Etablir un système de supervision à distance de projets et
de Suivi & Evaluation via KoboToolbox
Ce dont vous aurez besoin :
Ce que nous couvrirons :
Créer un compte
Naviguez vers :
http://www.kobotoolbox.org/
Cliquez “GET STARTED”
Sélectionnez “Sign Up or Log in”
Sous le titre:
“RESEARCHERS, AID WORKERS & EVERYONE ELSE”
Utilisez le compte de droite !
Cliquez “or create an account”
Remplissez le formulaire avec les informations requises et cliquez “Create Account”
Lorsque vous voyez cette page,
Naviguez vers votre compte email
Ouvrez vos emails et trouvez le message de « support » avec comme objet
“Activate your KoBoToolbox Account”
Cliquez le long lien dans l’email afin d’activer votre compte.
Se familiariser avec le site
KoBo Toolbox
Ceci est la page d’accueil après avoir accéder au compte KoboToolbox
D’ici, vous pouvez créer de nouveaux projets ou retrouver des projets existants
Afin de retourner sur cette page plus tard, naviguez vers:
kf.kobotoolbox.org
Cliquez sur la lettre dans le coin droit en haut de la page afin d’accéder aux options de votre compte comme changer la langue du site ou pour se déconnecter de votre compte.
Cliquez sur l’icône mauve en bas à droite de l’écran pour obtenir de l’aide. Vous pouvez :
Poser des questions à l’équipe de soutien de Kobo Toolbox ou
Trouver un lien vers le « Help Center » (voir slide suivant)
http://help.kobotoolbox.org/
En bas à gauche de l’écran, vous trouverez deux icônes pour les utilisateurs plus avancés (versions LEGACY, SOURCE CODE), ainsi qu’un autre lien vers le Help Center Kobo.
Utilisez les icônes dans le coin gauche de la page afin de passer d’un projet à l’autre (càd les questionnaires) ainsi qu’à la bibliothèque de questions.
« Projets » sont des questionnaires que vous créez pour collecter des données.
Dans la “Bibliothèque” vous trouverez des questions communément utilisées et publiées par d’autres utilisateurs de Kobo, ainsi qu’un endroit où sauvegarder les questions que vous utilisez régulièrement dans vos questionnaires.
Lorsque vous créez des questionnaires, ils seront sauvegardés dans la section « Brouillons » de la page « Projets ».
Lorsque vous avez terminé de créer un questionnaire, vous devez le déployer. Une fois déployé, le questionnaire apparaît dans la section “Déployé”.
Les anciens questionnaires que vous n’utilisez plus, apparaîtront dans les “Archivés”
Une fois que vous avez créé et déployé des questionnaires, ils apparaîtront sur la page d’accueil de votre compte Kobo Toolbox.
De plus, l’information sur chaque formulaire, telle que le nombre de soumissions, apparaîtra sur votre page d’accueil.
Créer des formulaires, questionnaires et enquêtes pour collecter des données
Pour commencer, cliquez sur “Nouveau”,
Ensuite, cliquez sur “Projet”
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Nommez votre « projet » (càd votre enquête/questionnaire) et donnez-en une brève description.
Ensuite, sélectionnez le secteur, le pays et cliquez sur “Créer le projet/Create Project”
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Une fois que vous avez créé un projet, vous serez amené sur cette page
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Le nom de votre questionnaire doit être écrit au-dessus de la page et peut être édité en tapant dans la boîte et en cliquant SAUVEGARDER.
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Avant d’ajouter des questions, cliquez sur METADONNEES, START TIME, END TIME »
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Sélectionnez chaque boîte de métadonnées et cliquez sur l’icône paramètres.
Assurez-vous que toutes les catégories apparaissent dans la boîte métadonnées, ensuite cliquez sur « SAUVEGARDER ».
