E-PAYSAGE

GT IT

Présentation et synthèse des échanges

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Fleur Jasoigne

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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Février 2024

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- Points de suivi

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Étapes des mises à jour au fil de l’eau

• Présentation ; Synthèse des échanges

- État des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Qualité des données

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Mise à jour de la documentation technique full inscriptions

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Mise à jour des certificats des web services SOAP

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Erratum au dictionnaire des données 24-25

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Adaptations de HOPS

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation ; Synthèse des échanges

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Points de suivi

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Points de suivi

• Suivis du Copil du 30 janvier 2024 - Planification des développements :
• 2024 :
• Gestion des mutations
• Services de récupération de la signalétique de l’étudiant
• Dossier de preuves de l’étudiant, figeage et défigeage des écrans Com/Del, écran de téléchargement des rapports de financement par le MFWB
• EMLF (partie IIa)
• Adaptations HOPS mineures
• 2025 :
• Consommation/alimentation des sources authentiques (Alimentation des diplômés dans DB DADI ; Consultation des titres d’accès-CESS ; Siel-Sup équivalences)
• Centralisation des inscriptions des non-résidents (modification décrétale pour prolongation période transitoire en cours)
• EMLF (partie IIb)
• Adaptations HOPS mineures
• 2026 :
• Mobilité étudiante
• Redéveloppement HOPS

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Synthèse des échanges

• Le planning des développements validés par le Copil e-paysage de janvier 2024 est présenté en séance. Toutefois, au cours d’un Kickoff organisé entre l’ETNIC et l’ARES le 9 février, des modifications au planning initial ont été présentées aux personnes relais :
• Le recrutement d’un analyste fonctionnel est en cours (les entretiens de sélection auront lieu durant la semaine du 12 février), ce qui a un impact sur l’analyse des développements à effectuer, l’évaluation de la charge de travail et la planification définitive ;
• Le début des développements est dès lors estimé au plus tôt au 1er juin 2024, ce qui ne permettra pas un contrôle dans l’application par les Com/Del. durant l’année académique 2024-2025 (date limite fixée par le décret : 15 juin 2025) ;
• Par conséquent, un report d’un an du contrôle dans l’application est envisagé, ce qui constitue une alternative afin d’éviter une procédure hybride - applicative et papier - pour les EES. Le contrôle en 2024-2025 se fera dès lors selon la procédure en vigueur pour 23-24. Les Com/Del. ont marqué leur accord sur ce point, même si une modification décrétale est nécessaire puisque le décret ne pourra pas être respecté en tant que tel.

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• L’annonce du retard des développements suscite de nombreuses réactions auprès des EES. Ceux-ci rencontrent, dans leur majorité, des difficultés à adapter leur système informatique et leur fonctionnement, de surcroît avec des modifications relativement régulières de la législation et des règles en termes de finançabilité (ajout de nouvelles variables dans le calcul de la finançabilité). Les EES demandent dès lors qu’une communication claire soit apportée par rapport au contrôle des inscriptions (transmission du modèle de la collecte 106, etc.) et que le dictionnaire des données soit stabilisé. Les difficultés exprimées en séance seront remontées aux Com/Del. et l’ARES rappelle qu’elle reste à disposition des EES pour tout accompagnement.
• Bien que le report du contrôle soit reporté d’un an, tous les développements ne sont pas reportés d’un an. L’envoi des données au fil de l’eau en 2024-2025 est maintenu. Cette annonce fait craindre un double travail de collecte pour les EES. Par conséquent, une extraction des données depuis SIEL-SUP pourrait être effectuée en vue d’alimenter les collectes 106. Ce point sera analysé par l’ARES et sera discuté avec les Com/Del.
• Le planning définitif des développements sera fixé après l’engagement d’un analyste fonctionnel.

