Procedimentos para a utilização dos recursos CAPES/PROAP e recursos próprios

Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação

Coordenação de Pós-Graduação

Núcleo de Execução Orçamentária

ÍNDICE

1. PROAP - REGULAMENTO
2. ELEMENTOS DE DESPESA PERMITIDOS - PROAP
3. ELEMENTOS DE DESPESA USUAIS - RECURSO PRÓPRIO
4. PLANILHA PLANO DE TRABALHO
5. O QUE TRANSFERIR
6. O QUE REMANEJAR
7. ABERTURA DE CRÉDITO
8. AUXÍLIO FINANCEIRO
9. PROCEDIMENTOS QUE PRECEDEM A SOLICITAÇÃO DE COMPRA/SERVIÇO
10. PREGÕES VIGENTES
11. TUTORIAIS NUMAT/CMP/SGA
12. COMPRA DIRETA INCISO DA PESQUISA
13. PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
1. GERAL PESSOA JURÍDICA
2. MANUTENÇÃO EM EQUIPAMENTO
3. GERAL PESSOA FÍSICA
4. INSCRIÇÃO EM EVENTO
5. PAGAMENTO DE ANUIDADE
14. INEXIGIBILIDADE
15. LEMBRETES IMPORTANTES
16. ENTREGA DE MATERIAL/SERVIÇO
17. PRODUTOS QUÍMICOS CONTROLADOS
18. NOTA DE EMPENHO
19. RECONHECIMENTO DE PASSIVO
20. DIÁRIAS E PASSAGENS - SCDP
21. CERTIDÕES NEGATIVAS
22. ALGUNS EQUÍVOCOS RECORRENTES
23. PÁGINA DO NEOR

Recurso CAPES/PROAP

Regulamento do PROAP

Índice

Portaria CAPES/PROAP nº 156, de 28 de novembro de 2014

Item I - Elementos de despesa permitidos:

Índice

Principais naturezas de despesa – RECURSOS PRÓPRIOS

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PLANO DE TRABALHO - PROAP

Planilha do Plano de Trabalho solicitada aos PPGs

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Planilha do Plano de Trabalho solicitada aos PPGs - continuação

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TRANSFERÊNCIA DE RECURSO

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Naturezas de despesa que PRECISAM ser transferidas para a UGR da PRPPG - 154116

No SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens), os empenhos que atendem estas despesas estão na UGR da PRPPG.

Na transferência, via Cobalto, precisa ser colocado na justificativa, se serão diárias nacionais ou internacionais, bem como nas passagens também, porque são empenhos diferentes.

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Procedimentos a serem adotados – Transferência

PROAP - COBALTO

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REMANEJO DE RECURSO

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Naturezas de despesa que NÃO PRECISAM ser transferidas para a UGR da PRPPG - 154116. As despesas são REMANEJADAS entre si.

Os pedidos são gerados no próprio Cobalto e depois inseridos no SEI.

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Procedimentos a serem adotados – Remanejo

PROAP - COBALTO

Índice

ABERTURA DE CRÉDITO DE RECURSO PRÓPRIO

Procedimentos a serem adotados – ABERTURA DE CRÉDITO

RECURSO PRÓPRIO

1. Abrir processo no SEI utilizando o tipo ‘Orçamento e Finanças: Crédito - Abertura’.
2. Utilizar o formulário ‘Proplad solicitação de abertura de crédito’ informando as naturezas de despesa que o crédito deverá ser aberto.
3. Anexar a lista dos inscritos pagantes.
4. Anexar as Guias de Recolhimento da União (GRU) com os comprovantes de recolhimento (digitalizar em PDF).
5. NÃO ENCAMINHAR NA LISTAGEM, OS ISENTOS.

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Procedimentos a serem adotados – ABERTURA DE CRÉDITO RECURSO PRÓPRIO

IMPORTANTE:

• Mesmo informando a natureza de despesa no formulário, a CGO poderá abrir o crédito na 33.90.30 (material de consumo).
• Para utilizar, basta pedir remanejo ou transferência, via Cobalto.
• Se for transferência ou remanejo entre capital e custeio, a solicitação deve ser feita dentro do processo de abertura de crédito e o aceite vai depender da CGO e de acordo com o que foi previsto, no ano anterior, pelo PPG.
• Para solicitar a emissão de empenho de recurso próprio, para atender despesas com auxílio financeiro, diárias, passagens..., o NEOR precisa ser informado através de um despacho no mesmo processo de abertura de crédito.