Afin d’ajouter une question, cliquez sur le bouton « + »
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Tapez votre question et cliquez « AJOUTER QUESTION »
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
EXEMPLE: Créer une question de type “texte”
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Après avoir choisi le type de question, vous reviendrez vers le questionnaire. Veuillez noter les icônes sur la droite de la question pour accéder aux paramètres, copier, effacer ou ajouter la question à la bibliothèque.
Paramètres
Effacer Question
Ajouter Question à la bibliothèque
Copier Question
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Cliquez sur l’icône “Paramètres” pour ouvrir le menu suivant
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Paramètres
Nom de la Colonne des Données : Ceci fait référence au titre de la colonne qui reprendra les réponses à cette question lorsque vous aurez exporté les données vers un fichier Excel. Ce titre devrait être court et précis, peut contenir des chiffres (mais ne peut pas débuter avec un chiffre), des lettres (uniquement alphabet latin), et des tirets bas (_). Il ne peut pas y avoir d'espaces ni de caractères spéciaux.
Indice de question : Le texte que vous insérez ici apparaîtra en petit sous le titre de la question. Vous pouvez utiliser ceci pour donner du contexte ou une explication à votre question.
Réponse obligatoire : Cochez cette case pour rendre une question obligatoire.
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Paramètres
Réponse par Défaut : Si l'enquêteur ne donne pas de réponse pour cette question, l'information que vous inscrivez dans cette case sera utilisée par défaut pour remplir votre fichier de données.
Apparence (avancée) : Sélectionnez une option ou entrez un code pour changer l'apparence de la question. Ceci n'est pas requis mais peut être utile dans certains cas.
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Paramètres
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
EXEMPLE: Dans cet exemple, nous utiliserons un projet hypothétique d’infrastructure scolaire afin d’illustrer comment utiliser la catégorie de question “Sélectionner une” avec une dépendence “Critères de passsage” (càd une arborescence de questions)
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
“Sélectionner une” question donne au répondant une liste d’options parmi lesquelles il ne peut en sélectionner qu’une seule.
Option 1, 2: Entrez les options qui seront dans la liste visible au répondant ici. Cette liste peut être étendue en sélectionnant “+ Click to add another response” autant de fois que voulu.
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
EXEMPLE: Maintenant, il y a trois options, nous allons introduire “Critères de passage/Skip Logic”. Si vous sélectionnez “Active”, le répondant devra répondre à une question supplémentaire. Si le répondant sélectionne l’une de ces autres options, aucune question additionnelle ne sera requise. Pour cela, sélectionnez l’icône “Paramètres”.
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Skip Logic (“Critères de passage”): Une fois l’icône “Paramètres” sélectionné, naviguez à gauche de l’écran et sélectionnez “Critères de passage”. Ensuite, cliquez sur “+ajouter une condition”
Paramètres
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Lorsque vous êtes sur la page « Critères de passage/Skip Logic », cliquez sur « Choisir une question depuis la liste », et choisissez la question souhaitée.
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Maintenant, sélectionnez la « logique » dans « Critères de passage ». Dans cette section, vous décidez quelle condition doit être remplie afin qu’une autre question soit posée. Dans cet exemple, tant que le répondant répond à la question « Nom du projet », il pourra répondre à la question « Etat du projet ».
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Géo-capacitation de Projets : Lancer un nouveau projet et créer un formulaire
Assurez-vous de sauvegarder votre questionnaire aussi souvent que possible. Si vous avez terminé le questionnaire, alors cliquez sur « X ». Vous pouvez toujours revoir votre brouillon avant de le déployer et vous pouvez également l’éditer après qu’il soit déployé.
Par exemple, si vous créez une question au type de donnée "Nombre", le système pourra uniquement insérer des nombres dans la zone de réponse. De même, si vous sélectionnez une question "Date", le système devra choisir une date dans le calendrier. La même chose vaut pour les images, l'audio et la vidéo. Choisir "Sélectionner un" ou "Sélectionner plusieurs" donnera aux enquêteurs des questions à choix multiples. Sélectionner "Point" créera une question pour collecter les coordonnées GPS de la localisation de l'enquête.
