อาจารย์วาสนา โปร่งจิต
การเขียนหนังสือราชการ
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับ� หนังสือราชการ �งานสารบรรณ
ความหมายของหนังสือราชการ
หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
ความสำคัญของหนังสือราชการ
จงอภิปรายแสดงความคิดเห็น
๑.๑ มีตราครุฑในตำแหน่งที่กำหนด
๑.๒ มีรูปแบบที่แน่นอนและต้องปฏิบัติตาม
๑.๓ มีการกำหนดการย่อหน้า เว้นวรรคที่แน่นอน
ลักษณะของหนังสือราชการ
๒. ลักษณะเฉพาะทางเนื้อหา
๒.๑ เนื้อหามักจะมี ๓ ส่วน (ส่วนละ ๑ ย่อหน้า)
ย่อหน้าที่ ๑ บอกที่มาที่ไปของเรื่อง
ย่อหน้าที่ ๒ บอกความประสงค์ของการสื่อสาร
ย่อหน้าที่ ๓ สรุปและย้ำความเข้าใจ
ลักษณะของหนังสือราชการ
๒. ลักษณะเฉพาะทางเนื้อหา
๒.๒ เนื้อหาสำคัญมักจะอยู่ในย่อหน้าที่ ๒
๒.๓ เนื้อหาทั้งหมดต้องเกี่ยวข้องกับเรื่องราชการ
ลักษณะของหนังสือราชการ
ด้วยนางสาววาสนา ดอนจันทร์ทอง พนักงานมหาวิทยาลัยสายวิชาการ ตำแหน่งอาจารย์ สังกัดสาขาวิชาภาษาไทย คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏจันทรเกษม ได้จัดทำผลงานวิชาการเรื่อง การพูดเป็นหมู่คณะ (Group Speaking) เพื่อขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการ
ในการนี้ คณะขอความอนุเคราะห์ท่านเผยแพร่ผลงานทางวิชาการดังกล่าว และโปรดตอบรับผลงานทางวิชาการตามหนังสือตอบรับที่แนบมาพร้อมกันนี้ ทั้งนี้ คณะได้มอบหมายให้นางสาวสุมารินทร์ คชานุภาพ หมายเลขโทรศัพท์ ๐๘ ๖๑๐๒ ๘๔๔๕ เป็นผู้ประสานงาน
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา คณะหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้
ประเภทของหนังสือราชการ
หนังสือราชการ มี ๖ ชนิด
หนังสือราชการ มี ๖ ชนิด
๑. หนังสือภายนอก
๒. หนังสือภายใน
๓. หนังสือประทับตรา
๔. หนังสือสั่งการ ๑) คำสั่ง ๒) ระเบียบ ๓) ข้อบังคับ
๕. หนังสือประชาสัมพันธ์ ๑) ประกาศ ๒) แถลงการณ์ ๓) ข่าว
๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
๑) หนังสือรับรอง ๒) รายงานการประชุม ๓) บันทึก ๔) หนังสืออื่น
หมายถึง หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก
แบบฟอร์มหนังสือภายนอก
(ชั้นความลับ ถ้ามี)
ชั้นความเร็ว (ถ้ามี)
ที่........................... (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ)
(วัน เดือน ปี)
เรื่อง .........................................................................
เรียน ......................................................................
อ้างถึง (ถ้ามี) ..........................................................
สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ..............................................
ข้อความ ........................................................................................................
.......................................................................................
.......................................................................................
(คำลงท้าย) .........................................
(ลงชื่อ) ........................................
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง)
(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)
โทร. .............................
สำเนาส่ง (ถ้ามี)
(ชั้นความลับ ถ้ามี)
หมายถึง หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี น้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายใน
กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
แบบฟอร์มหนังสือภายใน
(ชั้นความลับ ถ้ามี)
ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ .........................................................................
ที่ .................................................................. วันที่ ..............................................................
เรื่อง ..........................................................
เรียน ..............................................
ข้อความ ........................................................................................................
