CLIC/UPCL com a devolução do saldo autorizado.

· O servidor responsável pelo recebimento deverá observar os prazos de entrega previstos na Ata de Registro de Preços;

· Cabe ao servidor responsável pelo recebimento observar a conformidade com a especificação, a marca e o modelo registrados na Ata de Registro de Preços, bem como quanto aos quantitativos aqui solicitados;

· Cabe ao servidor responsável pelo recebimento verificar a integridade dos produtos entregues ou a conformidade dos serviços prestados, recusando aqueles que não estiverem em conformidade com o registrado em Ata;

· Cabe ao servidor responsável pelo recebimento a comunicação formal com os fornecedores (via SEI, e-mail ou Ofício), solicitando a substituição de produtos/serviços entregues em desconformidade, ou a constatação de irregularidades no fornecimento, como o atraso na entrega, a recusa em receber a nota de empenho ou em substituir produto entregue em desconformidade.

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com cópia para UCEO

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Se o item for PERMANENTE não esquecer de inserir o Termo de Indicação de Responsabilidade.

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7.1) Incluir documento → ORÇ. FIN: TERMO DE INDICAÇÃO DE RESPONSABILIDADE

ATENÇÃO

��Preencher os dados pessoais do servidor que ficará responsável pelo patrimônio

O TIR (termo de indicação de responsabilidade) deverá conter os dados do servidor que ficará responsável pelo bem e ser assinado DIGITALMENTE via SEI pelo mesmo.

Descrição do local

Código do local conforme SAP

Matrícula UFPR

Preencher com o nº do pregão, conforme planilha de PREGÕES VIGENTES

Preencher o NÚMERO DO ITEM DO PREGÃO e descrição do bem, conforme a planilha de PREGÕES VIGENTES

Preencher com a quantidade solicitada

Para verificar locais, acessar:

Locais SD SAP

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Se o item for AQUISIÇÃO DE SOFTWARE, inserir o Formulário de Individualização de Software

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7.2) Incluir documento → FORMULÁRIO DE INDIVIDUALIZAÇÃO DE SOFTWARES

ATENÇÃO

Como organizar os seus processos no SEI

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1. Clique no ícone “Acompanhamento especial”.�

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Para fins de organização, fácil localização e acompanhamento do andamento do processo, sugere-se a utilização da ferramenta “Acompanhamento especial”, no SEI. Trata-se de uma organização similar a pastas no computador/ drive.�

��2) Selecione → (+) para criar um grupo para acompanhamento das solicitações de compra.�

OBS: CADA UNIDADE PODE PERSONALIZAR SEU ACOMPANHAMENTO ESPECIAL

��3) Após criado o grupo, basta selecionar o Grupo criado, incluir a observação e salvar. (A criação de grupo não é necessária a cada pedido de compra)�

* Para posterior acompanhamento do seu processo, basta clicar no ícone “Acompanhamento especial” e selecionar o grupo criado

��

• Tramitar o processo para UFPR/R/SD/UCEO e fechar na sua unidade;

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NÃO MARCAR

�Após a UCEO receber o processo:�

• A UCEO emitirá as Certidões e Autorização de Empenho, que só terá validade após cadastro no SIAFI (Documento Declaração de Registro de Empenho).

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• OBS: O documento em .pdf “Autorização de Empenho – pendente de aprovação¹” não tem validade de empenho se não estiver acompanhado pelo documento “CAF: Declaração de Registro de Empenho²”. Este é emitido pela Unidade de Empenhos da CAF e conterá a informação do número do empenho e data de sua emissão.

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“É de responsabilidade da Unidade Orçamentária o envio do empenho ao Fornecedor! O servidor que enviar documentos para fornecedores sem o devido cadastro no SIAFI será responsabilizado conforme Art. 60 da Lei n° 4.320, de 17 de março de 1964, que dispõe sobre despesas sem prévio empenho.”

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RECEBIMENTO E PAGAMENTO AO FORNECEDOR

• Quando o empenho for emitido e registrado, a UNIDADE DE CONTROLE E EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA – UCEO enviará via e-mail o empenho para o fornecedor com cópia para a unidade demandante;

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• Quando a unidade receber o material, deverá digitalizar a NOTA FISCAL (NÃO ASSINAR OU CARIMBAR A NOTA), e anexar ao processo como documento externo e autenticar. Caso tenha recebido a Nota por e-mail, dar preferência ao documento digital.

