Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг

Актуалізація опорних знань і життєвого досвіду

Розкажіть про свій досвід використання документів:

Поняття документу

Документ — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Призначення та класифікація документів

Документи можуть бути класифіковані за такими ознаками:

За змістом:

• з адміністративних питань,

• з бухгалтерського обліку,

• планування та ін.;

За походженням:

• службові,

• особисті;

За терміновістю:

• термінові,

• нетермінові;

Призначення та класифікація документів

(Продовження…) Документи можуть бути класифіковані за такими ознаками:

За доступністю:

• секретні, особливо секретні, для службового використання, несекретні;

За формою:

• типові, індивідуальні;

За типом носіїв:

• паперові, електронні;

За термінами зберігання:

• тимчасового зберігання (до 10 років), довготермінового (понад 10 років),

• постійного;

Призначення та класифікація документів

(Продовження…) Документи можуть бути класифіковані за такими ознаками:

За характером інформаційних зв’язків:

• вхідні,

• вихідні,

• внутрішні;

За назвою:

• акти,

• інструкції,

• протоколи,

• накази,

• звернення та ін.

Призначення та класифікація документів

Оригінал службового документа – примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».

Призначення та класифікація документів

Копія документа – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак

Документування — це процес створення і оформлення документів

Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або одержання і до завершення виконання або відправлення.

Це рух документа від суб’єкта до об’єкта управління і навпаки, рух документа всередині об’єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв’язку

Документообіг

Організація документообігу ґрунтується на таких принципах:

• рух документів повинен мати мінімальну кількість повернень на попередні етапи;

• документи мають спрямовуватися виконавцям відповідно до їхніх обов’язків, щоб уникнути дублювання операцій.

Документообіг

Основними етапами документообігу є такі:

Документообіг

Виділяють такі види документообігу:

централізований

децентралізований

змішаний

вхідні

вихідні

внутрішні

Документообіг

Суб’єкти документообігу:

Поняття документу

Автор електронного документа — особа, яка створила електронний документ.

Поняття документу

Підписувач електронного документа – особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа

Посередник — особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб'єктів електронного документообігу.

Адресат (одержувач) — особа, якій адресується документ.

Загальні правила оформлення документів

Текст документа має бути викладений:

стисло

грамотно

зрозуміло

об’єктивно

без повторів

відрізнятися нейтральним тоном

без вживання слів і зворотів, що не несуть смислового навантаження

Запитання для рефлексії

1. Чи можна сказати, що я розумію поняття «документ» і «документообіг»?

2. Що було незрозумілим на уроці?

3. Чи маю я задоволення від своєї роботи на уроці?

4. Які перешкоди вдалося подолати на уроці?

Домашнє завдання

Законспектувати у зошит головне.

​

Дякую за увагу!