1
הערכת ביצועי מנהלי פרוייקטים
בחברת נתיבי ישראל
עו"ד טלי אבידן
אגף ארגון ושיטות
חטיבת משאבים ומנהל
2
נתיבי ישראל נוסדה עוד לפני הקמת המדינה (1921) וכיום נחשבת לאחת החברות הגדולות הפועלות בסמכות הממשלה.
החברה אחראית על תכנון, פיתוח ואחזקת רשת הכבישים הבינעירוניים בישראל, וכן על פיתוח מסילות רכבת בכל חלקי הארץ והקמת שדה תעופה משלים לנתב"ג.
כחברת ניהול, מרבית עבודתנו מבוססת על ספקים ומיקור חוץ. כך אנו מאפשרים למערכת לפעול ביעילות ובמקצועיות מקסימלית.
�
כמה מילים על נתיבי ישראל...
3
הערכת ביצועים - מטרות
4
גיבוש המתודולוגיה
5
מימוש הציונים בחלוקת עבודות
שיקוף הציונים למנה"פ (שליחת מכתבים, ביצוע משובים וערעורים)
אישור ותיקוף הציונים ע"י המנכ"ל
תיקוף הציונים ע"י הסמנכ"ל ומנהלי אגפי פרויקטים
שקלול ציונים סופי
איסוף נתונים אובייקטיביים מהמערכת ועיבודם (KPI)
איסוף הערכות סובייקטיביות (אגפי הפרויקטים, אגף הנדסה, תקציבים וכו')
הזנת נתונים למערכת
שוטף
ע"י מנה"פ
אחת לחציון
פעם בשנה
פעם בשנה
שוטף
ע"י חטיבת חוזים והתקשרויות
תהליך הערכת מנה"פ
פעם בשנה
ע"י אגף או"ש והחטיבה המקצועית
6
איסוף נתונים:
פרויקטים הפעילים לפחות 6 חודשים בפרויקטי פיתוח/ רכבות
ציון סובייקטיבי
לשלב התכנון
ציון סובייקטיבי
לשלב הביצוע
ציון KPI
לשלב התכנון והביצוע
(ציון אובייקטיבי)
ציון שנתי משולב להערכת מנהלי פרויקטים
7
שלב תכנון
הערכה סובייקטיבית
8
הערכת סובייקטיבית למנה"פ – שלב תכנון (30%)
מעריכים | משקולות פרויקטי פיתוח |
אגף פרויקטים צפון/מרכז/דרום/סטטוטוריקה רכבתיים/ייעודיים/פרויקטי אחזקה/ PPP (מנהלת שדה תעופה) | 40% |
אגף הנדסה בחטיבת פיתוח / בחטיבת תשתיות רכבת/ חטיבת PPP | 20% |
אגף תקציבים | 15% |
אגף מקרקעין | 10% |
מהנדס תנועה ראשי | 5% |
משנה לביצוע | 10% |
** פרויקט אשר לא מקבל ציון ע"י אחד מהמעריכים – משקל המעריך לא נלקח בחשבון בציון המשוקלל (לא רלוונטי)
9
פרמטרים להערכת מנה"פ – שלב תכנון
איכות ניהול הפרויקט ומטלותיו�(הימנעות מטעויות/ תקלות בניהול התכנון, הימנעות משיפוטים חוזרים,�ידע מקצועי רלוונטי) | ניהול תקציב �(ניהול תקציב התכנון, בקרה שוטפת על אומדן הפרויקט לרבות אומדן השינויים ומשמעותם על התקציב, עדכון שוטף במערכת הממוחשבת) | ניהול סיכונים ומניעת חסמים, יצירתיות בפתרון בעיות (איתור הבעיות בזמן, מתן חלופות לפתרון, גיבוש פתרון מועדף, פתרון לבעיות ככל האפשר טרם היווצרותן) | ניהול לו"ז � (עמידה בלו"ז הפרויקט ובלו"ז לביצוע מטלות במהלכו) | מידת העצמאות והיוזמה בניהול הפרויקט (יכולת קידום הפרויקט באופן עצמאי תוך עדכון שוטף של הגורמים בחברה, ללא עיכובים מיותרים, יכולת ליזום מהלכים לקידום מהיר של הפרויקט, לקיצור תהליכים) | זמינות ושירותיות (זמינות לפניות, מתן מענה מלא ומהיר לפניות) | ניהול חשבונות והתקשרויות �הגשת ניתוחי שכר טרחה, הגשת דרישות להתקשרות, הגשת הוראות שינוי, בדיקה ובקרה על חשבונות בהתאם לנהלי החברה ולוחות הזמנים של הפרויקט. בקרה ווידוא על השלמת תהליכי ההתקשרות ותשלום החשבונות בהתאם לנהלי החברה ולוחות הזמנים של הפרויקט |
הערכת אגף פרויקטים (צפון/ מרכז/ דרום/ רכבתיים)
5- רמה מצויינת / 4- רמה טובה / 3- רמה בנונית / 2- רמה נמוכה / 1- טעון שיפור משמעותי
10
פרמטרים להערכת מנה"פ – שלב תכנון
הערכת אגף תקציבים