O PROCESSO DEVE SER O MESMO PARA TODO O ANO

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AUXÍLIO FINANCEIRO A ESTUDANTES

1. Abrir processo no SEI, tipo ‘Pós-Graduação: Auxílio Financeiro’.
2. Preencher formulário ‘Pós-Graduação: Solicitação Auxílio Financeiro’ com os dados de quem demandou o pedido, solicitando o pagamento do auxílio (nome, CPF, dados bancários, valor, motivo, dados do evento, ...).
3. As solicitações podem ser agrupadas em um mesmo processo, desde que sejam de um mesmo evento ou de eventos que ocorram em uma mesma semana.
4. Cálculo do auxílio – exemplos:
• Saída e retorno no 1º e último dia do evento - 4 dias de evento = 3,5 diárias
• Saída um dia antes e retorno um dia após o término do evento - 4 dias de evento = 5,5 diárias
5. Auxílio diário nacional = R$320,00 (Art. 2º da Portaria da CAPES n°132, de 18 de agosto de 2016.)
6. Aux. diário internacional = conf. Art. 4º, Anexo I da Portaria da CAPES n°132, de 18 de agosto de 2016.)
7. Deverá ser informado o MÉTODO DE SELEÇÃO (explicar como o aluno foi selecionado para receber o auxílio e como foi definido o valor).
8. NÃO DEIXAR O PROCESSO ABERTO NO PPG, anotar os dados para controle.

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Procedimentos a serem adotados – AUXÍLIO FINANCEIRO

O formulário deverá ser assinado pelo Coordenador do PPG ou pelo seu Adjunto.

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Procedimentos a serem adotados – AUXÍLIO FINANCEIRO

PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. Abrir processo no SEI, tipo ‘Pós-Graduação: Prestação de Contas Auxílio Financeiro’.
2. Documentos necessários para a prestação de contas:
1. Certificado de participação, se for o caso, para eventos;
2. Relatório de viagem devidamente assinado pelo orientador e pelo coordenador do PPG, para trabalho de campo. Formulário SEI: ‘PRPPG Relatório de Viagem/Visita Técnica. Modelo acessível no link: https://docs.google.com/document/d/1cdbatbpvaz4Au_EVgo_cyHzij_HTAptp/edit
3. Notas fiscais de gastos devidamente datados com o período e local do evento (obrigatório nos casos em que não há comprovação através de passagens aéreas ou rodoviárias);
4. Comprovação da viagem (bilhetes rodoviários, canhotos de embarque, ...);

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Procedimentos a serem adotados – AUXÍLIO FINANCEIRO

VIAGEM NÃO REALIZADA

1ª hipótese: Aluno desistiu de viajar antes de receber o auxílio:

• Entrar em contato com o NEOR para disponibilizar o processo e poder anexar o documento de desistência do aluno, bem como o despacho do Coordenador dando ciência ao ato.

2ª hipótese: Aluno já recebeu o auxílio financeiro:

• Abrir processo no SEI, tipo ‘Pós-Graduação: Prestação de Contas Auxílio Financeiro’;
• Memorando do Coordenador dando ciência ao ato;
• Anexar documento de desistência do aluno; e
• Anexar cópia da GRU (Guia de Recolhimento da União) e comprovante de recolhimento. Modelo acessível no link: https://docs.google.com/document/d/1T7TRFa1YC49RWRRP8qMwxDXjr6XsIwWXWfC8mOtz84o/edit

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PROCEDIMENTOS DE COMPRAS/SERVIÇOS

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Procedimentos que devem preceder a Solicitação de Compra e Prestação de serviço

• Verificar a disponibilidade orçamentária.
• Verificar se já há local apropriado para a instalação/armazenagem após a entrega.
• Verificar no Cobalto em itens Pregões SRP Vigentes se não existe o produto/equipamento/serviço desejado.
• Verificar disponibilidade no Almoxarifado Central (material de consumo). Neste caso, a utilização será somente com recursos próprios.
• Para adquirir material do Almoxarifado precisa ter acesso ao SIADS. Link para acesso ao sistema: https://siads.fazenda.gov.br/siadsweb/login
• Foi encaminhado o processo 23110.008330/2023-04, Memorando 5 (2240488), no qual informou que qualquer PPG pode pedir material de consumo diretamente ao Almoxarifado, sem a necessidade de intermediação do NEOR.
• Todas as informações necessárias relacionadas ao sistema SIADS estão disponíveis na página do Almoxarifado Central: https://wp.ufpel.edu.br/numat/almoxarifado-central/

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A consulta a itens registrados em pregões SRP vigentes na UFPel ocorre através do Cobalto:

Procedimentos a serem adotados – PREGÕES SRP VIGENTES

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• Caso haja o material disponível, e a UGR de origem não seja 154114 – Superintendência de Gestão Administrativa da UFPel, é necessário constar nos autos a liberação da Unidade que deu origem ao pregão para aquisição.
• Após autorizado pela Unidade que deu origem ao pregão, preencher o pedido no Cobalto, conforme tutorial ‘SISTEMA DE COMPRAS: PEDIDOS PREGÃO SRP’ disponível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2021/07/Tutorial-Sistema-de-Compras-Pedido-SRP.pdf
• Encaminhar a solicitação dentro dos prazos prefixados na Agenda de Compras da UFPel, e, quando for o caso, a autorização da unidade solicitante do PE SRP. Link do tutorial de envio pelo SEI: https://wp.ufpel.edu.br/sei/files/2021/03/06_Manual-SEI_SGA-Solicitacao-de-SRP_rev05.pdf
• ATENÇÃO: ENVIAR AS SOLICITAÇÕES DE PREGÃO ELETRÔNICO SRP EM PROCESSOS DISTINTOS DE ACORDO COM O NÚMERO DO PREGÃO.
• A solicitação de novo pregão deve seguir a agenda de compras, tutorial da solicitação através do link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2021/03/Tutorial-Sistema-de-Compras-Nova-Aquisicao-Contratacao.pdf

Procedimentos a serem adotados – PREGÕES SRP VIGENTES

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COMPRA DIRETA INCISO DA PESQUISA

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Procedimentos a serem adotados – COMPRA DIRETA

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Procedimentos a serem adotados – COMPRA DIRETA - 33.90.30

1. A formação de preço ocorre solicitando orçamentos diretamente com fornecedores, utilizando os modelos dos documentos: ‘SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO PARA FORNECEDORES’ e ‘MODELO DE ORÇAMENTO A SER PREENCHIDO PELOS FORNECEDORES’.
• Instrução Normativa nº 065/2021, art. 5º, inc. IV - pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital;
2. Todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação, devem estar anexados no processo.
• Instrução Normativa nº 065/2021, art. 5º, §2º, inc. IV - “registro, nos autos do processo da contratação correspondente, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação de que trata o inciso IV do caput.”

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Procedimentos a serem adotados – COMPRA DIRETA - 33.90.30

3. Elaborar pedido no Cobalto, conforme orientação do Núcleo de Material - NUMAT da Coordenação de Material e Patrimônio. Tutoriais acessíveis no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/tutoriais/
• Na elaboração do pedido, quando for incluir fornecedor novo, não esquecer de colocar a razão social, conforme o CNPJ. Não incluir com o nome fantasia.
4. Gerar o Estudo Técnico Preliminar – ETP no sistema ETP-Digital. Orientação disponível na página do Núcleo de Material: https://wp.ufpel.edu.br/numat/etp/
5. Finalizar o pedido no Cobalto.
6. Abrir processo no SEI, tipo ‘Material: Aquisição por Compra de Material de Consumo (Inclusive Licitação)’ ou ‘Material: Aquisição por Compra de Material Permanente (Inclusive Licitação)’ dependendo do material a ser adquirido.

MATERIAL PERMANENTE SOMENTE COM RECURSO PRÓPRIO

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Procedimentos a serem adotados – COMPRA DIRETA - 33.90.30

No processo SEI deverão ser anexados os seguintes documentos:

1. Formulário SEI Análise de Riscos ‘SGA An.de Riscos Dispensa Aquis/Serv s/Contr’.
2. O Estudo Técnico Preliminar, gerado no sistema ETP-Digital.
3. Formulário SEI ‘SGA Aprovação do Estudo Técnico Preliminar’ devidamente assinado pela pessoa que o elaborou, pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
4. Pedido gerado no Cobalto, conforme orientações do NUMAT.
5. Formulário SEI ‘SGA Autorização para formulário de pedido’ devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.

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Procedimentos a serem adotados – COMPRA DIRETA - 33.90.30

6. Termo de Referência, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa. Formulário SEI 'SGA Termo de Referência Aquisição Dispensa s/cont'.
7. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação;
8. Orçamentos, conforme orientações do NUMAT. Confirmar se a empresa aceita o pagamento por meio de Nota de Empenho.
9. Formulário SEI ‘SGA Declaração de Veracidade dos Orçamentos’, indicando os orçamentos apresentados à Ufpel, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
10. Declaração emitida pela empresa de que não emprega menor. Modelo no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/07/DECLARACAO-DE-QUE-NAO-EMPREGA-MENORES-MODELO.pdf.

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Procedimentos a serem adotados – COMPRA DIRETA - 33.90.30

11. Certidões de regularidade fiscal (Certidão Negativa da Receita Federal, FGTS, Débitos Trabalhistas e Cartão CNPJ) do fornecedor de menor valor. Acessível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/
12. Consulta ao quadro societário de todas as empresas que forneceram orçamento (na consulta ao cartão CNPJ, na parte inferior da tela do resultado, consta a opção 'CONSULTAR QSA'), e não poderá constar nenhum sócio em comum entre essas empresas, caso apareça algum sócio em comum, o orçamento de maior valor deverá ser descartado.
13. Cópia do projeto de pesquisa, que está no Cobalto, aprovado pelo COCEPE e com a Fonte financiadora: CAPES.
14. Formulário SEI ‘PRPPG Declaração de dispensa’, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.

