Документація як елемент методу бухгалтерського обліку

План

• Суть, значення та класифікація документів.
• Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів.
• Порядок перевірки та опрацювання документів.
• Документообіг та його організація.
• Організація зберігання документів.

• Для того щоб ефективно управляти діяльністю підприємства, приймати правильні та своєчасні рішення по ходу і реалізації господарської діяльності, треба мати достатній обсяг інформації, і в першу чергу облікової інформації. Ця інформація про фактичний стан і результати господарської діяльності в процесі господарського обліку, під яким розуміється кількісне відображення і якісна характеристика всіх фактів господарської діяльності.

Суть, значення та класифікація документів.

• Бухгалтерський документ — документт,, що містить відомості про господарську операцію і є юридичним свідченням її здійснення.
• Спосіб перинної реєстрації господарських операцій називається документацією.
• Правильному складанню і використанню документів в обліку допомагає їх класифікація — це поділ документів на групи за певними однорідними ознаками.
• Документи класифікуються за різними ознаками:
• — за призначенням;
• за порядком складання;
• за способом відображення операцій;
• за місцем складання;
• за кількістю позицій(відображуваних об’єктів);
• за технікою складання та опрацювання документ

• За способом відображення операцій документи поділяють на :
• разові;
• накопичувальні.
• Разові – використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій(ПКО і ВКО, платіжні доручення).
• Накопичувальні документи використовуються для багаторазового оформлення та реєстрації операцій протягом визначеного часу (декади, місяця, кварталу, року)(Лімітно-забірна картка, Відомість витрати кормів).

​

​

За місцем складання:

внутрішні - документи складені (виписані) на даному підприємстві;

зовнішні – це документи , що надходять з інших підприємств , організацій, тобто складаються за межами підприємства (виписка банку, рахунки - фактури)

• За кількістю позицій (відображуваних об’єктів):
• однопозиційні – це документи в які записують операцію з одним видом запасів, по розрахунках з однією особою (касові ордери, платіжні доручення);
• багатопозиційні – використовуються для відображення операцій з кількома видами запасів, кількома особами (платіжна відомість, накладна).
• За технікою складання і опрацювання:
• вручну;
• за допомою ЕОМ.

Реквізити документів. Вимоги до змісту і оформлення документів.

• Показники, що містяться в документах і характеризують операцію називають його реквізитами.
• Обов’язковими реквізитами кожного документа є :
• назва підприємства, від імені якого складають документ,
• назва документа, його номер, код форми,
• дата складання,
• зміст господарської операції та її вимірники,
• підписи посадових осіб відповідальних за їх складання.

• Стандартизація документів – це встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми.
• Уніфікація документів – це розробка єдиних форм документів для оформлення

однотипних господарських операцій на підприємствах і в організаціях .

Порядок перевірки та опрацювання документів.

Є такі способи перевірки:

• по суті – ця перевірка полягає у встановленні господарської доцільності і законності операції, оформленої документом, дотримання кошторису, норм, розцінок, лімітів;
• формальна – це перевірка, при якій встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів документів, достовірність підписів всіх посадових осіб;
• арифметична – це перевірка, при якій перевіряються всі арифметичні підрахунки, що містяться в документі.

Бухгалтерська обробка документів складається з таких елементів:

• розцінка(таксування) документів полягає в проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської операції;
• групування документів - полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і їх запис в групувальній відомості для визначення загального підсумку по кожній групі;
• контирування документів – полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів.

Документообіг та його організація.

Для забезпечення своєчасного і якісного обліку необхідно налагодити чітку систему виписування та опрацювання документів. Цьому допомагає складений на кожному підприємстві план документообігу.

• Документообіг - це рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Документообіг на підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником і є обов’язковим для виконання всіма працівниками підприємства, які пов’язані з обліком.

• Завдання документообігу полягає у тому, щоб прискорити рух документів.
• План документообігу повинен визначати порядок оформлення документів, надходження їх до бухгалтерії, опрацювання, використання для записів в облікові регістри та передачі до архіву.

Для забезпечення рівномірного руху документів без затримання і накопичення на окремих

місцях по кожному виду документів

розробляють графік документообігу.

Графік документообігу оформляється у вигляді схеми і вивішується в бухгалтерії на видному місці , а кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства в які передаються ці документи.

Графік документообігу на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і

затверджується керівником.

Контроль за дотриманням виконавцями

графіка документообігу на підприємстві

здійснюється головним бухгалтером

Організація зберігання документів.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси повинні зберігатися в господарстві протягом встановлених законом термінів, тому що з часом може виникнути необхідність перевірки господарських операцій, правильності обліку. За даними документів можуть видавати довідки окремим особам. Для цього в кожному господарстві є архіви.

• Первинні документи,облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку , що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.
• Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються , переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто

звертатися до

нього для одержання

різних даних.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, але й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Дякуємо за увагу!