ПРИЙОМ, РОЗГЛЯД ТА РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Прийом документів

​

Уся кореспонденція, що надходить до установи поштою, факсом чи доставляється кур'єром, приймається канцелярією або секретарем-референтом.

• У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів;

​

• При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах.

​

• У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається в канцелярії.

• Неправильно оформлені (не підписані, не зареєстровані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.

Розгляд документів

• Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена для цього особа.

Метою попереднього розгляду документів є :

​

• розподіл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків;
• визначення необхідності їх реєстрації;
• встановлення строку виконання.

​

​

• Розгляд документів здійснюється у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час.

• Керівництву установи передаються документи урядових та інших вищих органів, документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи

​

Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Реєстрація документів

• Реєстрація документа — це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, одержан ня або відправлення шляхом зазначення на ньому у відповідному встановленому місці дати й реєстраційного індексу з подальшим за писом у реєстраційних формах (журналі, картотеці, електронній базі ...

Реєстрації підлягають документи:

• що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою;

​

• що створюються і використовуються в установі;

​

• що надходять від інших установ і приватних осіб.

Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації .

Кожний документ реєструється в установі лише один раз:

• вхідні - в день надходження або не пізніше наступного дня;
• створювані - днем підписання або затвердження.

• Для реєстрації документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, журнал та електронна реєстрація

• В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу).
• У разі взяття документа на контроль, виготовляються три примірники.

• Реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки. Такі картотеки зазвичай складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.

На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп.