Captación y
atención
Automatizar procesos de seguimiento
Academic permite a las instituciones agilizar el proceso de aumentar su matrícula. Por esto se añaden funcionalidades para realizar la conversión de cada prospecto de una forma automática en algunos procesos.
Convierte prospectos de etapa según la aprobación de un examen o al realizar un pago total de un concepto.
Contenido
Para configurar los procesos que un prospecto seguirá hasta convertirse en alumno es necesario acceder a la siguiente ruta:
Configuración > Captación y atención > Procesos de seguimiento
En esta ventana se podrán buscar los procesos de seguimiento por Nombre o por Etapa utilizando los filtros y dando clic en el botón Buscar.
El botón Registrar dará de alta un nuevo proceso
Procesos de seguimiento
Ruta
En la ventana principal se encontrará el listado con los procesos creados y su información general.
Listado de procesos
Cada opción del listado con el botón Seleccionar editará la información del proceso.
Si un proceso no ha sido asignado a un prospecto podrá borrarse con el botón Eliminar.
Proceso: Será el nombre con el que se identificará.
�Tipo: A elegir entre Actividad, Entrega de documentos, Examen y Proceso simple.
�Etapa: Correspondiente a Prospecto, Aspirante, Admitido e Inscrito
Orden: Orden que tendrá el proceso dentro del flujo de seguimiento.
�Proceso activo: Al marcarse indicará que el proceso podrá utilizarse para ser asignado.
�Proceso con pago: Si el proceso tiene un costo permitirá definir un concepto.
Información general del proceso
Información general del proceso
Asignación de seguimiento
- Documentos: Mostrará un listado ordenado, cada opción con su casilla para marcar aquellos que podrán ser visibles para el prospecto desde su panel.
Configuración > Formatos > Personalizados
- Ofertas: Listado ordenado, cada opción con su casilla para marcar aquellas a las que aplicará el proceso de seguimiento.
Información general del proceso
Para cada proceso de seguimiento será posible Agregar estatus que apliquen a las actividades a realizar y será posible definir:
Estatus
Información general del proceso
Cuando un proceso sea marcado como Automatizado de tipo examen o un proceso con pago; los Estatus no podrán ser editados y se tomarán los proporcionados por la plataforma y serán asignados según el tipo de proceso.
- De pago - Exámenes
Estatus
Predeterminados
Automatizar: Esta casilla permitirá elegir el tipo de avance al aprobar un examen o realizar un pago relacionado con el proceso de seguimiento.
Información general del proceso
Automatizar
Nota: Solo se mostrará está casilla al seleccionar los tipos de proceso Examen, Actividad y Proceso simple
Algunos procesos no podrán ser automatizados si ya fueron usados por al menos un prospecto.
Automatizar
Consideraciones
Nota:
Actividad: Para los procesos de este tipo será necesario asignar:
Entrega de documentos: Al elegir está opción se mostrará un listado ordenado de documentos que aplican para ser adjuntados al expediente digital del prospecto.
Los documentos que aplican a cada tipo de persona son configurados en la siguiente ruta:
Configuración > Parámetros generales > Documentos y requisitos
Según el tipo de proceso
Información secundaria del proceso
Exámenes: Mostrará el listado ordenado de exámenes dados de alta en la siguiente ruta:
Configuración > Captación y atención > Exámenes de admisión.
Cuando un proceso sea automatizado, solo podrá ser elegido un examen por proceso y sus estatus serán los predeterminados.
Para que un examen pueda ser utilizado en la automatización de los procesos de captación y atención, deberá ser conformado en su totalidad por preguntas de tipo auto evaluables.
Según el tipo de proceso
Información secundaria del proceso
Mostrará el botón para Agregar conceptos con la ayuda de un buscador para elegir entre un Producto o servicio.
El botón Buscar mostrará un listado de conceptos que coinciden con los filtros ingresados, cada opción del listado tendrá su casilla para seleccionar.
Con el botón Agregar conceptos se mostrará la ventana para asignar la cantidad y el precio del concepto y las opciones:
Para asignar el concepto, cantidad y costo al proceso de seguimiento se dará clic en el botón Guardar conceptos.
Proceso con pago
Información secundaria del proceso
Una vez asignado el concepto se mostrará en la sección con la posibilidad de Editar o Eliminar.
Si el proceso con pago está marcado como automatizado, será posible invocar el avance configurado cuando el concepto sea pagado desde:
Proceso con pago
Concepto
Para que un usuario administrador pueda configurar los exámenes que estarán disponibles para relacionar a un proceso de seguimiento, será necesario acceder a la siguiente ruta:
Configuración > Captación y atención > Exámenes de admisión
Desde esta vista será posible Buscar un Examen por Nombre, Plantel y Oferta educativa.
Para añadir un nuevo examen se usaría el botón Registrar.
Exámenes de admisión
Ruta
Al Editar o Registrar un examen será visible la información de:
Exámenes de admisión
Información
Una vez que se configuran los exámenes de admisión será necesario añadir una fecha de aplicación
para esto el usuario administrador con permisos deberá acceder a la siguiente ruta:
Captación y atención > Exámenes de admisión > Fechas de aplicación
Desde esta sección será posible visualizar aquellas fechas registradas para cada examen registrado utilizando el botón Buscar después de ingresar datos en los filtros de:
Las configuraciones se mostrarán en un listado, cada una con sus botones de Seleccionar y Eliminar.
Fechas de aplicación
Ruta
Con botón Registrar se mostrarán los campos necesarios para registrar un rango de fechas a un examen indicando:
Una vez creada la configuración para las fechas de aplicación, el prospecto podrá ver el examen en su panel para ser contestado.
Fechas de aplicación
Nueva fecha
Cuando un examen de admisión sea marcado con la casilla, seleccionar el listado mostrará los Exámenes creados desde el complemento.
Esta opción no podrá quedar vacía, ya que es necesario para la automatización del proceso de seguimiento de un prospecto.
Puedes consultar mayor información sobre la creación de exámenes desde el complemento en las guías de uso:
Adicionales
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