�Como abrir processo de COMPRA no SEI/UFPR – PREGÃO ELETRÔNICO�Setor de Ciências da Saúde

Autores (dezembro/2018):�

Daniel Lenzi Reyes Romero - SD/UCEO

Laíz Keiko Kawahara - SD/UCEO

Dalila Aparecida Durau - SD/UCEO

Última atualização (Dez/2024):�

Laíz Keiko Kawahara - SD/UCEO

Daniel Lenzi Reyes Romero - SD/UCEO

1. SEI: Iniciar processo

Abertura do processo no SEI

�2) Escolha o tipo: Orçamento e Finanças: Pagamento a Pessoa Jurídica

���� Atenção!

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• Deverão ser abertos processos diferentes para Pregões diferentes e para fornecedores diferentes.
• Valor mínimo de R$100,00 por processo de compra no Setor de Ciências da Saúde.
• Caso tenham dois itens de um mesmo pregão de mesmo fornecedor entre em contato com a UCEO pelo e-mail para verificar o sub-elemento.
• SEMPRE consulte o saldo do item na planilha online dos Pregões Vigentes: Coordenadoria de Licitações e Contratações – CLIC (ufpr.br)���� �

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���3) Inserir:

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Em especificação:�PE XX/201X (Vig. XX/XX/XXXX) - Compra de Material de Consumo ou Permanente - Departamento de [NOME DA UNIDADE] - Valor��Em interessados: NOME DO FORNECEDOR���

4) Selecionar: Incluir documento > Licitação: Autorização para empenho

Dica: para exibir todos os tipos de documentos, clique em

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5) Clicar no ícone Editar conteúdo: para habilitar a edição

6) Preencher o documento: conforme informações da lista de Pregões vigentes na UFPR: Coordenadoria de Licitações e Contratações – CLIC (ufpr.br)

Justificativa da aquisição e dados do responsável pelo recebimento.

O documento deverá ser assinado pelo chefe/suplente da unidade demandante.

UPCL

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Se o item for PERMANENTE não esquecer de inserir o Termo de Indicação de Responsabilidade.

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Incluir documento → ORÇ. FIN: TERMO DE INDICAÇÃO DE RESPONSABILIDADE

ATENÇÃO

��Preencher os dados pessoais do servidor que ficará responsável pelo patrimônio

O termo de responsabilidade deverá conter os dados do servidor que ficará responsável pelo patrimônio do bem e ser assinado DIGITALMENTE via SEI por ele.

Descrição do local

Código do local conforme SAP

Matrícula UFPR

Preencher com o nº do pregão, conforme planilha de PREGÕES VIGENTES

Preencher o NÚMERO DO ITEM DO PREGÃO e descrição do bem, conforme a planilha de PREGÕES VIGENTES

Preencher com a quantidade solicitada

Para verificar locais, acessar:

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Locais SD SAP

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Se o item for AQUISIÇÃO DE SOFTWARE, inserir o Formulário de Individualização de Software

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Incluir documento → FORMULÁRIO DE INDIVIDUALIZAÇÃO DE SOFTWARES

ATENÇÃO

Como organizar os seus processos no SEI

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1. Clique no ícone “Acompanhamento especial”.�

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Para fins de organização, fácil localização e acompanhamento do andamento do processo, sugere-se a utilização da ferramenta “Acompanhamento especial”, no SEI. Trata-se de uma organização similar a pastas no computador.�

��2) Selecione → (+) para criar um grupo para acompanhamento das solicitações de compra.�

OBS: CADA UNIDADE PODE PERSONALIZAR SEU ACOMPANHAMENTO ESPECIAL

��3) Após criado o grupo, basta selecionar o Grupo criado, incluir a observação e salvar. (A criação de grupo não é necessária a cada pedido de compra)�

��

• Tramitar o processo para UFPR/R/SD/UCEO e fechar na sua unidade;
• Para acompanhamento do seu processo e selecione o grupo criado:

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SD/UCEO

NÃO MARCAR

• A UCEO emitirá as Certidões e o Empenho, que só terá validade após cadastro no SIAFI.