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Synthèse des échanges (2)

• Concernant les points de suivi :
• La prolongation de la période transitoire pour la centralisation des inscriptions des non-résidents (CREDAC) est envisagée jusque février 2026 via une révision du décret ;
• Pour le dossier de preuves de l’étudiant : il est rappelé que les EES doivent envoyer des documents dans SIEL-SUP si l’information ne peut pas être obtenue via la consultation d’une source authentique (RN, DAPE, etc.). Les cas de figure principaux sont les suivants : passé hors FWB, assimilation, activités non académiques, etc. Bien que la constitution du dossier de preuves dans l’application SIEL-SUP n’ait pas encore été arrêtée et qu’une solution technique reste en attente, il est important que les EES continuent de collecter les preuves auprès des étudiants pour la gestion de leurs dossiers en interne et le contrôle actuel effectué par les Com/Del. La phase de test devrait débuter vers la mi-décembre 2024. Ce point sera discuté lors du GT IT ;
• La base de données des diplômés (DADi) est actuellement consultable uniquement pour les CESS - de 2013-2014 à 2020-2021 - via le webservice SOAP. La documentation technique est disponible sur le site de l’ETNIC (lien). Une consultation par écran n’est pas envisagée mais cette piste sera explorée par l’ARES pour les EES qui n’utilisent pas les webservices.

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Étapes des mises à jour au fil de l’eau

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Dates clés pour inscriptions

• Encoder une inscription :
• Au plus tard pour le 30 septembre : envoi des inscriptions dans SIEL-SUP
• Le 15 février : date limite pour les inscriptions tardives
• Modifier une inscription :
• Au plus tard pour le 31/10 : modification d’une inscription existante
• Au plus tard pour le 01/12 : annulation d’une inscription
• Pour le 15 février au plus tard :
• Envoi des réorientations (entre le 31/10 et le 15/02)
• Envoi des allègements 150
• Envoi des preuves dans SIEL-SUP

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Autres dates clés

• Mise à disposition de listes :
• Résultats au concours de médecine : au plus tard 10 jours après l’épreuve
• Listes EMLF : 15/12
• Rapport financement : 30/06
• Suppression des preuves dans SIEL-SUP : 15/07
• Envoi des diplômés dans DADI : à partir du 15/07

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Synthèse des échanges

• Les dates reprises précédemment constituent les dates clés stipulées dans le décret Paysage. Un délai supplémentaire pour le traitement des dossiers est envisagé de la part des EES, notamment après la date de fin des inscriptions prévue au 30 septembre. L’ARES reste flexible et à l’écoute à cet égard. Par ailleurs, il est rappelé qu’une inscription peut être envoyée dans SIEL-SUP, même si le dossier n’est pas complet, via l’envoi d’un set de données minimales, à savoir le NISS, le code habilitation détaillée, le code grade académique, l’année académique, la position dans le cycle, le nombre de crédits et la date d’inscription. Ces données doivent être envoyées via la procédure relative aux full inscriptions (chargement CSV ou webservice) et permettent de créer une inscription dans SIEL-SUP - avec une ID_étudiant et une ID_inscription - qui peut être complétée par la suite via la procédure d’édition (lien vers le Wiki e-paysage).
• Au besoin, les dates de mises à jour pourront être adaptées, après concertation avec les EES (par exemple avec l’ajout d’une date transitoire entre le 30 septembre et le 15 février).

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États des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

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Univers de TQ/Formation

• À quelques exceptions, la grande majorité des EES ont déjà fait au moins un envoi dans l’univers de TQ/Formation. Pour cette raison, le focus est dorénavant mis sur les envois en DB de production.
• L’ARES prend contact avec les derniers établissements concernés pour les accompagner le mieux possible.
• Objectif : atteindre les 100% d’envois dans l’univers de production pour les diplômés et les mini-inscriptions.