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PRESTAÇÃO DE SERVIÇO INCISO DA PESQUISA

• PESSOA JURÍDICA

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Pagto insc. evento ou anuidade, manut. equip. e prest.serv. geral

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1. A formação de preço ocorre solicitando orçamentos diretamente com fornecedores, utilizando os modelos dos documentos: ‘SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO PARA FORNECEDORES’ e ‘MODELO DE ORÇAMENTO A SER PREENCHIDO PELOS FORNECEDORES’.
• Instrução Normativa nº 065/2021, art. 5º, inc. IV - pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital;
2. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação.
• Instrução Normativa nº 065/2021, art. 5º, §2º, inc. IV - “registro, nos autos do processo da contratação correspondente, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação de que trata o inciso IV do caput.”

Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

GERAL - PESSOA JURÍDICA - 33.90.39

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

GERAL - PESSOA JURÍDICA - 33.90.39

3. Elaborar pedido no COBALTO, conforme orientação do Núcleo de Material - NUMAT da Coordenação de Material e Patrimônio (​https://wp.ufpel.edu.br/numat/nucleo-de-material/tutoriais/​).
• Na elaboração do pedido, quando for incluir fornecedor novo, não esquecer de colocar a razão social, conforme o CNPJ. Não incluir com o nome fantasia.
4. Gerar o Estudo Técnico Preliminar – ETP no sistema ETP-Digital. Orientação disponível na página do Núcleo de Material: https://wp.ufpel.edu.br/numat/etp/
5. Finalizar o pedido no Cobalto.
6. Abrir processo no SEI, tipo ‘Material: Contratação de Serviço sem contrato’.

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

GERAL - PESSOA JURÍDICA - 33.90.39

No processo SEI deverão ser anexados os seguintes documentos:

1. Formulário SEI Análise de Riscos ‘SGA An.de Riscos Dispensa Aquis/Serv s/Contr’.
2. O Estudo Técnico Preliminar, gerado no sistema ETP-Digital.
3. Formulário SEI ‘SGA Aprovação do Estudo Técnico Preliminar’ devidamente assinado pela pessoa que o elaborou, pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
4. Pedido gerado no Cobalto, conforme orientações do NUMAT.
5. Formulário SEI ‘SGA Autorização para formulário de pedido’ devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.

Índice

6. Termo de Referência, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa. Formulário SEI 'SGA Termo de Referência Serviço Dispensa s/cont'.
7. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação;
8. Orçamentos, conforme orientações do NUMAT. Confirmar se a empresa aceita o pagamento por meio de Nota de Empenho.
9. Formulário SEI ‘SGA Declaração de Veracidade dos Orçamentos’, indicando os orçamentos apresentados à Ufpel, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
10. Declaração emitida pela empresa de que não emprega menor. Modelo no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/07/DECLARACAO-DE-QUE-NAO-EMPREGA-MENORES-MODELO.pdf.

Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

GERAL - PESSOA JURÍDICA - 33.90.39

Índice

11. Certidões de regularidade fiscal (Certidão Negativa da Receita Federal, FGTS, Débitos Trabalhistas e Cartão CNPJ) do prestador de serviço de menor valor. Acessível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/
12. Consulta ao quadro societário de todas as empresas que forneceram orçamento (na consulta ao cartão CNPJ, na parte inferior da tela do resultado, consta a opção 'CONSULTAR QSA'), e não poderá constar nenhum sócio em comum entre essas empresas, caso apareça algum sócio em comum, o orçamento de maior valor deverá ser descartado.
13. Cópia do projeto de pesquisa aprovado pelo COCEPE (Fonte financiadora: CAPES).
14. Formulário SEI ‘PRPPG Declaração de dispensa’, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.

Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

GERAL - PESSOA JURÍDICA - 33.90.39

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PRESTAÇÃO DE SERVIÇO INCISO DA PESQUISA

• MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTO

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Manutenção em equipamento - 33.90.39

1. A formação de preço ocorre solicitando orçamentos diretamente com fornecedores, utilizando os modelos dos documentos: ‘SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO PARA FORNECEDORES’ e ‘MODELO DE ORÇAMENTO A SER PREENCHIDO PELOS FORNECEDORES’.
• Instrução Normativa nº 065/2021, art. 5º, inc. IV - pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital;
2. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação.
• Instrução Normativa nº 065/2021, art. 5º, §2º, inc. IV - “registro, nos autos do processo da contratação correspondente, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação de que trata o inciso IV do caput.”

