Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora�Sistema Institucional de Archivos

Capacitación “Guía de administración de correspondencia”

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Dr. Rodrigo Arturo Rosas Burgos

Director General

�Dra. Dalia Sujey Hernández Muñoz

Directora de la Secretaría Técnica

�Instructora:

 Mtra. Santos Cecilia Millán Ibarra

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Hermosillo, Sonora a martes 25 de abril del año 2023

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Objetivo

• Que las personas responsables de la recepción y envío de la correspondencia de las áreas que integran el Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora (Cobach), conozcan los criterios para un efectivo control de los documentos que impacta en la administración de los archivos institucionales.

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Guía de administración de correspondencia del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora ��Definiciones (AGN)

• Acuse de recibido.- Copia de documento original en el cual se recaban firmas y sellos oficiales de recibido.
• Alta de documentos.- Registrar los documentos de entrada en el sistema de control de archivos (sistema que indique la Coordinadora de Archivos).
• Cierre de documentos.- Acción de terminar el trámite del documento, registrado los seguimientos en el sistema de control de archivos, en su módulo de trámite de documentos.
• Correspondencia.- Comunicaciones oficiales sustentadas en documentos que fluyen de un destino a otro.
• Documento.- Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de una actividad o función por parte de las personas servidoras públicas del Cobach, registrado en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).

Guía de administración de correspondencia del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora ��Definiciones (AGN)

• Documento original.- Documento elaborado, revisado y autorizado para que a partir de este se obtengan las copias necesarias. Se caracteriza por tener las firmas en tinta original, o en su caso firma electrónica.
• Documento de entrada oficial.- Documento remitido al Cobach y registrado de manera oficial.
• Documento de salida.- Documento con carácter oficial, con el que se da contestación o solicitud.
• Ficha de control.- Documento oficial donde se registra la correspondencia de entrada, su destinatario(a) y que funciona como instrumento de control en su proceso de atención.

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Guía de administración de correspondencia del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora ��Definiciones

• Guía de mensajería.- Formato que la empresa de mensajería proporciona para realizar los envíos de correspondencia. Etiquetas impresas por la Empresa especializada en la prestación de servicios de mensajería y paquetería en las que se registran los datos del destinatario(a), persona remitente y características físicas del paquete que será enviado.
• Unidad de correspondencia.- Área encargada de brindar los servicios de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de las unidades administrativas.
• Sistema de Administración de Archivos.- Sistema informático de administración de archivos, el cual a través de un programa de cómputo permite controlar el ciclo de vida de los documentos administrativos e históricos. Controla la entrada, registro, distribución y salida de correspondencia.
• Unidad Administrativa.- Área a la que se le confiere atribuciones específicas u órganos que integran al Cobach, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí.

Funciones de las áreas de correspondencia:

Funciones

Recepción

Registro

Despacho

Seguimiento

LGA Art. 29

Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.

• Seguimiento y control de los documentos en trámite;
• Recepción y registro de los documentos de gestión ingresados a la dependencia;
• Despacho de correspondencia de salida, y
• Planear, organizar, coordinar y supervisar el eficiente manejo y control de la correspondencia que es recibida y despachada por la institución en el desarrollo de sus funciones.

Lineamientos para la organización y conservación de archivos (2016)�Sección Segunda�Del Sistema Institucional de Archivos

Décimo primero. Las funciones generales de las áreas operativas que componen el sistema institucional de archivos son las siguientes:

I. Unidad o responsable de correspondencia u oficialía de partes:

1. Llevar a cabo los servicios centralizados de recepción, distribución y despacho de la correspondencia;
2. Elaborar reportes diarios de correspondencia;
3. Colaborar con el responsable del Área coordinadora de archivos, y
4. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

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Lineamientos para la organización y conservación de archivos: https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5436056&fecha=04/05/2016#gsc.tab=0

Funciones de las áreas de correspondencia:

Funciones de las áreas de correspondencia:

Recepción de documentos

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Ingresan al Cobach en oficios, informes, escritos según corresponda.

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Correspondencia interna: Es toda aquella que se recibe o produce en el desarrollo de las funciones y atribuciones que señala el Reglamento Interior o Manual de Organización del Cobach, independientemente de su soporte.

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Correspondencia externa: Son comunicaciones oficiales que ingresan al Cobach y que provienen de otras dependencias o entidades públicas o privadas, como puede ser la SEC, SEGOB, ISAF. Puede estar dirigida a los funcionarios y ser recibida personalmente por la persona encargada de la correspondencia en forma física o a través del correo o entregadas personalmente a realizar el trámite de correspondencia.

