COBRANZA

Configuraciones iniciales

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En minutos iniciamos

¿QUÉ VAMOS A REVISAR?

Configuración

• Datos de facturación
• Cuentas
• Medios de Pago
• Puntos de venta
• Becas
• Crear y configurar Planes de Cuotas

CONFIGURACIONES DE COBRANZA

• Configuraciones y asignaciones iniciales

CONFIGURACIONES DE COBRANZA

• En el menú cobranza – Configuración se debe cargar los datos de facturación electrónica y razón social del instituto.

RECIBOS/FACTURAS EN ARCA

• Facturación Electrónica

RECIBOS EN ARCA

• Si el Instituto maneja facturación electrónica es necesario completar la configuración (Cobranza→Configuración).

UNA VEZ SUBIDO EL ARCHIVO

• Archivos key en verde
• Resumen de facturas generadas

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REVISAR ESTADO DE FE DE ARCA

Si los contadores de la pantalla de configuración de cobranza están completos y no aparece ningún error, la configuración de Arca es correcta.

Con error

LISTADO DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

El sistema muestra los comprobantes y sus CAE. �Se puede buscar por cualquiera de estos conceptos.

TRANSACCIONES FALLIDAS �DE AFIP

• El sistema intentará, por cada pago, la generación del comprobante en AFIP hasta 10 veces, luego será ignorado y será responsabilidad del personal administrativo resolver el problema o reintentar nuevamente en otro momento.
• Los siguientes son errores de AFIP comunes que cuando se presentan, existe la posibilidad de que el sistema en alguno de los intentos pueda terminar generando el recibo / factura electrónica:
• 503 - Servicio no disponible
• SOAP Fault: HTTP Service Unavailable
• SOAP Fault: HTTP Not Found
• Otros tipos de errores de AFIP típicamente requieren una corrección de datos por parte de administración y deberán ser procesados manualmente. 

Facturación Electrónica (aquí encontrará diferentes tipos de errores y sus soluciones)

MEDIOS DE PAGO

• Medios de pago automáticos
• Medios de pago - Semiautomáticos
• Medios de pago manuales

MEDIOS DE PAGO

Alguien debe descargar un archivo de quinttos y subirlo a la plataforma del procesador, luego descargar el resultado y subirlo a quinttos

No requiere intervención de humanos, mas que para controlar el correcto funcionamiento o revisar consultas de alumnos

Alguien debe descargar un archivo del banco o donde tenga los pagos con identificador y subirlo a quinttos para ser procesado

Se carga manualmente pago por pago, alumno por alumno. Puede tener diferentes medios de pagos, con el nombre que desee

MEDIOS DE PAGO

CONFIGURACIÓN DE �MEDIOS DE PAGOS

• Los campos habituales a completar para un Medio de Pago son:
• Descripción: Nombre del Medio de Pago.  Ej.: Efectivo, Transferencia, etc.
• Activo: Indica si el Medio de Pago se encuentra activo en el sistema o no.
• Tipo: Indica el tipo de Medio de Pago que estamos utilizando. 
• Cuentas Asociadas: Son las cuentas que tendremos disponibles para vincular el pago mediante este Medio de Pago al momento de registrar el mismo. Para más información sobre Cuentas, puede acceder a la página de Cuentas presente en este mismo Manual.
• Los campos de Tokens (1,2,3,4,5 y 6) son reservados para configuraciones específicas de Medios de Pago automáticos. Cómo se completan los campos de Tokens estará descripto en las observaciones de cada Medio de Pago automático particular.

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DESCUENTOS O RECARGOS �POR MEDIO DE PAGO

A algunos medios de Pago se le puede configurar un descuento o recargo, en la pantalla de medios de pago el sistema indica si el medio soporta esta funcionalidad.