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Univers de Production

• 24 établissements ont envoyé des données dans l’univers de Production, toujours en augmentation depuis décembre (+3).
• 6 établissements ont envoyé des données uniquement pour l’année 23-24 en vue de la récupération des listes liées à EMLF.
• Lors du premier état des lieux, il y avait 54.249 inscriptions au total. Au 1er décembre 2023, il y avait 622.858 inscriptions. Au 23 janvier 2024, il y a 850.205 inscriptions dans la DB de production.
• Il y a au 23 janvier 2024, 105.931 full-inscriptions pour 21-22 et 22-23. Pour 23-24, les EES du SEGI ont fait l’envoi des full-inscriptions.

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État de complétude de la DB de production - Diplômés (41 EES)

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État de complétude de la DB de production - Mini-inscriptions (41 EES)

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État de complétude de la DB de production - Mini-inscriptions (uniquement les EES en production)

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Synthèse des échanges

• Les EES souhaiteraient disposer d’un tableau de bord afin de suivre l’état de complétude des inscriptions dans SIEL-SUP. Ce tableau de bord, sécurisé et non accessible au grand public, pourrait être mis à disposition sur le site e-paysage ou sur le Wiki. L’ARES veillera à mettre en place cet outil.
• Le problématique liée aux étudiants issus d’un pays non reconnu par la BCED (apatride, Kosovo, etc.) a été résolue par l’ETNIC. Une communication sera envoyée par l’ARES en vue d’en informer les EES qui pourront dès lors envoyer les données pour les étudiants concernés.

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Qualité des données

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Les remarques les plus fréquentes pour les mini-inscriptions

• Les retours les plus fréquents suite à l’analyse de la qualité des données sont :
• Les BA-MA et les MA-AESS : deux inscriptions pour une même année pour un même RN
• Les réorientations : deux inscriptions pour une même année pour un même RN
• Les allègements 150 : autorisé uniquement pour les étudiants dans les premiers crédits de premier cycle
• Les assimilés : pour les étudiants belges et UE, la valeur d’assimilation doit rester vide (Null)
• Les allègements à plus de 60 crédits
• Cohérence du nombre de crédits
• Pour le premier cycle - des diplômés en premiers crédits du cycle ou en poursuite de cycle

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Les remarques les plus fréquentes pour les full-inscriptions

• Les retours les plus fréquents suite à l’analyse de la qualité des données sont :
• DSI_40 - Catégorie du titre d’accès : cohérence de la donnée par rapport à l’inscription. Exemple : Catégorie A pour une inscription dans un master de spécialisation ;
• DSI_67 - Intitulé du titre d’accès hors paysage : concerne uniquement les études dans l’enseignement supérieur en FWB, avant l’entrée en vigueur du Décret Paysage ;
• DSI_35 - Date de sortie : il s’agit de la date de sortie de l’inscription ;
• DSI_26 - BA-MA :
• Jusqu’en 2022-2023, l’art. 100, §§ 6 et 7 reste applicable, avec deux hypothèses :
• BA-MA15 : max 15 crédits de BA, inscription principale et paiement des DI en MA, pas de limite maximum de crédits au PAE
• BA-MA30 : théoriquement maximum 30 crédits de BA (interprétation de bon sens mais le décret n’apporte pas de précision quant à un maximum de crédits) avec inscription principale et paiement des DI en BA, PAE de max 75 crédits.

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Synthèse des échanges

• Ce point n’a pas fait l’objet de discussions ou de remarques particulières.

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Mise à jour de la documentation technique full inscriptions

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Mise à jour de la documentation REST

• Quelques corrections ont été apportées à la documentation relative à l’envoi des full inscriptions via le web service REST. Ces corrections sont reprises en bleu dans le document qui a été mis à disposition sur le site e-paysage le 14 février 2024 (lien).
• Les principales corrections / adaptations concernent les valeurs suivantes :
• DSI_114 : Inscription complétée par des activités d’aide à la réussite
• DSI_121 : Intitulé du titre d’accès hors FWB (à partir de 2022-2023) => remplacement de la DSI_67 : Intitulé du titre d’accès hors Paysage (avant 2022-2023)
• + Ajout des DSI_97, DSI_98, DSI_109, DSI_110 et DSI_111 relatives à l’EMLF
• + Clarifications et corrections des messages d’erreurs

