INFORME DE AUDITORÍA No. 002-2020

INFORME DE AUDITORIA

GESTIÓN DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL

AGOSTO 2020.

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Objetivo General

Informe 002-2020

Informe 002-2020

Alcance

Alcance

ANTECEDENTES

Informe 002-2020

Informe 02-2017

Antecedentes

Voto 5445-9

Informe 002-2020

Criterio C-62-2013 PGR

Informe 002-2020

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Informe 02-2017

Presupuesto Asignado al Despacho de la Alcaldía.

RESULTADOS

Informe 002-2020

PLAN DE GOBIERNO

(2016-2020)

Informe 002-2020

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Debilidades de Control:

• Al menos 7 objetivos que constan en el Plan de Gobierno, no se observan en el PEM.
• Falta de numeración de objetivos en el PG.
• El PG debería mostrar el “Cómo” y “Cuando”.
• Los controles de la ejecución del PG no son claros y/o no contienen información actualizada.

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Informe 02-2017

DEBILIDADES EN EL PG Y PEM

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Que permita dar un oportuno y adecuado control y seguimiento, a dichos planes, y que también permita el enlace del plan de gobierno, con el plan estratégico y plan operativo, entre otros instrumentos de planificación, para dar seguimiento al PG hasta su fiel cumplimiento.

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Informe 02-2017

FALTA DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO

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• El despacho del alcalde no cuenta con la valoración de riesgos (SEVRI).
• La LGCI hace referencia a la importancia de identificar riesgos, para adoptar medidas, y minimizar los efectos si éstos se materializan, además de que todo ente debe contar con la misma. (Art. 14 y 18 LGCI).

Informe 02-2017

AUSENCIA DE VALORACIÓN DE RIESGOS

���PERSONAL QUE LABORA EN LA ALCALDÍA, NOMBRADOS EN OTRO DEPARTAMENTO�

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• Funcionarios que laboran para la institución hace mas de 2 y 3 años de forma interina.
• Su jefatura es el alcalde (otros departamentos).
• No hay certeza de que sus funciones actuales estén dentro del Manual General de Clases de Puestos..
• Partidas presupuestarias para pago de salarios. (ADV 05-2020).

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Informe 02-2017

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• Ante la consulta realizada al encargado de Recursos Humanos, se nos indicó, solo en el caso de la señora Carla Morales, (funcionaria que trabaja muy cercana a la Alcaldía en la Oficina de Planificación) constan dos capacitaciones, pero que no se registran capacitaciones para el resto del personal.

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• Las Normas de control interno para el Sector Público, en su inciso 2.4, sobre la idoneidad del personal el cual debe reunir las competencias y valores requeridos conforme a los manuales de puestos de la institución, los cuales se realizan mediante los procesos de reclutamiento y selección del personal.

Informe 02-2017

AUSENCIA DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

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• Según la Unidad de Planificación, no se cuenta con un organigrama actualizado de la institución, ya que el que se encuentra vigente y aprobado es del 2009, pero para efectos de la presentación del PAO 2020, se preparó la estructura funcional actual a solicitud del Concejo Municipal.

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• Las Normas de control interno para el Sector Público establecen dentro de sus normas 2.1 inciso d) de Ambiente de Control, que debe existir una apropiada estructura organizacional acorde con las necesidades y circunstancias institucionales.

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Informe 02-2017

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ALCALDÍA

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• No se cuentan con un Manual de Procedimientos.

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• No se cuenta con reglamento que regule las funciones de la alcaldía.

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Las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen en las normas 1.4.c y 4.2 e) la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados que las instrucciones como políticas, normas y procedimientos deben estar documentadas mediante la incorporación en manuales de procedimientos, o documentos similares, deben ser oficializados, actualizados, divulgados y disponibles para su uso consulta y evaluación.

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Informe 02-2017

AUSENCIA DE REGLAMENTO INTERNO Y OTROS

�DRIVE DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL

• La Alcaldía cuenta con un Drive, para el registro de la correspondencia enviada y recibida.

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• No se llevaba un control de plazos solicitados a los titulares subordinados u otros, para atender asuntos ante la alcaldía.

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• Se evidenció un alto volumen de documentos que mantienen en el “Drive”.

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• En algunos casos se observó numeración repetida.

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• No se mantiene estandarizado los nombres de cada usuario.

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• En el control se visualizan fechas 2019 /2018 /2016 /0 /12.

Informe 002-2020

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• “Drive”: Fue instaurado por la administración anterior.

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• Se guarda en una cuenta de alcaldía de las cuentas de correo de Google, en la nube.

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• Las soluciones como DRIVE son bastante seguras.

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Informe 02-2017

RESPALDOS DE INFORMACIÓN DE LA ALCALDÍA

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RIESGO: Manipulación por varios usuarios, los cuales por error o por otro motivo, pueden borrar información, la cual no puede ser restaurada.