• Ingresamos a Cobranza → Configuración → Medios de Pago, buscamos el medio de Pago “Transferencia” y presionamos editar.  �Dentro de la sección de “Recargos / Descuentos por Medio de Pago” vemos:
• Tipo (Si es un descuento o recargo)
• Modo (Si es un valor fijo o en %)
• Valor (El valor o porcentaje a aplicar)
• Nombre a colocar en descuento/recargo (Es la descripción del ítem que se va a insertar en la cuota como un adicional, detallando el descuento / recargo aplicado)�

CUENTAS EN QUINTTOS

• Cuentas

CUENTAS

• El sistema permite, para facilitar el arqueo de caja y la organización contable del instituto, la creación de cuentas donde luego se imputen los movimientos.
• Desde el abm de cuentas, se pueden ver los movimientos de una cuenta específica
• En el menú del sistema, accediendo a

Gestión Académica→ Configuración→ Cuentas 

Listado de cuentas

PUNTOS DE VENTA

• Puntos de venta

PUNTOS DE VENTA

• El sistema permite, para facilitar el arqueo de caja y la organización contable del instituto, la creación de puntos de venta donde luego se imputen los movimientos, en este caso además se pueden asociar empleados a un punto de venta para poder por ejemplo separar sectores físicos.
• Desde el abm de puntos de venta, se pueden ver los movimientos de una cuenta específica.
• En el menú del sistema, accediendo a

Gestión Académica→ Configuración→ Puntos de venta 

IMPORTANTE: No tiene vinculación ni correlación con el Punto de Venta Fiscal, que debe configurarse para la Facturación Electrónica.

PUNTOS DE VENTA

Un punto de venta es una clasificación numérica que permite agrupar usuarios y generar unos números de comprobantes secuenciales para los pagos recibidos.

Asociar punto de venta

Se deberá editar el usuario, dentro de esta pantalla, otorgar el punto de venta.

BECAS

• BECAS EN PLANES DE CUOTA

TIPOS DE BECAS

• El primer paso de la configuración es dar de alta los diferentes tipos de beca que necesitamos, y esto se realiza desde el ABM Tipos de Beca, accediendo a

Gestión Académica→ Configuración→ Datos Auxiliares → Tipos de Becas. 

TIPOS DE BECAS

AGREGAR LA AFECTACIÓN AL PLAN DE CUOTAS

• El siguiente paso es agregar la afectación de tipo beca que hayamos creado a los planes de cuotas para que se tenga en cuenta al momento de calcular y emitir la cuota.

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• Se deberá ingresar al listado de afectaciones del plan, y agregar el descuento de tipo beca

ASIGNAR LA BECA AL ESTUDIANTE

• Indicar en la ficha del estudiante, cuál es la beca que le vamos a asignar y su respectivo descuento.

Existen dos formas:

• Dentro de la ficha del estudiante, en la solapa Matrícula se encuentran los campos referidos a beca.
• Desde el actualizador masivo de alumnos

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LAS BECAS EN LA FICHA DEL ALUMNO

REPORTE DE HISTORIAL DE BECAS

PLANES DE CUOTAS

• Gestión de Cuotas y Cobros

PLANES DE CUOTA

• El Plan de Cuotas, es el lugar donde se define de qué manera se van a cobrar las cuotas de los estudiantes a lo largo del ciclo lectivo, para luego asociarlo a los cursos y/o carreras correspondientes.
• Tiene algunos conceptos principales:
• CANTIDAD DE CUOTAS
• MATRÍCULA
• FECHA DE VENCIMIENTO
• AFECTACIONES / ADICIONALES
• Se accede desde el menú: �Cobranza → Planes de Cuotas → Nuevo / Listado

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PLANES DE CUOTAS

PLANES DE CUOTAS

• Nombre: Colocar un nombre que describa el plan de cuotas
• Activo: Indica si se encuentra activo el plan para asignarlo a los cursos o alumnos.
• Aplica Matrícula: Indica si se debe generar una matrícula para la/las carrera/s (o curso/s) que tendrán asignado el plan que se está creando.
• Cantidad de cuotas: Cantidad de cuotas del plan de cuotas. Por ejemplo, si las cuotas comienzan en marzo y finalizan en diciembre, se deberá indicar una cantidad de 10.
• Frecuencia: La frecuencia con la cual se creará la cuota. De forma predeterminada, el sistema administra la generación de manera mensual, aunque es posible configurar períodos diferentes si es necesario. Ver video explicativo ¿Cómo cambiar la frecuencia de las cuotas en el plan?
• Tipo de Generación:
• Solo matrícula (Las cuotas se crean mes a mes) - RECOMENDADO: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar únicamente el registro de la matrícula para que pague. El resto de las cuotas serán generadas mes a mes mediante una tarea programada. 
• Matrícula + 1° Cuota al pagar la Matrícula: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar únicamente el registro de la matrícula para que pague. Al pagar por completo la matrícula, el sistema generará la primera cuota pendiente de pago. El resto de las cuotas serán generadas mes a mes mediante una tarea programada. 
• Matrícula + Todas las Cuotas al pagar la Matrícula: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar únicamente el registro de la matrícula para que pague. Al pagar por completo la matrícula, el sistema generará todas las cuotas restantes pendientes de pago. 
• Matrícula + primera Cuota en la Generación: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar tanto la matrícula como la primera cuota pendiente de pago. El resto de las cuotas serán generadas mes a mes mediante una tarea programada. 
• Matrícula + todas las Cuotas en la Generación: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar tanto la matrícula como todas las cuotas del plan pendientes de pago. 