Après un click sur le bouton “+ajouter question”, vous serez invité à choisir le type de question.�Le type de question concerne le format de la question que l'enquêteur verra sur son smartphone et, corrélativement, le type de données que vous obtiendrez pour votre analyse.
Création de Questionnaire avec KoBo Toolbox : Explorer les types de données/questions
Ce type de question vous permet de créer une question à choix multiple à laquelle l'utilisateur ne peut choisir qu'une seule réponse.
Par exemple, si vous interrogez un bénéficiaire et que vous avez besoin de connaître son statut, une question «Choisir un» pourrait demander au répondant de choisir son statut de «communauté d'accueil», «PDI» ou «réfugié». Le répondant ne peut appartenir qu'à l’une et une seule de ces catégorie.
Comme «Sélectionner un», cette option permet de fournir aux répondants une liste d'options à choisir quand ils répondent. La différence est qu'ils peuvent choisir plus d'une de ces options.��Par exemple, une question qui demande qui sont les bénéficiaires (par exemple, les femmes, les hommes, les enfants) d'un site de mise en œuvre, devrait permettre au répondant de sélectionner plusieurs options à la fois.
Un champ du type chiffre permet à l'utilisateur de répondre à la question en utilisant des nombres entiers (entiers) seulement.�Par exemple, une question demandant combien de bénéficiaires sont desservis par un projet obtiendrait une meilleure réponse avec un nombre entier (par ex. 950). Cependant, une question demandant combien d'argent (par ex. 999,95 $) est investi dans un projet serait mieux servie par une question de type «décimale» (voir la page suivante).
Création de Questionnaire avec KoBo Toolbox : Explorer les types de données/questions
Un champ du type texte permet au répondant d'écrire ce qu'il veut comme réponse. Cela offre de la flexibilité, mais peut conduire à des données non structurées et laisse place à l'erreur.�Par exemple, une question demandant le nom du répondant nécessiterait un champ de texte. Cependant, une question demandant au répondant dans quel état il se trouve peut être mieux servie par un «Choisir un» afin qu'il n'y ait aucune chance d'erreur typographique.
Comme mentionné dans la diapositive précédente, une question de type "décimale" est utilisée lorsque les réponses possibles sont des nombres et potentiellement des nombres décimaux (fractions), tels que des valeurs monétaires (par exemple 149 999,99 $), des pourcentages (par exemple 0,67) ou un poids (par exemple 64,5 kg).
Une question de type «Date» permet au répondant de choisir une date sur un calendrier. La question type date n’inclut pas l’heure.��Par exemple, «Quel est votre date de naissance?» Ou «À quel jour cette enquête a-t-elle été effectuée?». Ce type de question peut être utile dans les enquêtes, par ex. lorsque vous demandez la date de naissance d'un bénéficiaire.
La question « heure » permet au répondant de choisir une heure (par exemple 12:30).��Par exemple, on peut l’utiliser pour une question comme «À quelle heure cette enquête a-t-elle eu lieu?».
Ce type de question combine les deux type de données vus précédemment, permettant au répondant de choisir une date sur le calendrier et d'entrer une heure en même temps.��Par exemple, "Quand exactement ce sondage a-t-il eu lieu?"�Étant donné que la date et l'heure sont dans la même question, la sortie dans Excel sera également combinée dans la même cellule. Cela permet un tri rapide des entrées selon les anciennes et les nouvelles.
Création de Questionnaire avec KoBo Toolbox : Explorer les types de données/questions
Un champ «Point» utilisera la fonction GPS intégrée dans votre téléphone pour trouver votre localisation. Ce champ comprend les résultats en latitude et en longitude, (ensemble, ils constituent les coordonnées de l'emplacement respectif sur terre) ainsi que les valeurs d'altitude et de précision. La précision vous indique la précision des coordonnées collectées en mètres. Cette question devrait être utilisée dans presque toutes les enquêtes.
