TATACARA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI

UMPSA

2

3

Lantikan Pegawai Bertanggungjawab di PTj:-

1. Pegawai Aset
2. Pegawai Aset Penyelidikan
3. Pegawai Penerima
4. Pegawai Pemeriksa

Bagi memudahkan proses pengurusan harta alih berkenaan, beberapa peringkat pengurusan aset yang terkandung pada Tatacara Pengurusan Aset telah dinyahpusat kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) di UMPSA. Pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa Aset dan Pegawai Penerima daripada kalangan staf di PTJ telah pun dilaksanakan bagi membantu proses pengurusan aset di PTJ masing-masing.

Rangkaian Sistem Pengurusan Aset Di UMPSA

BUDGETTING

Proses Semakan Bajet / Pindahan Peruntukan

PEROLEHAN

Proses Pembelian/ Penyelenggaraan Aset & Inventori

FIXED ASSET REGISTER

PAYABLE (AP)

Proses Pembayaran & Kemaskini Status Aset

​

GENERAL LEDGER (GL)

Rekod Aset, Belanja, Susunilai, Hapuskira/ Pelupusan

​

5

PENERIMAAN

PENDAFTARAN

PEMERIKSAAN

PENYELENGGARAAN

PELUPUSAN

KEHILANGAN

TATACARA PENGURUSAN ASET

6

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN AM

​

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) ini adalah bertujuan untuk menguruskan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah yang meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan Penyelenggaraan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.

7

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN AM

​

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) ini adalah bertujuan untuk menguruskan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah yang meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan Penyelenggaraan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN

SEMASA TEMPOH PENYELIDIKAN AKTIF

• Dibawah tanggungjawab ketua projek & kumpulan penyelidik

​

• Perlu dimaklumkan kepada Pegawai Aset Penyelidikan

​

• Ditempatkan dilokasi sepertimana dinyatakan pada KEWPA 2/3 dalam keadaan selamat & terjaga

​

• Jika berlaku perubahan lokasi penempatan, KEWPA 2/3 perlu dikemaskini lokasi penempatan

​

• Disenaraikan pada KEWPA 7-Senarai Aset di Lokasi

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN – samb.

SEMASA TEMPOH PENYELIDIKAN AKTIF

• Jika memerlukan penyelenggaran/maintenance

​

• Keselamatan Aset Penyelidikan terjaga.

​

• Pemantauan berkala oleh kumpulan penyelidik

​

• Jika berlaku kehilangan pada Aset Penyelidikan, ianya perlu dilaporkan.

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN

• Jika diminta untuk diserahkan kembali ke penaja, ianya perlu dilakukan melalui prosess pelupusan bagi tujuan pengeluaran daripada daftar aset.

​

• Dibawah tanggungjawab ketua projek & kumpulan penyelidik dan boleh digunapakai untuk projek penyelidikan yang lain.

​

• Ditempatkan dilokasi sepertimana dinyatakan pada KEWPA 2/3 dalam keadaan selamat & terjaga

​

• Jika berlaku perubahan lokasi penempatan, KEWPA 2/3 perlu dikemaskini lokasi penempatan

​

• Disenaraikan pada KEWPA 7-Senarai Aset di Lokasi

SELEPAS TEMPOH PENYELIDIKAN TAMAT

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN

BERSARA/BERHENTI

• Serah Kepada Ahli projek
• Serah kepada

Fakulti/PTJ

TAMAT TEMPOH PROJEK

• Diguna Pakai untuk penyelidikan lain
• Lupus Hadiah
• Lupus Beli
• Serah Kepada Fakulti/PTJ

KEMATIAN

Tanggungjawab ahli kumpulan:

• Diambil oleh Ahli projek
• Serah kepada Fakulti/PTJ

ALATAN/BARANG ROSAK @MUSNAH

• Lupus Musnah

SELEPAS TEMPOH PENYELIDIKAN TAMAT

PERGERAKAN / PEMINJAMAN ASET PENYELIDIKAN

MENGISI KEWPA 9

• Borang

Penyerahan/Pinjaman Peralatan Milik UMPSA

• Jika Aset Penyelidikan dibawa keluar dari UMPSA
• Diserahkan ke Bahangian Keselamatan UMPSA
• Pemantauan oleh Pegawai

Bertanggungjawab

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN

PINDAH MILIK ASET PENYELIDIKAN

Aset Penyelidikan boleh dipindah milik kepada mana individu samaada penyelidik dibawah satu kumpulan atau penyelidik lain yang berkaitan.

​

Ianya boleh dilakukan melalui Pegawai Aset Penyelidikan dalam tempoh Pegawai masih aktif sebagai staf ataupun sebelum berpencen/berhenti dari UMPSA.

PERMOHONAN PINDAH MILIK ASET PENYELIDIKAN

Kemaskini Borang Permohonan Pindah Milik KEWPA 2/3 (Asal)

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN

KAEDAH PELUPUSAN ASET PENYELIDIKAN

Disarankan untuk dilupuskan apabila mempunyai kriteria berikut:

• Tidak ekonomi dibaiki
• Usang/obselete
• Rosak & tidak boleh digunakan
• Keupayaan aset tidak lagi diperingkat optimum
• Tiada alat ganti/Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
• Perubahan teknologi

​

Nilai buku bersih aset penyelidikan akan dikeluarkan apabila pelupusan dibuat

LUPUS HADIAH

02

LUPUS PINDAH

LUPUS BELI

LUPUS MUSNAH

03

04

01

PENGURUSAN ASET PENYELIDIKAN

15

JAWATANKUASA MESYUARAT PELUPUSAN HARTA

• Nilai perolehan keseluruhannya tidak melebihi RM50,000.00
• Dipengerusikan oleh Bendahari serta dihadiri oleh Ahli Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan.
• Kelulusan pelupusan akan dibawa ke Jawatankuasa Tetap Kewangan untuk makluman.

Pihak Berkuasa Pelupusan Universiti

JAWATANKUASA MESYUARAT BERKUASA PELUPUSAN

• Nilai perolehan keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.00
• Dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor (PNI) serta dihadiri oleh Ahli Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan.
• Kelulusan pelupusan akan dibawa ke Jawatankuasa Tetap Kewangan untuk makluman.

JAWATANKUASA TETAP KEWANGAN

• Bagi semua harta yang mana nilai perolehan keseluruhannya bernilai RM500,000.00 dan ke atas kuasa menghapuskira diberi kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan.

​

​

KUASA MELUPUS & HAPUSKIRA

​

Lembaga Pengarah Universiti mempunyai kuasa melupus dan menghapuskira barang-barang dan harta benda Universiti.

​

Barang-barang Universiti tidak boleh dijual atau dilupuskan tanpa kebenaran Lembaga Pengarah atau Jawatankuasa Tetap Kewangan atau Pegawai Pengawal yang diberi kuasa.

​

Lembaga Pengarah Universiti telah menurunkan kuasanya, untuk melupuskan dan menghapuskira barang-barang dan harta benda yang tidak boleh digunakan dengan ekonomi lagi dan hanya dapat hasil jualan sisa atau tidak ada nilai untuk dijual dan tidak boleh dijual atas dasar Universiti kepada Pihak Berkuasa Pelupusan Universiti.

16

​

PELUPUSAN

• Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
• Aset telah Usang & Tidak Ekonomi Untuk Dibaiki.
• Tiada Alat Ganti Dipasaran / Perubahan Teknologi
• Rosak & Tidak Boleh Digunakan / Usang

​

Mesyuarat Berkuasa Pelupusan

(MBP)

​

Pengerusi : Naib Canselor / Timbalan Naib Canselor

Ahli : Bendahari

: Ahli-ahli Jawatankuasa

Pemeriksaan Pelupusan

(Harta Komputer / Bukan Komputer) yang telah dilantik.