Índice

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Manutenção em equipamento - 33.90.39

3. Elaborar pedido no COBALTO, conforme orientação do Núcleo de Material - NUMAT da Coordenação de Material e Patrimônio (​https://wp.ufpel.edu.br/numat/nucleo-de-material/tutoriais/​).
• Na elaboração do pedido, quando for incluir fornecedor novo, não esquecer de colocar a razão social, conforme o CNPJ. Não incluir com o nome fantasia.
4. Gerar o Estudo Técnico Preliminar – ETP no sistema ETP-Digital. Orientação disponível na página do Núcleo de Material: https://wp.ufpel.edu.br/numat/etp/
5. Finalizar o pedido no Cobalto.
6. Abrir processo no SEI, tipo ‘Material: Contratação de Serviço sem contrato’.

Índice

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Manutenção em equipamento - 33.90.39

No processo SEI deverão ser anexados os seguintes documentos:

1. Formulário SEI Análise de Riscos ‘SGA An.de Riscos Dispensa Aquis/Serv s/Contr’.
2. O Estudo Técnico Preliminar, gerado no sistema ETP-Digital.
3. Formulário SEI ‘SGA Aprovação do Estudo Técnico Preliminar’ devidamente assinado pela pessoa que o elaborou, pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
4. Pedido gerado no Cobalto, conforme orientações do NUMAT.
5. Formulário SEI ‘SGA Autorização para formulário de pedido’ devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.

Índice

Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Manutenção em equipamento - 33.90.39

6. Termo de Referência, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa. Formulário SEI 'SGA Termo de Referência Serviço Dispensa s/cont'.
7. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação;
8. Orçamentos, conforme orientações do NUMAT. Confirmar se a empresa aceita o pagamento por meio de Nota de Empenho.
9. Formulário SEI ‘SGA Declaração de Veracidade dos Orçamentos’, indicando os orçamentos apresentados à Ufpel, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
10. Declaração emitida pela empresa de que não emprega menor. Modelo no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/07/DECLARACAO-DE-QUE-NAO-EMPREGA-MENORES-MODELO.pdf.

Índice

11. Anexar certidões de regularidade fiscal (Certidão Negativa da Receita Federal, FGTS, Débitos Trabalhistas e Cartão CNPJ) do prestador de serviço de menor valor. Acessível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/
12. Anexar consulta ao quadro societário de todas as empresas que forneceram orçamento (na consulta ao cartão CNPJ, na parte inferior da tela do resultado, consta a opção 'CONSULTAR QSA'), e não poderá constar nenhum sócio em comum entre essas empresas, caso apareça algum sócio em comum, o orçamento de maior valor deverá ser descartado.
13. Anexar cópia do projeto de pesquisa aprovado pelo COCEPE (Fonte financiadora: CAPES).
14. Preencher e assinar (assinatura do Coordenador e Coordenador do projeto de pesquisa) o formulário ‘PRPPG Declaração de dispensa’.

Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Manutenção em equipamento - 33.90.39

Índice

15. Comprovação de que o valor do serviço de manutenção corretiva não é superior a 50% do valor do equipamento novo, conforme art. 3º, inc. IV do  Decreto 9.373/2018 e IN 205/88, item 9.3 da STN.
• Importante: quando for serviço de manutenção preventiva, não precisa comprovar o preço do equipamento.
16. O equipamento precisa ter o registro patrimonial (RP), informar o nº no pedido.
17. Caso o equipamento não tenha mais a plaqueta do registro patrimonial é necessário que o Responsável pela Unidade faça uma declaração informando que o equipamento de fato é utilizado na UFPel.

Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Manutenção em equipamento - 33.90.39

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PRESTAÇÃO DE SERVIÇO INCISO DA PESQUISA - PESSOA FÍSICA

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

GERAL - PESSOA FÍSICA - 33.90.36

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

GERAL - PESSOA FÍSICA - 33.90.36

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

GERAL - PESSOA FÍSICA - INCISO DA PESQUISA - 33.90.36

• Cópia do projeto de pesquisa aprovado pelo COCEPE (Fonte financiadora: CAPES).
• Formulário SEI ‘PRPPG Declaração de dispensa’, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.

Lembrando que TODOS os processos precisam passar pelo NEOR para anotação e controle.

Índice

Se for no inciso da pesquisa, o empenho será emitido pelo NEOR/PRPPG, se for um processo normal, o empenho será emitido pela SEMP/CMP/SGA.