Permet aux répondants de prendre des photos sur place ou de télécharger des photos qu'ils ont enregistrées sur leurs téléphones. Les photos seront sauvegardées sur le serveur et directement connectées à chaque entrée de données via un lien hypertexte. Les photos du lieu sont très utiles aux fins du suivi et de l'évaluation. Lors de la réalisation des enquêtes, il peut être conseillé de ne pas prendre de photos des répondants, mais par exemple prendre une photo d'une feuille de papier.
Cela permet à un répondant d'entrer un enregistrement audio dans l'enquête. Il pourrait être utile pour les entrevues avec les bénéficiaires, l'enregistrement des niveaux de bruit d'un site ou la prise de notes audio en plus de remplir les questions du sondage.
Comme pour la Photo et l’Audio, la vidéo permettra aux répondants d'enregistrer et de télécharger des séquences vidéo pour un sondage. Soyez prudent lorsque vous incluez des questions vidéo dans des formulaires, car la taille des fichiers peut rapidement devenir importante, ralentir les téléchargements et prendre plus de l'espace de données sur le compte.
Création de Questionnaire avec KoBo Toolbox : Explorer les types de données/questions
Similaire à l'option "Point", une question "Lignes" utilise les capacités GPS de votre téléphone pour tracer des lignes sur une carte.��Par exemple, si vous souhaitez cartographier une route, vous pouvez utiliser l'option "Ligne" pour tracer son chemin.
Semblable à un champ de texte, mais spécifiquement pour les répondants de prendre note de quelque chose.��Par exemple, si une question particulière peut nécessiter des informations supplémentaires, elle peut être suivie d'une note.
L'insertion d’un champ pour un code-barre nécessite l'installation d'une application de lecture de code-barre sur votre téléphone. KoBo va accéder à cette application lorsque vous êtes invité à remplir une question de type code à barres.��Par exemple, numériser des cartes d'identité de bénéficiaire.
Utilisez un champ «Accuser» pour demander à un répondant de confirmer qu'il a exécuté une tâche.��Par exemple, une question obligatoire «J'ai répondu honnêtement à ce sondage».
Création de Questionnaire avec KoBo Toolbox : Explorer les types de données/questions
Similaire aux questions « Point » et « Ligne », un champ « Aires » utilise la fonction GPS de votre téléphone pour tracer la zone de couverture géographique d'un lieu.
Utilisez ce champ pour créer une question matricielle avec plusieurs conditions et options de sélection.�(REMARQUE: cette question est en test bêta)
Utilisez cette type de donnée pour demander aux répondants de classer un certain nombre d'options dans une liste.�(REMARQUE: cette question est en test bêta)
Ce type de donnée est une méthode avancée pour effectuer des calculs sur les réponses aux questions répondues dans votre formulaire si nécessaire avant l'exportation de données.
Création de Questionnaire avec KoBo Toolbox : Explorer les types de données/questions
Déploiement des Formulaires finalisés pour la collecte de données sur le terrain
Déployer les questionnaires pour utilisation sur le terrain
Lorsque vous êtes prêt à déployer le questionnaire, cliquez sur la section « Brouillon » et choisissez le formulaire que vous désirez déployer. Ensuite, cliquez sur « Déployer ».
Déployer les questionnaires pour utilisation sur le terrain
Attendez un instant ou rafraîchissez la page (CTRL + r) et vous trouverez votre questionnaire dans la section « Déployés », ainsi que tous les nouveaux détails à propos du questionnaire.
Au-dessus du bouton « Redéployer », vous trouverez des icônes pour les modifications, la visualisation, le remplacement du questionnaire par un document XLS, et plus (télécharger, copier/clôner, et partager).
Déployer les questionnaires pour utilisation sur le terrain
Modifier : Vous pouvez toujours modifier votre formulaire après son déploiement. Si vous choisissez de le faire, cliquez sur l'icône "Modifier" et apportez les modifications nécessaires. "Redéployez" votre formulaire lorsque vous avez terminé, et votre formulaire aura un nouveau numéro de version.
Aperçu : cliquez sur cette icône pour voir à quoi ressemble votre formulaire du point de vue du répondant.
