PERSIAPAN UKK · PEMROGRAMAN WEB
Sistem Peminjaman Sarana-Prasarana Sekolah
Rancangan alur bisnis, pseudocode, dan struktur basis data
Kelas XII RPL�SMK Negeri 2 Karanganyar
Dokumentasi rancangan sistem · 2026/2027
SISTEM PEMINJAMAN SARPRAS
01 / 12
Latar Belakang dan Tujuan
Satu alur digital untuk membuat peminjaman lebih tertib dan mudah dipantau.
Rancangan berfokus pada siklus lengkap: dari pengajuan sampai barang dikembalikan dan diverifikasi.
1
Pencatatan terstruktur
Setiap pengajuan, persetujuan, serah terima, dan pengembalian memiliki status serta riwayat.
2
Pelayanan lebih cepat
Pengguna melihat barang tersedia dan mengajukan peminjaman melalui proses yang konsisten.
3
Stok lebih akurat
Stok berkurang saat barang diserahkan dan bertambah setelah pengembalian dikonfirmasi.
Fokus rancangan: transparansi proses, akurasi inventaris, dan akuntabilitas pengguna.
RANCANGAN SISTEM
02 / 12
Ruang Lingkup Sistem
Sistem mengelola seluruh siklus peminjaman objek sarpras sekolah.
Objek utama: sarana-prasarana
01
Tiga aktor sistem
Admin, Petugas, dan Pengguna memiliki peran serta menu yang berbeda.
02
Fitur inti
Autentikasi, CRUD data, transaksi, pengembalian, log aktivitas, dan laporan.
03
Alur end-to-end
Mulai dari login, pengajuan, persetujuan, serah terima, sampai verifikasi.
04
Transaksi multi-barang
Satu transaksi dapat memuat satu atau beberapa jenis sarana-prasarana.
Batasan fokus: pengelolaan peminjaman internal lingkungan sekolah.
HAK AKSES AKTOR
03 / 12
Tiga Role, Tiga Tanggung Jawab
Admin
Mengelola data user dan hak akses.
Mengelola kategori dan data sarana-prasarana.
Mengelola seluruh data transaksi dan pengembalian.
Memantau log aktivitas sistem.
Mencetak laporan keseluruhan.
■
■
■
■
■
Petugas
Memantau transaksi yang masuk.
Menyetujui atau menolak pengajuan peminjaman.
Memverifikasi kondisi barang saat pengembalian.
Mencetak laporan operasional.
■
■
■
■
Pengguna
Melihat ketersediaan sarana-prasarana.
Mengajukan peminjaman barang.
Membatalkan pengajuan sesuai kebijakan sekolah.
Mengembalikan barang yang dipinjam.
Setiap role memiliki dashboard dan menu yang disesuaikan dengan tanggung jawabnya.
■
■
■
■
ALUR PROSES
04 / 12
Alur Bisnis Utama
1
Pengajuan
Pengguna login, melihat stok, dan mengisi form peminjaman.
2
Pemeriksaan Sistem
Sistem memvalidasi stok dan menyimpan pengajuan dengan status Menunggu.
3
Persetujuan Petugas
Petugas memeriksa pengajuan untuk Disetujui atau Ditolak beserta alasannya.
4
Serah Terima
Setelah barang diserahkan, transaksi berubah menjadi Dipinjam.
5
Pengembalian
Pengguna mengembalikan barang, Petugas memverifikasi hingga status Dikembalikan.
SISTEM PEMINJAMAN SARPRAS
05 / 12
Siklus Status Transaksi
Menunggu
→
Disetujui
→
Dipinjam
→
Dikembalikan
Jalur Alternatif & Pembatalan
Jalur alternatif: Dari status Menunggu dapat berubah menjadi Ditolak oleh Petugas.
Pembatalan awal: Pengguna dapat membatalkan pengajuan saat status masih Menunggu.
Pembatalan lanjutan: Status Disetujui dapat dibatalkan sebelum serah terima (jika diizinkan).
