몰입을 위한 일정관리
퍼블리 CPO 이승국
기존 참가자의 이야기
지금까진 마감일을 중심으로 일정 관리를 하다보니 마감일에 치여 급박하게 일을 했고, 특정 시기에 일이 몰리면 결국 마감일을 지키지 못함. 반면 일을 언제 실행할 것인가를 먼저 생각하니 일정이 겹치지 않게 분배할 수 있게 되고, 결국 정해진 일을 모두 완수할 수 있었음. 게다가 구글 태스크를 도입하면서 캘린더 - 이메일 - 태스크를 통합하여 관리하게 된 것이 너무 편하네요!�- 박소령(CEO)
기존 참가자의 이야기
교육 매우 효과적. 하루 했는데 너무 좋아요! 빨리 습관되기를 바라는 중�제일 좋은 건 A업무 하는 동안 B 업무 생각 안해도 되는거..(이게 진짜 가능하다니)�- 오솔(People&Culture Manager)
환경에 따라 할 일 목록을 나눈게 행동으로 옮기는 것을 더 쉽게 만들어주네요. 업무를 하 면서 다른 생각하는 일이 줄어들었습니다.�- 서동환(Product Manager)
몰입(Flow)
“I developed a theory of optimal experience based on the concept of flow—the state in which people are so involved in an activity that nothing else seems to matter; the experience itself is so enjoyable that people will do it even at great cost, for the sheer sake of doing it”�- Mihaly Csikszentmihalyi, Flow
“top executives reported being five times more productive in flow”�- 10-year McKinsey and Co. study
몰입의 조건 (중 하나)
It’s important to note that one can’t experience flow if distractions disrupt the experience (Nakamura et al., 2009). Thus, to experience this state, one has to stay away from the attention-robbers common in a modern fast-paced life. A first step would be to turn off your smartphone when seeking flow.�
중요한 것은 순간이 아니라 오랫동안 몰입하는 것이다. 연속된 시간과 조용한 개인공간을 확보하는 일 외에도 몰입 중에는 주위에서 불러도 대답하지 못하는 경우다 허다하다.�
어디서 많이 들은 이야기?
Maker’s schedule vs Manager’s schedule�-> 우리는 실무자가 덩어리 시간을 확보할 수 있도록 매우 노력하고 있는 조직
하지만, 우리를 방해하는 것이 또 있다?
바로 나
우리는 우리 자신을 방해한다
우리는 한 번에 고작 2~3개 정도를 생각할 수 있다. 용량을 초과하면 높은 기능성을 발휘하지 못한다. 그러나 대부분 사람은 어리석게도 용량을 초과해서 기억하려 한다. 결국 주의력은 끊임없이 분산되고, 과도한 정신적 부하로 집중력은 방해를 받는다.
심각한 문제는 당신이 현재 아무 조치도 취할 수 없는 일들을 머리가 계속 상기시킨다는 것이다.
머리 속에 계속 남아 있는 이유
아니요
예
여러 단계가 필요한 프로젝트
2분 안에 처리할 수 있는가?
예
아니오
수집함(Inbox)
이것은 무엇인가?
실행할 행동이 있는가?
휴지통
언젠가 / 아마도
참고자료
다음 행동은 무엇인가?
프로젝트 기획
프로젝트 계획�(행동 검토)
실행한다
위임한다
연기한다
대기 중�(다른 사람이 실행)
일정표�(특정 시기에 실행)
다음 행동들�(가능한 빨리 실행)
수집함(Inbox)
휴지통
언젠가 / 아마도
참고자료
프로젝트 기획
프로젝트 계획�(행동 검토)
대기 중�(다른 사람이 실행)
일정표�(특정 시기에 실행)
다음 행동들�(가능한 빨리 실행)
이메일 Inbox, 슬랙 Starred, 지라/노션 알림
이메일 아카이브
지라 백로그�언젠가 / 아마도 리스트
컨플루언스�개인 메모
이메일 Label
지라, 노션 태스크 생성
지라, 노션 태스크 체크
이메일 snooze
슬랙 remind / star
캘린더
할 일 목록(w/ 일정)
캘린더
할 일 목록
수동적으로 체크
대기 중 목록을 능동적으로 체크하지 않도록 만드는 것이 중요!��ex: 이틀 뒤까지 답이 없으면 remind를 보내야겠다고 구체적으로 계획하고, 이틀 뒤 알림을 받도록 설정하라.
gmail의 snooze, 슬랙의 remind를 활용하라!
해당 일자/시간에 실행해야 하는 일�캘린더를 활용, 알림 받아서 처리 하면 됨
due date을 중심으로 관리하지 않도록 한다.�일정표대로 실행하면 된다라는 신뢰를 만들어야 한다.
