1 of 34

Sales & Operation Process

2 of 34

Pendahuluan

Enterprise Resource Planning (ERP) berakar dari Materials Requirements Planning (MRP)

​

MRP masih merupakan suatu bagian besar dari system ERP.

Supply Chain Management melihat kepada keseluruhan sistem suplai dari bahan baku sampai kepada barang jadi pada rak pengecer.

3 of 34

Tiga Prinsip Penting

  1. Menggunakan Sales Forecast (historical data + promotion + innovation + local demand), dan berdasarkan tingkat persediaan yang ada, membuat perencanaan aggregate untuk semua produk. Perencanaan aggregate menyederhanakan proses perencanaan untuk interval waktu bulanan maupun empat bulanan.
  2. Memecah perencanaan aggregate menjadi perencanaan produksi yang lebih spesifik untuk masing-masing produk kedalam interval waktu yang lebih kecil.
  3. Menggunakan perencanaan produksi untuk menentukan kebutuhan bahan baku.

4 of 34

Aggregate Planning/S&OP

Pada ERP disebut sebagai Sales & Operation Planning

Merupakan perencanaan jangka menengah yang mencakup

    • Jumlah produksi dalam unit aggregate (pada family product bukan pada level SKU)
    • Kapasitas yang diperlukan (regular, lembur, sub-kontrak)
    • Rencana tenaga kerja

Produk di-aggregate-kan kedalam kelompok produk (family product) untuk mengurangi jumlah variabel yang harus dipertimbangkan ketika mengembangkan suatu rencana produksi.

Pembuatan kelompok produk dapat rumit, seperti mengelompokan produk dari ukuran packing yang berbeda, merek yang berbeda, untuk perusahaan barang konsumsi dapat mengelompokan seperti sampho, detergent, sabun.

Perencanaan aggregate dapat bulanan, kemudian nantinya akan di-disaggregate untuk menentukan kebutuhan material mingguan dan jadwal produksi harian.

Planning Horizon: 3 – 18 bulan

Hasil: Aggregate Plan

​

5 of 34

Tujuan Aggregate Planning/S&OP

  1. Untuk koordinasi dan integrasi dari sumber daya internal dan eksternal yang diperlukan untuk aggregate planning yang berhasil
  2. Mengkomunikasikan rencana kepada pihak yang terkait dengan eksekusi
  3. Memaksimalkan keuntungan

6 of 34

Hasil dari Aggregate Planning

  1. Kuantitas produksi dari regular time, overtime, dan subcontracted time: digunakan untuk menentukan jumlah tenaga kerja dan tingkat pembelian supplier.
  2. Penyimpanan persediaan, digunakan untuk menentukan berapa ukuran gudang dan modal kerja yang diperlukan.
  3. Kuantitas backlog/stockout, digunakan untuk menentukan bagaimana service level customer.
  4. Hired/laid off tenaga kerja, digunakan untuk menentukan isu terkait tenaga kerja yang akan dihadapi.
  5. Increase/decrease machine capacity, digunakan untuk menentukan jika peralatan baru perlu diadakan.

A poor aggregate plan can result in lost sales, lost profit, excess inventory, or excess capacity.

​

7 of 34

S&OP (lanjutan)

  • Bagaimana kalau utilitas tidak mencukupi apa yang dapat dilakukan?
  • Produksi dengan mengabaikan sales forecast, dengan mengurangi aktifitas promosi untuk mengurangi penjualan. (impact pada service level)
  • Chase strategy: meningkatkan/menurunkan kapasitas untuk mengimbangi demand (dengan lembur, tetapi meningkatkan biaya tenaga kerja dapat memicu hiring & laying).
  • Level strategy: memproduksi lebih banyak diperiode lebih awal, tetapi meningkatkan biaya persediaan, dan produk kadaluarsa (menggunakan inventory sebagai buffer).
  • Mixed strategy: fokus pada produksi item yang lebih menguntungkan, pendekatan Linear Programming.
  • Mengkombinasikan ketiga pedekatan tersebut diatas.

Chase strategy bermanfaat ketika biaya penyimpanan persediaan tinggi dibandingkan dengan biaya menyesuaikan kapasitas

Level strategy bermanfaat ketika biaya penyimpanan persediaan relatif rendah, sehingga produksi dilakukan diawal untuk mengantisipasi demand.

8 of 34

Strategy Pendekatan

Chase Strategy

Mixed Strategy

Level Strategy

9 of 34

Aggregate Planning Options

Option

Advantages

Disadvantages

Comments

Changing Inventory levels

Changes in human resources are gradual or none; no abrupt production changes

Inventory holding cost may increase Shortages may result in last sales

Applies mainly to production, not service, operations

Varying workforces size by hiring or layoffs

Avoid the cost of other alternatives

Hiring, layoff, and training cost may be significant

Used where size of labor pool is large

Varying production rates through overtime or idle time

Matches seasonal fluctuations without hiring/training

Overtime premiums; tired workers, may not meet demand

Allow flexibility within the aggregate plan.