PRESTAÇÃO DE SERVIÇO INCISO DA PESQUISA

• INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO

HIPÓTESES DE INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO DO TUTORIAL DA SGA

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PRESTAÇÃO DE SERVIÇO INEXIGIBILIDADE

• INSCRIÇÃO EM EVENTO

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Pagamento de inscrição em evento - 33.90.39

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Pagamento de inscrição em evento - 33.90.39

Índice

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Pagamento de inscrição em evento - 33.90.39

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PRESTAÇÃO DE SERVIÇO INEXIGIBILIDADE

• PAGAMENTO DE ANUIDADE

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Pagamento de anuidade - 33.50.41

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Procedimentos a serem adotados – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Pagamento de anuidade - 33.50.41

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LEMBRETES IMPORTANTES

• Para pedidos que não estejam vinculados à pesquisa, não haverá necessidade de anexar a cópia do projeto de pesquisa aprovado pelo COCEPE e nem o formulário ‘PRPPG Declaração de dispensa’.
• Os processos vinculados à pesquisa, não há limite de valor e são enquadrados no art. 75, inc.IV, alínea C, da nova Lei de Licitações, nº 14.133/2021.
• O Termo de Referência é anexado no sistema de compras e por isso o mesmo precisa ser bem elaborado e estar de acordo com a legislação.
• Link do material explicativo sobre o ETP e o Termo de Referência (TR): https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/03/Orientacoes-ETP-e-TR_Versao1_rev03-1.pdf
• Para processos de IMPORTAÇÃO, deverá ser aberto crédito de 20 a 30% a mais do que o valor da proforma, por causa da variação cambial.
• Para material de uso contínuo, o ideal é que se faça Pregão Eletrônico no Sistema Registro de Preços. Esta modalidade agiliza a aquisição durante o ano de sua vigência.

NOTAS IMPORTANTES SOBRE AQUISIÇÃO DE MATERIAL E PRESTAÇÃO DE SERVIÇO EM GERAL

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• Link de acesso a Agenda de Compras: https://wp.ufpel.edu.br/numat/nucleo-de-material/agenda-de-compras/
• O código SIASG deve estar preenchido no pedido de compra ou serviço. O código pode ser consultado em: https://wp.ufpel.edu.br/numat/codigo-siasg/
• Se não houver código, favor enviar um email para o NUMAT (material@ufpel.edu.br), pedindo a inclusão do material no cadastro.
• Prestar atenção para não deixar o código SIASG em branco ou utilizar os INATIVOS. Utilizar o código mais próximo possível da descrição do item. FAVOR CUIDAR COM A DIGITAÇÃO DO NÚMERO E NÃO UTILIZAR O CÓDIGO DA CLASSE.
• Prestar atenção na unidade de medida dos itens. Por exemplo: não pode haver comparação de frascos ou embalagens de tamanhos diferentes.
• Na descrição colocar o tamanho do saco, pacote, etc., porque se não, precisamos ir ao orçamento para verificar o tamanho.

NOTAS IMPORTANTES SOBRE AQUISIÇÃO DE MATERIAL E PRESTAÇÃO DE SERVIÇO EM GERAL

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• Nas solicitações de SERVIÇO, as despesas de locomoção e diárias, quando houver, deverão estar inclusas no valor do serviço (não podem estar discriminadas separadamente).
• Nos orçamentos deve ser considerado o valor do frete no valor final dos materiais, diluído no quantitativo total (esse procedimento serve somente para pedidos que serão licitados).
• Para dispensa de licitação, o frete deve ser na modalidade CIF, ou seja, frete pago pelo fornecedor. A UFPel não paga o frete em separado.
• Os orçamentos devem ser anexados separadamente no SEI, pois quando enviamos o empenho emitido, enviamos também cópia do orçamento para o fornecedor vencedor.
• A validade do orçamento precisa estar garantida em toda a tramitação do processo em pelo menos 30 dias.
• Alguns materiais podem ocasionar dúvidas se são CONSUMO ou PERMANENTE, assim, solicita-se verificar com o Núcleo de Patrimônio - NUPAT (3284-3933) antes de iniciar o processo de compra, evitando a devolução de pedido para troca de natureza de despesa.

NOTAS IMPORTANTES SOBRE AQUISIÇÃO DE MATERIAL E PRESTAÇÃO DE SERVIÇO EM GERAL

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• Prestação de serviço tanto pessoa jurídica como pessoa física pode ser feito processo de dispensa de licitação no art. 75, inc. II da lei 14.133/2021. Entretanto há limite de valor e o CMP decide se será dispensa ou haverá licitação.
• ATENÇÃO, COM A NOVA LEI DE LICITAÇÕES a compra/serviço será realizada por meio do sistema Dispensa Eletrônica, que é um sistema voltado para as aquisições e serviços realizadas através de dispensa de licitação no referido inciso.
• Se ocorrer da Dispensa Eletrônica ser deserta ou frustrada, o NUMAT poderá fazer a compra/contratação com o fornecedor de menor valor da cotação enviada.
• Atentar para a contratação de serviços de terceiros pessoa física, pois há a obrigação de pagamento de INSS patronal (20% do valor total). O recurso utilizado para atender esta despesa será o de recursos próprios, visto que o PROAP não libera nesta rubrica.
• Para pedidos de prestação de serviço de tradução, deverá ser anexado o artigo.