.......................................................................................
.......................................................................................
(ลงชื่อ) ........................................
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง)
(ชั้นความลับ ถ้ามี)
หมายถึง หนังสือที่ใช้ประทับตรา แทน การลงชื่อของหัวหน้า ส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วน ราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็น ผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำกับตรา
ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่
๑. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
๒. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
๓. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน
๔. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
๕. การเตือนเรื่องที่ค้าง
๖. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่ง
(ให้ใช้หนังสือประทับตรา)
แบบฟอร์มหนังสือประทับตรา
(ชั้นความลับ ถ้ามี)
ชั้นความเร็ว (ถ้ามี)
ที่...........................
ถึง ........................................
ข้อความ ........................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
(ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก)
(ตราชื่อส่วนราชการ)
(ลงชื่อย่อกำกับตรา)
(วัน เดือน ปี)
(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)
โทร. .............................
(ชั้นความลับ ถ้ามี)
หนังสือสั่งการ มี ๓ ชนิด คือ
๑. คำสั่ง
๒. ระเบียบ
๓. ข้อบังคับ
คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
(ใช้กระดาษตราครุฑ)
แบบฟอร์มคำสั่ง
คำสั่ง (ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง)
ที่ ............... / (เลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง)
เรื่อง ..................................................................
------------------
(ข้อความ)...................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
ทั้งนี้ ตั้งแต่ ...............................................................................
สั่ง ณ วันที่ ....................... พ.ศ. .....................................
(ลงชื่อ) ...............................
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง)
คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ
(ใช้กระดาษตราครุฑ)
แบบฟอร์มระเบียบ
ระเบียบ (ชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ)
ว่าด้วย ...............................................................................................
(ฉบับที่ ........................... ถ้ามีเรื่องเดียวกันเกินกว่า 1 ฉบับ)
พ.ศ. ......................
------------------
(ข้อความ) ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ
และอ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออกระเบียบ (ถ้ามี)
๑. ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบ ................................พ.ศ. .........................”
๒. ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่ ......................................................เป็นต้นไป
..........................................................................................................................
ข้อ (สุดท้าย) ผู้รักษาการตามระเบียบ (ถ้ามีการแบ่งเป็นหมวด ให้นำข้อผู้รักษา
การตามระเบียบไปกำหนดเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด 1) .....................................
......................................................................................
ประกาศ ณ วันที่ .............................. พ.ศ. .................................
(ลงชื่อ) ................................................
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง)
คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้
(ใช้กระดาษตราครุฑ)
แบบฟอร์มข้อบังคับ
ข้อบังคับ (ชื่อส่วนราชการที่ออกข้อบังคับ)
ว่าด้วย ...............................................................................................
(ฉบับที่ ........................... ถ้ามีเรื่องเดียวกันเกินกว่า 1 ฉบับ)
พ.ศ. ......................
------------------
(ข้อความ) ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับ
และอ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออกข้อบังคับ
๑. ข้อบังคับนี้เรียกว่า “ข้อบังคับ .................................... พ.ศ. .........................”
๒. ข้อบังคับนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่ ....................................................... เป็นต้นไป
.................................................................................................................................................
ข้อ (สุดท้าย) ผู้รักษาการตามข้อบังคับ(ถ้ามีการแบ่งเป็นหมวด ให้นำข้อ
ผู้รักษาการไปไปกำหนดเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด 1) ..............................................
..................................................................................................................................................
ประกาศ ณ วันที่ .............................. พ.ศ. .................................
(ลงชื่อ) ................................................
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง)
หนังสือประชาสัมพันธ์ มี ๓ ชนิด คือ
๑. ประกาศ
๒. แถลงการณ์
๓. ข่าว
คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
(ใช้กระดาษตราครุฑ)
แบบฟอร์มประกาศ
ประกาศ (ชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ)
เรื่อง .........................................................................................
------------------
(ข้อความ) ......................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
ประกาศ ณ วันที่ .............................. พ.ศ. .................................