ניהול תקציב כולל (מעקב ובקרה שוטף, הצפת בעיות בזמן אמת) | אומדנים (עדכונים שוטפים, אמינות הנתונים, פירוט סיבות, דיווח בזמן אמת) | איכות תזרים המזומנים (חישובים מדוייקים, הכללת כלל המרכיבים הרלוונטיים, התייעצות בזמן אמת עם האגף, שמירת תיעוד) | הגשת חומרים במועד (אומדנים, סיכומי דיון, תזרימים, מסמכים שונים עפ"י דרישת האגף) | זמינות ושירותיות זמינות ומענה מידי לפניות מהאגף, מתן מענה מקיף ומלא לפניות מגורמי החברה |
5- רמה מצויינת / 4- רמה טובה / 3- רמה בנונית / 2- רמה נמוכה / 1- טעון שיפור משמעותי
11
שלב תכנון
הערכת KPI
12
מדדי KPI – שלב תכנון (סה"כ KPI 35%)
מדד | מרכיבי המדד | משתנים במרכיב המדד | משקל |
תקציב | ת"ע מזומן שנתי (55%) | עמידה בהוצאת מזומנים שנתית �(תכנון מקורי של מנה"פ מול ביצוע בפועל) | 50% |
חשבונות מעוכבים (30%) | יחס בין החשבונות המעוכבים בתחנה של מנה"פ לבין כלל החשבונות שבאחריותו | ||
עדכון ואישור שכ"ט למתכננים (15%) |
| ||
ניהול לוחות זמנים | שלב תכנון | בכל שיפוט ייבדקו מספר ימי הסטייה בין תאריך היעד המעודכן לבין תאריך ביצוע בפועל (לא מתחשבים בהקדמה) בפרויקטי פיתוח/ רכבתיים- ימדדו שיפוט 1-3 ופרסום מכרז בפרויקטים ייעודיים- יימדד רק "מוכנות למכרז" בפרויקטים אחזקה- יימדד רק "פרסום מכרז" | 50% |
שימועים למנה"פ | קבלת פרוטוקולים משימועים הנעשים למנה"פ [שימועים הנערכים בוועדת מכרזים עליונה ושימועים הנערכים ע"י סמנכ"ל- בכפוף לתיעוד השימוע בפרוטוקול] | הורדה של עד - 50% מציוןKPI בשלב התכנון עפ"י החלטת סמנכ"ל רלוונטי | פקטור שלילי |
13
שלב ביצוע
הערכה סובייקטיבית
14
הערכת סובייקטיבית למנה"פ – שלב ביצוע (35%)
** פרויקט אשר לא מקבל ציון ע"י אחד מהמעריכים – משקל המעריך לא נלקח בחשבון בציון המשוקלל (לא רלוונטי)
מעריכים | משקולות פרויקטי פיתוח |
אגף פרויקטים צפון/מרכז/דרום רכבתיים/ ייעודיים/ פרויקטי אחזקה | 45% |
אגף תקציבים | 15% |
אגף הנדסה בחטיבת פיתוח / בחטיבת תשתיות רכבת | 10% |
משנה לביצוע | 10% |
אגף בטיחות | 10% |
אגף ניהול אחזקה (מרחבים) | 10% |
15
פרמטרים להערכת מנה"פ – שלב ביצוע
הערכת אגף פרויקטים (צפון/ מרכז/ דרום/ רכבתיים)
ניהול לו"ז �(עמידה בלו"ז הפרויקט ובלו"ז לביצוע מטלות במהלכו) | זמינות ושירותיות (זמינות לפניות, מתן מענה מלא ומהיר לפניות) | ניהול תקציב ותזרים
(הכנת תזרים ווידוא על עמידה בתזרים, עדכונים שוטפים במערכת הממוחשבת) | ניהול שינויים ותביעות קבלן (הגשת בקשות בזמן לוועדות החברה, הכנת התמודדות עם תביעות קבלן) | איכות ניהול הפרויקט ומטלותיו �(הימנעות מטעויות/ תקלות בניהול הביצוע, מניעת אי התאמות איכות, מיעוט אי התאמות והפעלת הקבלן לסגירה במועדים שנקבעו) | ניהול סיכונים ומניעת חסמים (איתור הבעיות בזמן, מתן חלופות לפתרון, גיבוש פתרון מועדף, פתרון לבעיות ככל האפשר טרם היווצרותן) | מידת העצמאות והיוזמה בניהול הפרויקט (יכולת קידום הפרויקט באופן עצמאי תוך עדכון שוטף של הגורמים בחברה, ללא עיכובים מיותרים, יכולת ליזום מהלכים לקידום מהיר של הפרויקט, לקיצור תהליכים) |
5- רמה מצויינת / 4- רמה טובה / 3- רמה בנונית / 2- רמה נמוכה / 1- טעון שיפור משמעותי
16
פרמטרים להערכת מנה"פ – שלב ביצוע
הערכת אגף בטיחות
