E-PAYSAGE

GT PR U + HE + ESA

Présentation et synthèse des échanges

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Bénédicte Champagne

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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14 octobre 2025 - Visioconférence

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- État des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Périmètres des envois des inscriptions et rappel du fil de l’eau 2025-2026

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Publication des listes de résultats EMLF 25-26

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Tests d’envoi des preuves dans SIEL-SUP

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Changements législatifs impactant HOPS et SIEL-SUP : suppression des grades académiques et des finalités

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Vérification des PE mis à jour pour 25-26 dans HOPS

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Données de bourses DAE

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation ; Synthèse des échanges

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Etat des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

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Courbe des envois en DB de production

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Courbe des envois des diplômés

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Les mini-inscriptions

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Les full-inscriptions

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Les inscriptions - quelques chiffres

• Pour les mini-inscriptions, il n’y a plus eu d’évolution depuis le dernier état des lieux. Un seul EES est toujours manquant à ce jour.
• 21-22 :
• Au 7 octobre 2025, 31 EES ont envoyé des données, en forte progression depuis le précédent état des lieux (8 mai).
• Le taux de complétude de l’année académique est passé de ± 77% à ±91% par rapport aux données de référence statistique.
• Pour les universités, l’envoi des inscriptions est complet.
• 22-23 :
• 32 EES ont envoyé des données, là aussi en forte progression par rapport à mai (+ 15).
• Le taux de complétude de l’année académique pour les HE-ESA est passé de ± 41% à ± 73% par rapport aux données statistiques.
• Pour les universités, l’envoi des inscriptions est complet.

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Les inscriptions - quelques chiffres

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• 23-24 :
• 17 EES ont envoyé des données (+4 par rapport à mai).
• Pas de comparaison statistique disponible.
• 24-25 :
• 17 EES ont envoyé des données (+5 par rapport à mai).
• 25-26 :
• Les premiers EES ont envoyé des données pour l’année académique 25-26 (création des inscriptions dans SIEL-SUP au fil de l’eau).

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Collecte 106

• Demande du CoPil et du Cabinet de la Ministre de l’Enseignement supérieur.
• Première analyse sur la base des fichiers de référence transmis par les COM/DEL (un fichier ESA et un fichier HE) pour chaque année de référence (2021-2022 à 2024-2025).
• Des données manquantes qui devront être ajoutées, dont par exemple :
• Le nombre de crédits acquis, et parmis ceux-ci, le nombre de crédits de BAC1 ainsi que le nombre de crédits complémentaires
• L’information selon laquelle l’étudiant est de première génération
• Les causes d'un PAE inférieur à 60 crédits, à partir de l'année où cette donnée a été intégrée
• L’aide à la réussite
• L’acquisition des crédits de maîtrise de la langue française
• Les données relatives au titre d’accès (pays de délivrance, type d’enseignement, communauté d’origine, identification FASE de l’école, type d’enseignement secondaire)
• L’information relative au paiement du solde des droits d’inscription
• Le type de bourse d’études dont dispose l’étudiant
• La présentation au financement de l’étudiant
• L’information relative à l’obtention du diplôme par l’étudiant

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Synthèse des échanges

• L’état des lieux présenté se concentre actuellement sur l’état de complétude entendu comme le nombre total d’inscriptions pour un EES comparativement à des données de référence (données statistiques, projection, etc.). Mais il est aussi important de garantir la complétude des données pour les inscriptions en elles-mêmes (inscription sur base du set minimal de données >< envoi de l’ensemble des données liées à une inscription). Les graphiques présentées dans les diapositives attestent qu’un envoi de données a été réalisé par l’établissement, sans pour autant que les données soient complètes (ex. par rapport aux crédits acquis, etc.) → ⚠ il est important de garantir la mise à jour des données, de surcroît dans le cadre du fil de l’eau.
• En accord avec les COM/DEL, il est possible pour les EES en difficulté de réutiliser les collectes 106 pour alimenter les fichiers full inscriptions, soit en réemployant le fichier conservé en interne, soit en demandant le fichier précomplété aux COM/DEL et ce à partir de novembre 2025. Néanmoins, certaines données requises dans le cadre de SIEL-SUP sont manquantes des collectes 106, soit parce qu’elles ne sont pas demandées, soit parce qu’elles sont obtenues l’année n+1 (ex. nombre de crédits acquis). Les données manquantes, listées à la diapositive ci-avant, devront dès lors être ajoutées dans le fichier de chargement.
• Une attention particulière est demandée dans la manipulation des fichiers afin d’éviter les décalages de lignes ou de colonnes entre le fichier collecte 106 et le fichier full inscriptions. Une vérification approfondie et attentive avant envoi s’impose dès lors pour s’assurer que les données soient attribuées à la bonne inscription correspondante.

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Périmètres des envois des inscriptions et rappel du fil de l’eau 2025-2026

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Périmètre des inscriptions dans la DB

• A partir de 2014-2015 : les diplômés
• A partir de 2017-2018 : les mini-inscriptions (1er et 2e cycles - 3e cycle facultatif)
• A partir de 2021-2022 : les full-inscriptions (1er et 2e cycles - 3e cycle facultatif)
• A partir de 2024-2025 : passé hors Paysage / hors FWB (à partir des inscriptions “actives” en 24-25)
• A partir de 2025-2026 : 1er et 2e cycles + étudiants inscrits à des cours isolés / auditeurs libres - 3e cycle (doctorats) - CAPAES
• Rappel des périmètres, des populations concernées et du type de données à envoyer => fiche explicative sur la base de connaissance

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Rappel des dates clés et principe de l’envoi des inscriptions au fil de l’eau

• Créer les inscriptions :
• Au mieux pour le 30/09 : envoi des inscriptions dans SIEL-SUP
• Set de données minimales + si possible les données Bourses (rappel : accélération du traitement des dossiers de bourses d’études (DAE)
• Principe : lors de l’envoi au fil de l’eau, à partir de septembre 2025, l’idée n’est pas d’attendre que les dossiers d’inscription soient complets au moment de la création dans SIEL-SUP. L’inscription est constituée au minimum d’un set de données obligatoires qui peut être envoyé dès prise en considération par l’EES (lien vers le set de données minimales). Les inscriptions sont ensuite mises à jour sur la base des jalons du fil de l’eau reprises ci-dessous, avec une tolérance de 10 à 15 jours (lien vers la procédure d’édition des inscriptions par fichiers CSV).
• 15/02 : date limite pour les inscriptions tardives
• Modifier une inscription :
• Au plus tard pour le 31/10 : modification d’une inscription existante
• Au plus tard pour le 01/12 : annulation d’une inscription
• Pour le 15/02 au plus tard :
• Envoi des réorientations (entre le 31/10 et le 15/02)

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Edition des données inscriptions 24-25

• Pour les full inscriptions 24-25 chargées en production, il est important de finaliser cette année académique par l’envoi des crédits acquis et des diplômés (dont année de diplomation = 24-25) si ce n’est déjà fait.
• La complétion des données peut se faire par web service ou par l’envoi d’un fichier CSV d’édition.
• Suite aux différentes adaptations du dictionnaire des données, deux canevas CSV ont été élaborés pour l’édition des données :
• Un fichier d’édition valable jusqu’en 24-25 inclus (lien)
• Un fichier d’édition valable à partir de 25-26 inclus (lien)

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Données 3ème cycle

• Pour les inscriptions au doctorat (3ème cycle) : il ne faut pas envoyer de crédits inscrits au PAE (DSI_20) dans SIEL-SUP. En fait, si un étudiant est diplômé d’un doctorat à l’issue de sa thèse, les crédits liés, à savoir 180, sont déduits. Par ailleurs, le code domaine Paysage (DSI_11) est obligatoire.
• Pour cette variable, il faut envoyer un à deux chiffres (sauf exception avec le domaine 10bis). Les valeurs possibles sont :

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Données étudiants libres et CAPAES

• Les données relatives aux étudiants libres ou étudiants suivant des cours isolés à envoyer dans SIEL-SUP sont uniquement les suivantes :
• le NISS (DSE_16) ;
• l’année académique (DSI_73) ;
• le nombre de crédits inscrits au PAE (DSI_20) ;
• la qualité de l’étudiant (DSI_90) => valeur “2” à appliquer ;
• la date d’inscription (DSI_29) ;
• le(s) code(s) interne(s) de l’UE (inscription à un cours isolé) (DSI_145).
• Les données complémentaires relatives aux étudiants au CAPAES à envoyer dans SIEL-SUP sont les suivantes :
• la fonction exercée dans un EES (DSI_136) ;
• Enseigne dans l’EES - pour les HE (DSI_137) ;
• Dérogation pour le CAPAES - pour les HE (DSI_138) ;
• Première inscription au CAPAES (DSI_139).

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Synthèse des échanges

• L’envoi des inscriptions 25-26 via le fil de l’eau peut se faire directement dans l’environnement de production. Pour les étudiants désinscrits après un premier envoi, une date de sortie de l’inscription ainsi qu’un motif de sortie (DSI_35 et DSI_36) devront être communiqués lors d’un deuxième envoi. Un nettoyage des inscriptions réputées n’avoir jamais existé est également prévu dans SIEL-SUP.
• Dans le cas des étudiants libres, le code UE interne - qui est une donnée obligatoire - permet de distinguer d’éventuels doublons au sein d’un même établissement. Les codes en série doivent être séparés par une virgule lors de l’envoi. Le code études du programme peut être envoyé en lieu et place du code UE.
• L’année académique 25-26 représente une année au fil de l’eau de test, avant l’année 26-27 qui sera la première année académique de contrôle par les COM/DEL dans SIEL-SUP. Une tolérance est donc de mise dans le respect des dates clés de l’envoi au fil de l’eau.
• Les données relatives aux inscriptions au CAPAES sont obligatoires à partir de 25-26. Par ailleurs, la DSI_136 - Fonction exercée dans un EES est une donnée facultative - à visée statistique - et non conditionnelle. Le dictionnaire des données doit être adapté en ce sens.

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Publication des listes de résultats EMLF 25-26

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Mise à disposition des listes de résultats à l’EMLF 25-26

• Rappel de la procédure :
• Création des inscriptions 25-26 au fil de l’eau des étudiants, notamment ceux concernés par l’EMLF, dans l’environnement de production de SIEL-SUP via l’envoi d’un set minimal de données, à savoir :
• le NISS (DSE_16) ;
• la qualité de l’étudiant (DSI_90) ;
• le code habilitation détaillée (DSI_4) ;
• le code grade académique (DSI_5) ;
• l’année académique (DSI_73) ;
• la position dans le cycle (DSI_15) ;
• la date d’inscription (DSI_29) ;
• la catégorie de titre d’accès pour l’inscription (DSI_40) - donnée obligatoire à partir de 2025-2026.

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• Génération des listes par l’équipe e-paysage et mise à disposition via le module “Listes” de SIEL-SUP à partir du mercredi 3 décembre 2025 au plus tard.

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• Les données 23-24 et 24-25 ont été mises à jour au 30 septembre 2025. Les résultats de l’EMLF sont donc actualisés et disponibles dans les écrans de SIEL-SUP.
• Lien vers le tutoriel d’utilisation du module “Listes”.

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Synthèse des échanges

• Les inscriptions 25-26 devront être créées dans SIEL-SUP pour le 21 novembre 2025* pour pouvoir générer les listes de résultats à l’EMLF (* information communiquée au GT IT du 16 octobre 2025).

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Tests d’envoi des preuves dans SIEL-SUP

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Rappel de la procédure

• L’envoi des preuves est opérationnel depuis juin 2025 dans les environnements de formation et de production de SIEL-SUP pour la réalisation de tests. Les preuves ne seront donc pas encore utilisées pour le contrôle des Commissaires et délégués.
• La documentation technique relative à l’envoi des preuves est disponible sur la base de connaissance e-paysage (lien). Le manuel d’utilisation décrit le chargement dans MFT ainsi que le traitement des preuves dans SIEL-SUP (la récupération, la visualisation et les rapports de traitement). Le service permet également, via web service REST, d’envoyer une décision de jury.
• La documentation technique du web service REST ainsi que le contrat ont également été adaptés et sont accessibles sur l'extranet de l'ETNIC. Une page spécifique MFT a également été créée sur l’extranet et contient deux documentations sur le projet (lien).
• Le chargement des fichiers de preuves peut se faire de deux manières par :
• Chargement manuel via la plateforme MFT : MFT est disponible en version web au lien https://mft.etnic.be ou via le portail d’accès aux applications métier sur www.am.cfwb.be. Pour l’accès à MFT via le portail applicatif, une demande de support devra être envoyée pour pouvoir ouvrir les permissions.
• Chargement automatique via FTPS : les établissements doivent utiliser des identifiants Artefact spécifiques se présentant sous le format : FASE*N°FASE@art.etnic.be (exemple : FASE5226@art.etnic.be pour l’UNamur). Les mots de passe à utiliser sont identiques aux mots de passe liés aux certificats Artefact (un mot de passe pour chaque environnement - formation et production) (voir point 2.2 du manuel).

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Changements législatifs impactant HOPS et SIEL-SUP : suppression des grades académiques et des finalités

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Suppression des grades académiques et des finalités

• Suite au vote du 16 juillet dernier d’un décret dit fourre-tout par le Parlement de la FWB (lien vers le texte législatif), les finalités ne font plus partie des grades académiques (articles 32, 33 et 36 dudit texte).
• Le décret entre en vigueur à la rentrée académique 2025-2026.
• Dès lors, à partir de l’envoi des inscriptions au fil de l’eau en 25-26, les codes grades académiques des MA 120 qui devront être envoyés dans l’application SIEL-SUP seront des codes se rapportant à des grades académiques génériques portant le même intitulé que celui des études (par exemple : Master en sociologie, à finalité approfondie → Master en sociologie).
• Si des EES ont déjà procédé à l’envoi de données 25-26 dans SIEL-SUP sur les “anciens” codes grades académiques, ils pourront les corriger via la procédure d’édition (lien).
• Au niveau de HOPS, pour la mise à jour des programmes d’études (PE), les EES sont invités à utiliser les codes grades académiques comme d’habitude afin de publier une information plus détaillée sur le site mesetudes.be.
• L’ARES a procédé à l’encodage des nouveaux codes grades académiques dans HOPS et les a mis à disposition des établissements via le référentiel des grades disponible sur l’Open data (lien). La liste des nouveaux grades académiques “sans finalité” est également disponible au lien ci-contre (lien).

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Synthèse des échanges

• Le décret entre en vigueur à la rentrée académique 25-26, c’est-à-dire que les grades académiques “sans finalité”, dits génériques, sont d’application à partir de 25-26.
• La liste des nouveaux grades académiques “sans finalité” a été corrigée et les doublons ont été supprimés (lien).
• L’utilisation de codes grades académiques “sans finalité” ne permet plus de distinguer deux inscriptions ni deux diplômes différents auparavant sur la base de la finalité.
• Le changement de finalité n’est à présent plus considéré comme une réorientation, ce qui a un impact sur la finançabilité.
• Pour ne pas complexifier les systèmes informatiques internes, les EES recommandent de déduire le code grade académique sans finalité via le code études renseigné. Une réunion technique aura lieu par après entre l’ARES et l’ETNIC afin de trouver une solution pour soulager le travail des EES dans l’envoi des données 25-26.

=> Une réunion technique a été organisée le 16/10 entre l’ARES et l’ETNIC en vue d’appliquer le code grade académique générique “sans finalité” à partir du code études. Plusieurs pistes ont été évoquées. La piste suivante fait l’objet d’une analyse approfondie :

1. La variable “code grade académique” (DSI_5) n'est plus obligatoire à partir de l’année académique 25-26 (cette variable reste obligatoire pour les inscriptions 24-25 incluses). => les EES doivent dès lors envoyer uniquement le code habilitation détaillée et le code grade académique "sans finalité" sera déduit par SIEL-SUP.
2. La variable “code grade académique” (DSI_5) sera dès lors supprimée du canevas CSV 25-26 et du canevas édition 25-26.
3. Les documentations CSV et REST seront modifiées en conséquence.
4. Le blocage sur le contrôle année académique / code grade académique / code habilitation détaillée sera levé dans SIEL-SUP.

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Vérification des PE mis à jour pour 25-26 dans HOPS

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Rappel de la procédure et constats sur les PE 25-26

• Pour rappel : la mise à jour des programmes d’études (PE) pour l’année académique n s’effectue au sein de la base de données HOPS du 1er mars au 1er juin de l’année académique n-1. Chaque établissement d’enseignement supérieur doit donc mettre à jour les PE des études qu’il organise (uniquement pour les habilitations détaillées dont il est référent), en associant, dans HOPS, un programme d’étude au grade académique et à l’habilitation détaillée correspondants.
• L’ARES a effectué une vérification des données encodées dans HOPS pour 25-26 et dresse trois constats :
• Plusieurs EES n’ont envoyé qu’un seul lien URL pour leurs formations => deux liens URL doivent être communiqués pour chaque habilitation : un lien URL renvoyant vers le site de l’établissement ou le programme d’étude détaillé et un lien URL renvoyant vers le formulaire d’admission ou d’inscription et ce en application du règlement européen relatif au SDG.
• Des PE ont été mis à jour sur des habilitations qui sont clôturées. Les EES concernés ont été avertis. Les données relatives à l’historique des habilitations sont disponibles dans les écrans de HOPS et sur l’Open data. A partir de 26-27, HOPS bloquera l’envoi des PE pour des habilitations clôturées.
• Des PE ont été mis à jour sur des habilitations qui ne sont pas organisées par l’EES, voire, à l’inverse, des PE sont manquants dans HOPS alors qu’ils apparaissent sur les catalogues de formation des EES. Pour rappel, si un PE est mis à jour dans HOPS pour l’année académique en cours, la formation concernée apparaîtra sur le moteur de recherche mesetudes.be. Il est donc important de s’assurer de la qualité et de l’exactitude des données qui sont encodées dans HOPS et de vérifier les codes habilitations avant mise à jour des données des PE.

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Données de bourses DAE

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Mise à jour des dossiers de bourse par la DAE

• Utilisation des NISS par la DAE via SIEL-SUP à partir de 25-26 : la DAE aura accès aux inscriptions de l’année en cours pour lesquelles la valeur boursier DAPE sera présente dans SIEL-SUP → il y a donc un intérêt d’associer au set de données minimal la donnée bourse dès la création de l’inscription (DSI_76 - valeur 1).
• La DAE ne crée pas de RNbis pour un étudiant dépourvu de RN → c’est à l’EES de créer le RNbis pour l’étudiant.
• Dès lors, si l’EES n’a pas envoyé l’inscription dans SIEL-SUP avec le RNbis créé, la DAE n’a aucun moyen de récupérer le RNbis pour l’associer au dossier.
• Dans la cas où l’étudiant n’aurait aucune inscription dans SIEL-SUP, il devra produire son attestation d’inscription.
• Le tutoriel d’utilisation du module bourses d’étude de SIEL-SUP a été mis à jour et est disponible sur la base de connaissance (lien).
• Par ailleurs, les dates de mise à disposition des données de bourse dans SIEL-SUP (soit 5 jours après la notification à l’étudiant) ont été mises à jour pour l’année académique 25-26 et sont reprises dans l’agenda sur la page d’accueil du site e-paysage.

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Synthèse des échanges

• Actuellement, la DAE n’a pas développé de service de gestion des mutations (NISS). Suite à une réunion ARES-DAE, l’ARES a attiré leur attention sur l’importance de mettre à jour les NISS dans leur application.
• Une réunion aura lieu entre l’ARES et la DAE le 15/10 pour clarifier la procédure de consultation des données de SIEL-SUP ainsi que le timing de consultation. Les conclusions sont les suivantes :
• La DAE accède dorénavant aux données des étudiants inscrits dans SIEL-SUP via la virtualisation des données, permettant une interrogation par web service des données. Etant donné que toutes les inscriptions 25-26 n’ont pas été créées dans SIEL-SUP, l’étudiant peut encore faire la preuve de son inscription via son attestation délivré par l’EES. La DAE a été sensibilisée à cet égard, ainsi que sur le principe de mise à jour des données au fil de l’eau à des dates clés de l’année académique. Pour disposer d’une vue globale de la situation, l’ARES procède à un envoi hebdomadaire de l’état des lieux des inscriptions vers la DAE. Enfin, la DAE va étudier la possibilité de mettre en place un service de mutation des NISS, à l’instar de SIEL-SUP.

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Divers

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Rappel du calendrier des réunions de coordination 2025-2026

• Quatre réunions fixées en présentiel :
• Mardi 14 octobre 2025 (visioconférence)
• Mardi 9 décembre 2025 (Liège - HEPL)
• Mardi 17 mars 2026 (Mons - HELHa)
• Mardi 19 mai 2026 (Gembloux - Faculté agro ULiège)

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Développements en cours

• DADi
• Phase de test par l’ARES pour l’envoi des diplômes dans la base de données DADi
• Figeage / défigeage
• Phase de test en acceptance par l’ARES sur le module figeage / défigeage des COM/DEL dans SIEL-SUP
• Lancement de la phase de test en formation - dans un environnement distinct de celui des EES - avec les COM/DEL mi-novembre 2025

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Service LED - rappel du contexte

• LED (De leer- en ervaringsbewijzendatabank) = base de données des diplômes de la Communauté flamande.
• En juin 2023, une réunion d’information a eu lieu en présence d’AHOVOKS (le gestionnaire du LED) - accéder à la ppt.
• Etablissement d’une convention cadre entre AHOVOKS et l’ARES concernant la consultation des données.
• Pour pouvoir avoir accès, chaque EES intéressé, après avoir pris connaissance des conditions de la convention cadre, doit envoyer une déclaration d’accord en néerlandais signée à epaysage@ares-ac.be (lien vers la déclaration à signer).
• L’équipe epaysage communiquera les demandes à AHOVOKS et informera la BCED qui ouvrira les accès au service aux EES intéressés.
• Le service sera accessible via la BCED en octobre 2025-2026 (planning prévisionnel) - information sur le planning définitif et documentation suivront => la BCED est prête pour l’ouverture des flux.
• Il s’agit à ce stade uniquement d’un web service (pas de consultation écran).
• Toutes les informations et les ressources sont disponibles sur la base de connaissance < Cadre juridique.

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Service Person V4 : rappel

• La V4 du Service Person de la BCED est disponible en production.
• Pour information, la documentation complète format SPW est disponible sur la base de connaissance e-paysage - documentation + schéma.
• Le service « Personne » V4 permet à l’utilisateur :
• de demander la signalétique d’une ou plusieurs personnes sur la base de trois critères :
• NISS : affichage des données d’une personne spécifique ;
• Données phonétiques : affichage des données de toutes les personnes répondant à plusieurs critères de base (nom, date de naissance, sexe, …) ;
• Lieu de résidence (adresse complète, sans nécessairement le numéro de boîte).
• de créer des numéros bis.
• La version 4.0 supporte le nouveau format des adresses BeSt (=> lien vers la présentation de la BCED du 18/03/25).
• La date de décommissionnement du service V3 par la BCSS est actuellement inconnue.
• La documentation et le contrat de service pour la consultation par web service à partir de l’ETNIC sont disponibles au lien suivant (lien).
• Le planning d’implémentation pour l’application BCED-WI n’est pas encore connu mais il n’y aura pas de changement pour la partie écran, cela veut donc dire que le nouveau NISS d’une personne ne sera pas affiché lorsqu’il y a eu remplacement d’un précédent NISS.
• La BCED a organisé une présentation de la V4 le 23/05/25 en visioconférence (=> lien vers la visioconférence).
• Question : quels EES utilisent encore la V3 ? (besoin de migrer vers la V4 pour récupérer les adresses au format BeSt durant l’année 2026)

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Synthèse des échanges

• La base de données des diplômes DADi n’est pas encore alimentée dans l’environnement de production par les diplômes du supérieur. Les CESS sont, eux, chargés dans DADi.
• En cas d’échec au concours de médecine vétérinaire à l’issue des 60 premiers crédits du bloc 1, l’étudiant doit être inscrit dans les premiers crédits de cycle l’année suivante (et non en poursuite de cycle).

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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