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Mise à jour de la documentation pour le chargement de fichiers csv

• Quelques corrections ont été apportées à la documentation relative à l’envoi des full inscriptions par chargement de fichiers csv. Ces corrections sont reprises en bleu dans le document qui a été mis à disposition sur le site e-paysage le 14 février 2024 (lien).
• Le canevas du fichier CSV full inscriptions a également été légèrement modifié pour correspondre à la documentation (lien).
• Les principales corrections / adaptations concernent les valeurs suivantes :
• DSI_16 : Première inscription en 1e année de 1e cycle dans l’année n
• DSI_109 : Participation à l’examen (EMLF) => suppression car donnée non fournie par l’établissement
• DSI_121 : Intitulé du titre d’accès hors FWB (à partir de 2022-2023) => remplacement de la DSI_67 : Intitulé du titre d’accès hors Paysage (avant 2022-2023)
• DSI_100 : Statut du diplôme (3 valeurs possibles : VALID, REVOCATED, REPEALED)
• + Ajout de règles relatives à l’édition des inscriptions
• + Clarifications et corrections des messages d’erreurs
• La documentation fera également la distinction entre la création d’inscriptions via le fichier full inscriptions et l’édition d’inscriptions existantes. Une fiche explicative a été rédigée par rapport à la modification / édition des inscriptions et est disponible sur le Wiki e-paysage (lien).
• Solution alternative pour alimenter SIEL-SUP : possibilité de réutiliser les données issues des collectes 106, qui ont été contrôlées par les Com/Del.

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Synthèse des échanges

• Lors des réunions de coordination avec les personnes-relais métier, certains EES avaient suggéré de pouvoir mettre en place un versioning des webservices avec une version différente par année académique, au lieu d’intégrer les évolutions successives du dictionnaire des données au sein d’un même système. La proposition est discutée en séance en présence d’un développeur de l’ETNIC. Ce dernier n’est pas favorable à cette proposition compte tenu des effets rétroactifs du dictionnaire, ce qui engendrerait in fine plus de complexité pour les EES mêmes (besoin de rétrocompatibilité entre systèmes, etc.). Le système mis en place actuellement est donc maintenu. Toutefois, le versionning sera appliqué dès qu’un changement (dictionnaire ou autre fonctionnalité) n’est pas rétrocompatible avec le système précédent.
• Un état des lieux des webservices disponibles est également réalisé en séance :
• 3 webservices SOAP (fraudeurs, bourses - DAE, inscriptions - ce dernier sera bientôt décommissionné)
• 1 webservice REST (inscriptions)
• Système BCED (hors scope d’e-paysage)
• La question de la vérification des données signalétiques des étudiants est évoquée. Les inscriptions sont envoyées dans SIEL-SUP sur la base d’un NISS (RN ou RNbis). Il n’est pas possible pour les EES, hormis via un contrôle dans les écrans de l’application, de vérifier que les données envoyées correspondent à la bonne personne puisque le nom et le prénom ne sont pas repris. Dès lors, à la demande des EES, l’ARES pourra réaliser une extraction des données via le DWH de SIEL-SUP. Toutefois, il est rappelé que les EES sont responsables des données envoyées dans SIEL-SUP et qu’il est nécessaire d’effectuer un contrôle préalable pour garantir la qualité de celles-ci.
• La documentation technique relative au chargement du passé non académique et académique hors FWB - par fichier de chargement CSV et par webservice REST - sera prochainement mise à disposition des EES. L’ARES finalise en interne les vérifications avec le dictionnaire des données ainsi que les tests avant toute communication.
• Comme évoqué dans les points de suivi, la gestion des mutations fait partie des priorités définies par le Copil e-paysage. Actuellement, SIEL-SUP gère déjà la mutation des NISS, tant par webservice que par fichier de chargement CSV. Dans ce dernier cas, le fichier de résultats généré par l’application ajoute les nouveaux NISS entre guillemets, à côté du NISS envoyé par l’EES.

