Eléments de base d’archivistique

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�Qu’est-ce que c’est que �l’archivistique?�

• Archivistique est une discipline relative aux techniques et principes de gestion des archives.

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• Elle relève à la fois des sciences auxiliaires de l’histoire et des sciences de l’information et des bibliothèques.

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Qu’est-ce que c’est que l’archivistique?�

• Cette discipline repose sur deux principes fondamentaux :
• Respect des fonds  selon lequel les archives sont traités selon leur source de provenance et non en fonction de leur sujet
• Contrôle du cycle de vie l’information (Records life cycle) qui retrace le parcours des archives depuis leur création jusqu’à leur acheminent vers leur destination finale soit leur conservation à des fins ultérieures soit leur destruction définitive.

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�Terminologie�

Définitions 

• A- Le terme archive renvoie à trois sens :
• Selon CIA, « les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout organisme public ou privé dans l’exercice de leur créateur ou leur successeurs pour leur besoins propres, soit transmis à l’institution d’archive compétente en raison de leur valeur archivistique »

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Les archives désignent également les services et institutions qui les collectent, les classent les conservent et les communiquent.

• Les locaux de conservation sont aussi appelés archives.
• Archive, nom féminin en arabe

ربيدة ,ربائد, Archive , recordes…etc

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Typologie des archives

Toute document dès sa production est dit archive. On en distingue trois types :

• Les archives courantes ou administratives : A titre d’exemple les dossiers administratifs
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• Les archives intermédiaires ou semi courantes : Les dossiers clôturés
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• Les archives définitives ou historiques : Ce sont les dossiers qui ont une valeur archivistique et qui ont perdu leur valeur probante ; ils sont alors soit triés ou éliminés à des fins historiques ou patrimoniales.
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Règlementation en vigueur�

• Sur le plan national :

La Loi 69-99 relative aux archives et son Décret d’application

n° 2-14-267 fixant les conditions et procédures associées :

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• Grandes lois internationales :

Mise au point sur les principales clauses et règles édictées par ces lois

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Fonctions de l’archiviste 

Selon le CIA, il est dit archiviste, toute personne chargée de :

• Création des archives 
• Evaluation 
• Accroissement acquisition
• Classement
• Conservation
• Description et indexation
• Diffusion
• …etc

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Types de classement des archives 

• Chronologique
• Alphabétique
• Numérique
• Systématique
• Structurel
• Fonctionnel
• Domaine d’activité

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Plan de classement 

• Pour gérer à bien un fonds d’archive, il est primordial de savoir classer les documents d’archives produits.
• Ce classement ne doit pas seulement servir à conserver de manière durable et en toute sécurité les documents archivés, mais il doit être également un outil performant qui facilite l’accès aux documents ainsi classés.
• Certes le  «classement parfait» n’existe pas, mais tout classement qui se veut pertinent doit avoir les critères suivants :

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Plan de classement 

• L’accessibilité : tout document doit être accessible ; le plan de classement étant basé sur une méthode visant à bien identifier les documents afin de les retrouver facilement

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• La mise à jour : tout plan de classement a pour finalité une gestion efficace des archives avec une conservation de l’information et des connaissances sans cesse remises à jour (faciliter le partage et la circulation de l’information, assurer la traçabilité, garantir la protection de l’information sensible et classifiée)

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Plan de classement 

• L’épuration : si le classement des documents consiste en leur mise en ordre intellectuelle et leur organisation logique et rationnelle, il comprend alors une phase d’épuration, c’est-à-dire l’élimination de tout document n’ayant plus de valeur (Les documents en doubles, les documents à supprimer, ceux à archiver…)

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• La fiabilité : méthodique et rigoureuse, le classement permet de repérer aisément un document et de le retrouver facilement, à toutes les étapes du cycle de vie, véritable outil professionnel, le plan de classement doit également répondre à des règles logiques et hiérarchisées pour être efficace à savoir :

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Plan de classement 

• Il doit être basé sur une structure logique de classement :

Basée sur un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents 

• Il doit permettre une systématisation et une uniformisation de l’ensemble de l’archivage des documents pour les retrouver facilement :

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Pratiques de préservation et conservation�

La préservation a pour objectif :

- D'assurer la sauvegarde du patrimoine documentaire sous la responsabilité des archivistes

- D’instaurer les mesures appropriées pour ralentir le processus naturel de dégradation des supports afin que ce patrimoine puisse à la fois être consulté aujourd'hui et transmis aux générations futures.

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Pratiques de préservation et conservation�

• La préservation est basée sur trois approches essentielles à savoir :
• Approche rationnelle: La préservation est structurée en fonction d'orientations et de priorités préétablies.
• Approche globale : La préservation s'inscrit dans une perspective couvrant l'ensemble des documents.
• Approche intégrée : La préservation est intégrée aux tâches quotidiennes.

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Quant à La gestion de la préservation, elle est pratiquée selon trois opérations :

Evaluation :

• C’est la mesure du degré de risque encourus par les fonds d’archives à titre d’exemple :
• température, humidité, systèmes de conditionnement de l'air,
• systèmes de conditionnement de l'air,
• l'examen des locaux, du mobilier et du matériel de rangement, dégager les points forts et les points faibles,
• énoncer des recommandations puis décider des mesures à prendre, et établir les priorités, …etc

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L’orientation :

• Le but de l'orientation est de fournir au service d'archives des objectifs précis sur lesquels se développeront les interventions.
• Politique de préservation : énoncer les orientations et déterminer les résultats visés.
• Procédures : élaborer les règles à observer et détailler les actions à accomplir.
• Mesures d'urgence : élaborer un plan d'intervention en cas d'urgence prévoyant les procédures d'alerte, de protection du personnel et de sauvetage des documents, ainsi que les façons d'assurer la sécurité des lieux

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L’action :

C’est répondre aux défaillances survenues au niveau du fond d’archives :

• -Contrôle des conditions ambiantes
• -Entretien des installations
• -Protection des documents
• -Protection des documents
• -Transfert de support
• -Restauration…etc

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Calendrier de conservation

• Il est appelé calendrier de conservation ou tableau de tri et il consiste à réserver pour chaque type d’archive un délai d’utilisation et à désigner son support.
• Appuyé d’un plan de classement, le calendrier de conservation est un outil de gestion documentaire d’un organisme public qui a plusieurs avantages :
• Il favorise une augmentation de la gestion documentaire et du respect des règlements tout en facilitant la prise de décision avec gain de temps, d’espace et du cout.
• Il permet également à éviter la destruction des documents administratifs de façon prématurée ou arbitraires.
• Pour le cas du Maroc, les délais de conservation sont prescrits par la Loi 69-99.

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Communication et valorisation

• La communication des archives a pour objectif de faire connaître et rendre accessibles les fonds archivés. Il s’agit en fait de diffuser et communiquer sur Internet c’est le mettre à la disposition du plus grand public, et offrir une vitrine intéressante pour la collectivité ou entreprise en question.

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Communication et valorisation

• Cependant, des enjeux majeurs risquent de compromettre la communication des archives du fait que les archivistes sont appelés à respecter les règles et principes de communication tout en garantissant le degré de transparence et l’accès équitable aux dites archives.
• En ce sens, ils sont à la fois garant des documents qu’ils gardent sans pour autant porter atteinte à la vie privée ni aux principes déontologiques de leur métier.

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Communication et valorisation

• En fait, cette phase de la pratique archivistique qui remet en cause la notion du secret du métier et de vie privée parce que le risque est inexorable notamment avec l’archivage électronique.

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