RESEARCH-RECORD-REUSE
Podstawowa instrukcja wprowadzania danych do Polskiej Bazy Proweniencyjnej
Kontakt:
dr Martyna Osuch: martyna.osuch@uw.edu.pl
dr Wojciech Kordyzon: wojciech.kordyzon@uw.edu.pl
UWAGI WSTĘPNE
Baza Proweniencyjna jest narzędziem do wspólnego zbierania danych proweniencyjnych, wirtualnej rekonstrukcji losów poszczególnych woluminów oraz całych rozproszonych kolekcji oraz sporządzania cenzusów: autorskich, tematycznych, poświęconych poszczególnym dziełom i innych.
Baza nie jest zatem katalogiem ani zamkniętym zbiorem danych. Podczas gdy tradycyjnie stosowany opis proweniencyjny składa się z trzech segmentów 1) znak własnościowy, 2) inne adnotacje odręczne i 3) oprawa i zwykle opiera się na znakach obecnych w samym woluminie, a nie np. informacjach z dokumentacji czy bibliografii, w Bazie staramy się jak najlepiej zrekonstruować wszystkie etapy “życia” poszczególnych woluminów. Dlatego:
UWAGI WSTĘPNE
Baza umożliwia kompleksowe krzyżowe przeszukiwanie i pobieranie danych statystycznych w różnych formatach, np. na potrzeby publikacji naukowych, do przygotowania grafów itp.
Jednak aby uzyskać wiarygodne wyniki badań czy adekwatne wizualizacje, należy wprowadzać dane rzetelnie i w jednolitym formacie. Oprócz tego, że zaopatrzymy Państwa w szczegółową instrukcję wprowadzania danych, radzimy, by w ramach poszczególnych projektów lub instytucji ustalić pewne standardy, do których będziecie się Państwo zgodnie stosować, aby z zebranych danych móc uzyskać miarodajne statystyki.
RESEARCH / ZBADAJ
Przygotowania
Ogląd woluminu
Szukanie właścicieli w CERL Thesaurus
Kiedy zbierzesz wszystkie potrzebne dane na kartce, sprawdź, czy wszyscy zidentyfikowani przez Ciebie właściciele włącznie z instytucją obecnie przechowującą wolumin znajdują się w bazie CERL Thesaurus: https://data.cerl.org/thesaurus/ . Sprawdź dokładnie nazwy i nazwiska, posługując się również nazwami wariantowymi, np. nazami łacińskimi w mianowniku.
NIE ZNALAZŁAM / -EM WŁAŚCICIELA W CERL THESAURUS
Musisz najpierw utworzyć nowy rekord w CERL Thesaurus, zanim zaczniesz tworzyć rekord w PPD. Postępuj zgodnie z instrukcją na kolejnych slajdach.
TAK, ZNALAZŁAM / -EM WŁAŚCICIELA W CERL THESAURUS
Przejdź do slajdu 12.
TWORZENIE NOWEGO REKORDU W CERL THESAURUS
1. ZALOGUJ SIĘ
TWORZENIE REKORDU W CERL THESAURUS
Pola obligatoryjne do uzupełnienia:
OPIS PODMIOTU:
- Uwagi ogólne: w polu “język” wybierz polski, w polu “Tekst” wpisz informacje o właścicielu, w polu źródło wpisz źródło danych, np. “BUW XVI”.