Remplacer par XLS : Si vous avez modifié votre formulaire en dehors du site Web de KoBo, vous pouvez télécharger le fichier XLS ici.
... : Cliquer sur l'icône "Plus d'options" vous permettra de sélectionner l'une des options suivantes:
Télécharger au format XLS ou XML : Le téléchargement du formulaire en l’un de ces fichiers vous permettra d'effectuer des modifications manuelles (très avancées) ou de le partager avec quelqu'un hors ligne.
Partager ce projet : Vous pouvez partager ce formulaire avec d'autres utilisateurs de KoBo et vous pouvez leur attribuer certains privilèges. Vous pouvez également le partager en tant que lien. (NOTE: Ceci est différent de fournir un lien pour les enquêteurs à remplir. Il s'agit plutôt d'un lien pour les autres utilisateurs de KoBo pour voir votre formulaire).
Cloner ce projet : Il s'agit essentiellement de copier et de sauvegarder une nouvelle version de ce projet.
Préparation de la collecte des données : Déployer les questionnaires
pour utilisation sur le terrain
Il existe deux méthodes pour partager des formulaires avec des enquêteurs:
2) Pour ceux qui n’utilise pas l’app (par ex. Si utilisation sur Iphone), le questionnaire complète peut être partagé via le lien. Pour cela, cliquez sur le bouton “Copier”, ouvrez un email, SMS ou autre type de message et collez le lien copié (CTRL + v).
Déployer les questionnaires pour utilisation sur le terrain
Geo-capacitation KoBo Toolbox : Utiliser l’App sur votre appareil Android
Utilisation de l’app ODK Collect sur smartphone et tablettes Androïd pour collecter les données sur le terrain
Pour ajuster les paramètres de partage et d’autorisation, allez sur la page des paramètres du projet et faites défiler vers la section « partager le projet avec d’autres utilisateurs ». De là, vous pouvez « Activer le partage et trouver d’autres utilisateurs dans la zone de texte « pour l’utilisateur ». Maintenant, utilisez le menu déroulant « Autorisations » pour définir les autorisations d’accès pour cet utilisateur. Par exemple, les utilisateurs qui ne collectent que des données sur le terrain, ajoutez leurs noms d’utilisateur et définissez le type d’autorisation comme « Peut soumettre à ».
Déployer les questionnaires pour utilisation sur le terrain
ODK Collect est une app gratuite et simple pour les smart phones Android. Pour utiliser cette app, suivez les étapes suivantes :
Résumé : Utiliser l’App sur votre appareil Android – “ODK Collect”
App Android “ODK Collect” : Procédure d’installation de l’App
Etape 1
Naviguez vers
Google Play Store
Etape 2
Chercher
“ODK Collect”
Etape 3
Une fois sur cette page,
Selectionnez “INSTALLER”
Etape 4
Ouvrez l’app et
sélectionnez les “…”
Etape 7
Dans ‘Type’
sélectionnez ‘Autre’
Etape 8
Cliquez ‘URL’ et tapez
https://kc.kobotoolbox.org
App Android “ODK Collect” : Connection à votre compte KoBo
Etape 5
Sélectionnez
“Modifier les Paramètres”
Etape 6
Dans paramètres, sélectionnez “Serveur”
Etape 9
Entrez le nom d’utilisateur du compte KoBo de votre projet
Etape 10
Entrez le mot �de passe du compte KoBo de votre projet
Etape 11
Dans “Modifier les Paramètres” sélectionnez “Gestion de formulaire”
Step 12
Dans ‘Envoi automatique’ sélectionnez �“Wifi ou Cellulaire”
App Android “ODK Collect” : Connection à votre compte KoBo
Nom de votre formulaire
Etape 13
Sur le menu principale sélectionnez “Télécharger un formulaire vierge”
Etape 14
Vérifiez que vous êtes
connecté au bon compte
Etape 15
Sélectionnez le(s) formulaire(s) que vous voulez télécharger
Etape 16
Une fois vos formulaires téléchargés, �sélectionnez "OK"
App Android KoBo Toolbox : Téléchargement de formulaires vierges
Remplir un formulaire
Après avoir obtenu les formulaires, vous pouvez les compléter hors ligne
Editer/supprimer
Si vous n'avez pas encore complété un formulaire, accédez-le ici
Envoyer formulaire final�Si "Envoi automatique" est désactivé, envoyez les formulaires d'ici
Voir formulaires envoyés Vous pouvez vérifier les formulaires qui ont été envoyés dans le passé
App Android “ODK Collect” : Autres fonctions de l'application
Géo-capacitation des projets : Accéder et remplir les formulaires via liens URL
Accéder et remplir les formulaires via des liens URL pour utilisation sur le terrain
Geo-capacitation de Projets : Utiliser l’App sur un iPhone ou iPad
Analyse de Données après collecte : Visualiser et exporter les données du terrain
Visualiser et exporter les données
Après la collecte sur le terrain
Une fois que les enquêteurs ont collecté les données sur le terrain, vous pouvez les voir en naviguant vers la page des formulaires déployés et en sélectionnant « DONNEES » au-dessus de la page.