■
■
■
Perubahan Stok Barang
Stok tidak berkurang saat pengajuan baru dibuat atau disetujui.
Stok berkurang saat serah terima dilakukan (status berubah menjadi Dipinjam).
Stok bertambah kembali setelah pengembalian dikonfirmasi oleh Petugas.
Siklus status memastikan setiap tahap peminjaman tercatat dan dapat dilacak.
■
■
■
ALUR PROSES
06 / 12
Logika Login Berbasis Role
Sistem menerima input username dan password dari pengguna.
Sistem mencari user dan memverifikasi password terhadap password_hash.
Kredensial tidak valid ditolak; pengguna dapat mencoba kembali.
Login berhasil akan membuat session dan mencatat aktivitas pada log.
Dashboard tujuan ditentukan oleh role: Admin, Petugas, atau Pengguna.
ALUR SISTEM
07 / 12
Logika Pengajuan Peminjaman
1
Autentikasi: Pastikan pengguna sudah login ke dalam sistem.
2
Validasi Data: Periksa periode peminjaman, jumlah barang, dan keperluan.
3
Cek Ketersediaan: Periksa stok tersedia pada periode yang dipilih.
4
Penyimpanan:
Simpan header transaksi pada
LOANS
dan rincian pada
LOAN_DETAILS
.
5
Penyelesaian: Tetapkan status awal Menunggu, simpan log, dan kirim notifikasi kepada Petugas.
Validasi stok dan periode mencegah bentrok peminjaman barang.
ALUR SISTEM
08 / 12
Persetujuan dan Serah Terima
Petugas mengambil transaksi berstatus Menunggu.
Ketersediaan stok dan periode diperiksa kembali oleh Petugas.
Jika ditolak, alasan penolakan disimpan dan Pengguna diberi notifikasi.
Jika disetujui, sistem menyimpan Petugas penyetuju dan waktu persetujuan.
Saat barang diserahkan, status menjadi
Dipinjam
dan
stok_tersedia
dikurangi.
Stok barang hanya dikurangi setelah proses serah terima fisik dilakukan.
ALUR SISTEM
10 / 12
Pengembalian dan Pembatalan
Skenario Pembatalan
Pengguna dapat membatalkan pengajuan secara mandiri saat status masih Menunggu.
Transaksi berstatus Disetujui dapat dibatalkan sebelum serah terima jika diizinkan oleh kebijakan sekolah.
Pembatalan akan mengubah status menjadi Dibatalkan dan mengirimkan notifikasi kepada Petugas.
Proses Pengembalian
Untuk transaksi Dipinjam, Pengguna mengajukan pengembalian barang ke Petugas.
Petugas memeriksa jumlah dan kondisi fisik barang secara langsung.
Kerusakan atau kekurangan dicatat secara rinci dalam
tabel
RETURN_DETAILS
.
Setelah diverifikasi, status transaksi menjadi Dikembalikan dan stok tersedia ditambah kembali.
Verifikasi kondisi barang saat pengembalian menjaga akuntabilitas peminjam.
PENUTUP
12 / 12
Kesimpulan
HASIL YANG DIHARAPKAN
Proses peminjaman sarana-prasarana menjadi lebih cepat, tertib, dan mudah dipantau.
Siklus Terpusat: Sistem memusatkan seluruh siklus peminjaman dalam satu alur yang jelas dan terstruktur.
Pemisahan Tanggung Jawab: Pembagian role memastikan setiap aktor hanya menjalankan fungsi yang sesuai dengan wewenangnya.
Akurasi Inventaris: Validasi stok, pemantauan status transaksi, dan verifikasi pengembalian membantu menjaga keakuratan data barang.
Kesiapan Implementasi: ERD yang dirancang mendukung transaksi multi-barang dan audit aktivitas, siap untuk tahap pengembangan selanjutnya.
Terima kasih. Dokumen ini siap digunakan sebagai acuan implementasi UKK.