2. UZUPEŁNIJ KLUCZOWE INFORMACJE. Możesz podać dodatkowe informacje zgodnie z instrukcją: https://www.cerl.org/resources/cerl_thesaurus/editing/main
TWORZENIE REKORDU W CERL THESAURUS
TWORZENIE REKORDU W CERL THESAURUS
OPIS REKORDU:
3. ZAPISZ REKORD przy pomocy zielonego przycisku „Zapisz”
RECORD / ZAREJESTRUJ
Tworzenie nowego rekordu
Po zalogowaniu się do bazy kliknij ”utwórz rekord”
SEGMENT EGZEMPLARZ
Zacznij wypełnianie od segmentu EGZEMPLARZ. Informacje kluczowe:
SPOSÓB PIERWSZY
Wyszukać po tytule / autorze klikając na lupkę
Uwaga! Można łatwo wyszukać tylko polskie rekordy poprzedzając szukany tytuł formułą:
pica.cid=pl*+AND+
Na przykład:
pica.cid=pl*+AND+Le cose meravigliose 1575
SEGMENT EGZEMPLARZ
SPOSÓB DRUGI
Otworzyć bazę HPB (https://kxp.k10plus.de/DB=1.77/ ) w osobnym oknie wyszukiwarki, znaleźć interesujący nas tytuł i przekopiować numer ręcznie:
SEGMENT EGZEMPLARZ – dodawanie danych bibliograficznych
Znajdziesz się w jednej z trzech sytuacji wymienionych poniżej. Postępuj zgodnie ze wskazówkami:
Działanie: znajdź rekord przy pomocy lupki lub przekopiuj numer rekordu do pola „Numer w bazie HPB” (zob. dwa poprzednie slajdy), nie zaklikuj niczego więcej, przejdź do kolejnej sekcji.
2. Rekord dla mojego wydania jest w HPB, ale nie ma podpiętego egzemplarza mojej biblioteki.
Działanie: Wybierz któryś ze zgodnych rekordów istniejących w HPB, a następnie zaznacz pole „Informacje bibliograficzne na podstawie innego egzemplarza uwzględnionego w HPB”
3. Rekordu dla mojego wydania nie ma w HPB.
Działanie: Sprawdź jeszcze raz, czy wydania NA PEWNO nie ma w HPB (https://kxp.k10plus.de/DB=1.77/ ). Jeśli nie, zaznacz pole „Informacje bibliograficzne dodane przez katalogera – egzemplarz niedostępny w HPB”, a następnie uzupełnij podstawowe dane w sekcji „Informacje bibliograficzne (tylko jeśli brak nr. HPB)”. Zob. punkt 1. w pliku “Sugestie formuł wprowadzanych w otwartych polach”: https://docs.google.com/document/d/11k11Hntg6RBVZtN2uBELqgYiQeWHsn4Lv52y6-9YM18/edit?usp=sharing
SEGMENT EGZEMPLARZ
Wersja cyfrowa: dodaj tylko, jeśli jest to kopia cyfrowa egzemplarza, który opisujesz w rekordzie (nie dodawaj wersji cyfrowych egzemplarzy z innych bibliotek!)
Współoprawne: do tej sekcji wrócisz później, kiedy będziesz mieć już rekordy dla wszystkich adligatów.
UWAGA! W przypadku klocków introligatorskich najłatwiejszym rozwiązaniem będzie utworzenie najpierw jednego pełnego rekordu dla pierwszej pozycji w klocku, zapisanie go, a następnie skopiowanie dla kolejnych pozycji. Należy tylko pamiętać o zmianie sygnatury i numeru HPB. Przycisk „kopiuj” znajduje się u dołu zapisanego rekordu między przyciskiem edycji i kosza.
Inne tomy z tego wydania: używane tylko dla wydawnictw wielotomowych, zob. Rozszerzona instrukcja
Opis fizyczny egzemplarza: wpisz defekty, ślady działalności owadów, pleśń, stan zachowania, działania konserwatorskie itp.
Temat: rzadko używane, zignoruj lub zob. Zob. Rozszerzona instrukcja.
Cechy egzemplarza: wybierz z listy. Zob. Rozszerzona instrukcja.
SEGMENT PROWENIENCJA
Zaczniesz od uzupełniania bloku “Proweniencja #1” dla pierwszego chronologicznie
właściciela lub czytelnika. Po uzupełnieniu jego danych w tym segmencie, przejdziesz do
uzupełniania danych kolejnych właścicieli lub czytelników w następnych blokach, tj.
“Proweniencja #2”, “Proweniencja #3” itd.
SEGMENT PROWENIENCJA
Rozwiń segment „Proweniencja #1” - teraz będziesz wprowadzać w tym segmencie dane o NAJWCZEŚNIEJSZYM z właścicieli / czytelników. Rozwijaj i uzupełniaj kolejne podpola:
Właściciel
ID Wyszukaj lupką w bazie CERL Thesaurus lub wklej numer skopiowany z CERL Thesaurus ręcznie. Jeśli nie znasz danych osobowych właściciela/użytkownika, ale w książce są ślady jego działalności – zaznacz pole „właściciel anonimowy”. Uwaga! W CERL Thesaurus możesz znaleźć kilka rekordów dla jednej osoby. Wybierz ten, który uważasz za najpełniejszy. CERL pracuje obecnie nad automatycznym scalaniem duplikatów, więc duplikaty wkrótce się ze sobą połączą.
Rola: wybierz z listy. Zob. Rozszerzona instrukcja.
Czas (KLUCZOWE POLE)
wpisz jak najbardziej zbliżone daty okresu, w którym książką władał dany właściciel / instytucja – nie bój się podawać niedokładnych dat, lepiej wpisać zaokrągloną datę, niż zostawić to pole puste. Postaraj się zaokrąglić do wieku, wpisz np. 1500-1600 lub 1550-1650.
UWAGA! Pamiętaj, że pierwszy właściciel nie mógł posiadać książki przed momentem jej wydrukowania, więc to rok wydania druku będzie często datą początkową w pierwszym segmencie proweniencyjnym.
UWAGA! W ostatnim segmencie proweniencyjnym zawsze dotyczącym obecnego właściciela pole “Data (koniec)” zostaje puste.
SEGMENT PROWENIENCJA
Miejsce (KLUCZOWE POLE): wyszukaj lupką w bazie CERL Thesaurus. Im dokładniejsze, tym lepiej. Jeśli nie ma miejscowości w CT, stwórz nowy rekord w CT analogicznie jak rekord dla właściciela (slajdy 8-11).W przypadku kilku rekordów dla jednego miejsca sytuacja analogiczna, jak przy właścicielach - wybierz ten, który uważasz za najlepszy. Uwagi - tylko dot. miejsca, np. miejsce niepewne.
Obszar (KLUCZOWE POLE): wyszukaj nazwę państwa lupką na liście Marc Area Code. Obecnie nazwy należy wyszukiwać w języku angielskim. Pełna lista kodów tutaj: https://www.loc.gov/marc/geoareas/gacs_code.html
Uwagi - tylko dot. obszaru, np. obszar niepewny.
Uwaga! Pole “uwagi” przy miejscu lub obszarze uzupełniamy tylko, jeśli wybraliśmy lupką kod. Jeśli nie znamy miejsca ani obszaru, pole “uwagi” zostawiamy puste.
Proweniencja
Typ proweniencji: pole wielokrotnego wyboru. Wybierz z listy rodzaje znaków, jakie pozostawił ten konkretny właściciel / użytkownik. Zob. Rozszerzona instrukcja.
Fotografia proweniencji
URL – tu podasz link do Provenance Digital Archive, kiedy utworzysz tam rekordy dla zdjęć proweniencji, na razie zostaw puste, tak samo „tekst do wyświetlenia”.
Uwagi: tutaj zamieść odpis wpisu własnościowego, pieczęci, opis ekslibrisu itp. Unikaj skrótów, używaj równoważników zdań i nazw w mianowniku, zob. punkt 2. w pliku “Sugestie formuł wprowadzanych w otwartych polach”: https://docs.google.com/document/d/11k11Hntg6RBVZtN2uBELqgYiQeWHsn4Lv52y6-9YM18/edit?usp=sharing
Metoda pozyskania: wybierz z listy. Zob. Rozszerzona instrukcja.
Cechy egzemplarza
UWAGA!
Cechy egzemplarza uzupełniane w danym segmencie / bloku proweniencyjnym dotyczą tylko właściciela / użytkownika, którego dotyczy ten konkretny segment proweniencyjny. Nie opisuj tutaj marginaliów, które zapisał w książce inny użytkownik. Jeśli natomiast nie masz pewności, kto jest ich autorem, a ten właściciel jest PRAWDOPODOBNY, zamieść je w tym bloku proweniencyjnym.
Cechy egzemplarza
Rozwiń sekcję „Informacje o notach rękopiśmiennych”
Częstotliwość, lokalizacja, język: wybierz z listy.
Rodzaj not: wybierz z listy wielokrotnego wyboru. Zob. Rozszerzona instrukcja.
Komentarze: uwagi dotyczące not rękopiśmiennych wykonanych przez konkretnego właściciela / użytkownika. Pole uzupełniane ręcznie na podstawie listy – zob. punkt 3. w pliku “Sugestie formuł wprowadzanych w otwartych polach”: https://docs.google.com/document/d/11k11Hntg6RBVZtN2uBELqgYiQeWHsn4Lv52y6-9YM18/edit?usp=sharing
Inne cechy egzemplarza: Wybierz z listy wielokrotnego wyboru. Zob. Rozszerzona instrukcja.
Cena: Jeśli w druku występuje cena, należy zaznaczyć pole „informacja o cenie”, a następnie wpisać ręcznie kwotę i walutę (jeśli jesteśmy w stanie zidentyfikować). Jako rozdzielnika używamy kropki, np.
Cena (kwota): 1.5
Cena (waluta): floren
Cena (uwagi): fl[orenis] 1,5 (odpisujemy cenę tak, jak jest na druku)
Informacje o oprawie
UWAGA! Oprawę należy włączyć w “ciąg proweniencyjny”, zatem należy albo podpiąć ją do bloku któregoś z właścicieli albo zrobić dla niej osobny blok proweniencyjny, gdzie zaznaczymy anonimowego właściciela oraz typ proweniencji “oprawa”. Datowanie oprawy nie może się różnić od zakresu dat z bloku proweniencyjnego, w którym jest opisana.
Datowanie, Materiał okładzin, Obleczenie okładzin, sposób oprawy itd. - wybierz z listy, niekiedy wielokrotnego wyboru. Zob. Rozszerzona instrukcja.
Oprawa (uwagi): uwagi dodatkowe, nieujęte we wcześniejszych polach. Pole uwag do uzupełnienia ręcznie zob. punkt 4. tutaj: w pliku “Sugestie formuł wprowadzanych w otwartych polach”: https://docs.google.com/document/d/11k11Hntg6RBVZtN2uBELqgYiQeWHsn4Lv52y6-9YM18/edit?usp=sharing
Źródło opisu: wybierz z listy, zwykle “książka w ręku”, chyba że tworzysz rekord np. na podstawie opisu z katalogu drukowanego.
Kiedy uzupełnisz już wszystkie informacje w pierwszym bloku proweniencyjnym, kliknij przycisk “+ Proweniencja”, by dodać kolejnego właściciela / użytkownika woluminu.
Powtarzaj kroki opisane we wcześniejszych slajdach dla każdego bloku proweniencyjnego.
UWAGA! Jeśli zapomnisz dodać któregoś właściciela, możesz zawsze dodać go w trakcie i zmieniać kolejność bloków proweniencyjnych przy pomocy krzyżyka ze strzałkami
SEGMENT REKORD
Baza danych: zignoruj, nic nie uzupełniaj.
Język opisu: wybierz polski albo angielski w zależności od tego, w jakim języku tworzyłaś / -eś rekord.
Autor rekordu (KLUCZOWE POLE): wpisz swoje imię i nazwisko oraz swój adres e-mail lub inny kontakt.
Np. Autor rekordu: Martyna Osuch ; martyna.osuch@uw.edu.pl
Pamiętaj, żeby zawsze podpisywać się pod rekordem w ten sam sposób – dzięki temu będziesz mógł znaleźć w bazie wszystkie swoje rekordy, a osoba korzystająca z bazy będzie wiedziała, z kim powinna się skontaktować w sprawie rekordu.
O tym rekordzie: zignoruj, nic nie uzupełniaj.
NAJWAŻNIEJSZE: kliknij „Zapisz”. Brawo, właśnie utworzyłeś nowy rekord w Polskiej Bazie Proweniencyjnej!
Przed Tobą ostatni krok – zamieszczenie zdjęć proweniencji w rekordzie. Najpierw musisz utworzyć wszystkie potrzebne rekordy dla zdjęć w bazie Provenance Digital Archive (PDA).
TWORZENIE REKORDU W PDA
Uwaga: dla każdego znaku własnościowego robimy osobny rekord w PDA.
Wejdź na stronę : https://pda.cerl.org/search
Jeśli nie masz jeszcze konta, utwórz nowe konto.
Kliknij „Upload new item”
TWORZENIE REKORDU W PDA
- Kliknij „Upload image(s)” i wybierz plik zapisany na komputerze – koniecznie w formacie JPG.
- W polu „Source URI” wkopiuj adres www rekordu, który wcześniej utworzyłeś w Polskiej Bazie Proweniencyjnej.
- Uzupełnij podstawowe dane bibliograficzne.
TWORZENIE REKORDU W PDA
KLUCZOWE:
Institution Name: znajdź na liście i wybierz nazwę swojej instytucji
TWORZENIE REKORDU W PDA
KLUCZOWE:
TWORZENIE REKORDU W PDA – Provenance details
Description: opisz krótko sfotografowaną proweniencję, zamieść opis ekslibrisu, superekslibrisu itp.
Kind of provenance: wybierz z listy rodzaj proweniencji
Transcription - tu umieść odpis wpisu własnościowego lub innego znaku własnościowego
Language i technique: wybierz z listy.
TWORZENIE REKORDU W PDA – Provenance details
ICONCLASS: wybierz z listy co najmniej jedno określenie lub poszukaj w bazie innych adekwatnych określeń.
TWORZENIE REKORDU W PDA – Provenance details
Date: wpisz, jeśli znasz dokładną datę (np. z wpisu, wybita na oprawie)
Global date range: wybierz wiek, nawet jeśli wpisałeś dokładną datę
Height i Width: wpisz wymiary w przypadku pieczęci, superekslibrisów i ekslibrisów
Places of use: znajdź miasto przy pomocy lupki
Former Owners: znajdź właściciela przy pomocy lupki (PDA jest zlinkowane z CERL Thesaurus)
TWORZENIE REKORDU W PDA – Provenance details
More links to this provenance item oraz Notes – POMIŃ
Kliknij „Save this item”
Jeśli rekord nie chce się zapisać, prawdopodobnie pominąłeś któreś z obowiązkowych pól, zapewne jest to pole „Institution name”.
Gratulacje! Utworzyłeś rekord w PDA!
OSTATECZNA EDYCJA - dodawanie zdjęć
UWAGA!
Nie załączaj do rekordu zdjęć tych samych proweniencji pochodzących z innych egzemplarzy.
OSTATECZNA EDYCJA - dodawanie adligatów
Aby powiązać ze sobą osobne rekordy stworzone dla adligatów:
REUSE / ZASTOSUJ
W bazie dostępne jest wyszukiwanie proste i zaawansowane. Wyszukiwanie proste polega na wpisaniu słowa / słów / dat w głównym polu wyszukiwania. Wszystkie pola w rekordzie są przeszukiwalne, włącznie z polem “twórca rekordu”.