Funciones de las áreas de correspondencia:

• Recibir;
• Registrar;
• Asignar un número de registro;
• Manejar y controlar la correspondencia oficial de entrada y salida cuyo soporte de información ya sea electrónico o impreso;
• No se registrarán en el SAA la documentación de trámites, servicios que se deriven para el buen funcionamiento de la unidad administrativa (Documentos de comprobación administrativa inmediata):

Funciones de las áreas de correspondencia:

• Enviar a otras dependencias o entidades la correspondencia de su área de adscripción, dar seguimiento de su atención;
• Los documentos que generen las áreas entre sí, tanto de correspondencia de entrada como de salida cumplirán con los requisitos de comunicación formal;

Funciones de las áreas de correspondencia:

Llevar los controles y registros ya sea en medios electrónicos o en soporte papel para el seguimiento de la distribución que se establezcan al efecto, teniendo como mínimo los siguientes elementos:

1. Logotipo del Cobach;

2. Nombre del generador, receptor del documento y cargo;

3. El asunto;

4. Remitente;

5. Folio consecutivo con el que se registra a la documentación y reinicia cada año), y

6. Fecha y hora de recepción.

Funciones de las áreas de correspondencia:

• En el caso de ser necesaria la expedición de copias de conocimiento derivadas de la actuación estas se realizarán a través de las respectivas direcciones electrónicas oficiales, para lo cual, en el oficio de origen, se señalará su existencia acompañada de las siglas C.c.e.p. (“con copia electrónica para”)

Funciones de las áreas de correspondencia:

• La expedición de copias de conocimiento se podrá realizar a través de las respectivas direcciones electrónicas oficiales, para lo cual, en el oficio de origen, se señalará las siglas C.c.e.p. (“con copia electrónica para”);
• En caso de llevar anexos la documentación, anotar en el margen izquierdo el número de tomos y número de fojas indicando se encuentren completos y adheridos;
• Si el documento u oficio menciona que lleva anexo un disco, sobre u otros objetos voluminosos, este deberá de describirse en el formato de gestión que lleva “Paquete por separado”, indicando cuál es el objeto en referencia;

Funciones de las áreas de correspondencia:

IDENTIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN

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a) Deberá de ordenar la documentación y archivarla ya sea por asunto y cronológicamente y que tengan relación entre sí y cuyo asunto existan antecedentes en el archivo de tramite o, en su caso, de no existir expediente con mismo asunto se apertura uno nuevo, esto se realizará al inicio de cada año para su seguimiento;

b) Se Integrará y clasificará la documentación hasta completar el trámite, expediente o asunto;

c) Se identificará las carpetas mediante la clasificación usando los instrumentos de control y consulta;

d) Realizar la apertura, clasificación, ordenación, descripción y resguardo de expedientes para facilitar el acceso, valoración y transferencia de la documentación al Archivo de Concentración;

Funciones de las áreas de correspondencia:

Procedimiento general en caso de ser responsable de series documentales (Valor documental)

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a) Deberá de ordenar la documentación y archivarla por asunto y cronológicamente y que tengan relación entre sí y de cuyo asunto existan antecedentes en el archivo de trámite o, en su caso, de no existir expediente con mismo asunto se apertura uno nuevo, esto se realizará al inicio de cada año para su seguimiento;

b) Se integrará y clasificará la documentación hasta completar el trámite, expediente o asunto;

c) Se identificará las carpetas mediante la clasificación usando los instrumentos de control y consulta, y

d) Realizar la apertura, clasificación, ordenación, descripción y resguardo de expedientes para facilitar el acceso, valoración y transferencia de la documentación al Archivo de Concentración.

Funciones de las áreas de correspondencia:

Correspondencia cuya responsabilidad le confiere a otra área o departamento:

• Se deberá digitalizar el original sólo para control interno y este original se deberá turnar al área correspondiente (Archivo de trámite);
• En caso de realizar copias simples, estas sólo se conservarán para control interno (documentación de comprobación administrativa inmediata);
• No se realizan transferencias primarias al Archivo de Concentración, y
• Las copias de trámites y servicios no se enviarán al Archivo de Concentración (Documentación de comprobación administrativa inmediata).

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Conclusión

La labor que realizan los responsables de las áreas de correspondencia es vital para la gestión de documental, ya que su buen desempeño acorde a las disposiciones normativas repercuten en el funcionamiento del Sistema institucional de archivo, en la rendición de cuentas y en la memoria institucional.

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Capacitación “Guía de administración de correspondencia”

Hermosillo, Sonora a martes 25 de abril del año 2023

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Material de apoyo

• Ley General de Archivos. Disponible en: https://www.cobachsonora.edu.mx/images/archivo/LGA.pdf
• Ley de Archivos para el Estado de Sonora. Disponible en: https://www.cobachsonora.edu.mx/images/archivo/ley-de-archivos-para-el-estado-de-sonora.pdf
• Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos. Disponible en: https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5436056&fecha=04/05/2016#gsc.tab=0
• Archivo General de la Nación. Administración de correspondencia del AGN. Disponible en: https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/54332/INSTRUCTIVO_PARA_LA_ELABORACI_N_DEL_CAT_LOGO_DE_DISPOSICI_N_DOCUMENTAL.pdf. (p.21)

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