(ลงชื่อ) ................................................
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง)
คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน
(ใช้กระดาษตราครุฑ)
แบบฟอร์มแถลงการณ์
แถลงการณ์ (ชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์)
เรื่อง .........................................................................................
ฉบับที่ ...................... (ถ้ามี)
------------------
(ข้อความ) ......................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
(ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์)
(วัน เดือน ปี)
คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
แบบฟอร์มข่าว
ข่าว (ชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว)
เรื่อง .........................................................................................
ฉบับที่ ...................... (ถ้ามี)
------------------
(ข้อความ) ......................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
(ส่วนราชการที่ออกข่าว)
(วัน เดือน ปี)
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้น (นอกจากหนังสือ ๑ – ๕) หรือ หนังสือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทาง
ราชการ มี 4 ชนิด คือ
๑. หนังสือรับรอง
๒. รายงานการประชุม
๓. บันทึก
๔. หนังสืออื่น
คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคลนิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใด ให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง
(ใช้กระดาษตราครุฑ)
แบบฟอร์มหนังสือรับรอง
เลขที่ ................... (ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)
(ข้อความ) หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า (ระบุชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือ
หน่วยงานที่จะให้การรับรอง พร้อมทั้งลงตำแหน่งและสังกัด หรือที่ตั้ง แล้วต่อด้วยข้อความที่
รับรอง) ...................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
ให้ไว้ ณ วันที่ .............................. พ.ศ. .......................
(ลงชื่อ)
(ส่วนนี้ใช้สำหรับเรื่องสำคัญ) (พิมพ์ชื่อเต็ม)
ตำแหน่ง
(ประทับตราชื่อส่วนราชการ)
(ลงชื่อผู้ได้รับการรับรอง)
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
รูปถ่าย
(ถ้ามี)
4x6 ซม.
คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
แบบฟอร์มรายงานการประชุม
รายงานการประชุม ......................................
ครั้งที่ .........................
เมื่อวันที่ .....................................
ณ .............................
--------------------
ผู้มาประชุม
ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)
ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
เริ่มประชุมเวลา
(ข้อความ) .....................................................................................................
...............................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
เลิกประชุมเวลา
....................................
ผู้จดรายงานการประชุม
คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ
(ใช้กระดาษบันทึกข้อความ)
คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือ หนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้วมีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น
ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับงานสารบรรณ
๑. ความหมายของงานบรรณ
๒. ความสำคัญของงานบรรณ
ความหมายของงานบรรณ
งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย โดยจะกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานว่าเกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง งานสารบรรณจึงเป็นงานบริหารเอกสารทั้งปวง เริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ค้นหา เก็บเข้า ติดตามและทำลาย ทั้งนี้ ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงานและค่าใช้จ่าย
ความสำคัญของงานบรรณ
จงอภิปรายแสดงความคิดเห็น
ชั้นความเร็ว หมายถึง ระดับความรวดเร็วของการถือปฏิบัติเรื่องทางราชการนั้น โดยทั่วไปมี ๓ ชั้น ได้แก่
๑. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือ
๒. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
๓. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำได้
๓. ชั้นความเร็วและชั้นความลับ
ชั้นความลับ หมายถึง ความต้องการเปิดเผยหรือไม่เปิดเผยเรื่อง
ทางราชการนั้น โดยทั่วไปมี ๓ ชั้น ได้แก่
๑. ลับที่สุด (Top secret)
๒. ลับมาก (Secret)
๓. ลับ (Confidential)
� การรับหนังสือ
(๑) เลขรับ ให้ลงเลขที่รับหนังสือตามที่ปรากฏในเอกสารจริง
(๒) วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ
(๓) เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ
� การรับหนังสือ
เลขรับที่ ...........................
วันที่.................................
เวลา................................
