PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
• Sebagai Fondasi Transformasi Sistem Informasi Kearsipan Digital
• Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sukabumi
• Materi Bimbingan dan Konsultasi Pemberdayaan Sistem Informasi Kearsipan Digital
• 24 September 2026
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 1
PANTUN
Ke Palabuhanratu membawa bekal,�Singgah sebentar menikmati suasana.�Mari kelola arsip secara digital,�Agar informasi tertata dan mudah ditemukan
Pagi hari memetik melati,�Melati harum di tepi taman.�Arsip tertata, informasi berarti,�Digital berkembang, pelayanan pun semakin nyaman.�
Pergi ke Cisaat membawa buku,�Singgah sebentar membeli pena.�Mari kita kelola arsip dengan ilmu,�Agar tertib dan mudah dicari datanya.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 1
DASAR HUKUM UTAMA
• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009.
• Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
• Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya.
• Peraturan ANRI terkait pengelolaan arsip dinamis, penciptaan/naskah dinas, klasifikasi arsip, JRA, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 19
TUJUAN PEMBELAJARAN
• Memahami konsep dan siklus pengelolaan arsip dinamis.
• Memperkuat peran unit pengolah, unit kearsipan, arsiparis, dan pengelola arsip.
• Menerapkan penataan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip secara tertib.
• Menghubungkan tata kelola arsip dinamis dengan pengelolaan arsip digital.
• Mendorong pengelolaan arsip yang autentik, utuh, terpercaya, aman, dan mudah ditemukan kembali.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 3
MEMAHAMI ARSIP DINAMIS
• Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
• Arsip aktif: frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
• Arsip inaktif: frekuensi penggunaannya telah menurun tetapi masih memiliki nilai guna.
• Arsip vital: arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 4
SIKLUS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
• Penciptaan → Registrasi → Klasifikasi → Pemberkasan → Penyimpanan
• Penggunaan/Akses → Pemeliharaan → Penyusutan → Pemindahan/Pemusnahan/Penyerahan
• Pengelolaan arsip harus dipandang sebagai satu siklus yang berkesinambungan.
• Setiap kegiatan pemerintahan harus menghasilkan arsip yang dapat menjadi bukti pelaksanaan kegiatan.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 5
PENCIPTAAN ARSIP
• Arsip tercipta dari pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
• Perhatikan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, autentisitas, kelengkapan, keamanan, dan kebutuhan akses.
• Prinsip: setiap kegiatan menghasilkan arsip; setiap arsip menunjukkan kegiatan yang melahirkannya.
• Pada lingkungan digital, arsip perlu ditangkap dan dikendalikan sejak awal proses bisnis.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 6
PENATAAN DAN PEMBERKASAN
• Gunakan klasifikasi arsip dan sistem pemberkasan yang konsisten.
• Bangun struktur berkas berdasarkan kegiatan/fungsi, bukan sekadar nama pegawai atau lokasi penyimpanan.
• Pastikan arsip mudah ditemukan kembali dan konteksnya tetap jelas.
• Hindari file tanpa identitas seperti 'Scan001.pdf' atau penyimpanan yang tersebar di perangkat pribadi.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 7
PENGGUNAAN, KEAMANAN, DAN AKSES
• Tidak semua arsip dapat diakses oleh semua orang.
• Atur tingkat keamanan, hak akses, pengguna, kewenangan, dan pencatatan penggunaan.
• Jaga keutuhan arsip dari perubahan yang tidak sah.
• Dalam lingkungan digital, pengendalian akses dan keamanan sistem menjadi semakin penting.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 8
PEMELIHARAAN ARSIP
• Tujuan: menjaga arsip tetap utuh, autentik, aman, dan dapat digunakan.
• Arsip fisik: perhatikan kondisi ruang, media, perlindungan, dan penanganan.
• Arsip digital: perhatikan format file, metadata, penyimpanan, backup, hak akses, keamanan, dan keberlangsungan akses.
• Digitalisasi tidak berhenti pada membuat salinan PDF.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 9
PENYUSUTAN ARSIP
• Arsip dinamis harus dikelola berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
• Pemindahan: arsip aktif yang menurun frekuensi penggunaannya dipindahkan ke unit kearsipan.
• Pemusnahan: dilakukan terhadap arsip yang telah memenuhi ketentuan dan tidak memiliki nilai guna lagi.
• Penyerahan: arsip bernilai kesejarahan/permanen diserahkan kepada Lembaga Kearsipan sesuai ketentuan.
• Pesan: jangan menyimpan semua arsip selamanya; jangan memusnahkan arsip tanpa dasar.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 10
ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN DIGITAL
• Digitalisasi bukan sekadar scanning dokumen.
• Transformasi digital harus mengubah proses bisnis pengelolaan arsip.