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No cuenta con históricos de archivos, lo que podría afectar la continuidad de una Unidad tan primordial para la continuidad del negocio en la Municipalidad.

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Informe 02-2017

RESPALDOS DE INFORMACIÓN DE LA ALCALDÍA

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Informe 02-2017

TIEMPO DE RESPUESTA POR PARTE DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL

TOTAL

69 oficios / 48 respuestas

(2019)

26 Recordatorios

1 Advertencias

Atrasos desde 1 a 201 días.

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Informe 02-2017

COMPARATIVO DEL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES 2018-2019

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Informe 02-2017

COMPARATIVO DEL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES A MAYO 2020

• Durante el 2019 se tramitaron 78 casos entre recursos de revocatoria y apelación.

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• Dirección Jurídica tiene también otros procesos como recursos de amparo, juicios de tránsito, demandas laborales, procesos contenciosos administrativos, procesos penales, etc.

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• Obtuvo listado de procesos judiciales iniciados en el 2019 y hasta junio 2020, y sus resoluciones.

Informe 02-2017

PROCESOS JUDICIALES PENDIENTES DE RESOLVER

Informe 02-2017

SENTENCIAS JUDICIALES (126)

PERIODO 2019 AL 15-05-2020

Es importante que la alcaldía, tenga un seguimiento de dichos procesos:

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• Garantizar en todo momento, que se responden en tiempo y forma tales procesos.

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• Que se conozcan las resoluciones, para la toma de decisiones.

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• De conformidad con los objetivos del sistema de control interno, según lo establecido en el artículo 8 de la Ley General de Control Interno.

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Informe 02-2017

PROCESOS JUDICIALES PENDIENTES DE RESOLVER

• Según la Secretaría Municipal, durante el 2016-2020 se presentaron 8 Vetos (2017-2018) ante el Tribual Contencioso Administrativo. (No se recibió ninguna resolución).

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• Dirección Jurídica, no tiene control de los Vetos.

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• MLU-VETO-003-2018 - Utilización de zonas demarcadas por la municipalidad, para el uso de parqueo con boleta, el cual fue elevado al Tribunal Contencioso Administrativo.

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Informe 02-2017

VETOS PRESENTADOS

POR EL ALCALDE

• La Alcaldía no mantiene un control sobre los procesos sancionatorios a empleados municipales.

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• La Dirección Jurídica tiene información de los órganos directores asignados a funcionarios de esa dirección. Se atendieron 12 casos entre el 2019 a junio 2020.

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• No se conocieron las resoluciones ya que la alcaldía es la que mantiene los expedientes con los casos finalizados.

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• Por parte de Recursos Humanos, no se mantienen controles al respecto.

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Informe 02-2017

PROCESOS DISCIPLINARIOS

A EMPLEADOS MUNICIPALES

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• Como parte de la gestión que lleva a cabo la Alcaldía en forma directa, está el Comité Municipal de Emergencias y Prevención de riesgos, cuya principal función es:

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Enlace inter-institucional en la atención de emergencias reportadas por medio del 9-1-1 o a través del formulario interno del C.M.E. existente en la Unidad de Servicio al Cliente.

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Informe 02-2017

COMITÉ MUNICIPAL DE EMERGENCIAS

Las emergencias más comunes son:

• Inundaciones a viviendas.
• Deslizamientos.

Como consecuencia de las construcciones sin permiso o por la ausencia de supervisión profesional, a la falta de una adecuada canalización pluvial de las aguas, así por no respetar las Zonas de Protección de los ríos o quebradas, entre otras.

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Informe 02-2017

COMITÉ MUNICIPAL DE EMERGENCIAS

Principales problemas:

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• NO contar con un vehículo propio del comité.

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• Requiere contar con mayor presupuesto, no solo para la compra de un vehículo sino para poder atender con alquiler de maquinaria especial y pago de extras cuando así lo requiera, para atender las emergencias oportunamente.

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• Que algunas direcciones y/o unidades no se involucren con las emergencias cuando se les solicita.

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Informe 02-2017

COMITÉ MUNICIPAL DE EMERGENCIAS

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Informe 02-2017

PRESUPUESTO DEL COMITÉ MUNICIPAL DE EMERGENCIAS

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• Los servicios en general pueden mejorar en cuanto a eficiencia, oportunidad y calidad.

• Ampliar servicios y coberturas / beneficio a la ciudadanía: Seguridad Ciudadana, Monitoreo en seguridad de propiedades privadas.

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• Reuniones de equipo, para conocer la percepción de los clientes, analizar quejas, para buscar soluciones y oportunidades de mejora.

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Informe 02-2017

PERCEPCIÓN DE LOS SERVICIOS MUNICIPALES POR ALGUNOS FUNCIONARIOS CONSULTADOS

Por su atención, gracias.