Sistema Institucional de Archivos��Grupo Interdisciplinario para la Valoración Documental del Colegio de Bachilleres
Dr. Rodrigo Arturo Rosas Burgos
Director General
Dra. Dalia Sujey Hernández Muñoz
Directora de la Secretaría Técnica
Instructora: Lic. Santos Cecilia Millán Ibarra
Jefa de Departamento de la Coordinación del Archivo General
28 de abril de 2022
Objetivo
Las y los servidores públicos contarán con los conocimientos necesarios sobre las funciones del Grupo Interdisciplinario para la Valoración Documental del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora según lo establece la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos para el Estado de Sonora.
Sistema Institucional de Archivos
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado que se identifica con el nombre de este último (LGA, art. 4, fracc. XXXIII).
Sección: La divisiones del fondo, basadas en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Serie: La división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, y que versan sobre una materia o asunto específico.
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Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Documento de archivo: Es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental (LGA, art. 4, fracc. XXIV).
Archivo: Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden (LGA, art. 4, fracc. III).
Gestión documental: Es el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación (LGA, art. 4, fracc. XXXIV).
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Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (2018)
Archivo de trámite: El integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados (LGA, art. 4, fracc. V).
Archivo de concentración: Es el integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental (LGA, art. 4, fracc. IV).
Archivo histórico: Es el integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público (LGA, art. 4, fracc. VIII).
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
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Ciclo vital: Son las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico (LGA, art. 4, fracc. XIV).
Archivo de trámite
Fase activa
Transferencia primaria
Fase semiactiva
Transferencia secundaria
Fase inactiva
Archivo de concentración
Archivo Histórico
Valores primarios 🡺Administrativo, legal, contable, fiscal
Valores secundarios🡺 testimoniales, evidenciales, informativo, cultural
Eliminación
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Área coordinadora de archivos: La instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos (LGA, art. 4, fracc. X).
Baja documental: Es la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables (LGA, art. 4, fracc. XII).
Áreas operativas: A las que integran el sistema institucional de archivos, las cuales son la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso, histórico (LGA, art. 4, fracc. XI).
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Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Catálogo de disposición documental (CADIDO): Es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental (LGA, art. 4, fracc. XIII)
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Cuadro general de clasificación archivística: Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado (LGA, art. 4, fracc. XX)
Expediente: A la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados (LGA, art. 4, fracc. XXIX).
Expediente electrónico: Al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan (LGA, art. 4, fracc. XXX).
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
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Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Ficha técnica de valoración documental: Es el instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental (LGA, art. 4, fracc. XXXI).
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Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Organización: El conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. (LGA, art. 4, fracc. XXXVII).
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental (LGA, art. 4, fracc. LIX).
Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables (LGA, art. 4, fracc. LX).
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Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término recautorio y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable (LGA, art. 4, fracc. XLVI).
TÍTULO SEGUNDO�DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS�CAPÍTULO I De las obligaciones
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Titular del área coordinadora de archivos
Titular de la Unidad de Transparencia
Titular de planeación estratégica
Titular del área Jurídica
Titular del área de mejora continua
Órganos interno de control o sus equivalentes
Áreas responsables de la información
Responsable del archivo histórico
Titular de Tecnologías de la Información
TÍTULO TERCERO�DE LA VALORACIÒN Y CONSERVACIÒN DE LOS ARCHIVOS �CAPÍTULO I DE LA VALORACIÓN
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El Grupo Interdisciplinario en el ámbito de sus atribuciones:
Coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.
El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de operación (LGA, art. 54).
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Actividades del Grupo Interdisciplinario (LGA. Art. 52)
I.Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales;
II.Considerar, en la formulación de las referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios:
Considerar que el valor de los documentos depende del nivel jerárquico que ocupa el productos, por lo que se debe estudiar la producción documental de las unidades administrativas productoras de la documentación en el ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una competa identificación de los procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento;
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Actividades del Grupo Interdisciplinario (LGA. Art. 52, fracc. II)
b) Orden original
Garantizar que la secciones y las series no se mezclen entre sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la da documentación fue producida;
c) Diplomático
Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que estas obren de originales dentro de los expedientes;
Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de la documentación;
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Actividades del Grupo Interdisciplinario (LGA. art. 52)
e) Contenido
Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro documento, así como los documentos con información resumida, y
f) Utilización
Considerar los documentos que han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de conservación de los mismos. Sugerir, cuando corresponda, se atienda al programa de gestión de riesgos institucional o los procesos de certificación a que haya lugar.
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Actividades del Grupo Interdisciplinario (LGA. Art. 52)
Además la Ley de Archivos para el Estado de Sonora establece en sus actividades (art. 51)
VI. Revisar, valorar y autorizar las bajas documentales de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental
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Actividades del Grupo Interdisciplinario (LGA. Art. 52)
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�Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental deberá:��I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental que incluya al menos:��a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el levantamiento de información, y ��b) Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.�
Área Coordinadora de Archivos (LGA. art. 51)
El responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración y formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.
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�II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras, bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha técnica de valoración documental, normatividad de la institución, manuales de organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad;��III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la documentación, para el levantamiento de la información y elaborar las fichas técnicas de valoración documental, verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas realizan y las series documentales identificadas, y��IV. Integrar el catálogo de disposición documental.���
Área Coordinadora de Archivos (LGA. art. 51)
¡ Gracias !
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