1 of 54

Örgütsel bilgi kullanımı

BBY 253 Bilgi Kullanımı�

2 of 54

Plan

  • Örgütsel bilgi ve örgütsel bilgi yönetimi
  • Örgütlerde bilginin stratejik önemi ve başarılı örgüt vizyonu tanımı
  • Örgütsel bilgi kültürünün
    • Bileşenleri
    • Hedefi
    • Benimseme süreci
  • Örgütsel bilgi kullanımı ve «knowledge management» bağlantısı
  • Örgütlerde «bilgi»ye (information & knowledge) dayalı içeriğin oluşumu
  • Kurumsal İçerik Yönetimi - ECM («enterprise content management») sistemleri ve örgütsel bilgi çıktıları (information outputs)
  • Endüstri 4.0

3 of 54

Örgütsel bilgi (Organizational information)

  • Yapısal (structured) / yapısal olmayan (unstructured)
    • Bir kurum içinde üretilen veya kuruma dışarıdan gelen, o kurumla ilgili kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgi.
    • İnsanların kafasında olan, kurumsal faaliyetler sonucunda oluşmuş ve yazılı bir şekilde kaydedilmemiş bilgiler.

​

4 of 54

(Kaynak: https://lawtomated.com/structured-data-vs-unstructured-data-what-are-they-and-why-care/)

5 of 54

Kurum/Örgüt/İşletmelerde yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgi, bütünleşik olarak yer alır

6 of 54

Örgütsel bilgi yönetimi (Organizational information use)

  • Kurum içinde oluşan veya dışarıdan gelen kayıtlı ve kayıtsız tüm bilginin bir sistem içinde kontrol altına alınması süreci
  • Bu kontrol altına alma sürecindeki iki önemli unsur:
    • Bilgi teknolojileri
    • Kurumsal kültür:

Bilgiye, bilgi kullanımına verilen önem, bilgi yönetimi imkanlarından faydalanma, yeni bilgilere değer ve önem vermek

​

7 of 54

Örgütlerde bilgi kültürü (ne işe yarar)..

  • Örgütsel bilgi kültürü ne işe yarar?
    • İşletimsel ve stratejik başarı için bilginin değerli ve yararlı olduğu anlaşılır.
    • Karar verme süreçlerinin temeli bilgiye dayandırılır.
    • Örgüt içinde etkin bilgi sistemlerinin kullanılabilmesi için bilgi teknolojilerinden yararlanılır.

​

​

8 of 54

..Örgütlerde bilgi kültürü (ne işe yarar)

  • Yapılan çalışmalar yöneticilerin bilgi kültürü ile örgütün yaşam döngüsü ve bilgi kullanımı arasında bağlantı olduğunu gösteriyor:
    • Gelişmiş bir bilgi kültürü örgütün başarılı iş performansı sergilemesine yardımcı olur.
    • Bilgi kültürü, gelişmiş örgütler için stratejik bir hedef olmalıdır.

9 of 54

Örgütlerde bilginin stratejik önemi..

  • Örgütler bilgiyi şu üç stratejik amaç için kullanırlar:
    • Çevrelerindeki değişimi anlamlandırmak.
    • Yenilik getirecek yeni bilgiyi üretmek.
    • Takip edecekleri yol haritasına yönelik kararlar almak.

​

​

10 of 54

..Örgütlerde bilginin stratejik önemi

  • Amaç=>
    • Yerel ve küresel rekabet koşullarında kurumsal hedefleri gerçekleştirebilme
    • Nasıl?
      • Gereksiz bilgi üretimini önleme;
      • İsabetli bilgiye erişebilme
        • Bilgi miktarındaki artış sonucu birçok yönetici gereğinden fazla bilgi ile karşı karşıya kalıyor!
        • Kurum için gerekli olan önemli bilgileri daha az öneme sahip olanlardan ayırma becerisini gösterebilmek çok önemli!

​

NASIL??