Sub-contracting

Permits flexibility and smoothing of the fir’s output

Loss of quality control, reduced profits; loss of future business

Applies mainly in production setting

10 of 34

Aggregate Planning Options (cont…)

Option

Advantages

Disadvantages

Comments

Using part-time workers

Is less costly and more flexible than full-time workers

High turnover/training costs quality suffers; scheduling difficult

Good for unskilled jobs in area with large temporary labor pools

Influencing demand

Tries to use excess capacity. Discounts draw new customers

Uncertainty in demand. Hard to match demand to supply exactly

Creates marketing ideas. Overbooking used in some businesses

Back ordering during high demand periods

May avoid overtime. Keeps capacity constant

Customer must be willing to wait, but goodwill is lost

Many companies back order

Counter-seasonal product and service mixing

Fully utilizes resources; allows stable workforce

May require skills or equipment outside the firm’s area of expertise

Risky finding produycts or services with opposite demand patterns

11 of 34

Production Planning pada SAP ERP

  • Sales forecasting, kegiatan untuk memprediksi kebutuhan produk perusahaan kedepan
  • Sales and operation planning (aggregate planning), kegiatan menentukan apa yang akan perusahaan produksi (memperhatikan faktor seasonal, peak period, sub-kontrak)
  • Demand management, perencanaan produksi dipecah menjadi unit waktu yang lebih kecil, seperti mingguan, harian untuk memenuhi kebutuhan masing-masing produk secara individual (MPS).

12 of 34

Production Planning (lanjutan...)

  • Material Requirement Planning (MRP) menentukan jumlah dan waktu pesanan bahan baku. Proses ini menjawab material apa yang harus dipesan sehingga kita dapat memenuhi tingkat produksi tertentu? Dan Kapan kita harus memesan material ini?
  • Purchasing, informasi kuantitas dan waktu dari proses MRP yang digunakan untuk membuat PO bahan untuk dikirim ke pemasok yang sesuai.
  • Detail Scheduling menggunakan perencanaan produksi pada tahapan Demand Management untuk detail dari jadwal produksi
  • Production, mengunakan jadwal produksi untuk mengatur operasi harian menjawab Apa yang akan kita produksi? Dan Tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memproduksi?

13 of 34

S&OP pada SAP ERP

  • Input ke proses ini berasal dari Sales Forecasting yang disediakan oleh M/S.
  • Output dari langkah ini adalah untuk menyeimbangkan demand dengan kapasitas produksi.
  • Production plan menjadi input bagi langkah berikutnya, yaitu demand management.
  • Tujuannya adalah membuat suatu perencanaan produksi yang memenuhi demand tanpa melampaui kapasitas dan tingkat persediaan yang tidak terlalu tinggi dan terlalu rendah. Langkah ini membutuhkan penentuan dan pengalaman.

14 of 34

Sales Forecasting

  • Peramalan Penjualan dapat menggunakan data tahun lalu dikombinasikan dengan inisiatif marketing tahun ini untuk memprediksi penjualan kedepan

Pada SAP R/3, data sales secara otomatis tercatat ketika penjualan dibuat pada module SD (Sales Distribution), sehingga memudahkan proses forecasting.

15 of 34

Forecasting pada SAP R/3

Karena sistem SAP R/3 adalah terintegrasi, nilai data sales secara historical adalah tersedia untuk forecasting.

Didalam forecasting, koreksi terhadap data histori adalah sah jika:

1. Produksi tidak dapat memenuhi demand, sehingga data histori tidak mencerminkan kondisi sebenarnya.

2.Kondisi tidak biasanya seperti cuaca mempengaruhi demand.

3. Efek dari promosi penjualan perlu dikeluarkan dari data

Pada SAP R/3, sejumlah model forecasting adalah tersedia.

16 of 34

Koreksi data Forecast

Sales provided from

SD module

Field where planner can

“correct” the sales value

17 of 34

Model Forecast pada SAP R/3

18 of 34

Evaluasi Hasil Forecast

Historical

Sales Values

Forecasted Sales

Menggunakan metode Grafik untuk mengevaluasi Hasil Forecast

19 of 34

Demand Strategies

  • Ketika demand diramalkan melampaui kapasitas, perusahaan dapat:
    • Memilih untuk tidak memenuhi demand, dan memotong pengeluaran promosi
    • Menggunakan lembur untuk meningkatkan kapasitas (akan meningkatkan biaya)
    • Membuat persediaan dengan produksi lebih awal (menimbulkan biaya persediaan dan resiko kerusakan atau kehilangan)
    • Menggunakan pendekatan campuran.