• Arsip elektronik perlu dikelola dengan konteks, metadata, keamanan, autentisitas, integritas, dan akses.
• Aplikasi adalah alat untuk mendukung tata kelola arsip; aplikasi bukan tujuan akhir.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 11
ALUR KONVENSIONAL VS DIGITAL
• Konvensional: Surat masuk → pencatatan → disposisi → berkas fisik → penyimpanan.
• Digital: Naskah elektronik → registrasi → klasifikasi → disposisi elektronik → pemberkasan → penyimpanan → penyusutan.
• Tujuan akhirnya sama: arsip yang tertib, autentik, aman, tersedia, dan dapat ditemukan kembali.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 12
PERAN UNIT KEARSIPAN
• Melakukan pembinaan internal pengelolaan arsip.
• Mengelola arsip inaktif dan mendukung penyusutan.
• Melaksanakan pemindahan arsip sesuai ketentuan.
• Mendukung penerapan klasifikasi, JRA, keamanan, akses, dan sistem informasi kearsipan.
• Melakukan koordinasi dengan unit pengolah dan Lembaga Kearsipan Daerah.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 13
PERAN ARSIPARIS/PENGELOLA ARSIP
• Bukan sekadar petugas penyimpan dokumen.
• Memberikan konsultasi dan pendampingan kepada unit kerja.
• Mengawal penciptaan, klasifikasi, pemberkasan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
• Menjadi penghubung antara kebutuhan organisasi, tata kelola arsip, dan transformasi digital.
• Peran kunci: pengelola arsip + pengendali informasi + pendamping transformasi digital.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 14
INTEGRASI DENGAN SISTEM INFORMASI
• Penciptaan → Registrasi → Klasifikasi → Pemberkasan → Penyimpanan
• → Penggunaan/Akses → Pemeliharaan → Penyusutan
• Sistem informasi harus mendukung siklus pengelolaan arsip, bukan hanya penyimpanan file.
• Data dan metadata harus mendukung temu kembali, keamanan, dan pengendalian arsip.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 15
MASALAH YANG SERING TERJADI
• Arsip tersebar pada masing-masing pegawai.
• Belum seragamnya klasifikasi dan pemberkasan.
• Arsip digital tersimpan di perangkat atau media pribadi.
• Duplikasi file dan tidak jelasnya versi dokumen.
• Metadata belum optimal.
• Kompetensi SDM dan koordinasi unit pengolah–unit kearsipan belum optimal.
• Pemanfaatan JRA dan penyusutan belum konsisten.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 16
STRATEGI PENGUATAN
• 1. SDM: peningkatan kompetensi arsiparis/pengelola arsip.
• 2. Regulasi: kebijakan internal kearsipan yang jelas dan diterapkan.
• 3. Tata kelola: klasifikasi, pemberkasan, JRA, keamanan, dan akses.
• 4. Teknologi: optimalisasi sistem informasi kearsipan digital.
• 5. Pengawasan: monitoring dan evaluasi secara berkala.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 17
INDIKATOR PENGELOLAAN YANG BAIK
• Arsip tercipta dari kegiatan dan dapat dibuktikan konteksnya.
• Klasifikasi dan pemberkasan konsisten.
• Metadata tersedia dan arsip mudah ditemukan kembali.
• Keamanan dan hak akses terkendali.
• Arsip terpelihara dan tetap dapat digunakan.
• Penyusutan dilakukan berdasarkan JRA.
• Arsip digital dikelola secara sistematis, bukan sekadar hasil pemindaian.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 18
PESAN KUNCI
• Arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan; arsip adalah bukti kegiatan dan memori organisasi.
• Pengelolaan arsip dimulai sejak arsip diciptakan.
• Arsip digital bukan hanya hasil scanning.
• Unit pengolah dan unit kearsipan harus bekerja sebagai satu kesatuan.
• Sistem informasi adalah sarana untuk memperkuat tata kelola kearsipan.
• Keberhasilan transformasi digital membutuhkan SDM, tata kelola, regulasi, teknologi, dan komitmen pimpinan.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 20
PANTUN
Naik perahu menuju dermaga,�Air tenang terkena cahaya.�Arsip tertib menjadi budaya,�Digitalisasi memperkuat tata kelola.�
Ke Cibadak membeli sukun,�Pulangnya singgah di Cisaat.�Arsip dikelola dengan tekun,�Informasi terjaga, pelayanan pun meningkat.
Semoga apa yang kita bahas hari ini tidak berhenti sebagai pengetahuan, tetapi dapat diterapkan di unit kerja masing-masing. Karena arsip yang tertib hari ini adalah informasi yang sangat berharga bagi organisasi di masa yang akan datang. Terima kasih.”
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi | 1