11 of 54

Başarılı örgüt vizyonu

BİLGİ

  • Üret
  • Dönüştür
  • Kullan

YÖNET & DAHİL ET

  • Bilgi süreçleri
  • Bilgi kaynakları
  • Bilgi teknolojileri

«Bilgiyi nasıl dönüştürdüğü ve kullandığını doğru şekilde kavrayamayan bir örgüt, bilgi süreçlerini, kaynaklarını ve teknolojilerini entegre etmek ve yönetmek için tutarlı bir vizyona sahip olamaz.» (Choo, 1996)

12 of 54

Örgütlerde bilgi kültürü (bileşenleri)

  • Bilgi kültürü
    • İletişim akışları
    • Örgütler arası ortaklıklar
    • Dahili çevre (işbirliği, açıklık, güven)
    • Bilgi sistemleri yönetimi
    • Bilgi yönetimi
    • Diğer süreç ve yöntemler

BİLGİ TEMELLİ ÖRGÜT

(knowledge-based organization)

  • Örgütsel kültür

13 of 54

Bilgiyi kullanmak ne demek??

Riskler

Fırsatlar

14 of 54

  • Yeni iş modelleri
  • Küçük yatırımcıların atağı
  • İşlerin yapılış şeklindeki değişim

15 of 54

16 of 54

17 of 54

1960’larda bir şirketin yaşı ortalama 60

2020 ????

12

​

18 of 54

(https://www.aei.org/carpe-diem/fortune-500-firms-1955-v-2017-only-12-remain-thanks-to-the-creative-destruction-that-fuels-economic-prosperity/)

19 of 54

“Information” vs “Knowledge”

20 of 54

    • Basılı, elektronik ya da görsel-işitsel herhangi bir ortamda yer alan,
    • bir mesaj içeren yapılandırılmış veridir

​

?

Information Knowledge

21 of 54

Bilgi (Knowledge)

  • Bilgi (Knowledge);
    • Enformasyonun yorumlanması ile oluşur
    • Veri ve enformasyonun üstünde yer alır
    • Daha geniş ve derin bir yapıya sahiptir
    • Bilgi (knowledge) için, bilgi (information) gereklidir
    • Tecrübenin, değerlerin, bağlamın ve enformasyonun oluşturduğu karışımdır
    • Kişinin sahip olduğu uzmanlık, bu karışım içerisinde yeni tecrübelerin ve bilgilerin değerlendirilmesini ve bir araya getirilmesini sağlayan temel unsurdur
    • Zamana ve çevreye göre değişir

​

22 of 54

23 of 54

Kurumsal bilgi kaynakları..

İnsanlar

Bireyler

Gruplar

Değerler

Uygulamalar

Teknolojiler

Ambarlar

Kurumsal Varlıklar

Birimler

Kurumlar arası ağlar

Kurumun tamamı

24 of 54

25 of 54

..Kurumsal bilgi kaynakları..

  • Kurumsal bilgi kaynakları nasıl ortaya çıkar:
  • İnsanlar/Çalışanlar;
    • Bireyler; Kurumlar, bireylerdeki bilgileri kaydedecek, aktaracak araçlar ve yöntemlerle bilgiyi korumak ister.
    • Gruplar; Aynı derecede önemli bilgi, çalışma gruplarında da ortaya çıkmaktadır. Grup üyeleri birbirlerinin zayıf ve güçlü yönlerini, iletişim alışkanlıklarını, bakış açılarını öğrenir. Böylece gruba ait bir düşünce ve iş yapma tarzı oluşur. Grubun oluşturduğu, uyumlu ve çok yönlü bilgidir. Bu nedenle bireysel bilgiden daha kapsamlıdır.

​

26 of 54

..Kurumsal bilgi kaynakları..

  • Değerler; Hem bireysel hem de gruplardan elde edilen bilgi kurumsal değerleri belirler:
    • Uygulamalar
    • Teamüller
    • İş rutinleri
  • Teknolojik araçlar; Bilişim sistemleri, bilgi sistemleri, ilişkisel veriler
  • Bilgi ambarları; Bu sistemler, veri ve enformasyon taşımanın yanında bilgiler arasındaki ilişkiyi de ortaya çıkarır; belge, kitap, kağıt ya da elektronik ortamda yer alan her türlü bilgiyi içerir.

​

27 of 54

..Kurumsal bilgi kaynakları

  • Kurumsal varlıklar; bilgileri, birimlerde, organizasyonlarda ya da uluslararası ağlarda yer alır.
    • Birimlerdeki bilgi; çalışanların formal ilişkilerinden kaynaklanan bilgilerdir. Birim içinde ve birimler arasında iletişimle oluşur.
    • Organizasyon, belli bir konu ile ilgili olarak oluşturulmuş birim ya da organizasyon olabilir. Dolayısıyla organizasyonlardaki bilgi daha spesifik bilgidir.
    • Kurumun ilişki halinde olduğu diğer kurumlar, bireyler, müşteriler, yani dış çevresiyle olan ilişkilerinden elde edilen bilgiler de kurumsal bilgi varlığıdır. Kurum bu ilişkilerde elde ettiği geri bildirimler, bilgi alışverişi ile önemli bilgiler sağlar.

