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Drive Condivisi

Come crearli e come organizzarli

INTRODUZIONE

Drive condivisi

Cosa sono i Drive Condivisi

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I drive condivisi sono delle cartelle di documenti raggiungibili (visualizzabili e anche modificabili on line) da tutti i membri (scelti inizialmente o aggiunti in seguito dal gestore del Drive).

Permettono di condividere molti documenti tutti insieme scegliendo i membri solo una volta!

1. Quando usare un drive condiviso

(fare confusione è un attimo!)

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Quando usare un drive condiviso

Usare i drive condivisi per i dipartimenti, i consigli di classe e altre commissioni, ovvero in tutte le situazioni in cui è previsto che:

• le stesse persone debbano avere gli stessi privilegi
• le stesse persone debbano dover lavorare insieme a molti documenti
• il lavoro può durare un tempo abbastanza lungo

(per “singole” operazioni è sufficiente condividere il file)

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Quando NON usare un drive condiviso

In situazioni in cui invece un solo utente deve gestire e gli altri devono per lo più leggere i contenuti (es. classi) NON è consigliato usare i drive condivisi. Analogamente NON è consigliato creare un drive condiviso per solo un file.

Per le classi è suggerito l’utilizzo di classrom, che prevede sia un flusso di lavoro ordinato che uno spazio di condivisione di documenti, con permessi e membri già organizzati (ne “Il mio Drive” > “Classroom”).

2. Regole

(fare confusione è un attimo!)

Un dejavù?

1 Nomi

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Dare un nome significativo, perché siamo molti e abbiamo molte “relazioni”. Per i consigli di classe, si suggeriscono nomi come ad es.: “Consiglio 5Z 2020-21”. Per evitare ambiguità e perché l’anno prossimo ci sarà un’altra 5Z.

2 Email

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Non è esplicitamente vietato a livello di amministrazione, ma è fortemente consigliato che si usino solo condivisioni “interne”, ovvero con gli indirizzi @liceotitolucreziocaro.edu.it

3 Permessi

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Impostare immediatamente i permessi da concedere a ciascun membro (anche se e’ possibile cambiarli successivamente).

3. Creare il drive

• Da un browser andare su drive.google.com, ovviamente con G Workspace (si può partire anche dalla pagina G Workspace del sito del Liceo).
• Cliccare su “Drive condivisi” sulla sinistra. Se non c’è, significa che non siamo in G Workspace
• Cliccare su “+ Nuovo”

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(Su dispositivi mobili si accede ai Drive condivisi con l’icona di una cartella, in basso a destra, con sotto, in certi casi, la scritta “File”.)

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4. Gestire membri

• Click destro sulla cartella appena creata poi “Gestisci membri”
• Aggiungere i membri nella prima riga (è possibile aggiungerne anche più insieme in questa stessa riga)
• per ciascun membro, scegliere il suo ruolo:
• visualizzatore
• commentatore: può commentare i documenti, senza cambiarli
• collaboratore: può modificare o aggiungere documenti
• gestore: può anche eliminare i documenti
• responsabile: può anche aggiungere e rimuovere membri e permessi

5. Accedere a un drive condiviso

(se tutto va bene a fine anno ne avremo milioni!)

• andare su drive.google.com
• fare attenzione in alto a sinistra o mediante il menu burger all’utente in uso
• Sulla sinistra “Drive condivisi” (sull’app da cellulare/tablet in basso c’è un icona di una cartella)

6. Controllare le info

Attenzione!

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Ogni volta che si apre un documento condiviso è buona norma dare uno sguardo alle informazioni sul file, per essere certi che il documento sia quello giusto e per sapere chi ci ha lavorato recentemente.

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• Se non è già aperta la finestra delle informazioni sulla sinistra (come lo è invece in figura), fare clic sull’icona ⓘ
• Leggere nella scheda “Dettagli” chi è il proprietario e chi ha fatto le ultime modifiche
• Eventualmente andare alla scheda “Attività” per maggiori informazioni su tutte le attività sulle modifiche al documento