​

Setiausaha : Pegawai Kewangan, Unit Aset

​

17

Fungsi Mesyuarat Berkuasa Pelupusan

​

• Meneliti dokumen pelupusan yang disediakan oleh Jawatankuasa Pemeriksaan Pelupusan.

​

• Mengesyorkan Tindakan pelupusan yang akan digunapakai bagi setiap permohonan pelupusan.

​

• Menandatangani syor dan Keputusan mesyuarat; dan.

​

• Sekiranya Mesyuarat Berkuasa Pelupusan tidak berpuas hati dengan laporan Jawatankuasa Pemeriksaan Pelupusan maka Pengerusi boleh mengarahkan dokumen pelupusan dibuat semula

18

KATEGORI PELUPUSAN

Jawatankuasa Pemeriksaan Pelupusan (Harta Komputer)

Jawatankuasa Pemeriksaan Pelupusan (Harta Bukan Komputer)

​

Pengerusi : Pengarah / Ketua Jabatan

Pusat Teknologi Maklumat

Dan Komunikasi

Ahli : Pegawai Sistem Maklumat

: Staf Akademik / Staf yang

dalam bidang berkaitan

Setiausaha : Pegawai Kewangan,

Unit Aset

​

​

Pengerusi : Pengarah / Ketua Jabatan

Pusat Pembangunan Dan

Pengurusan Harta

Ahli : Pegawai Jabatan Pendaftar / Jurutera / Jurutera Pengajar /

Wakil Jabatan atau Fakulti yang

berpengalaman dalam peralatan

: Staf Akademik / Staf yang dalam

bidang berkaitan

Setiausaha : Pegawai Kewangan, Unit Aset

​

19

Bagi tindakan pelupusan pula, Pegawai Pemeriksa Pelupusan juga dilantik daripada kalangan staf di PTJ & Fakulti yang berkemahiran bagi membantu pihak Universiti dalam menguruskan harta lupus.

Lantikan Pegawai Pemeriksa Pelupusan:-

1. Harta Komputer
2. Harta Bukan Komputer

20

KEHILANGAN

​

• Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

​

• Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

​

• Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

​

• Salinan Laporan Polis & Laporan Awal KEW.PA 33 dihantar ke Jabatan Bendahari

​

• Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan Salinan Laporan Polis terus kepada:-

​

(i) NC & Bendahari ; dan

(ii) Salinan Kepada Ketua Audit Dalam

21

Fungsi Jawatankuasa Siasatan

• Mengumpul data dan maklumat berkaitan kes kehilangan
• Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan
• Memeriksa sendiri tempat berlakunya kehilangan
• Meneliti laporan polis yang dibuat mengenai kehilangan
• Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang
• Memastikan samada Tatacara Pengurusan Aset dan Arahan Keselamatan Kerajaan dipatuhi
• Mengenalpasti kelemahan yang wujud
• Mengesyorkan langkah-Langkah keselamatan bagi mengelak berlakunya kejadian kehilangan

Fungsi Mesyuarat Jawatankuasa Kehilangan & Kerosakan Harta

​

• Meneliti Hasil Pendapatan Jawatankuasa Siasatan
• Mengesyorkan Tindakan Hapuskira / Tatatertib

22

JANNATUL AINA BINTI ARSHAD

-

MUHAMMAD ADAM ARIEF BIN ROZILAN

Pembantu Tadbir (Kewangan)

013-947 2037

jannatul@umpsa.edu.my

MOHAMAD FADZLI HISYAM BIN ABDUL HIDAYAH

Penolong Akauntan

017-973 3274

mfhisyam@umpsa.edu.my

Pembantu Eksekutif Pentadbiran

011-6101 2738

arief@umpsa.edu.my

ROSSLAILIE BINTI

HARUN

Pembantu Tadbir (Kewangan)

017-901 9609

rosslailie@umpsa.edu.my

SEKIAN, TERIMA KASIH.