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• OBS: O documento em .pdf “Autorização de Empenho – pendente de aprovação¹” não tem validade de empenho se não acompanhado pelo documento “CAF: Declaração de Registro de Empenho²”. Neste segundo documento, emitido pela Unidade de Empenhos da CAF, conterá a informação do número do empenho e data de sua emissão.

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“É de responsabilidade da Unidade Orçamentária o envio do empenho ao Fornecedor! O servidor que enviar documentos para fornecedores sem o devido cadastro no SIAFI será responsabilizado conforme Art. 60 da Lei n° 4.320, de 17 de março de 1964, que dispõe sobre despesas sem prévio empenho.”

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RECEBIMENTO E PAGAMENTO AO FORNECEDOR

• Quando o empenho for emitido e registrado, a UNIDADE DE CONTROLE E EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA – UCEO enviará via e-mail o empenho para o fornecedor e para a unidade demandante;

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• Quando a unidade receber o material, deverá digitalizar a NOTA FISCAL (NÃO ASSINAR OU CARIMBAR A NOTA), e anexar ao processo como documento externo e autenticar. Caso tenha recebido a Nota por e-mail preferir o modelo do e-mail.

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FORNECEDORES OPTANTES PELO SIMPLES NACIONAL devem encaminhar Declaração para não retenção dos Impostos Federais.

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Caso o fornecedor tenha enviado, esse documento deve ser digitalizado separadamente da Nota Fiscal, de forma legível, como Declaração do Simples.

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Caso não venha a Declaração a responsabilidade por solicitar é da UCEO, não se preocupe.

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Um exemplo de como é esse documento:

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• Inserir o documento: ORÇ. FIN: Atesto de Documentos Fiscais, preencher todos os campos e assinar.

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Colocar se é Material ou Serviço, apenas. Não precisa descrever o item.

Data do Recebimento: dia que chegou via correios ou transportadora.�Data da Conferência: dia que foi aberta a embalagem e conferido pelo servidor.

Número da Nota Fiscal e Link do Sei para a Nota Fiscal. Veja abaixo como ter esse link.

CNPJ e Razão Social - os mesmos da Autorização de Empenho.

Para ter o link da Nota Fiscal, clique no ícone do PDF da nota, depois que abrir esse menu, clique no “E”. Depois é só colocar no arquivo do Atesto.

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• Após a digitalização da nota fiscal e da declaração do Simples Nacional (quando houver), bem como atestar a nota fiscal, a unidade deverá tramitar o processo para UFPR/R/SD/UCEO e fechar na sua unidade.

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AUTENTICAR TODOS OS DOCUMENTOS INSERIDOS COMO EXTERNOS

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Importante!

• Os processos enviados fora das especificações serão devolvidos para adequações, SEM EXCEÇÕES.

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• O controle dos saldos orçamentários de cada unidade é realizado pela Unidade de Controle e Execução Orçamentária do Setor, porém este também deverá ser realizado por cada unidade.

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Dúvidas de como usar o SEI? Acesse! �https://cgr.ufpr.br/portal/sei/

CHECK LIST

• Processo tipo pagamento Pessoa Jurídica com especificação conforme manual?
• O valor é maior que R$100,00?
• Todos os itens são do mesmo fornecedor e do mesmo Pregão?
• Foi conferido o saldo atualizado na planilha de Pregões Vigentes?
• A autorização de empenho é destinada à UPCL, contém o Pregão correto, justificativa e dados do servidor responsável?
• A autorização de empenho está assinada pela chefia?
• Se for bem permanente possui Termo de Responsabilidade?
• Se for Software possui Formulário de Individualização de Software?
• OPCIONAL: foi incluído em acompanhamento especial na minha unidade?

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CHECK LIST - PAGAMENTO

• O material foi recebido e conforme solicitação de empenho (quantidade, valor, cor…)?
• Digitalizar Nota Fiscal (legível e sem cortes) ou, caso tenha recebido do fornecedor por e-mail, preferir versão do e-mail.
• Verificar se o fornecedor mandou Declaração do Simples para anexar ao processo.
• Todos os documentos estão legíveis?
• Inserir atesto e assinar

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