e-Faktura

Przewoźnik Floty Ekskluzywnej

​

e-faktura dla floty ekskluzywnej

Korzyści:

• Szybsze i elektroniczne fakturowanie
• Automatyzacja procesu
• Wszystkie informacje dostępne w jednym miejscu

E-fakturowanie jest dostępne dla Raportów Rozliczeniowych (Reimbursement Report), które zawierają transporty, dla których jest wymagana tylko cyfrowa kopia listu przewozowego CMR.

Każda wygenerowana e-faktura jest automatycznie widoczna na Portalu Rubiwin oraz przesyłana do systemu księgowego Redspher, co oznacza, że nie musisz jej wysyłać dodatkowo poprzez e-mail.

Transporty, dla których wymagany jest papierowy egzemplarz CMR będą uwzględnione na oddzielnym Raporcie Rozliczeniowym (Reimbursement Report). Taki Raport powinien zostać zafakturowany w Twoim własnym systemie księgowym, a następnie wszystkie dokumenty powinny zostać wysłane pocztą (lub ewentualnie poprzez e-mail ze względu na restrykcje związane z COVID-19) do odpowiedniego Działu Księgowości.

​

by

Wymagania do e-fakturowania

Zanim zaczniesz, upewnij się, że:

• Informacje dotyczące Twoje konta bankowego
• Twój numer NIP
• Twój numer REGON

są prawidłowo zaktualizowane na Portalu Rubiwin w sekcjach: Account/Company (konto bankowe) oraz Account/Documents (dla numeru NIP i REGON)

Jeżeli są nieaktualne lub niewypełnione, będą nieprawidłowo umieszczone na e-fakturach.

Skontaktuj się z Flash w celu zaktualizowania tych danych.

​

​

​

by

Reimbursement Report do e-fakturowania

by

Jak tylko raport zostanie wygenerowany, otrzymasz e-mail z załącznikami (ogólnym i szczegółowym raportem).

Aby rozpocząć proces e-fakturowania, kliknij na Link w treści wiadomości:

Dostęp do e-fakturowania

Być może zanim przejdziesz do e-fakturowania, najpierw będzie wymagane zalogowanie się do portalu:

by

Po kliknięciu w Link, zostanie otwarty Portal Rubiwin - sekcja Finance/e-invoice 2PL, gdzie możesz rozpocząć e-fakturowanie:

Wystawianie e-faktury (1)

by

Aby wystawić e-fakturę:

​

1. Wybierz miesiąc, rok i kliknij Filter aby wyświetlić listę raportów rozliczeniowych (Reimbursement Report).

Wystawianie e-faktury (2)

by

2. Kliknij przycisk invoice który jest dostępny obok raportu rozliczeniowego do e-fakturowania , który chcesz zafakturować.

Na tej liście są widoczne wszystkie raporty rozliczeniowe (Reimbursement Reports). W tej kolumnie możesz zidentyfikować, które raporty mogą być e-fakturowane (Yes/Tak), a które nie (No/Nie).

Wystawianie e-faktury (3)

by

3. Po kliknięciu przycisku invoice nastąpi przekierowanie do formularza, za pomocą którego można wystawić e-fakturę poprzez:

• wpisanie numeru faktury
• następnie kliknięcie przycisku PAY

​

Termin płatności (Invoice due date) Data faktury (Invoice date) i stawka VAT będą zdefiniowane i nie mogą być modyfikowane.

Wystawianie e-faktury (4)

by

4. Po kliknięciu PAY zobaczysz następującą wiadomość:

a na Twoją skrzynkę pocztową zostanie wysłana wiadomość z załączoną e-fakturą:

​

Wystawianie e-faktury (5)

by

5. Od tej pory, Twoja e-faktura będzie także dostępna na Portalu Rubiwin: sekcja Finance/e-invoice 2PL -> możesz ją pobrać klikając na dokument:

Przykładowa e-faktura

by

Ogólna Szczegółowa

I to wszystko!

Po wygenerowaniu, każda e-faktura jest automatycznie wysyłana do systemu księgowego Redspher, a następnie zostanie zaksięgowana i opłacona przez odpowiedni Dział Księgowości.

Jak fakturować Raporty Rozliczeniowe z transportami, dla których wymagany jest fizyczny egzemplarz CMR?

Takie raporty muszą być fakturowanie tradycyjnie w Twoim systemie księgowym, a następnie wysłane wraz z wymaganymi dokumentami do naszego Działu Księgowości.

​

by

Tradycyjne fakturowanie Raportów Rozliczeniowych

by

Jak tylko raport z transportami, dla których wymagana jest fizyczna kopia CMR, zostanie wygenerowany, otrzymasz e-mail z załącznikami (ogólnym i szczegółowym raportem).

1. Wystaw własną fakturę w swoim systemie księgowym.
2. Załącz odpowiedni Raport Rozliczeniowy i wymagane kopie CMR.
3. Wyślij wszystkie dokumenty na adres e-mail: accountspayable@flash-global.net do naszego Działu Księgowości.

Dziękujemy!