NOTAS IMPORTANTES SOBRE AQUISIÇÃO DE MATERIAL E PRESTAÇÃO DE SERVIÇO EM GERAL

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• No projeto de pesquisa no Cobalto, precisa aparecer a CAPES como uma das fontes financiadoras, se for utilizar o PROAP para aquisição de material de consumo (por exemplo: material de laboratório, produtos químicos, ...) ou para prestação de serviço.
• Solicitar ao NAPIC, via SEI, a inclusão da fonte financiadora no projeto de pesquisa, anexando junto o plano de trabalho. No despacho/memorando do envio, precisa constar o valor.
• Para recursos próprios e PROAP não há necessidade de informar o PCA (Plano anual de contratações) no sistema PGC.
• Não esquecer que quando anexar um pedido corrigido, o mesmo precisa ser assinado através de formulário no SEI e precisa ajustar o nº do protocolo SEI de qualquer outro documento que tenha sido relacionado.
• Prestação de Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação é na rubrica 33.90.40.

NOTAS IMPORTANTES SOBRE AQUISIÇÃO DE MATERIAL E PRESTAÇÃO DE SERVIÇO EM GERAL

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• Quando fizer algum pedido de compra ou de auxílio financeiro ou no SCDP (diárias e passagens), o PPG precisa acompanhar o fluxo das tramitações e atentar-se às devoluções para correção.
• O empenho depois de emitido e assinado, é enviado ao fornecedor e aos responsáveis pelo pedido. De praxe, o fornecedor tem 30 dias para entregar o material. Se isso não ocorrer, favor entrar em contato com o fornecedor e negociar a entrega. Dentro do ano, o empenho poderá ser anulado e reutilizado. Após, isso não será mais possível.
• Tutoriais do Núcleo de Material estão acessíveis no link https://wp.ufpel.edu.br/numat/tutoriais/
• Material sobre o ETP está disponível na página do Núcleo de Material, no link https://wp.ufpel.edu.br/numat/etp/

NOTAS IMPORTANTES SOBRE AQUISIÇÃO DE MATERIAL E PRESTAÇÃO DE SERVIÇO EM GERAL

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ENTREGA DE MATERIAL/SERVIÇO

• Verificar se o material entregue está de acordo com a nota de empenho: especificação do material ou serviço, marca e modelo cotado do material ou equipamento, quantidade…
• Efetuar os demais encaminhamentos para pagamento conforme orientação em: https://wp.ufpel.edu.br/sei/files/2022/03/01_Manual-SEI_Editado_v05-Notas-Fiscais.pdf
• O processo de pagamento deverá ser relacionado ao processo principal da aquisição/contratação.
• Agilizar ao máximo o ateste na Nota Fiscal evitando a cobrança de juros.

Procedimentos a serem adotados – ENTREGA DO MATERIAL OU DO SERVIÇO A SER PRESTADO

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Procedimentos a serem adotados – ENTREGA DO MATERIAL OU DO SERVIÇO A SER PRESTADO

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PRODUTOS QUÍMICOS CONTROLADOS

NOVIDADE: O acompanhamento da aquisição, uso, armazenamento e descarte dos produtos químicos controlados pelo Exército e pela Polícia Federal é realizado pelo Núcleo de Gestão Ambiental (NGA), e a página com todas as orientações pode ser acessado através do link: https://wp.ufpel.edu.br/npa/produtos-quimicos-controlados/

Procedimentos a serem adotados – PRODUTOS QUÍMICOS CONTROLADOS - Polícia Federal e Exército Brasileiro

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EMPENHO E RECONHECIMENTO DE PASSIVO

Lei nº 4.320/64:

• Art. 58: “O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição.”
• Art. 60: “É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.”

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Acompanhamento da nota de empenho ocorre através do Cobalto:

https://cobalto.ufpel.edu.br/compras/consultas/empenho/filtro

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NOTA DE EMPENHO: é a forma de comprometimento de recursos orçamentários

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• Caso seja realizada despesa sem a emissão prévia de empenho, o responsável deverá preencher e enviar pelo SEI o formulário de reconhecimento de passivo, conforme orientações no site do NUMAT: https://wp.ufpel.edu.br/numat/formularios/indenizacao-reconhecimento-de-divida/
• Os processos envolvendo pagamentos sem empenho prévio serão devidamente enquadrados nos procedimentos regulamentados pela Portaria UFPel nº 1.464/2013, que delega à Superintendência de Gestão Administrativa a competência para apurar, mediante Sindicância Investigativa, eventuais irregularidades administrativa relativas ao pagamento de indenizações decorrentes da ausência da adesão às normas vigentes, e pela Portaria UFPel nº 0080/2015, que dispõe sobre procedimentos para apuração de fatos relativos a prejuízos a bem público.