PLANES DE CUOTAS

• Día del mes Vto.: Día del mes en que se vence la cuota. Por ejemplo, si se coloca 10 las cuotas se vencerán el día 10 de cada mes.
• Día del mes 2° Vto.: Segundo día del mes en que se vence la cuota. Por ejemplo, si se coloca 15, el segundo vencimiento de las cuotas será el día 15 de cada mes.
• Día del Pronto Pago: Es el día del mes que el sistema tomará como día de pronto pago para el caso que se le configure un descuento que haga referencia a este concepto. Por ejemplo, si se coloca 5, todos los pagos efectuados entre el 1 y el 5 de cada mes, se contemplarán como pronto pago.
• % descuento 1° Cuota: Este campo permite indicar un porcentaje de descuento a aplicar en la primera cuota del plan, en caso de que corresponda. Si el campo permanece vacío, no se tomará en cuenta.
• % descuento Última Cuota: Este campo permite indicar un porcentaje de descuento a aplicar en la última cuota del plan, en caso de que corresponda. Si el campo permanece vacío, no se tomará en cuenta.
• Mes Inicial: Mes en el que se inicia a generar las cuotas, a partir de este mes, las cuotas se generan secuencialmente de acuerdo a la cantidad indicada.
• Año Inicial: Año en el que se inicia a generar las cuotas.
• Denominación matrícula: Es el nombre con el que se va a identificar a la matrícula.
• Denominación de cuotas: Indica el nombre que llevara la cuota una vez generada
• Fecha Venc. Matrícula: En este campo podemos colocarle una fecha de vencimiento para el pago de la matrícula.
• Plan de Cuotas Siguiente: Este campo será utilizado una vez finalizado el ciclo lectivo, luego de crear el plan de cuotas subsiguiente. Este punto lo explicamos en los tutoriales de inscripciones de alumnos regulares al año siguiente.
• Matrículas con fecha de hoy: Si se activa esta configuración, todas las matriculas que se generen para este plan de cuotas saldrán con fecha de Inicio de HOY y la fecha de vencimiento será la del mes en que se genera la matrícula y el día configurado en "Día del Mes Vto".   En el caso de que la matrícula se haya dividido en cuotas, todas tendrán como fecha de inicio la misma fecha en que se genera la matrícula y como fecha de vencimiento una por mes, comenzando en el mes actual.

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LISTADO DE PLANES DE CUOTAS

AFECTACIONES

ADICIONALES

ADICIONALES

ASIGNACIÓN DE PLAN A CARRERAS

PLAN A CARRERAS

LISTADO DE CUOTAS Y VALORES

VÍNCULO ENTRE PLANES DE CUOTAS

REPORTE DE VÍNCULO ENTRE PLANES DE CUOTAS

REPORTE DE HISTORIAL DE CAMBIOS DEL PLAN DE CUOTAS

REPORTE DE PLANES DE CUOTA POR ALUMNO

REPORTE DE ALUMNOS SIN PLANES DE CUOTA

• Existen en el sistema algunos repostes que nos permiten ver si un alumno regular no tiene planes de cuotas asignados

REPORTES DE ALUMNOS Y ESTUDIANTES SIN CUOTA

• Al igual que el reporte anterior tenemos uno que nos lista aquellos alumnos que no tienen cuotas en las fechas dadas:

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• Recuerden que pueden contactar nuestro equipo de ayuda mediante un ticket ingresando a soporte.quinttos.com