대기 중�(다른 사람이 실행)
일정표�(특정 시기에 실행)
능동적으로 체크
수집함(Inbox)
언젠가 / 아마도
프로젝트 계획�(행동 검토)
다음 행동들�(가능한 빨리 실행)
이메일 Inbox, 슬랙 Star, 지라/노션 알림
지라, 노션 태스크
지라 백로그�언젠가 / 아마도 목록
할 일 목록
나만의 할 일 목록 만들기
특정 행동을 상기할 수 있는 상황으로 구분하는 것이 best�(+ 이용할 수 있는 시간, 쓸 수 있는 에너지, 우선순위 등의 조건 또한 활용 가능)
ex:�업무, 외출, 집에서, 주말에, 읽을 것, 전화, 컴퓨터, 심부름, 단순 노동, 5분 이하, 어디서나
저의 리스트:�할 일, 읽을 것, 외출, 집에서 / 주말에�(to do 는 아니지만 메모, 레퍼런스, 언젠가 아마도도 리스트로 관리:�개인 메모, 업무 메모, 제품 아이디어, 언젠가 / 아마도, 1-1 미팅 아젠다 + 피드백)�
우선순위로 리스트를 만드는 것은 추천하지 않음
트리거와 체크해야 할 리스트를 기억하라
트리거 / 체크 리스트 예:�1) 출근 직후 -> 캘린더, Inbox�2) 주말 오후 집에서 점심 먹고 -> 집에서 / 주말에 목록�3) 회사에서 틈틈이 시간 남을 때 -> 업무, Inbox
어떤 리스트를 체크해야 하는지 트리거는 모두 기억하고 실제 행동에 옮겨야 한다.�어떤 사람은 눈에 보이지 않으면 잊는 경향이 있어 종이를 꼭 봐야 하는 경우가 있다. 종이에 모든 트리거를 적어두는 것도 방법(일정을 종이로 관리하지 말고!)
매주 모든 목록을 정리하는 시간을 가져라
수집함(Inbox)
언젠가 / 아마도
프로젝트 계획�(행동 검토)
다음 행동들�(가능한 빨리 실행)
이메일 Inbox, 슬랙 Star, 지라/노션 알림
지라, 노션 태스크
지라 백로그�언젠가 / 아마도 목록
각종 할 일 목록
매주 모든 목록을 체크하는 시간을 만들어라�-> 할 일을 하는 것이 아니라 목록 정리만 하는 시간�-> 특히 언젠가 / 아마도 목록은 주 1회 체크하면 충분�-> 언젠가 / 아마도 목록에 아이템이 너무 많아지면 과감하게 휴지통으로�
능동적인 트리거 하나라도 더 제거하라
트리거가 많아질수록 이를 기억하기는 어려워진다. 능동적인 트리거를 최대한 수동적으로 받아볼 수 있게 바꾸는 것이 중요.
ex) 출근 직후에 캘린더를 보고 하루동안의 일정을 본다면:�구글 캘린더 - 슬랙 integration으로 매일 출근 시간대에 하루 일정을 받아 볼 수 있게 하라
갑자기 들어온 일
갑자기 들어온 일이 지금 하는 일보다 우선순위가 높은가?�대부분 그렇지 않은데도 불구하고, 갑자기 들어온 일을 처리한다. 갑자기 들어온 일은 일단 수집함으로 보내라(정말 급하고 중요한 일이 아니라면!)
ex: 슬랙 Saved items를 Inbox로 활용�슬랙 알림이 왔을 때, 내가 무언가를 해야 하는지(자세히 읽어보는 것 포함) 그냥 넘어가도 되는 메시지인지 10초 내로 판단하라
Time Estimation
time estimation은 지식 근로자가 평생 개발해야 하는 능력. 업무에 대한 경험이 많아질수록 비슷한 일에 대한 time estimation이 정확해져야 함. 계속 감으로 추정하기보다는 지속적으로 훈련하면서 정확도를 높여야 한다. 이를 통해 업무의 예측 가능성이 높아지고 일정관리를 하기 편해진다.
1) 태스크를 여러개의 작은 태스크로 나눠보는 연습: 작은 태스크일수록 추정 정확도가 높다. 15분 ~ 2시간 이내의 시간에 할 수 있는 일로 나누어라.
2) 미리 예측한 시간을 기록 -> 실제 걸린 시간 기록 -> 왜 차이가 났는지 리뷰(부정확했던 원인 파악해보기)
3) 난이도가 높은 태스크인 경우 time estimation을 위한 research 작업 선행하기
우선순위 관리
아이젠 하워의 Urgent / Important Priority Matrix�
우선순위 관리
머리를 비우는 일정관리를 위해 조금 더 응용해보자.
우선 중요하지 않은 일인 3, 4번은 하지 않는다고 생각한다.