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FORNECEDORES OPTANTES PELO SIMPLES NACIONAL devem encaminhar Declaração para não retenção dos Impostos Federais.

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Caso o fornecedor tenha enviado, esse documento deve ser digitalizado separadamente da Nota Fiscal, de forma legível, como Declaração do Simples.

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Caso não venha a Declaração , prosseguir com o atesto normalmente.

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Exemplo da declaração:

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• Inserir o documento: ORÇ. FIN: Atesto de Documentos Fiscais, preencher todos os campos e assinar.

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Informar se é Material ou Serviço, apenas. Não precisa descrever o item.

Data do Recebimento: dia que chegou via correios ou transportadora.�Data da Conferência: dia que foi aberta a embalagem e conferido pelo servidor.

Número da Nota Fiscal e Link do Sei para a Nota Fiscal. Veja abaixo como ter esse link.

CNPJ e Razão Social - os mesmos da Autorização de Empenho.

Para ter o link da Nota Fiscal, clique no ícone do PDF da nota,; em seguida, clique no “E” do menu. Depois é só inserir o comando Ctrl + V no campo ID SEI Documento Fiscal do Atesto.

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• Após a digitalização da nota fiscal e da declaração do Simples Nacional (quando houver), bem como atestar a nota fiscal, a unidade deverá tramitar o processo para UFPR/R/SD/UCEO e encerrar na sua unidade.

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NÃO ESQUECER: AUTENTICAR TODOS OS DOCUMENTOS INSERIDOS COMO EXTERNOS

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Importante!

• Os processos enviados fora das especificações serão devolvidos para adequação, SEM EXCEÇÕES.

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• O controle dos saldos orçamentários de cada unidade é realizado pela Unidade de Controle e Execução Orçamentária do Setor, porém este também deverá ser realizado por cada unidade.

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Dúvidas de como usar o SEI? Acesse! �https://cgr.ufpr.br/portal/sei/

CHECK LIST

• Processo tipo Pagamento Pessoa Jurídica com especificação conforme manual?
• O valor é maior que R$100,00?
• Todos os itens são do mesmo fornecedor e do mesmo Pregão?
• Foi conferido o saldo, restrição e reserva na planilha de Pregões Vigentes?
• A autorização de empenho é destinada à UPCL, contém o Pregão correto, justificativa e dados do servidor responsável?
• A solicitação está assinada pela chefia?
• Se for bem permanente possui Termo de Indicação de Responsabilidade assinada pelo responsável do bem?
• Se for Software, possui Formulário de Individualização de Software?
• OPCIONAL: foi incluído em acompanhamento especial na minha unidade?

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Encaminhar para SD/UCEO

CHECK LIST - PAGAMENTO

• O material foi recebido e conforme solicitação de empenho (quantidade, valor, cor…)?
• Digitalizar Nota Fiscal (legível e sem cortes) ou, caso tenha recebido do fornecedor por e-mail, preferir versão digital.
• Verificar se o fornecedor mandou Declaração do Simples para anexar ao processo.
• Todos os documentos estão legíveis?
• O atesto está com todos os campos devidamente preenchidos?
• O link para o documento fiscal está adequado?
• O atesto foi assinado?
• Os documentos externos inseridos foram autenticados?

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Encaminhar para SD/UCEO

• No caso de aquisição de materiais PERMANENTES, a inclusão do Termo de Responsabilidade assinado pelo responsável só poderá ser realizado após o encerramento do processo de pagamento, marcado pelo encerramento do processo pela UPAG e a inclusão do documento:

CAF: TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO FINANCEIRO

• Portanto, caso seu processo já tenha sido encerrado, a reabertura do mesmo em sua unidade poderá ser realizada e o documento PDF anexado no processo.
• Não esquecer de encerrá-lo, novamente, em sua unidade.

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Fontes:

• Item 1.2.11.3. da N.T.E.O.F. UFPR;
• Item 6.3 da Ordem de Serviço Conjunta 001/2017 PRA/PROPLAN;

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TERMO DE RESPONSABILIDADE