Informe de Gestión Administrativa�
Del 16 de diciembre de 2024 al 30 de enero de 2025
Conjunto Cerrado Natura P.H.
Aph & Servicios Integrales S.A.S.
Señores Residentes del Conjunto Cerrado Natura;
Reciban un cordial saludo, de la manera más atenta y respetuosa nos dirigimos a ustedes con el fin de compartir con toda la comunidad nuestro informe de Gestión.
Para iniciar, queremos presentar los equipos de trabajo que prestan sus servicios dentro de nuestro Conjunto:
Aph & Servicios Integrales S.A.S.
NUESTRO PERSONAL DE ASEO EMPRESA SERVIGIA
Andrea Gómez
Torres 29, 30 , 31 y 32
Diana Garzón
Torres 9, 10, 11 y 12
Milena González
Torres 13, 14, 15 y 16
July Silva
Torres 21, 22, 23 y 24
Nolis Orozco
Torres 25, 26, 27 y 28
Angélica Vargas
Torres 1, 2, 3, y 4
Zuly Tapias
Torres 17, 18 19 y 20
Carmen Torres
Torres 5, 6, 7 y 8
NUESTRO PERSONAL DE MANTENIMIENTO EMPRESA SERVIGIA
Leonardo méndez
Todero Jardinero
Miguel Romero
Todero Jardinero
Fernando Ruiz
Todero Locativo
Derwin Gascón
Todero Locativo
NUESTRO PERSONAL DE SEGURIDAD EMPRESA ESPLENDOR
NUESTRO PERSONAL DE SEGURIDAD EMPRESA ESPLENDOR
NUESTRO PERSONAL DE SEGURIDAD EMPRESA ESPLENDOR
NUESTRO PERSONAL DE SEGURIDAD EMPRESA ESPLENDOR
ADMINISTRATIVO
En cuanto al servicio de administración; es importante resaltar que desde el 01 de noviembre que nosotros iniciamos se viene prestando un servicio de atención más extendido para que los propietarios puedan asistir a la administración y presenten sus inquietudes o requerimientos.
Estamos trabajando desde las 8:00 AM hasta las 12:30 del día y continuamos con el servicio desde las 4:00 PM hasta las 8:00 PM.
Se viene dando de manera oportuna las respuestas a todos los correos; como hemos dicho siempre: “con tres días de anticipación” y toda solicitud al correo del conjunto.
Tenemos en la bandeja de entrada aproximadamente 200 correos que corresponden a los tres días inmediatamente anterior. es decir, de fechas hacia atrás no se tiene pendiente dar respuesta a ningún correo
ADMINISTRATIVO
Se llevaron a cabo las Novenas Navideñas, las cuales fueron distribuidas por grupos de torres.
Agradecemos a todas las personas que nos colaboraron organizando y realizando su respectiva novena y esperamos que en este nuevo año sean más las familias que nos acompañen en la celebración de estas fechas especiales ya que para ser un Conjunto tan grande se veían muy pocas personas participando.
ADMINISTRATIVO
Desde el ingreso de APH como administración del Conjunto Natura venimos garantizando Los mantenimientos preventivos de los equipos como son los ascensores, las motobombas, la planta eléctrica y todos los que se requieran. Estos mantenimiento se vienen realizando de manera preventiva según las especificaciones.
En la oficina de administración reposa la bitácora de estos mantenimientos.
Hacemos la invitación para que las personas que deseen ejercer su derecho de inspección se acerquen a la oficina en los horarios de atención y puedan constatar la veracidad de esta información
ADMINISTRATIVO
Se le envió a las empresas de mantenimiento de ascensores la respectiva carta de terminación de contrato.
Tal como lo sugeríamos en reuniones anteriores, recomendamos contratar este servicio con una sola empresa, buscando mejores propuestas en el mercado, ya que con estas dos empresas (RIGHA Y EUROLIFT), se vienen pagando alrededor de 18,200,000 mensuales y al contratar el servicio de mantenimiento con una sola empresa se podría obtener un costo más favorable para la copropiedad y poder realizar un ahorro significativo en este rubro mes a mes de 6´000,000 de pesos aproximadamente.
Actualmente nos encontramos en proceso de convocatoria
Esta disminución en el gasto nos puede representar una diferencia hasta de 72´000,000 para el presupuesto del año 2025 y que se puede aprovechar en otros rubros
ADMINISTRATIVO
Para el día 30 de diciembre que se vencía el contrato con cito plus pudimos hacer la renovación por tres meses; es decir, hasta el 30 de marzo de 2025, tal como lo hablamos en la reunión anterior para poder definir la viabilidad de contratar el servicio de citofonía con otra empresa que preste al mismo tiempo el servicio de liquidación y recaudo para el parqueadero de visitantes.
Actualmente nos encontramos en proceso de selección.
ADMINISTRATIVO
En el mes de enero se retomaron las mesas de trabajo con la constructora, ya se han realizado dos reuniones con los representantes de esta y se han tocado temas referentes a la entrega de la fase 2 y temas como los bicicleteros cerca de la torre 4 y 5.
Como resultado de estas mesas de trabajo, la Constructora Las Galias dará respuesta en el mes de marzo.
ADMINISTRATIVO
Desde el primer momento en que entramos, desde el 01 de noviembre de 2024, hemos empezado a trabajar con dos personas del Comité de Convivencia, realizando algunas citaciones y llamados de atención.
Se han atendido puntualmente los casos más importantes como el del día 24 de diciembre en horas de la noche donde se presentó una afectación en la cerca eléctrica del Conjunto. Esta afectación ya fue remediada.
ADMINISTRATIVO
En el mes de enero se realizó el sorteo y asignación de parqueaderos.
Con la acostumbrada ayuda del Consejo de Administración se diseñó un forms para que pudieran hacer la solicitud y se adjuntaran todos los documentos de los vehículos; se recibieron 650 solicitudes y algunas personas quedaron sin parqueadero asignado por no estar al día con las cuotas de administración.
Sea esta la oportunidad para indicar que el 01 de marzo se revisará nuevamente la cartera y las personas que no estén al día perderán inmediatamente el cupo de parqueadero por el resto del periodo de esta asignación. Es decir, quedarían sin parqueadero hasta el 31 de mayo
OPERATIVO
El 26 de diciembre se puso en funcionamiento los torniquetes en la recepción 1.
Se viene haciendo la entrega de los tags en la oficina de administración y a la vez se hace hace el reconocimiento facial.
Pronto se compartirá cronograma para el registro del reconocimiento facial masivo.
OPERATIVO
Se vienen realizando mensualmente los mantenimiento a las zonas verdes:
El riego y poda de las matas y la guadañada de toda la zona verde.
OPERATIVO
Se reanudó la pintura de la reja perimetral en la cual venimos avanzando y está programado terminar el 28 de febrero de 2025
Pintura de los postes metálicos con sus respectivas bases y cambio de reflectores perimetrales
OPERATIVO
Limpieza del aquaparque
Reparación, limpieza y pintada de puerta de cuarto eléctrico
OPERATIVO
Compra y cambio de luminarias al interior de las torres
Compra y cambio de reflectores
OPERATIVO
En el mes de enero se terminó de instalar todo el sandblasting o película protectora en todos los ventanales del edificio de zonas comunes
OPERATIVO
Se realizó el destaponamiento de las cajas de aguas servidas de la Torre 17 y 19 las cuales ya estaban rebozadas.
De igual manera, se aprovechó para realizar en los días 29, 30 de diciembre y 02 de enero el mantenimiento respectivo de las 64 cajas de inspección que están al interior del conjunto
Se llevó a cabo la apertura de la piscina y club house con una reinauguración; realizando una zumba acuática.
Está apertura se realizó el día 5 de enero de 2025, luego de hacer todas las correcciones necesarias; en ellas se corrigió la fuga de gas en la zona de la caldera, se realizó el cambio del filtro y se doto de elementos para el uso de la piscina.
OPERATIVO
De igual manera se compraron algunos implementos para la piscina como fueron las sillas plásticas playeras, los gusanitos para la piscina, dos balones inflables, se acomodaron los botiquines, se instaló la manta térmica y se solucionó el problema del wi-fi para poder habilitar la recepción del club house en el tercer piso.
OPERATIVO
ADMINISTRATIVO
El 31 de enero de 2024 estuvimos invitados a un coffee break en las instalaciones de la empresa ALP;
Nuestro Conjunto Cerrado Natura ocupo el Segundo puesto en el manejo de residuos orgánicos, la invitación es a seguir mejorando para que en la próxima reunión que se realizará en julio seamos los primeros.
Ante este reconocimiento queremos felicitar a todos los residentes que se esfuerzan por hacer de manera adecuada la separación de sus residuos y a la persona encargada de los manejos y separación de los residuos en el shut.
Nos ganamos estos premios para el Conjunto
CONTABLE Y FINANCIERO
En los meses de diciembre y enero se continuaron realizando acuerdos de pago, con resultados no favorables.
Sin embargo, a la fecha:
Al no tener el resultado esperado, por la poca participación, se decide contratar una casa de cobranza para iniciar el proceso de recuperación de cartera a partir del mes de febrero de 2025, de tal manera que se inicien los procesos pre-jurídicos y jurídicos a que haya lugar.
Esta situación viene generando un impacto negativo en la cartera; ya que se recibió a 31 de octubre de 2024 con $ 510.328.702 y con corte de enero de 2025 va en $ 590.000.000.
Se han realizado 2 jornadas de conciliación de cartera para que las personas que tienen dudas con sus estados de cuenta puedan asistir con los respectivos soportes y se puedan hacer los ajustes pertinentes.
CONTABLE Y FINANCIERO
Mes a mes se vienen realizando puntualmente los pagos a los proveedores; y entre los más relevantes son:
CONTABLE Y FINANCIERO
Dentro de la información más relevante debemos informar que recibimos el Conjunto con una deuda a la empresa de Seguridad esplendor por valor de 418´158,332 con corte a 31 de Octubre de 2024; y a corte de 31 de enero de 2025 la deuda es de 144´779,523 que corresponden a (43´070,247 de la factura de diciembre y 101´709,276 correspondiente a la factura de enero de 2025); Así las cosas, nuestro propósito más firme es pode estar al día con la empresa de seguridad para el mes abril de 2025,
CONTABLE Y FINANCIERO
Estamos trabajando para mejorar, así poder brindar más seguridad y tener una convivencia más tranquila y confortable
¡Muchas gracias por su atención y colaboración!