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외부인과 문서공유 문제점과 해결방법

현재 외부직원과 파일이나 문서를 공유하는 방법은 이메일이나 제한된 방법밖에 없기 때문에 공유하는 방법이 제한적이고 시간이 많이 걸리면 버전 문제나 문서 검색등에 문제가 많음�

외부 문서공유 문제점

이메일 등 제한적인 방법

통제 및 모니터링 불가

다양한 디바이스 미지원

검색 및 버전관리 안됨

Google 공유 드라이브 이용

별도의 비용 없음

저장공간 무제한

사용자 통제 용이

스마트폰, 검색, 버전관리

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구성 방법 및 권한체계

외부인과 함께 사용하는 공유 드라이브를 구성하기 위해서는 다음의 순서로 실행합니다.

외부공개용�공유 드라이브 생성

사용자

초대 및 권한부여

자료등록

공유 드라이브 생성

사용할 공유드라이브를 생성합니다. 도메인내 누구나 공유드라이브를 만들 수 있습니다.

사용자 등록

생성한 공유 드라이브에 외부인의 이메일 계정을 등록합니다. (gmail.com 계정을 등록) 내부직원의 경우에는 이름으로 검색해서 등록할 수 있고, 그룹스를 등록했으면 그룹스를 등록할 수 있습니다.

자료등록 방법

외부직원과 함께 폴더 생성 및 자료를 등록합니다. 등록시에는 사용하고 있는 폴더와 파일을 그대로 옮기는 것보다는 이용관점(이용하는 목적에 맞게)에서 정제작업 후에 등록하는 것을 추천드립니다.

공유 폴더와 공유 드라이브 비교

문서나 파일을 다른 사람과 공유하기 위해서는 공유를 해야 합니다. 공유를 할 경우에는 공유폴더(Shared Folder)와 공유 드라이브(Shared Drive)를 이용할 수 있습니다.

구분	파일	공유 폴더	공유 드라이브
방법	내 드라이브의 파일별로 공유	내 드라이브에 있는 폴더를 공유	공유 드라이브를 생성하여 공유
소유자	콘텐츠 생성자	콘텐츠(파일, 문서)를 생성, 등록한 사용자 → 개인별 스토리지 사용	해당 도메인이 소유 → 해당 도메인 스토리지 사용
권한부여	수정, 댓글, 보기	수정, 댓글, 보기 권한 부여	관리자, 콘텐츠관리자, 참여자, 댓글, 뷰어 권한 부여
통제방법	개인	개인	도메인 관리자
권한부여	콘텐츠에만 해당	파일이나 폴더에 별도의 권한 부여 가능	드라이브 전체에 동일한 권한