Analyse de Données après collecte : Visualiser et exporter les données du terrain
Une fois dans la section « Données », vous pouvez voir les graphiques de vos données créés automatiquement en cliquant sur « Rapports ». Ceux-ci peuvent être utiles pour avoir un survol rapide de vos données non traitées, mais ne serait pas toujours utiles en fonction du type de données que vous avez collecté.
KoBo prévient, “Le suivant est un rapport automatisé basé sur les données brutes soumises à ce projet. Veuillez effectuer un nettoyage approprié des données avant d'utiliser les graphiques et les figures utilisés sur cette page.”
Analyse de Données après collecte : Visualiser et exporter les données du terrain
Vous pouvez aussi voir vos données sous forme de tableau, format type Excel, dans la section « Tableau ». Veuillez noter que la taille de chaque champ est limité dans cette option, ce qui peut donner l’impression que les données sont « coupées ». Cependant, lorsque vous téléchargez ce tableau dans Excel, vous aurez accès à tout le contenu qui a été collecté.
A partir d’ici, vous pouvez aussi éditer les données brutes qui ont été téléchargés sur le compte. Etant donné que les données peuvent théoriquement être modifiées avec cette option, il est important que seuls les administrateurs désignés aient accès à ce compte.
Analyse de Données après collecte : Visualiser et exporter les données du terrain
Dans “Gallerie Photo”, vous pouvez voir les photos, video, et autres médias uploadés pour votre projet. Vous pouvez l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre ou les télécharger individuellement. Vous pouvez aussi télécharger toutes les photos ensemble dans un dossier zippé.
Analyse de Données après collecte : Visualiser et exporter les données du terrain
Utiliser la Carte afin de voir le lieu exact où vos données ont été collectées. La carte interactive vous permet de changer les couches de l’arrière-plan, de catégoriser les données en fonction de code couleur, et de zoomer dans chaque point individuellement. En cliquant sur un point, vous pouvez voir les métadonnées collectées et les réponses au questionnaire ainsi que les photos prises sur le terrain.
Analyse de Données après collecte: Visualiser et exporter les données du terrain
Analyse de Données après collecte : Visualiser et exporter les données du terrain
Plus de flexibilité pour l’analyse de données est possible si vous les téléchargez et ensuite les nettoyez ou formattez les données en fonction des conditions spécifiques au projet. Exporter des données vers un fichier Excel vous permet de les connecter avec une base de données S & E existante et ou de créer un système de S & E basés sur les données Kobo.
Sur la page « Téléchargements », vous pouvez télécharger les données sous plusieurs formats. Il est recommandé de télécharger toutes les données sous format XLS (défaut) et de travailler dans Excel. Ainsi, vous pouvez facilement transformer vos données en format CSV et par exemple, uploadé dans Google Earth pour cartographier vos données (voir présentation séparée).