REUSE / ZASTOSUJ
Wyszukiwanie zaawansowane to wyszukiwanie krzyżowe dostępne po kliknięciu przycisku wyszukiwania prostego “Szukaj” na stronie głównej, a następnie kliknięciu “Więcej” w prawym górnym rogu strony, by pokazała się rozwijana lista:
REUSE / ZASTOSUJ
Możemy wtedy dowolnie komponować wyszukiwanie według własnych potrzeb, np. gdy szukamy książek ze zbiorów BUW, wydanych po łacinie, z marginaliami w języku polskim i okładką tłoczoną ślepo (obecnie 5 wyników spełniających wszystkie te kryteria):
STREFA Q&A czyli najczęściej zadawane pytania związane z opracowaniem w PPD
Z kolejnych slajdów dowiesz się:
JAK MAM WYBRAĆ ODPOWIEDNI REKORD W CT i HPB?�
Na pewno zdarzy się, że w CERL Thesaurus oraz w HPB będzie więcej niż jeden rekord, który pasuje do Twoich potrzeb. W takiej sytuacji możesz:
W CERL Thesaurus (dotyczy również miejsc!):
Kwestia duplikatów w CT zostanie rozwiązana wkrótce, kiedy CERL rozpocznie wielkoskalowe scalanie duplikatów. Tak naprawdę nie ma zatem dużego znaczenia, jaki rekord wybierzesz - w przyszłości i tak wszystkie rekordy dla tego samego właściciela zostaną scalone bez utraty wcześniej stworzonych w PPD połączeń.
JAK MAM WYBRAĆ ODPOWIEDNI REKORD W CT i HPB?�
W HPB:
Dane pobierane z HPB służą tylko i jedynie automatycznemu uzupełnieniu danych bibliograficznych. Jeśli podasz dane bibliograficzne na podstawie rekordu z innej instytucji, nie oznacza to, że ta instytucja widnieje w bazie jako właściciel książki. Właściciela definiują: sekcja “Miejsce przechowywania” oraz blok proweniencyjny zawierający dane obecnego właściciela.
W niedalekiej przyszłości planujemy przesłanie wszystkich rekordów starodrucznych skatalogowanych w Almie do HPB.
JAK MAM ODBLOKOWAĆ ZABLOKOWANY REKORD? �Podczas pracy nad rekordem może dojść do jego zablokowania (błąd „Żądany zasób nie jest w tym momencie dostępny”), jeśli np.:�- dwie osoby próbują edytować ten sam rekord w tym samym czasie,�- rekord zostaje długo otwarty bez aktywności katalogera i baza wyloguje użytkownika,�- zamiast zapisać rekord klikniesz strzałkę „wstecz” w przeglądarce.�Co zrobić w takiej sytuacji? �W adresie strony zamiast „_edit” wpisz „_unlock”, np.��
i wciśnij „enter”�Możesz też zaczekać 2-3 godziny zanim rekord automatycznie się odblokuje ☺
CO MAM WPISAĆ W POLACH “UWAGI”?�
W polach „uwagi” we wszystkich segmentach staraj się wpisywać krótkie hasła i równoważniki zdań, nazwiska w mianowniku, które użytkownik nieznający polskiego będzie mógł łatwo automatycznie przetłumaczyć oraz przez które będzie można przeszukiwać bazę.
W polach „uwagi” nie powtarzaj informacji zawartej w polach wielokrotnego wyboru!
Do uzupełniania pól „uwagi” zalecamy korzystanie z listy zamieszczonej w pliku “Sugestie formuł wprowadzanych w otwartych polach”: https://docs.google.com/document/d/11k11Hntg6RBVZtN2uBELqgYiQeWHsn4Lv52y6-9YM18/edit?usp=sharing
NIE MOGĘ DODAĆ DRUGIEGO WŁAŚCICIELA W TYM SAMYM BLOKU PROWENIENCYJNYM �
Może się zdarzyć, że w danym bloku proweniencyjnym nie widzisz niebieskiego przycisku
W takiej sytuacji musisz zapisać rekord i ponownie wejść w tryb edycji – przycisk powinien się pojawić. Jeśli się nie pojawi, napisz do nas. Pracujemy nad rozwiązaniem tego problemu.