​

28 of 54

Kişisel bilgiden örgütsel bilgiye dönüşüm

29 of 54

30 of 54

31 of 54

32 of 54

İşletmelerde farklı düzeylerde bilgi ihtiyacı

33 of 54

Örgütlerde bilgi sistemleri �~ İş Süreçleri Bilgi Sistemi

  • İş süreçleri sistemleri; ürün ya da hizmet üretmek için gerekli olan faaliyetlerin programlı bir şekilde derlenmesidir. İş süreçlerine dahil olanların arasındaki materyal, enformasyon ve bilgi akışı ile sağlanır.
  • Kayıt işleme sistemleri; işletmedeki hareketlerin sonucunda ortaya çıkan verilerin kaydedilip işlenmesi, iş süreçlerine ilişkin veritabanının güncellenmesi ve işletmeye ilişkin belgelerin üretilmesi
  • Süreç kontrol sistemleri; Fiziksel süreçleri gözler ve kontrol ederler.
  • İşbirliği sistemleri; takım ve çalışma grupları arasındaki iletişimi, verimliliği artıran, iyileştiren bilgi sistemleridir. Bu sistemler kimi zaman ofis otomasyon sistemleri olarak adlandırılan uygulamaları içerirler.

​

34 of 54

Örgütlerde bilgi sistemleri �~ Yönetim Destek Sistemleri

  • Yönetim Bilgi Sistemleri; yöneticilerin kararlarına destek olacak bilgiyi üretir ve özet bir rapor biçiminde sunar. Örn; satış personeli tarafından gerçekleşirilen satışları değerlendiren günlük satış analiz raporlarını, kurumsal intranet üzerinden alınabilir.
  • Karar destek sistemleri; yöneticilere karar verme süreci boyunca doğrudan bilgisayarla anliz ve değerlendirme desteği sağlarlar. Veri yığınları üzerinden çok yönlü çıkarım ve analiz yapılabilir. Örn; bir reklam müdürü reklam bütçesini nasıl harcayacağına karar verirken eğer-ise (what-if) analizini gerçekleştirmek üzere karar destek sistemini kullanabilir.
  • Yürütüm bilgi sistemleri; yöneticilere kolayca anlaşılır görüntüler (grafik, özetleyici istatistik, tablo vb.) elde etmek için, geniş bir çeşitliliğe sahip iç ve dış bilgi kaynaklarından elde edilen kritik bilgileri sağlar. Örn; üst kademe yöneticileri kurumsal ve rekabete dayalı performans alanlarının kilit noktalarını vurgulayan anlık metinleri ve grafikleri görebilir

​

35 of 54

«Cycle of knowledge»

36 of 54

Kurumsal içerik yönetimi (Enterprise content management - ECM)

“KİY bir kurumun genelinde içeriğin sağlanması (capture), yönetilmesi (manage), depolanması (store), korunması (preserve) ve erişilmesinde kullanılan teknolojiler, araçlar ve yöntemler bütünüdür.”

​

37 of 54

Kurumsal içerik yönetimi (Temel özellikleri)

  • KİY, BİT teknolojilerine dayanan çözümleri kullanır, ancak şirket içi bilgi sağlama üzerine yoğunlaşır.
  • Çözümler, B2B (Business to Business) için extranet, B2E (Business to Employee) için intranet olmak üzere kurumsal portal olma eğilimindedir.
  • KİY herhangi bir uygulama için gerekli altyapının sağlanmasında katmanlı bileşen yaklaşımı izler.
  • KİY teknolojileri kontrolündeki, özelleştirilmiş uygulamaları destekleyen iç yapılanmalardır.

