KEARSIPAN

PERTEMUAN KE-4: KLASIFIKASI ARSIP

1. PengertianKlasifikasi Arsip
2. KegunaanKlasifikasi Arsip
3. TujuanKlasifikasi
4. Syarat PenyusunanKlasifikasi
5. UnsurKlasifikasi
6. CaraPenyusunanKlasifikasi

PENDAHULUAN

Mengapa kearsipan?

kita perlu menyelenggarakan

Mengapa pola klasifikasi menjadi hal pokok dalam kearsipan?

PENGERTIAN KLASIFIKASI ARSIP

penggolongan

Klasifikasi arsip adalah pengelompokan

atau arsip menurut urusan atau

masalah secara logis, kronologis dan sistematis

berdasarkan fungsi

dan kegiatan organisasi

pencipta, dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan kembali arsip (Sambas, 2016).

PENGERTIAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan (ANRI, Keputusan No 19 Tahun 2012: Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip).

PENGERTIAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi

Arsip

​

​

Kerangka dasar

Pengkodean (coding) penciptaan, penggunaan dan penyimpan, serta penyusutan

KEGUNAAN KLASIFIKASI ARSIP

1. Pedoman baku untuk penataan arsip yang didasarkan pada sistem pemberkasan subyek.
2. Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yang sama atau yang sama masalahnya akan mengelompok ke dalam satu berkas.
3. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.
5. Sarana pengendalian dan akan membantu dalam mempercepat penemuan kembali arsip.

(Wuryatmini, 2015)

KEGUNAAN KLASIFIKASI ARSIP

Menentukan golongan dan tingkat masalah

Mempermudah penemuan arsip

Alat penataan filing sistem

Memberikan pelayanan yang cepat

Efisiensi waktu dan tenaga

TUJUAN KLASIFIKASI ARSIP

1. Menjamin pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien.
2. Menjamin arsip yang dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur dengan mudah, sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat secara tepat dan cepat, demikian juga dengan penyusutan akan secara tepat pula.

(Sambas, 2016)

SYARAT PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

1. Terpeliharanya hubungan logis dan urutan yang kronologis diantara subjek yang ada atau masalah-masalahnya.

Contoh urutan yang tidak kronologis:

Kepegawaian

Pensiun

Pengangkatan Pegawai Perencanaan Pegawai

Contoh urutan yang kronologis:

Kepegawaian

Perencanaan Pegawai Pengangkatan Pegawai Pensiun

SYARAT PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

2. Harus mencerminkan luas lingkup serta proses tahapan-tahapan kegiatan organisasi yang bersangkutan, harus sesuai dengan masalah-masalah yang benar-benar terjadi dan dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan. Klasifikasi harus fleksibel, luwes, dapat mengakomodir dan mengikuti perkembangan fungsi kegiatan yang ada.
3. Jika terdapat kegiatan yang permasalahannya tidak bisa dilakukan dengan urutan kronologis, maka penyusunannya dapat diurut dengan abjad.

SYARAT PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

4. Harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis, yang membentuk suatu skema klasifikasi. Untuk mempermudah dalam pengenalan klasifikasi digunakan kode, kode bisa berupa abjad, angka atau gabungan abjad dan angka yang mudah diingat.
5. Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat, mulai dari masalah pokok (primer), sub masalah (sekunder), dan sub- sub masalah (tersier). Sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai ke masalah tersier.

SYARAT PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat, Sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai ke masalah tersier.

Contoh:

Pendidikan dan pengajaran Penerimaan mahasiswa baru

Daya tampung

(Pokok masalah/ primer) (Sub masalah/sekunder) (Sub-sub masalah/tersier)

UNSUR KLASIFIKASI ARSIP

A. Informasi arsip, meliputi:

1. Unsur fungsi: segala tanggung jawab yang dibebankan organisasi untuk menyelenggarakan pekerjaan dan melaksanakan kegiatan organisasi sesuai dengan tujuan. Fungsi organisasi dapat diperinci menjadi sejumlah kegiatan, dan kegiatan dapat diperinci menjadi sejumlah transaksi.
2. Unsur struktur organisasi: Fungsi dan kegiatan dijabarkan dalam struktur organisasi yang diperinci menjadi beberapa unit untuk melaksanakan urusan tertentu. Pelaksanaan kegiatan menghasilkan informasi terekam atau arsip.

3. Unsur masalah/subjek:

Menitikberatkan pada isi informasi arsip,

khususnya yang menyangkut bidang kegiatan seperti kepegawaian, penelitian, pendidikan, disusun klasifikasi berdasarkan unsur masalah.

