ЕЛЕКТРОННІ ТРУДОВІ КНИЖКИ: ЗМІНИ В ЗАКОНОДАВСТВІ

м. Київ

10.11.2021

Нормативна база

• Закон України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі ” від 5 лютого 2021 року № 1217-IX (набрав чинності 10.06.2021)
• Законом внесено зміни до низки законодавчих актів:

Кодексу законів про працю України (статті 24, 47, 48), Основ законодавства України про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, законів України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу» та деяких інших законодавчих актів щодо запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру ЗДСС.

Обґрунтування змін

• Чим пояснюється реформа обліку трудової діяльності:
• зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу
• спрощення доступу до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням
• врахування даних стосовно освіти та кваліфікації працівників для планування підготовки (перепідготовки) фахівців за актуальними напрямками

​

​

Обґрунтування змін

• усунення можливих ризиків і негативних наслідків втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації та внесення недостовірних відомостей
• забезпечення необхідних умов для запровадження автоматичного призначення пенсій та соціальних виплат

​

​

Зауваження до законопроєкту

• покладення на Державний реєстр ЗДСС функцій з обліку відомостей іншого характеру (освіта, міграція, характер трудової діяльності, сімейні відносини тощо) не відповідає цілі його утворення
• концентрація в Реєстрі величезного масиву інформації, в тому числі персональних даних, потребує надійного захисту від несанкціонованого втручання в діяльність системи
• не вирішено питання доступу до інформації осіб, які не матимуть електронного ключа, а також можливості особистого контролю коректності заповнення карток.

Основні зміни

• КЗпП
• ч. 2 ст. 24 (доповнено)- При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
• ч. 3 ст. 24 (нова) При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки.

Основні зміни

• Стаття 47. Обов’язок власника або уповноваженого ним органу провести розрахунок з працівником і видати йому трудову книжку
• ч. 1 Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника

​

​

Основні зміни

• ч. 2 ст. 47 (виключити) У разі звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу він зобов'язаний також у день звільнення видати йому копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника.

​

Основні зміни

• Стаття 48 (стара редакція). Трудові книжки
• Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
• Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації.
• Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу. Студентам вищих та учням професійно-технічних навчальних закладів трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після початку проходження стажування.
• До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться.

Основні зміни

• Стаття 48 (нова редакція). Облік трудової діяльності працівника
• Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування".
• На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.
• Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
• Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України

Основні зміни

• Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування»
• ст. 22
• Для здійснення доступу застрахованих осіб, страхувальників до інформації та послуг пенсійного страхування забезпечується функціонування веб-порталу електронних послуг Пенсійного фонду.
• Послуги надаються за умови ідентифікації такої особи з використанням кваліфікованого електронного підпису

​

Основні зміни

• ст. 44
• Призначення (перерахунок) пенсії здійснюється за зверненням особи або автоматично (без звернення особи) у випадках, передбачених цим Законом.
• Призначення пенсії за віком здійснюється автоматично (без звернення особи) у разі набуття застрахованою особою права на призначення пенсії за віком при досягненні пенсійного віку, на підставі відомостей, наявних у системі персоніфікованого обліку, якщо до досягнення пенсійного віку, особа не повідомила про бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку.
• У разі відсутності в системі персоніфікованого обліку даних про страховий стаж, необхідний для призначення пенсії за віком – надається 3 місяці для оформлення необхідних документів. Якщо не надано документи – призначення пенсії відкладається.

​

Прикінцеві положення

• Закон № 1217

II. Прикінцеві та перехідні положення

• 2. Установити, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру ЗДСС відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України.
• Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.
• Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом та який звільняється до завершення процедури включення до реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

​

паперові трудові книжки�

• Яка подальша доля паперових трудових книжок
• паперові трудові книжки не опинилися «поза законом» – на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, така трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу
• Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, відповідні записи 
• висновок - паралельно з електронним обліком трудової діяльності також зберігаються паперові трудові книжки

​

паперові трудові книжки

• Звернути увагу
•  тепер паперова трудова книжка зберігається саме у працівника
• Питання – чи потрібно негайно віддавати наявні у роботодавця паперові трудові книжки працівникам?

З цього приводу існують різні думки – законодавством питання чітко не врегульовано

• Однозначно обов’язок з видачі зберігаємих трудових книжок працівникам в обов’язковому порядку виникне у роботодавця після внесення відомостей до реєстру застрахованих осіб

Зміни після 10.06.2021

• При прийомі на роботу з 10.06.2021 новий працівник повинен надати трудову книжку (за її наявності) або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб

Увага: працівники надають трудову книжку при працевлаштуванні але зберігають її у себе

Порушення цих правил може призвести до застосування штрафних санкцій до роботодавця – порушення порядку обліку, зберігання і видавання трудових книжок — від 510 до 1700 грн (ст. 41 КпАП)

• Якщо особа приймається на роботу вперше, то вона вправі вимагати оформити їй паперову трудову книжку

​

• При звільненні - в день звільнення:
• видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення;
• провести з ним розрахунок;
• внести належні записи до трудової книжки, що зберігається у працівника (на вимогу працівника).

​

Аудит трудових книжок

• Створення комісії із залученням профспілкового представника
• Перевірка наявності всіх трудових книжок – кількість основних працівників і кількість трудових книжок має співпадати

(у разі відсутності – дублікат, пошук тощо)

• Перевірка стану трудових книжок – придатності для сприйняття їх змісту, наявності пошкоджень, відповідності бланку, наявність підробок тощо
• Перевірка оформлення титульного аркуша трудової книжки - звіряємо інформацію про ПІБ та дату народження з паспортом, зміна прізвища, підписи власника та роботодавця, печатка.

​

​

​

​

Аудит трудових книжок

• Перевірка правильності внесення записів до трудової книжки:
• чи всі записи про роботу внесено;
• чи відповідають назви посад та професій Класифікатору професій
• при виявленні помилок чи неточностей – вчиняємо дії по їх усуненню

​

Внесення відомостей до Реєстру

• Хто вносить – як роботодавець так і застрахована особа
• Як вносити - через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України
• Що вносити - скановані або оцифровані копії документів, які впливають на обрахунок стажу (трудової книжки, про освіту, про народження дітей, про службу в армії,  довідок тощо) з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису

​

Вимоги до сканкопій

• кольоровість скан-копії;
• всіх заповнених сторінок розділів «Відомості про роботу»; «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» та вкладиші трудової книжкив хронологічному порядку;
• скан-копії повинні бути чіткими (роздільна здатність – 300 dpi), відображати усі реквізити документа;
• файл повинен бути у форматі jpg (якщо кожну сторінку сканувати окремо) або pdf (якщо повний документ зі всіма сторінками);
• розмір одного файла не повинен перевищувати 1 Мб.

​

Формування реєстру

• Після заповнення роботодавцем або працівником анкети та прикріплення скан-копій спеціалісти територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат та здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб.
• У підсумку формується кінцевий варіант електронної трудової книжки
• Можна переглянути в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Фонду

Важливі питання

• розмежування основного місця роботи та сумісництва - п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закону № 1058 (пенсійне страхування) - застрахована особа повинна повідомляти страхувальника, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця роботи як основного
• чи потрібно оцифрувати документи про освіту - до страхового стажу зараховується навчання за денною формою лише до 1 січня 2004 року; після цієї дати – за умови сплати ЄСВ.
• чи позбуватися паперової трудової книжки - з огляду на мінливість трудового законодавства паперовий документ, заповнений і засвідчений печатками, ще довго може слугувати як джерелом інформації, так і доказом у разі виникнення непорозумінь чи суперечок.

​

Дякую за увагу!