20 of 34

Quiz

  • Buatlah peramalan penjualan untuk Juli-Des tahun ini berdasarkan proyeksi tahun lalu, dengan faktor pertumbuhan 3%, pada juli tahun lalu diperkirakan peningkatan penjualan 200 peti karena faktor promosi, dan pada tahun ini juga akan dilakukan promosi dibulan yang sama dengan perkiraan peningkatan 400 peti.

21 of 34

Perhitungan Kapasitas

  • Kapasitas produksi 200 bar/menit
  • 1 kotak = 24 bar
  • 1 peti = 12 kotak
  • Kapasitas harian = 200 x 60 x 8 = 96000 bar/hari
  • Konversi jadi peti = 96000 / 24 / 12 = 333.3 peti/hari.
  • Perbandingan penjualan produk A terhadap produk B adalah 70:30

22 of 34

Contoh S&OP

  • Stock dibulan May (274) untuk mengantisipasi lonjakan permintaan pada juni, untuk menjaga utilisasi tidak melebihi 95% (spare kapasitas untuk change over, breakdown)

21 hari x 333 peti/hari

5906/6999

70% x 5906

Disaggregate planning

23 of 34

Kesimpulan

Sistem ERP menyediakan tools yang memuaskan, tetapi membutuhkan komitmen dari semua pihak untuk sukses.

  • Tanpa kerjasama dan persetujuan pada sales forecast, perencanaan promosi penjualan dan produksi, suatu perusahaan akan mengalami:
    • Kelebihan kuantitas pada produk2 tertentu
    • Kekurangan produk
    • Biaya yang tinggi terkait dengan lembur dan biaya pengiriman.
  • S&OP yang berhasil membutuhkan budaya kerjasama, yang mana membutuhkan dukungan Top Management untuk mengembangkannya.

24 of 34

Quiz

Strategy perencanaan produksi terdiri dari:

a. Chase strategy

b. Level strategy

c. Mixed strategy

d. a dan b benar

e. semua yang diatas benar

25 of 34

Quiz

Manakah yang berikut ini secara akurat menggambarkan suatu chase strategy?

a. Perusahaan memproduksi jumlah yang sama selama periode perencanaan dan menangani variasi pada demand melalui pemakaian persediaan dan lembur.

b. Perusahaan memproduksi pada tingkat yang sama untuk beberapa bulan, dan kemudian menyesuaikan produksi kepada level lainnya dan memproduksi pada level tersebut untuk beberapa bulan.

c. Perusahaan memproduksi persisnya apa yang dibutuhkan setiap bulan

d. Semua yang diatas menjelaskan strategi tersebut, tergantung pada perusahaan.

e. Pernyataan diatas, tidak ada yang akurat menjelaskan.

26 of 34

Quiz

Suatu perencanaan strategy level dengan suatu tenaga kerja stabil dan menghasilkan output yang konstan (Benar/Salah)

​

27 of 34

Quiz

Pada suatu perencanaan produksi ___, tujuan untuk menyamakan produksi pada masing-masing periode dengan ____ periode tersebut, untuk menghindari kebutuhan untuk penyimpanan persediaan:

a. Chase, Demand

b. Level, Demand

c. Chase, Supply

d. Level, Supply

e. Hybrid, Demand

28 of 34

Quiz

Perencanaan aggregate menyeimbangkan:

a. Demand dan Cost

b. Demand dan Inventories

c. Demand dan Capacity

d. Supply dan Capacity

e. Supply dan Cost

29 of 34

Quiz

Pada strategy produksi level menyediakan laju output yang konstan pada keseluruhan periode perencanaan dan tidak membutuhkan:

a. Overtime

b. Perubahan pada level tenaga kerja

c. Subcontracting

d. A dan B

e. Semua yang diatas

30 of 34

Quiz

Pada umumnya perusahaan jasa mengembangkan aggregate plan berdasarkan kebutuhan sumber daya manusia (Benar/Salah)

31 of 34

Quiz

Dalam kasus lost sales, akan terjadi:

a. Kehilangan profit penjualan

b. Biaya ketidakmampuan memenuhi demand

c. A dan B benar

d. Bukan A maupun B

32 of 34

Quiz

Salah satu pilihan untuk mengubah pola dari demand adalah:

a. Menambah tenaga kerja

b. Menggunakan lembur

c. Menyimpan persediaan

d. Sub kontrak

e. Harga

33 of 34

Tugas

Buatlah rencana produksi, dimana utilisasi tidak boleh melebihi 92%

​

34 of 34

Sekian & Terima Kasih

http://mcu.edu.tw/~ychen/op_mgm/notes/prod_planning.html