� การรับหนังสือ
๔. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ
� การส่งหนังสือ
(ชั้นความเร็วถ้ามี) (ส่วนราชการที่ออกหนังสือ) ที่ | | ชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ใบอนุญาตที่ ๒/๒๕๕๓ ไ ปรษณีย์จันทรเกษม |
| คำขึ้นต้น ชื่อผู้รับ สถานที่ ที่ตั้ง รหัสไปรษณีย์ | |
(หน่วยงานเจ้าของเรื่อง) | | |
� การส่งหนังสือ
๖. การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบ ส่วนการส่งหนังสือที่มิใช่การส่งไปรษณีย์ ต้องให้ผู้รับลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือด้วย
๗. สมุดส่งหนังสือ
� การจัดทำสำเนา
สำเนา คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนต้นฉบับ ไม่ว่าจะทำจากต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับ หรือจากสำเนาอีกชั้นหนึ่งก็ตาม การจัดทำสำเนานั้นอาจถ่ายด้วยจากเครื่องถ่ายเอกสารหรือพิมพ์จากเครื่องคอมพิวเตอร์เหมือนกับต้นฉบับ ซึ่งฉบับสำเนาจะไม่มีตราครุฑ และต้องประทับตราว่า “สำเนาคู่ฉบับ” หรือ “สำเนา” เสมอ
� การเสนอหนังสือ
การเสนอหนังสือ คือ การนำหนังสือที่ดำเนินการชั้นเจ้าหน้าที่เสร็จแล้ว เสนอต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาต่อไป
� การเสนอหนังสือ
๑. เรื่องที่มีการกำหนดชั้นความเร็วหรือเฉพาะเจาะจงถึงบุคคล ให้เสนอโดยตรงได้ แต่ต้องรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบด้วย
๒. เรื่องที่กฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ กำหนดไว้โดยเฉพาะ เช่น เรื่องร้องเรียน การกล่าวหา หรืออุทธรณ์คำสั่งต่อผู้บังคับบัญชาชั้นเหนือขึ้นไป
� ๖. การเก็บรักษาหนังสือ
วิธีการจัดเก็บรักษา
๑. การเก็บระหว่างปฏิบัติ
๒. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
๓. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ให้ต่างตั้งผู้รับผิดชอบโดยตรง อายุการเก็บหนังสือโดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี ยกเว้นหนังสือต่อไปนี้
� ๖. การเก็บรักษาหนังสือ
วิธีการจัดเก็บรักษา
๑. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ
๒. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี
๓. หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียม สถิติหลักฐาน
๔. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องที่สามารถค้นได้จากที่อื่น เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี
๕. หนังสือที่ไม่มีความสำคัญ เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นประจำ เก็บไว้ไม่เกิน ๑ ปี
� ๖. การเก็บรักษาหนังสือ
วิธีการจัดเก็บรักษา
๑. ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ปีให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคมของปีถัดไป
๒. หนังสือที่จัดส่งต้องมีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ
๓. การรักษาหนังสือ เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบต้องระมัดระวัง ถ้าชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมแซม
� ๗. การยืมหนังสือ
๑.๑ ต้องแจ้งให้ทราบว่าจะยืมไปใช้ในส่วนราชการใด
๑.๒ ต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ
๑.๓ การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ หัวหน้าระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้อนุญาต
๑.๔ การยืมหนังสือภายในหน่วยงานเดียวกัน หัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไปหรืผู้ได้รับมอบหมายเป็นผู้อนุญาต
� ๘. การทำลายหนังสือ
๒. คณะกรรมการทำลายหนังสือประกอบด้วยประธาน และกรรมการอย่างน้อยสองคน
๓.๑ พิจารณาหนังสือที่จะทำลาย
๓.๒ หากพิจารณาแล้วเห็นว่าหนังสือไม่ควรทำลายต้องลงความเห็นด้วยว่าจะให้ทำลายเมื่อใด
๓.๓ ถ้าเห็นว่าหนังสือใดควรทำลายให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายไปยังกองจดหมายเหตุแห่งชาติ
� ๙. การควบคุมหนังสือ