38 of 54

39 of 54

Kurumsal İçerik Yönetimi (Temel bileşenler)

  • Enterprise Application Integration (EAI): İşletme Uygulama Birleştirme
  • Enterprise Applications: İşletmeye ait uygulamalar (Örn: Personel Yönetimi, Finans ve Muhasebe, İnsan Kaynakları
  • Workflow: İş Akışı
  • Collaboration: İş birliği
  • Data Warehousing - Mining: Veri Ambarı - Veri Madenciliği
  • Web Content Management: Web İçerik Yönetimi
  • Document Management - Imaging: Doküman Yönetimi - Görüntüleme
  • Infrastructure: Altyapı
  • RDMS - Range Data Management / Measurement Subsystem
  • Domino: İletişim altyapısı

40 of 54

Kurumsal İçerik Yönetimi (Mimari yapı)

  • Neden?
    • Örgüte ait ya da örgütün kullanabileceği tüm bilgi varlıklarını tek bir bilgi sistemine entege etmek ve oradan yönetmek.

Kurumsal içerik yönetim sistemi mimarisi

41 of 54

42 of 54

(http://lwdems.org/enterprise-content-management/)

43 of 54

Şirketlerden örnekler - I

  • Daimler-Chrysler: Bankacılık ve sigorta alanında, 60.000’den fazla araç sahibinin sürücü belgesinden sigorta bilgilerine kadar tüm bilgileri merkezi olarak yönetiliyor ve 39 ülkede 100 farklı merkezden erişilebiliyor.
  • Roche’un yeni ürün geliştirme aşamalarının tümünde; eğitim bilgileri, uyum programları ve çeşitli dokümanlar ECM ile merkezi olarak kullanılıyor.

44 of 54

Şirketlerden örnekler - II

  • Turner inşaat şirketin büyümesi hedefini gerçekleştirmek üzere; bilgi yönetimi (knowledge management), işbirliği ve uzaktan öğrenme uygulamalarını özellikle proje geliştirme konusunda temel strateji belirlemiş. Çalışanların elde ettikleri bilgili tecrübeleriyle birleştirebilmeleri amacıyla tüm geçmiş projelerin dokümanları ECMS üzerinde erişilebilir durumda.
  • Audi, bilgi yönetimini (knowledge management) temel aldığı çalışma stratejisini ECMS ile gerçekleştirmek üzere 2002 yılında harekete geçmiş. Kompleks bir pazar araştırması bilgi sistemi (info. management) kurarak rakip firmalar ait ayrıntılı bilgiler toplamış. Böylece karar sürecini (knowledge) güvenilir bilgi üzerine kurmayı hedeflemiştir. Audi için ECMS, şirketin karar vericileri için (knowledge) ortak çalışma ve bilgi erişim sistemi olarak kullanılıyor.

45 of 54

46 of 54

47 of 54

48 of 54

49 of 54

Kurumsal Bilgi Yönetimi (Bilgi teknolojileri ile gelen fırsatlar)

  • O halde bilgi teknolojileri;
    • bir süreçteki insan gücünün yerine geçebilir
    • insana yönelik ihtiyacı azaltabilir
    • karar verme sürecine özgü analiz olanakları geliştirilebilir,
    • bir süreç içerisinde gruplar arasındaki bağlantıyı doğrudan kurarak aracıları devreden çıkarabilir,
    • bilgi edinimini coğrafi uzaklıkların etkisinden bağımsızlaştırabilir
    • bilgi hızlı ve kolay aktarılabilir,
    • bilgi koordine edilebilir,
    • bilginin süreç geliştirmede kullanılması yaygınlaştırılabilir
    • yapılandırılmış süreç faaliyetleri rutin işler haline dönüştürülebilir

50 of 54

İzleyin

  • Endüstri 4.0 (D)evrimi Yolunda (Ersoy, 2017, TEDxReset)

51 of 54

Endütri 4.0 Türkiye Yol Haritası

52 of 54

Soru

  • Gıda sektöründe faaliyet gösteren bir firmada bilgi yöneticisi olarak çalışıyorsunuz.
    • Gelecek yılın hedeflerini belirlemek üzere hangi kaynaklardan bilgi toplamalısınız?
    • Bu bilgilerin hangilerini birleştirerek kullanabilirsiniz?
    • Ulaşamayacağınızı ama “keşke elde edebilsem” dediğiniz veriler neler olabilir?
  • Ulusal bilgi merkezi ya da bir üniversitenin bilgi işlem merkezi yöneticisi olduğunuzu hayal edin.
    • Bilgi kültürünü benimseme aşamasında ve sonrasında neler yapılabilir, neden, nasıl?

53 of 54

Kullanılan kaynaklar ve okuma listesi

​

54 of 54

İnceleyin

​