ניהול תיק בטיחות �תיעוד ותיוק כלל המסמכים הנוגעים לבטיחות באתר | טיפול בליקויי בטיחות ועמידה בלוחות הזמנים עפ"י דוחות בקרים | העברת דיווחי בטיחות לחברה �דיוק ואמינות הדיווח, העברת דיווח בזמן אמת | בטיחות בתנועה ובעבודה בהתאם ליישום ההמלצות בסקרי סיכונים ולתכניות לניהול בטיחות המוגשות ע"י הקבלן | ביטול עבודות והזמנות פקחים העדר ביטול מלא/חלקי מוצדק של פקחים במסגרת 48 שעות ממועד ביצוע העבודה, העדר ביטול עבודות מוצדק במסגרת 48 שעות ממועד ביצוע תחילת העבודה |
5- רמה מצויינת / 4- רמה טובה / 3- רמה בנונית / 2- רמה נמוכה / 1- טעון שיפור משמעותי
17
שלב ביצוע
הערכת KPI
18
מדד | מרכיבי המדד | משתנים במרכיב המדד | משקל |
תקציב | ת"ע מזומן שנתי (45%) | עמידה בהוצאת מזומנים שנתית (תכנון מקורי של מנה"פ מול ביצוע בפועל) | 25% |
שינויים בחוזה קבלן (30%) | אחוז השינויים במצטבר להפחתות ותוספות לערך חוזה קבלן מקורי (נמדד באחוזים) | ||
חשבונות מעוכבים (10%) | יחס בין החשבונות המעוכבים בתחנה של מנה"פ לבין כלל החשבונות שבאחריותו | ||
עדכונים לאומדן ותזרים (15%) | סטיית העדכונים במערכת לאומדן הפרויקט ולתזרים המזומנים | ||
איכות הנדסית | יחס בין ליקויים סגורים לליקויים בטיפול NCR (35%) | סה"כ אי התאמות פתוחות וסגורות מדרגה 2 ו- 3 | 15% |
איחורים בסגירת אי התאמות (65%) | סה"כ ימי איחור בסגירת אי התאמות מדרגה 2 ו- 3 | ||
פקטור שלילי לסיום הפרויקט עם ליקויים פתוחים | סה"כ אי התאמות פתוחות מדרגה 2 ו- 3 | ||
בטיחות | דוח לא תקין, דוח חמור וחמור מאוד (75%) | אחוז הדוחות הלא תקינים | 15% |
ליקויים חוזרים בתנועה ובעבודה (25%) | אחוז הליקויים החוזרים | ||
ניהול לוחות זמנים | אבני דרך מהותיות | הסטייה בין תאריך ביצוע בפועל לבין תאריך יעד מעודכן בפרויקטי פיתוח/ רכבתיים - כל א"ד המהותיות בפרויקטים ייעודיים - א"ד "השלמת עבודות הפרויקט" בפרויקטי אחזקה- א"ד "סיום פרויקט עבודות קבלן זכייני" | 20% |
פיקוח עליון | תדירות הסיורים המבוצעים ע"י המתכנן המוביל / מתכנן על | 10% | |
בקשות לאישור שינויים בחוזה הקבלני | כמות הפעמים שהוגשו לוועדה בקשות בדיעבד בפרויקט | 8% | |
בקשות לאישור שינויים בחוזה הקבלני | כמות הפעמים בהם נמצא מנה"פ אחראי לשינויים/ תוספות | 7% | |
שימועים למנה"פ | הורדה של עד - 50% מציון KPI ביצוע עפ"י החלטת סמנכ"ל רלוונטי [שימועים הנערכים בוועדת מכרזים עליונה ושימועים הנערכים ע"י סמנכ"ל- בכפוף לתיעוד השימוע בפרוטוקול] | פקטור שלילי | |
מדדי KPI – שלב ביצוע (סה"כ KPI 35%)
19
שיקוף הציונים לספקים
20
כל ספק/ מנה"פ מקבל מכתב הכולל את הנתונים הבאים:
21
דוגמא לפירוט במכתב:
22
צילומי מסך - מערכת BI
ביצועי מנה"פ
23
ניהול התהליך במערכות התפעולית
דוגמא לגיליון הערכה ממוחשב בשלב התכנון:
24
מודל BI להערכת ביצועי מנה"פ- מסך הבית- הצגת ציונים ממוצעים למשרדים:
25
מודל BI להערכת ביצועי מנה"פ- מסך הבית- הצגת ציונים ממוצעים למנה"פ:
TOP 5
26
מודל BI להערכת ביצועי מנה"פ- מסך הבית- הצגת ציונים ממוצעים למנה"פ:
BOTTOM 5
27
דוגמא לציונים סובייקטיביים שקיבל מנה"פ בפרויקט ספציפי בשלב התכנון:
ניתן לעשות drill down
לפירוט הגורמים המעריכים
במערכת התפעולית
28
דוגמא לציוני KPI שקיבל מנה"פ באותו הפרויקט:
ניתן לעשות drill down
לבסיס הנתונים במערכת התפעולית
29
דוגמא לDrill Down - מדד משנה חשבונות מעוכבים:
חשבונות מעוכבים מסומנים באדום
30
דגשים לתהליך
31
32
תודה ובהצלחה !