Wibowo, 2012

UNSUR KLASIFIKASI ARSIP

2. Kode arsip
• Kode arsip merupakan tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai penuntun ke tempat arsipnya, biasanya berbentuk angka, huruf atau keduanya. Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan kode klasifikasi.
• Kegunaan kode arsip: (1) Berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip (sarana mengenal masalah primer, sekunder dan tersier) atau Untuk membedakan urusan masalah yang satu dengan lainnya dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip; (2) Merupakan sarana pemberkasan arsip dan menentukan letak penyimpanannya; (3) Sarana penghubung masalah dengan pola klasifikasi; (4) Mengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan arsip.

UNSUR KLASIFIKASI ARSIP

3. Penyusunan Kode arsip
1. Identifikasi tugas dan fungsi: (a) Periksa struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi. (b) Identifikasi fungsi dan kegiatan tiap satuan atau unit kerja. (c) Daftar fungsi dan kegiatan dari hasil Identifikasi. (d) Periksa daftar fungsi dan kegiatan apakah sudah benar dan lengkap.
2. Mengelompokkan subyek atau masalah: (a) Pisahkan antara fungsi kegiatan fasilitatif dengan kegiatan substantif. (b) Tentukan subyek pokok (primer) secara tepat dan urutkan secara logis dan sistematis.

(c) Rincilah subyek-subyek pokok ke dalam sub subyek (sekunder) dan sub-sub subyek (tersier). (d) Periksa apakah pengelompokan subyek sudah benar

UNSUR KLASIFIKASI ARSIP

3. PENYUSUNAN KODE ARSIP
3. MENENTUKAN JUDUL SUBYEK (CAPTION), YAITU: (A) SUBYEK PRIMER, SEKUNDER DAN TERSIER PERLU DITENTUKAN KATA TANGKAP ATAU CAPTION SECARA TEPAT. (B) HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN, DALAM MENENTUKAN CAPTION ADALAH ADANYA KESEPAKATAN ATAU KELAZIMAN TERHADAP CAPTION YANG DIPILIH, MAMPU MENAMPUNG PERKEMBANGAN SUBYEK BARU (FLEKSIBEL), SIMPLE ATAU SEDERHANA SEHINGGA MUDAH DIMENGERTI, JELAS ATAU SPESIFIK DAN MEWAKILI SUBYEK YANG ADA DALAM ARSIP, SERTA MUDAH DIKENALI.
4. MENENTUKAN KODE KLASIFIKASI. TENTUKAN KODE KLASIFIKASI PADA TIAP SUBYEK PRIMER, SEKUNDER DAN TERSIER SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS. KODE BISA BERUPA: HURUF ATAU ABJAD,
1. ANGKA, ATAU GABUNGAN HURUF DAN ANGKA.
5. MENYUSUN RANCANGAN POLA KLASIFIKASI, YAITU: (1) SUSUN JUDUL SUBYEK SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS. (2) BERILAH KETERANGAN PADA SETIAP SUBYEK TERKECIL DISERTAI DENGAN CONTOH INDEX FILE. (3) PERIKSA RANCANGAN APAKAH SUDAH BENAR.

CONTOH KODE KLASIFIKASI ARSIP

KP

Kepegawaian

10 Penerimaan pegawai

20 Pengangkatan pegawai

30 Promosi

31 Kenaikan pangkat dan golongan

32 Pengangkatan dalam jabatan

33 Kenaikan gaji

40 Mutasi

41 Pengangkatan Pegawai

1. Golongan I
2. Golongan II
3. Golongan III
4. Golongan IV

dan Seterusnya

Kode klasifikasi arsip yang berlaku di pemerintahan pusat

CONTOH KODE KLASIFIKASI ARSIP

Kode klasifikasi arsip yang berlaku di pemerintahan daerah

(Peraturan Menteri dalam negeri No 39

Tahun 2005 tentang Pedoman Kearsipan Daerah

CARA PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

(Sambas, 2016)

CARA PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Analisis fungsi organisasi

Contoh di Perguruan Tinggi => Fungsi (P2M) ; Kegiatan (Penerimaan mahasiswa baru, Usulan penelitian, usulan pengabdian) ; Transaksi (Daya tampung, Proposal usulan penelitian, Proposal usulan pengabdian)

Pengelompokan

Kegiatan

Contoh di Perguruan Tinggi

Kegiatan substantif: Pendidikan dan Pengajaran; penelitian, pengabdian kepada masyarakat

Kegiatan fasilitatif: Kepegawaian; Keuangan dll

Menentukan

Klasifikasi masalah

Contoh di Perguruan Tinggi

Masalah primer: Pendidikan dan pengajaran Masalah sekunder: Registrasi mahasiswa Masalah tersier: Daftar ulang mahasiswa

Menentukan Kode

Klasifikasi masalah

Contoh di Perguruan Tinggi

Masalah primer: PP. Pendidikan dan pengajaran Masalah sekunder: PP. 02 Registrasi mahasiswa Masalah tersier: PP. 02. 01 Daftar ulang mahasiswa