Procedimentos a serem adotados – RECONHECIMENTO DE PASSIVO

SOMENTE EM CASOS EXCEPCIONAIS

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DIÁRIAS E PASSAGENS - SCDP

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Procedimentos a serem adotados – DIÁRIAS E PASSAGENS - SCDP

• Link para acesso à pagina: https://wp.ufpel.edu.br/cfc/diarias-e-passagens/
• Manual do solicitante de viagem: https://wp.ufpel.edu.br/cfc/files/2021/02/Manual-Solicitante-de-Viagem.pdf
• Dúvidas, entrar em contato com a SDP, (53) 3284-3935, telefone fixo e WhatsApp
• Cadastrar o Pedido de Concessão de Diárias e Passagens (PCDP) no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP – link: https://www2.scdp.gov.br/novoscdp/home.xhtml) e anexar a documentação comprobatória (folder, convite, confirmação de inscrição, cronograma do evento, sugestão de voo, ...)
• Se for colaborador eventual deverá anexar:
• Convite
• Nota técnica (formulário no SEI: SGA Nota técnica e currículo colaborador eventual)
• Documento com foto
• Programação do evento
• Sugestão de voo

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O PPG PRECISA ACOMPANHAR O ANDAMENTO DO PCDP E ESTAR SEMPRE ATENTO ÀS DEVOLUÇÕES PARA CORREÇÃO.

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Procedimentos a serem adotados – DIÁRIAS E PASSAGENS - SCDP

• As passagens aéreas são compradas pelo NEOR e o PPG precisa transferir o recurso orçamentário para a emissão ou reforço da nota de empenho.
• Para pedir senha de acesso ao SCDP como solicitante de viagem, precisa ser enviado via SEI processo tipo ‘Orçamento e finanças: Cadastro usuário SCDP’ e preencher o formulário ‘SGA Solicitação de Cadastro no SCDP’ e o Pró-Reitor da PRPPG é a autoridade solicitante (colocar em bloco e pedir a assinatura dele). Encaminhar à SDP.
• Se for utilizar veículo próprio – tem que preencher o formulário ‘SGA Termo de Resp. Veículo Próprio’ e anexar no PCDP.
• Se for utilizar veículo oficial – tem que anexar a solicitação de transporte.
• Se for utilizar transporte rodoviário – deve priorizar a compra na modalidade comum.
• TODAS as viagens de servidor, desde que sejam a trabalho, devem ser registradas no SCDP, mesmo não havendo pagamento de diárias e/ou passagens por parte da UFPel. Deverá ser anexado no PCDP o termo de renúncia (formulário ‘SGA Renúncia Parcial/Total – Diárias e Passagens’), devidamente assinado pelo proposto e proponente da viagem.

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Na página do NEOR, em Documentação de Apoio, foi disponibilizado o acesso à nossa planilha de controle:

Planilha de controle de saldos de Diárias e Passagens – SCDP – PROAP

Planilha de controle de saldos de Diárias e Passagens – SCDP – RECURSO PRÓPRIO

Procedimentos a serem adotados – DIÁRIAS E PASSAGENS - SCDP

É muito importante a escolha do empenho correto, para que não ocorra erro no decorrer dos trâmites.

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Se tiver algum recurso de uma fonte diferente, o empenho será um outro específico.

NOTAS IMPORTANTES:

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Procedimentos a serem adotados – DIÁRIAS E PASSAGENS - SCDP

PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. Anexar a documentação comprobatória da viagem na prestação de contas do PCDP no SCDP.
2. Documentação comprobatória:
1. canhotos de embarque dos translados aéreos;
2. certificado/atestado de participação em treinamentos/cursos/palestras;
3. bilhetes de passagens terrestres – deve ser anexado os bilhetes originais, pois o voucher não é aceito.
4. Outros documentos pertinentes e comprobatórios.

O PPG PRECISA TRANSFERIR RECURSO PRÓPRIO PARA A UGR DA PRPPG PARA PODER PAGAR O RESSARCIMENTO DAS PASSAGENS RODOVIÁRIAS.

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CERTIDÕES NEGATIVAS

Consulta às certidões negativas

Link de acesso às certidões negativas: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/

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Consulta quadro societário (QSA) no cartão CNPJ

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Alguns equívocos recorrentes

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Termo de Referência

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Termo de Referência

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Código NCM no pedido elaborado no Cobalto

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NCM - Nomenclatura Comum do Mercosul

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Solicitação de Compra / Serviço

Página do NEOR / CPG / PRPPG

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Força de trabalho do NEOR

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Força de trabalho do NEOR

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MUITO OBRIGADA!

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Contato: (53) 3284-4084

Telefone fixo e WhatsApp Institucional

E-mail: neor.prppgi@ufpel.edu.br

Página: https://wp.ufpel.edu.br/prppgi/pos-graducao/neor/

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