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Mise à jour des certificats des web services SOAP

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Mise à jour des certificats des web services SOAP

• Les certificats des web services SOAP - pour les environnements d’acceptance et de production - ont été mis à jour et prolongés jusqu’en 2036.
• Pour rappel, les web services SOAP vous permettent de consulter HOPS, la base de données fraudeurs ainsi que les bourses d’études (DAPE) sur SIEL-SUP.
• Si vous souhaitez recevoir le nouveau certificat pour votre établissement ainsi que les informations utiles (identifiant / mot de passe), nous vous invitons à nous envoyer une demande spécifique sur l’adresse epaysage@ares-ac.be.

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Synthèse des échanges

• Les EES sont invités à introduire une demande spécifique pour recevoir le nouveau certificat SOAP ainsi que les accès propres à chaque EES (identifiant et mot de passe).

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Erratum au dictionnaire des données 24-25

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• Le dictionnaire des données 24-25, qui a été validé par le Copil en décembre 2023, nécessite quelques corrections :

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• Une coquille est présente au niveau de l’onglet “Passé de l’étudiant” et plus particulièrement au niveau de la variable PAE_39 qui apparaît deux fois :

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• Ligne 27 : Année concours
• Ligne 53 : Code du pays du cursus suivi

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• Les valeurs possibles pour la DSI_77 - Organismes coopération au développement doivent être actualisées comme suit :

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Les corrections seront apportées prochainement et communiquées ensuite aux EES.

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Synthèse des échanges

• Les corrections seront apportées prochainement au dictionnaire et communiquées ensuite aux EES.

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Adaptations de HOPS

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• Le décret Paysage prévoit à l’article 15 la définition suivante pour les masters de spécialisation : études menant à un grade académique de master particulier (de niveau 7),[...], sanctionnant des études spécifiques de deuxième cycle de 60 crédits au moins [...].
• Après consultation des universités concernées par l’organisation de masters de spécialisation, il s’est avéré que le nombre de crédits réellement dispensé pour certaines formations était supérieur au nombre de 60 crédits, principalement dans le domaine des sciences médicales.
• Le nombre de crédits a donc été mis à jour dans HOPS afin de correspondre à la réalité de terrain => création de MAS 120, 180, 240, 300 et 360 crédits.

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Synthèse des échanges

• Les données mises à jour des master de spécialisation sont consultables dans les écrans de HOPS ainsi que sur l’Open data.
• Par ailleurs, les données relatives à l’historique des études et des habilitations décrétales ont été chargées dans HOPS.

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Divers

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Synthèse des échanges

• Recrutement d’un analyste fonctionnel et d’un testeur
• Un analyste fonctionnel et un testeur seront engagés prochainement en vue, d’une part, de fixer le planning des développements abordé en début de séance, et, d’autre part, de réaliser davantage de tests avant la publication des documentations techniques.
• Lancement d’une enquête de satisfaction auprès des personnes relais e-paysage
• L’ARES souhaite lancer une enquête de satisfaction auprès des personnes relais e-paysage pour évaluer le niveau de satisfaction des EES sur l’état d’avancement du projet, la manière dont celui-ci est mené, l’organisation pratique des réunions, les ressources mises à disposition des EES (dictionnaire des données, documentations techniques, tutoriels, etc.) ou encore la communication. Les EES sont invités à faire part de toute question ou thématique en vue de préparer cette enquête de satisfaction.
• Organisation future des réunions de coordination
• Après concertation avec les personnes relais, il sera proposé d’organiser à l’avenir des réunions communes entre tout type d’enseignement (U + HE + ESA) et, si possible, en présentiel dans des lieux différents (le principe de tournante entre les grandes villes sera appliqué).
• Email institutionnel de l’étudiant
• La donnée relative à l’email institutionnel de l’étudiant est une donnée facultative collectée dans SIEL-SUP. Elle sert principalement en cas de codiplômation entre EES et doit être envoyée par l’EES référent de l’habilitation.

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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