우선순위 관리의 핵심은 중요한 순서대로 일을 나열하는 것이 아니라, 중요하지 않은 일을 과감하게 할 일에서 없애는 것이다.
참고: �워렛 버핏 “5개 빼고 다 버려!”�http://www.ttimes.co.kr/view.html?no=2016041115447762767
우선순위 관리
긴급하고 중요한 일은 가장 높은 우선순위로 해야겠지만, 그 일이 왜 긴급해졌는지 추후 리뷰하라. 그리고 앞으로는 그 일이 긴급해지지 않도록 장치를 마련하라.
“업무 자체가 긴급하게 들어오는 일을 처리하는 것인데 이게 가능할까요?”�-> 그래도 할 수 있는한 최대한 예측해보라.�경찰서, 소방서만큼 긴급한 일을 처리하는가? 심지어 경찰서, 소방서도 미리 예측하고 대응한다.
우선순위 관리
궁극적으로 모든 일을 급하지 않은 상태로 만들고 제대로 처리하라.
Key takeaways - 이 것만 기억하세요
실습
나만의 할 일 목록 만들기(Google Tasks)
추천: 할 일, 평일 외출, 집에서 / 주말에, 읽을 것, 어쩌다 / 아마도
Gmail 주요 기능 설명
뉴스레터 관리하기
Email Inbox Zero - 양이 많은 것부터 크게크게
오래된 메일 한꺼번에 Archive
Email Inbox Zero - 언젠가 / 아마도
언젠가 / 아마도 답변을 하거나 신경을 써야 하는 이메일
Email Inbox Zero - 일이 진행중인 이메일 쓰레드
나만의 트리거 / 체크 리스트 만들기
어떤 상황에서 무엇을 체크할 것인가? 일단 생각나는대로 만들어보기
ex: 출근 직후, 퇴근 직후, 점심 시간, 업무 시간 중 시간 남을 때(30분 이내, 1시간 이상), 휴가 쓴 평일, 평일 외출 했을 때, 주말 오후 등등
FAQ
Q. 캘린더에 넣어둔 태스크를 계속 날짜를 변경하면서 미루게 됨��1) 정말로 해당 시점에 할 수 있는 일이었는가?�- 무리하게 일정을 끼워넣은 것은 아닌지 �- 언젠가 / 어쩌면 리스트에 들어가야 할 일은 아닌지(우선순위가 낮은 일, 사실은 안해도 되는 일)
FAQ
2) 충분히 할 수 있었는데, 시작을 못했는가?�완벽주의자가 많이 겪는 문제: 완벽한 환경, 완벽한 목표, 완벽한 계획이 있어야 시작하려고 하는 것.�-> 당장 할 수 있는 일부터 하라, �-> 너무 높은 목표를 잡지 마라, 계획부터 하지 마라(충격적이게도!)�-> 작게 시작하라�-> 마찰력과 마찬가지로 정지 상태에서 움직이는 것이 가장 어려우니, 어떻게든 일단 시작한다는 마음가짐을 가져라
참고: https://www.deprocrastination.co/blog/3-tricks-to-start-working-despite-not-feeling-like-it�루틴의 힘 p138
FAQ
Q. 트리거를 만들어놨는데, 그 순간에 안보게 됨. ex: 일정 사이에 15분이 났다. 15분 짜투리 업무 목록이 있는데 보지 않았음.��1) 트리거를 너무 tight하게 설정한 것은 아닌지 생각해 볼 필요가 있음. 잠깐 쉬는 시간 15분이 났는데 15분짜리 태스크를 할 수 있을까?�2) 단순 업무와 에너지를 쏟아야 하는 업무를 번갈아 한다면 창의성과 효율성을 극대화 할 수 있음�
FAQ
Q. 슬랙 멘션을 받았을 때 답을 줄 때까지는 진행이 어려운 사안인 경우가 있음. 정말 실시간으로 답을 안해도 되나?��1) 멘션을 준 사람이 급한 일은 따로 알려주거나, 답변 기한을 정해주면 좋음�2) 요청을 받은 사람은 요청 받은 태스크를 하지는 못하더라도, 언제 할 예정인지 답을 해주면 좋음�3) 사람들이 여러개의 일을 들고 있어야 함. 대신 우선순위는 확실히 정해두고, 1순위 우선순위의 일을 처리하다가 막히면 다른 사람에게 ping을 하고, pong이 올 때까지 2순위의 일을 처리. 크게 고민 없이 바로 스위칭 할 수 있는 일을 적어도 3개 정도는 들고 있는게 좋음. 3개의 일 모두 더 이상 진행할 수 없는 상황이 오면, 그 때 병목을 없애는 시도(리마인드 등)
다음 주에 봅시다